یک روز کاری معمولی را تصور کنید. حتماً صدها ایمیل، ده ها تماس تلفنی و بسیاری از کارهای عقب افتاده در انتظار شما و کارکنان است. همچنین انجام تمام این موارد ضروری است و هیچ جایگزینی برای آنان وجود ندارد. مشکل اینجاست که انجام دستی این کارها، علاوه بر زمان، نیازمند ابزارهای مختلف است. طبق مطالعات انجام شده، کارکنان فروش، حدود نیمی از زمان خود را صرف فروش می کنند. نکته اصلی برای فروش این است که شما نیازمند فروش بیشتر با اختصاص زمان کمتر هستید. این موضوع، دقیقاً همان چیزی است که اتوماسیون نیروی فروش به شما در آن کمک می کند.
با اینکه کارمندان شما با تمام توان خود، کار می کنند، اما تجارت شما باز هم به فروش بیشتری احتیاج دارد. علاوه بر آن، دیگر قصد استخدام نیروی جدید و صرف وقت و هزینه برای آنان را ندارید. خبر خوب این است که راهی وجود دارد، که بدون نیاز به استخدام کارکنان بیشتر، بهره‌وری و بازده فروش شما بهبود یابد. برای شروع، بهتر است سوالات زیر را از خود بپرسید:
- آیا روند فروش شما هدایت می شود؟
- آیا فروش شما بهینه است؟
- کارمندان شما اطلاعات کافی در رابطه با فروش را ندارند؟
اگر پاسخ این سوالات "نه" است، پس اتوماسیون نیروی مرتبط دقیقاً همان چیزی است که شما نیاز دارید.
اتوماسیون نیروی فروش چیست؟
این موضوع در واقع مجموعه ای از فرآیندها است که باعث بهینه سازی بازده فروش تجارت شما می شود. این موضوع، شامل بهینه سازی فروش و رهایی کارکنان از کارهای وقت گیر و اغلب تکراری است. مشاغلی از قبیل تحقیق، ارتباط با ایمیل، تنظیم صورتحساب، روند پرداخت و فروش همه به صورت خودکار انجام می شوند. با این کار زمان زیادی را صرفه‌جویی خواهید کرد.
چگونه از اتوماسیون نیروی فروش استفاده کنیم؟
شروع کار با این روش، نیاز به انجام کار خاصی نیست. با پیروی از چند مرحله ساده به مشتریان و کارکنان برای اتخاذ تصمیمات درست، کمک کنید. در ادامه به بررسی نحوه انجام آن می پردازیم.
فرآیند فروش خود را مشخص کنید
برای بیشترین استفاده از اتوماسیون نیروی فروش، ابتدا باید فرآیند فروش را ایجاد کنید. شما باید درک کاملی از مواردی از قبیل رفتار مشتریان در خرید، مراحل مختلف فروش، بازه زمانی و افراد درگیر در آن داشته باشید. ارتباط با نمایندگی فروش، پیگیری، راهنمایی، ارائه خدمات و فعالیت هایی از این قبیل برای ایجاد یک روند فروش مناسب، موثر است.
آگاهی از مراحل مختلف در جهت تعیین استراتژی منسجم به شما و تیمتان کمک می کند. سعی کنید از اتوماسیون نیروی فروش در جایی استفاده کنید که واقعاً به آن نیاز باشد. به عنوان مثال، بهره مندی از مجموعه ای از پیام های برنامه ریزی شده و هماهنگ برای هر مرحله به طور چشمگیری باعث بهبود جریان خرید مشتریان خواهد شد.
برای آنچه که می خواهید اتوماتیک کنید، برنامه ریزی کنید
هنگامی که درک دقیقی از روند کار، افراد و سیستم های درگیر دارید، درک بهتری از آنچه که می خواهید اتوماتیک کنید، دارید. با کارمندان خود مشورت کنید و مشخص کنید که کدام یک از کارها سنگین و وقت گیر است. همچنین به بررسی تاثیر اتوماتیک کردن آنها در خدمات و رضایت مشتری نیز بپردازید. پس از اتمام این موارد، روش های مختلفی را برای خودکار کردن آنها در نظر بگیرید. هیچ گاه برای مسائل مختلف از یک راه حل واحد نمی توان استفاده کرد. در ادامه به بررسی یک مثال می پردازیم:
فرض کنید که یکی از جنبه های وقت گیر در روند بازاریابی و فروش شما جمع آوری اطلاعات، کنترل کیفی و سپس ارائه آنها برای فروش مناسب است. انجام این فرآیند به صورت دستی، زمان قابل توجهی را برای هماهنگی بین بازاریابی و فروش، تلف می کند. با اتوماسیون نیروی فروش، زمان از دست رفته کاهش می یابد، فرآیند کنترل کیفی تسریع می شود و مشتری احساس رضایت بیشتری می کند.
ابزارهای مناسب انتخاب کنید
پس از درک آنچه می خواهید اتوماتیک کنید، مرحله بعدی انتخاب ابزارهای نرم افزاری است که برای تجارت شما مناسب باشد. به نظر می رسد این ابزار باید با توجه به گزینه های مختلفی انتخاب شوند. در زمان انتخاب این ابزار، به نتیجه ای که می خواهید حاصل شود، توجه کنید. بهتر است قبل از انتخاب، به سوالات زیر پاسخ دهید:
- آیا این امر به کاهش ورود داده دستی و خودکار کردن این فرآیند کمک می کند؟
به عنوان مثال، اگر به مثال ذکر شده توجه کنیم، به ابزاری احتیاج دارید که توانایی اصلاح اطلاعات با استفاده از ایمیل خودکار را داشته باشد. با این حساب، به دنبال ابزار بازاریابی ایمیلی به صورت خودکار هستید که دارای دو ویژگی است. اول اینکه دارای گردش کار اتوماسیون باشد و برای برنامه ریزی و ارسال ایمیل است. دوم اینکه با سایر برنامه های شخص ثالث کار نمی کند.
- آیا برای کارکرد بهتر با برنامه های دیگر ادغام می شود؟
روند فروش شما به طور معمول شامل چندین نرم افزار خواهد بود. با این که روش ذکر شده مطلوب نیست، اما اجتناب ناپذیر است. مگر اینکه بخواهید به دنبال یک اتوماسیون نیروی فروش سنگین و گران باشید. تمام این ابزارها باید به گونه ای کار کنند که شما به نتیجه مطلوب دست پیدا کنید. بنابراین، برای حصول نتیجه بهتر، ابزاری انتخاب کنید که موارد مورد نظر شما را دارا باشد.
اتوماسیون راه اندازی
پس از انتخاب ابزارها، زمان آن رسیده است که اتوماسیون نیروی فروش را تنظیم کنید. با نگاهی به مثال پیشین بایستی بگوییم که استفاده از Wufoo، در طراحی فرم های سایت و بسیاری از موارد دیگر شما را یاری خواهد کرد. برای آغاز فعالیت، باید اطلاعات را جمع آوری کنید و به این برنامه ارسال کنید. این امر برای بررسی بیشتر نیازمند شما است.
نظارت و تنظیم دقیق
تنظیم اتوماسیون نیروی فروش، فرآیندی واحد و انجام شده نیست. بلکه تکنیکی است که مانند استراتژی های بهینه سازی، به بررسی مداوم احتیاج دارد. هنگامی که فرآیند اتوماسیون کلی شما تنظیم شد، برای ردیابی و بررسی نتایج، برخی از این ترفندها را آزمایش کنید. ابزاری که شما انتخاب می کنید، باید به اندازه کافی انعطاف پذیر باشد و نتایج دلخواه را به بهترین نحو بدست آورد.