مدیریت فرآیندها در نرم افزار اتوماسیون اداری

مدیریت فرآیند چیست؟

مدیریت فرآیند کسب و کار شامل متدها، تکنیک‌ها و ابزاری است که برای پشتیبانی از طراحی، اجرا، مدیریت و آنالیز فرآیندهای عملیاتی کسب و کار بکار می‌رود.

مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا BPM همچنین می تواند به تلاش های مختلف اتوماسیون اداری، از جمله سیستم های گردش کار، زبان های فرایند کسب و کار (XML )و سیستم های بسته بندی (ERP ) اشاره کند. در این مورد مدیریت موتورهای گردش کار برای کنترل جریان های فرآیند است که به طور خودکار فرایندهای اندازه گیری و آموزش و سازماندهی مدیران  تأیید میشود تا بتوانند به طور موثر مدیریت شوند.

اکنون مدیریت فرایند می تواند با نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) خودکار شود.

6 مرحله مدیریت فرآیندها:

1.تعیین استراتژی

ابتدا با تحلیل محیط داخلی سازمان و محیط خارجی به نقاط ضعف و نقاط قوت پی میبریم سپس با استفاده از این شاخصه ها برای کمک به بهبود عملکرد سازمان و مشخص کردن اهداف سازمانی استفاده میکنیم. همچنین شناسایی فرایندهای مورد نیاز سازمان نیز در این مرحله صورت میگیرد.

2.طراحی و آنالیز

نیاز اصلی سازمانها هنگام استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری پیاده سازی مناسب فرآیندهای سازمانی و انطباق آن با سیستم سازمان است. در بسیاری از موارد مدلسازی نیازها به طراحی دقیق ، حساب شده و قابل اطمینان فرآیندهای سازمان بستگی دارد. تکنیک های مدلسازی، اعتبارسنجی، شبیه سازی و تایید فرآیندها در این فاز انجام میشود.

برای تعیین دقیق این روند، می توان از نظرات پرسنل درگیر با عملیات استفاده کرد. یکی از پیشنهادات برای طراحی، شماتیک فرآیندها است. به این ترتیب کلیه گام های اجرایی فرآیند به طور دقیق مشخص می شود. 

3.پیکربندی

پس از مدل‌سازی فرایندهای اصلی و کاربردی نیاز به پیاده‌سازی فرایندها برای اجرایی شدن آن‌ها است که هم می‌تواند با سیستم‌های نرم‌افزاری ایجاد شود و هم بدون دخالت آن‌ها. در این مرحله سیستم نرم‌افزاری برای اجرای فرایندها پیاده‌سازی می‌شود. مدلسازی فرایندها در پیاده‌سازی این سیستم‌ها کمک می‌کند. این سیستم باید مطابق با محیط سازمان و فرایندهای تأیید شده ان باشد. این پیکربندی شامل تعاملات کارمندان با سیستم و یکپارچه کردن سیستم‌های نرم‌افزاری موجود با سیستم مدیریت فرایند تجاری می‌باشد. اغلب در سازمان‌ها فرایندها با سیستم‌های موجود پشتیبانی می‌شوند در این فاز پیکربندی باید بتوان سیستم‌های موجود را به سیستم مدیریت فرایند تجاری ضمیمه کرد.

4.اجرایی کردن

فرآیندها برای رسیدن به اهداف کسب و کار راه‌اندازی شده‌اند. این فرایندها رویدادهای تعریف شده را دنبال می‌کنند.  لازمه اجرای مناسب فرآیندها، محیا بودن تمامی شرایط است. از جمله اقدامات پیش از اجرای فرآیندها، توجیه کردن پرسنل درگیر با این فرآیندها است. تشکیل جلسات توجیهی، تاکید بر روی فواید شیوه جدید کاری و استفاده از اصول مدیریت تعارض و .. می تواند در بهبود عملکرد کارکنان مفید باشد. از طرفی حفظ آمادگی برای تغییرات، در طول اجرای فرآیند ضروری است.

در فاز اجرایی می‌توان عملیاتی شدن همه فرایندها و مراحل مختلف کاری آن‌ها را لمس و در صورت نیاز اقدام به تغییر و یا بهبود آن‌ها نمود.

5.ارزیابی و تحلیل فرآیندها

در این مرحله اطلاعات حاصل شده برای ارزیابی و بهبود عملکرد مدلهای فرآیندی که در مراحل قبل تعریف شده بکار میرود.

 مسئولین اندازه گیری در بازه زمانی تعیین شده، شاخص ها را بر اساس روش های مدرن اندازه گیری می نمایند. نتایج این اندازه گیری باید به مقام مسئول ارجاع داده شده تا مورد پردازش قرار گیرد. نتیجه این تحلیل و پردازش می تواند شناسایی نقاط قوت و ضعف در روند اجرایی فرآیند باشد. در انتها برای حل مشکلات و تقویت نقاط بهبود، لازم است اقدامات اصلاحی طراحی شوند.

6.نظارت بر انجام فعالیت

یکی از بخش‌های مهم در مدیریت فرایندهای کسب‌وکار نظارت بر آن‌ها  است. با استفاده از مانیتورینگ فرایندها و مراحل هر فرایند و با استفاده از تکنیک BAM(Business Activity Monitoring) یا همان رصد هوشمند فرایندها به صحیح بودن و دقت فرایندها پی برده و در کمتر از چند ثانیه شرایط اداری و تجاری سازمان را مشاهده میکنید.

سیستم مدیریت فرآیندها:

سیستم های مدیریت کسب و کار مجموعه نرم افزارهای کاربردی به منظور مدلسازی، اجرا، نظارت فنی و ارایه نمایش فرآیندهای کسب و کار براساس اطلاعات موجود و یکپارچه شده است.

مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت فرآیندها

مستند سازی و تعریف فرآیندها:

نرم افزارهای مدیریت فرآیند امکان تعریف و مستند کردن تمامی روال کاری که در سازمان در حال انجام است را میدهد. همچنین سبب تسریع در ثبت فرآیندها میشود.

جلوگیری از فعالیتهای موازی و غیرضروری:

با استفاده از مدلسازی فرآینها دوباره کاری و فعالیت های موازی از بین میرود و کارهای غیر ضروری حذف میشود.

 کارایی و کاهش خطرات:

دیدی که فرآیندها به ما می دهد این امکان را فراهم میکند تا برروی ناکارآمدی ها در سیستم توجه کنیم. از آنجاییکه BPM به سازمان ها این فرصت را می دهد که به صورت کارآمدتری کار کنند، سازمان ها می توانند منافع خود را بیشتر حفظ کنند.در واقع کنترل فرآیندها باعث ثبات و سازگاری آنها میشود و دید مدیریتی را دقیق تر میکند.

افزایش هماهنگی:

گردش مکاتبات با سیستم مدیریتی فرآیندها در یک سیستم امن انجام میشود که سبب میشود سازمان بصورت یکپارچه پیش رود.