مزایای سیستم مدیریت اطلاعات MIS چیست؟ صاحبان مشاغل شرکتی را تاسیس می کنند، کارمندانی استخدام می کنند، محصولات خود را به مشتریان می فروشند و صورت حساب ها را پرداخت می کنند. اما آیا این کارها باعث به دست آوردن سود می شود؟ آیا در حساب بانکی پول کافی برای پرداخت صورت حساب ها موجود است؟ آیا مواد خام کافی برای تولید محصولات در انبار موجود است؟ صاحب شرکت اطلاعاتی از این موارد ندارد، زیرا سیستمی در اختیارش نیست که گزارشی از اعداد و ارقام آن را داشته باشد و بداند در حال حاضر چه اتفاقی در حال رخ دادن در شرکتش است. در این جاست که سیستم مدیریت اطلاعات به کمک این صاحب شرکت می آید. سیستم مدیریت اطلاعات با استفاده از داده ها، قسمت های مختلف را شناسایی می کند و باعث هدایت کسب و کار به سوی پیشرفت می شود. همچنین با در اختیارداشتن اطلاعات تصمیمات بهتری می توان اتخاذ کرد، با مشتری رابطه ی بهتری برقرار کرد و نیازهای آن ها را شناخت.
سیستم مدیریت اطلاعات
حسابداران میزان مالیات سهام داران و وام دهندگان را حساب می کنند. اما این نوع از ثبت اطلاعات به طور ویژه مناسب اهداف مدیریتی نیست.
با سیستم مدیریت اطلاعات، مدیران اطلاعاتی نظیر چگونگی کارکرد شرکت خود را در هر مرحله در اختیار دارند. سیستم مدیریت اطلاعات در حوزه های مختلف کسب و کار مثل، منابع انسانی، فروش و بازاریابی، کنترل انبار، سود، هزینه ها، وام ها، مستند گردش کار، مالیات، دارایی های نقد، حساب های ورودی و حساب های خروجی به گردآوری اطلاعات می پردازد.
انواع داده ی سیستم مدیریت اطلاعات
سیستم مدیریت اطلاعات، گزارشی فراتر از آن چه که حسابداران تهیه می کنند، است. صاحبان مشاغل نیاز دارند تا اطلاعات خاصی را تهیه کنند که در ادامه آن ها را آورده ایم:
- چه تعداد از حساب های دریافتی به معوقه افتاده است
- سود خالص شرکت از ویجت ها چقدر است
- به خاطر بیماری های کارمندان چند روز کاری از دست رفته است و کاری از پیش نرفته است
- چه میزان مبلغی در حساب بانکی موجود است
- چه میزانی از سفارشات در انتظار ارسال است
- میزان فروش در هفته یا ماه گذشته چه مقدار بوده است
با این دسته از اطلاعات مدیران می توانند امور را مدیریت کنند. مدیران با در دست داشتن دقیق این اطلاعات به سهولت می توانند هر مشکلی در هر زمینه ای را رفع کنند. مسائلی که باید در سطحی خاص مورد انتظار انجام شوند ولی به هر دلیلی به درستی پیش نرفته اند و نیاز به اصلاح دارند تا دوباره بقیه ی امور به حالت درست خود بازگردند، مشکلات نام می گیرند.
با گزارشات سیستم مدیریت اطلاعات، مدیران می توانند به آسانی جنبه های مختلف عملکرد شرکت را ارزیابی کنند. مدیران معیارهایی که می خواهند به طور مداوم آن ها را بررسی کنند را مشخص می کنند. سیستم مدیریت اطلاعات تمامی اطلاعات را به طور منظم در دسکتاپ حاضر می کند.
مزایای سیستم مدیریت اطلاعات
با سیستم مدیریت اطلاعات، مدیران می توانند تصمیمات درستی بگیرند. کارمندان اگر برنامه ی وظایف روزانه ی خود را ندانند، سردرگم خواهند شد. سیستم مدیریت اطلاعات داده هایی بر اساس وظایفی که باید صورت بگیرد، برنامه ای ارائه می کند. مزایای سیستم مدیریت اطلاعات در ادامه آورده شده است:
دستیابی به سطح بهتری از کارآیی
مدیران با استفاده از سیستم مدیریت اطلاعات، نقاط ضعف و قدرت شرکت را می توانند شناخت بیشتری پیدا کنند.
بهتر شدن تصمیمات
با سیستم مدیریت اطلاعات، اطلاعات دقیق تری در دست مدیران است که با استفاده از آن می توانند تصمیمات دقیق تر و هوشمندانه تری بر اساس داده های موثق اتخاذ کنند.
افزایش کیفیت ارتباطات در محیط کاری
هنگامی که مدیران هر بخش از شرکت و کارمندان به اطلاعات یکسانی دسترسی داشته باشند، بهتر می توانند مسائل و مشکلات را بیابند و با هم فکری یکدیگر راه حل های خوبی ارائه کنند.
ایجاد طرح های جایگزین مختلف در محیط مالی
مدیران می توانند با داشتن جایگزین های مختلف نتایج نهایی را قبل از پیاده سازی واقعی آن ها بسنجند و سپس تصمیمات نهایی را اتخاذ کنند.
افزایش تولیدات کارمندان
از آن جایی که دیگر نیازی به جمع آوری اطلاعات نیست، کارمندان می توانند زمان خود را صرف انجام وظایف خود خود کنند. سیستم مدیریت اطلاعاتی که با پایه های اصولی بنا شده باشد، بدون نیاز به وارد کردن اطلاعات از سوی کارمندان می تواند داده های مورد نیاز را گردآوری کند.
قدرت بخشیدن به شرکت در میدان رقابت
با کاهش و حذف نقاط ضعف و قسمت های ناکارآمد، می توان نیروی شرکت را جمع کرد تا از این نیرو در راستای پیشبرد امور داخلی به کار رود و از رقبای خود پیشی بگیرد.
ارائه ی اطلاعات بیشتر درباره ی مشتریان
با داشتن اطلاعات بیشتری درباره ی خواسته های مشتریان، مدیران می توانند خدمات و محصولات بهتر و کارآمدتری را به آن ها ارائه کنند. سیستم مدیریت اطلاعات مناسب هر کسب و کاری است که صاحب آن به فکر پیشرفت آن کسب و کار است. بدون سیستم مدیریت اطلاعات مناسب، مدیران بایستی با روش آزمون و خطا پیش بروند و بر اساس آن به اتخاذ تصمیمات بپردازند.
سیستم های یکپارچه
با سیستم مدیریت اطلاعات تمامی امور به صورت یکپارچه انجام می شود. با سیستم یکپارچه می توانید ارتباطات میان گروه های اجرایی، مدیران، مدیران بخش ها و کارمندان را بهتر کنید. به طور مثال، سیستم یکپارچه می تواند اطلاعات بخش فروش را به دست بخش تولید برساند. این اشتراک گذاری اطلاعات منجر به یکدست شدن امور می شود و هر بخش به طور کامل از قدم بعدی بخش دیگر اطلاعات مفید خواهد داشت.
افزایش کیفیت تصمیمات
افرادی که مسئول اتخاذ تصمیمات هستند با افزایش ارتباطاتی که میان بخش ها صورت گرفته، بسیار آسان تر و بهتر می توانند تصمیمات مهم را اتخاذ کنند. (( توانا بود هر که دانا بود)) مصداق بارز گردآوری اطلاعات با سیستم مدیریت اطلاعات است که منجر به گرفتن تصمیمات هوشمندانه می شود. به طور مثال، مدیری با استفاده از اطلاعاتِ سیستم مدیریت اطلاعات، از منابع موجودی می گیرد و متوجه می شود برای تولید ماه آینده منابع کمی در دست دارد. در این حالت مدیر می تواند تصمیم بگیرد که میزان تولید را کاهش دهد یا مواد اولیه سفارش دهد.
معایب سیستم مدیریت اطلاعات
با سیستم مدیریت اطلاعات، مدیران می توانند به گردآوری، پردازش بر روی داده ها و تفسیر آن ها بپردازند. تمامی این داده ها شامل تمامی عملکردهای کلی سازمان، درآمدهای حاصل از فروش، هزینه های تولید و خروجی های حاصل از کار کارمندان است. مدیران شرکت ها با بررسی داده ها، آن ها را با نتایج قبلی مقایسه می کنند و بر اساس، استراتژی مناسب را پیاده سازی می کنند. سیستم مدیریت اطلاعات با ویژگی و امکاناتی که دارد در اداره ی امور به مدیران کمک شایانی می کند اما گاهی این سیستم اشکالات و نواقصی هم برای مدیران به وجود می آورد.
کیفیت داده ها
یکی از مشکلات، نداشتن سطح مطلوبی از سطح داده هاست. هر اندازه کیفیت داده مطلوب باشد به همان اندازه کارآیی سیستم مدیریت اطلاعات مطلوب خواهد بود. اگر داده کافی نباشد یا اشتباه یاشد مدیران تصمیمات اشتباهی اتخاذ خواهند کرد. به طور مثال، مشتری سفارش 10000واحد را داده است، اما به طور اشتباهی این عدد با یک صفر اضافه یعنی 100000ثبت شده است. همین اشتباه ساده خسارت میلیونی وارد خواهد کرد.
مشکلات امنیتی
مشکل بعدی که در مسیستم مدیریت اطلاعات وجود دارد، موضوع امنیتی است. هکرها، سارقان هویت و خرابکاران در صدد آسیب رساندن به داده های حساس شرکت هستند. منظور از داده های حساس، اطلاعات فروشندگان، سوابق بانکی، داده های شخصی و ایده پردازی شده است. هکرها این اطلاعات را می توانند در فضای اینترنت پخش کنند، یا این اطلاعات را به رقبا بفروشند یا تصورات عموم نسبت به شرکت را خراب کنند. اخیرا خرده فروش زنجیره ای مورد سو استفاده ی این هکرها قرار گرفته است. هکرها اطلاعات مشتری های این خرده فروش را از سیستم اطلاعات مدیریت دزدیده اند و شماره ی کارت حساب های اعتباری مشتریان را در فضای اینترنت پخش کرده اند.
برای کسب اطلاعات بیشتر به وب سایت بیزنس سافت ور مراجعه نمائید.
منبع: وب سایت بیزفلوئنت