اتوماسیون
در قسمت اتوماسیون از این نرم افزار اطلاعات مکاتبات درون سازمانی یا نامه نگاری های خارجی قابل ایجاد و مشاهده است همچنین امکان بایگانی اسناد نیز وجود دارد. در ادامه زیرمنوهای موجود به تفضیل بررسی می شوند.
اطلاعات پایه
شماره گذاری اسناد:
در قسمت شماره گذاری اسناد می توانید همه اسناد و نامه ها را شماره گذاری کنید با این روش امکان جستجو و پیگیری مکاتبات به سادگی امکان پذیر می شود.
عنوان شماره گذاری، پیشوند، عدد شروع، نوع نامه و فعال بودن شماره گذاری را مشخص می کنید و با بروزرسانی شماره گذاری اسناد قابل انجام می شود.
ساختار آرشیو:
در این قسمت آرشیو نامه ها و اسناد سازمان طبقه بندی می شود برای هر دسته نام و مسیر تکامل قابل تعریف می باشد.
ساختار علاقه مندی:
بخش ساختار علاقه مندی ها مانند ساختار آرشیو دارای عنوان و مسیر است. در واقع برای لیست نامه های مورد علاقه تان یک ساختار مشخص می کنید.
کارتابل
نامه های داخلی:
نامه های هر شرکت که بین کاربران شرکت در جریان است در این قسمت ایجاد می شود، از منو نامه جدید مشخص کنید که نامه داخلی، وارده یا صادره است. نامه جدید داخلی دارای سه تب زیر مطابق تصویر زیر است.
نگارش پیام: شامل موضوع نامه، اندیکاتور، گیرندگان نامه است.
پیوست: در تب پیوست از گزینه انتخاب فایل می توانید فایلی برای پیوست نامه انتخاب کنید.
نامه مرتبط: در تب نامه مرتبط می توانید یک نامه را مرتبط با این نامه در نظر بگیرید که پیرو باشد یا ارجا شود.
از گزینه های بالا می توانید معین کنید که نامه ارجاع، بایگانی، یا در لیست علاقه مندی ها قرار گیرد برای حذف نامه نیز می توانید از گزینه حذف استفاده کنید.
نامه های وارده
نامه هایی که وارد سازمان می شود و ثبت شده در این قسمت وارد می شود. در واقع همه نامه های خارج از سازمان جز نامه های وارده طبقه بندی می شود.
نامه های ارجا شده
نامه هایی که برای اشخاص دیگر در سازمان ارسال شده و به کارمندان دیگر ارجا داده می شود در این قسمت قرار می گیرد، به عنوان مثال برای مدیریت نامه ای ارسال شده و مدیر نامه را به یکی از کارمندان ارجا می دهد.
کلیه نامه ها
کلیه نامه های اتوماسیون اعم از نامه های داخلی، وارده و صادره در این قسمت نمایش داده می شود.
پیش نویس ها
در قسمت پیش نویس های اتوماسیون اداری نامه هایی که نوشته شده اما ارسال نشده قرار می گیرد.
ارسال شده ها
نامه هایی که توسط کاربر ارسال شده در این قسمت قرار می گیرد.
نامه های داخلی
مکاتبات داخلی سازمان که کاربر ارسال کرده در این منو قابل دسترسی است.
تمامی جزئیات نامه های ارسال شده که شامل شماره نامه، موضوع نامه، فرستنده، گیرندگان( زیرا ممکن است یک نامه به چند کاربر ارسال شود)، رونوشت نامه، اندیکاتور، تاریخ و ساعت نامه نمایش داده می شود.
نامه های صادره
نامه هایی که کاربر به خارج از سازمان ارسال کرده در این بخش نمایش داده می شود که مانند نامه های داخلی همه جزئیات نامه صادره قابل مشاهده است.
آرشیو
زیرمنوهای آرشیو را ساختار آرشیوی که در قسمت اطلاعات پایه تعریف شده است تشکیل می دهد و به تفکیک همه نامه هایی که آرشیو شده نمایش داده می شود تا دسترسی براساس دسته بندی ایجاد شده را آسان تر کند.
علاقه مندی ها
دسته بندی نامه های مورد علاقه در اطلاعات پایه تعریف می شود ودر این قسمت براساس ساختار تعیین شده نامه هایی مورد علاقه کاربر قابل مشاهده است.