به طور کلی، پروژه ها به پنج گروه از فرآیندها نیاز دارند که شامل شروع، برنامه ریزی، اجرا، نظارت، کنترل و پایان است. این موارد به عنوان فرآیندهای گروه شناخته می شوند. اگرچه عوامل دانش مدیریت پروژه به طور گسترده ای مورد استفاده قرار می گیرد، این شکل از مدیریت فرآیند اغلب برای مدیران و اعضای تیم که به تازگی شروع به کار در پروژه ای جدید کرده اند، گیج کننده و سخت باشد. در این مقاله مروری کلی در مورد این فرآیند و چگونگی موفقیت آنها در پروژه ها ارائه شده است.
معرفی فرآیندها و زمینه های دانش مدیریت پروژه
برنامه توسعه مدیریت پروژه، شامل ابزار مورد نیاز فرآیندهای مدیریت پروژه است که این ابزار دستورالعمل ها، روش های پیشنهادی، اصول استاندارد و اصطلاحات رایج برای مدیریت پروژه ها را تشکیل می دهند.
مفاد مدیریت پروژه در ابتدا در سال 1996و در کتابی به عنوان راهنمای مدیریت پروژه چاپ شد. ویرایش ششم این راهنما در سال 2017 منتشر شد و چاپ هفتم آن در سال 2023 تخمین زده می شود.
راهنمای مدیریت پروژه، رویکرد مبتنی بر فرآیند در مدیریت پروژه را در بر می گیرد. این راهنما مدیریت پروژه را به 49 فرآیند تجزیه می کند که حوزه های دانش نیز در آن قرار می گیرند.
به این فرآیندها به عنوان کاری که باید انجام دهید و به زمینه های دانش به عنوان آنچه باید بدانید، نگاه کنید. این موارد در قالب یک ماتریس جمع می شوند و 49 فرآیند مجزا را در بر می گیرند. فرآیندها با هر گروهی متصل می شوند؛ به گونه ای که هر 49 فرآیند تحت نظر یک حوزه دانش و گروه فرآیند، قرار می گیرند.
گروه های دانش مدیریت پروژه چیست؟
گستره مدیریت پروژه عبارت است از:
- شروع و راه اندازی: فرآیندهای مورد نیاز برای راه اندازی یک پروژه جدید یا مرحله ای جدید از پروژه
- برنامه ریزی: فرآیندهای مربوط به تعریف و برنامه ریزی پروژه و همچنین تعیین نحوه اجرای آن
- اجرا: فرآیندهای مربوط به تکمیل فعالیت ها و انجام وظایف پروژه
- نظارت و کنترل: فرآیندهایی که تمام موارد ردیابی، نظارت، گزارش دهی، کنترل عملکرد و پیشرفت پروژه را در بر می گیرد.
- اتمام: فرآیندهای مورد نیاز برای تکمیل و نهایی کردن یک پروژه یا مرحله ای از پروژه
شروع و راه اندازی
به طور کلی، وقتی پروژه ای به طور رسمی تصویب می شود و به مدیر پروژه اختصاص می یابد، فرآیند شروع، فعالیت خود را آغاز می کند. این گروه شامل دو فرآیند اصلی، تدوین منشور پروژه و شناسایی ذینفعان آن است.
نتایج این گروه از دانش مدیریت پروژه، شامل سند منشور پروژه و ثبت ذینفعان است. ثبت نام سهامداران موارد مختلفی را مشخص می کند. به عنوان مثال، لیست سهامداران پروژه، سهم هر کدام و انتظار آنها در رابطه با ارتباطات را مشخص می کند.
منشور پروژه بایستی شامل پرونده تجاری برای پروژه مورد نظر باشد(چرا باید به اتمام برسد). این مورد همچنین سطحی عالی از دامنه پروژه، تحویل و اهداف آن را نشان می دهد. به طور معمول، منشور پروژه شامل موارد زیر است:
- منابع مورد نیاز
- سهام داران کلیدی
- جدول زمانی مناسب با نقاط عطف
- تخمین حداکثر هزینه
- هرگونه خطرات و مشکلات احتمالی
برنامه ریزی
گروه برنامه ریزی بزرگ ترین گروه از مدیریت پروژه است که در مجموع، از 24 فرآیند تشکیل شده است. این گروه از فرآیندها به شما در برنامه ریزی دقیق کل پروژه با جزئیات که شامل دامنه، برنامه و بودجه، عملکرد سهامداران است، کمک می کند. نتیجه اصلی این مرحله از برنامه ریزی، یک برنامه مدیریت پروژه است.
این مرحله در پروژه های بزرگتر ممکن است شامل مراحل اضافی باشد. برای پروژه های کوچکتر، فرآیندها به صورت جداگانه یا با هم انجام می شوند. برنامه ریزی در دانش مدیریت پروژه یک "سند زنده" است، که با تغییر در کل پروژه، به روز می شود.
اجرا
گروه اجرایی مرحله ای است که بیشتر اقدامات روی یک پروژه اتفاق می افتد. همچنین در آن بودجه بیشتری مصرف شده و تحویل واقعی پروژه انجام می شود.
فرآیندهای اجرا شامل ده فرآیند دانش مدیریت پروژه است. این امر در درجه اول در مدیریت فعالیت ها و وظایف پروژه متمرکز است. همچنین در پیشرفت در حال وقوع، ارتباطات، پاسخگویی به ریسک و ذینفعان نیز دارای نقش است.
مهم ترین وظیفه مدیر پروژه در این مرحله، هدایت و مدیریت دانش پروژه(مستندات مورد نیاز، جلسات و موارد آموزشی) است. سایر وظایف شامل دستیابی به منابع پروژه، توسعه و مدیریت تیم پروژه و ارتباطات است.
کنترل و نظارت
گروه نظارت و کنترل شامل 12 فرآیند پروژه است. این فرآیندها در کل پروژه اتفاق می افتد و برای اطمینان از نظارت کافی وجود دارد. این مورد همچنین به شناسایی و کاهش هرگونه مسائل احتمالی کمک می کند.
گاهی اوقات ممکن است موارد غیر منتظره در چرخه انجام پروژه به وجود آید. فرآیندهای موجود در این گروه به شما در به روز رسانی برنامه، تغییر فعالیت های تیم و متعادل سازی وظایف کمک می کنند. یکی از موارد اساسی در این گروه، نظارت بر کار پروژه است. این امر نیاز به نظارت کلی پروژه و جنبه های اصلی آن دارد. این مورد در کاهش و محدود کردن خطاهای پروژه بسیار موثر است. از نرم افزار مدیریت پروژه برای نظارت و گزارش پیشرفت نیز، استفاده می شود.
اتمام
این مورد از دانش مدیریت پروژه، تنها شامل یک فرآیند اصلی است و آن هم پایان و خاتمه پروژه یا مرحله مورد نظر است. این فرآیند شامل اطمینان مشتری و تحویل پروژه است. مستندات باید تکمیل و ذخیره شود و به مراجع مربوطه تحویل داده شود.
داشبورد مدیریت پروژه چیست؟
نرم افزار مدیریت پروژه نمای کاملی از تمامی پروژه های یک سازمان ارائه می دهد. با کمک چنین ابزارهایی می توان پیشرفت و KPI یا شاخص های کلیدی عملکرد پروژه های مختلف را در یک نگاه رصد کرد و در نهایت تاخیر در فعالیت ها و مسائل مربوط به بودجه را پیش بینی کرد.
همچنین با کمک داشبورد مدیریت پروژه می توان تمامی مشتریان و اعضای تیم را به صورت همزمان در یک صفحه مدیریت کرد. بهترین نرم افزار داشبورد مدیریت پروژه ویژگی های مهم زیر را ارائه می دهد:
- داده های مورد نیاز خود را بر اساس طرح دلخواه خود محدود کنید.
- امکان ایجاد مدیریت وظایف از صفر تا صد، اختصاص دادن و به روز رسانی هر فاز پروژه
- امکان برنامه ریزی مانند پروژه های موفق گذشته و صرفه جویی در زمان با بارگذاری قالب های تکراری برای اجرای پروژه های جدید
- برنامه های هر داشبورد را می توان بر اساس اولویت های تیم شخصی سازی کرد
- گزینه‌هایی برای مشاهده داده‌ها در قالب‌هایی که افراد می‌خواهند، مانند نمودارها، نمودارها، و فهرست‌های مختلف
چگونه با استفاده از داشبورد مدیریت پروژه، اعضای تیم را مدیریت کنیم؟
1.اسناد مهم، ارتباطات و جزئیات پروژه مهم را با فضایی که این ابزارها در اختیار شما قرار می دهند، در یک مکان جمع آوری کنید. به این ترتیب، صاحبان مشاغل و اعضای تیم آنها قادر خواهند بود هرگونه تغییر، به روز رسانی یا تنظیم را بدون اتکا به ابزارهای دیگر ردیابی کنند.
2. تقویم‌های رنگی ایجاد کنید که به اعضای تیم شما کمک می‌کند تا گردش کار خود را تجسم کنند و سازماندهی را آسان‌تر کنند.
هنگامی که وظایف و برنامه های مورد نیاز برای اجرای پروژه های مختلف مشخص شد، هر وظیفه را می توان به اعضای تیم اختصاص داد. در ادامه، وظایف در سطوح فردی و تیمی قابل رصد هستند.
3. گزارش های خودکار خود را ایجاد کنید. با استفاده از آن، شما و اعضای تیمتان می‌توانید در کسری از ثانیه اطلاعاتی در مورد پیشرفت پروژه، تاخیرهای کار و تخصیص منابع به دست آورید.
4. از نمودار گانت برای مشاهده مقایسه اهداف کلی با اهداف پروژه و اهداف فردی استفاده کنید.
5. با کمک این ابزارها، پیش نویس، ویرایش و توافق گردش کار پروژه های مختلف و همچنین تعیین وظایف کوچک امکان پذیر می شود.استفاده از یک پلتفرم واحد به افراد این امکان را می دهد که تصمیمات مدیریتی را به محض اتخاذ آن ببینند.
در عصری که نیاز به هوش تجاری پیشرفته دارد، واضح است که چرا مدیران پروژه از انواع مختلف با انتخاب داشبوردهای مدیریت پروژه به نتایج شگفت انگیزی دست می یابند. اگر مسئولیت مدیریت پروژه را نیز بر عهده دارید، از ابزارهای ساده مدیریت پروژه استفاده کنید و با یک سازمان بهتر کار را سریعتر انجام دهید. از ابزارهای قابل تنظیم و مناسب برای مدیریت پروژه استفاده کنید.
فرآیندهای خود را با Wrike انجام دهید
روش های زیادی برای دانش مدیریت پروژه و سازماندهی وظایف وجود دارد. با گذشت زمان، افراد متوجه شدند که رویکردی ساختار یافته برای پروژه، عملکرد خوبی ندارد. گاهی اوقات، روش های بهتری برای انجام این کار وجود دارد. بنابراین، انتخاب نرم افزاری که از روش انجام پروژه شما پشتیبانی کند، برای حصول موفقیت ضروری است.
نرم افزار Wrike به گونه ای طراحی شده است که به شما در انجام فرآیندهای دانش مدیریت پروژه، کمک می کند.