مزایای نرم افزار های اتوماسیون های اداری برای کسب و کارها

اتوماسیون اداری چیست؟

به طور کل این دسته از نرم‌افزارها به اتوماسیون فرایندهای اداری و ارتباطات سازمانی را مد نظر دارند. کارها، درخواست‌ها، دستورها، و … در ساختار چرخهٔ کاری (work flow) بین پرسنل مختلف سازمان به گردش در می‌آید. از دیگر سو، بسیاری عقیده دارند که سیستم و چارچوبی به نام اتوماسیون اداری وجود ندارد، بلکه ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل درامور مرتبط با فعالیت‌های اداری را اتوماسیون اداری می‌نامند. نرم‌افزارهای این سیستم را نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری می‌نامند.

به طور کل این دسته از نرم‌افزارها به اتوماسیون فرایندهای اداری و ارتباطات سازمانی می‌پردازند. کارها، درخواست‌ها، دستورها، و … در ساختار چرخهٔ کاری (work flow) بین پرسنل مختلف سازمان به گردش در می‌آید. از دیگر سو، بسیاری عقیده دارند که سیستم و چارچوبی به نام اتوماسیون اداری وجود ندارد، بلکه ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل درامور مرتبط با فعالیت‌های اداری را اتوماسیون اداری می‌نامند. نرم‌افزارهای این سیستم را نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری می‌نامند.

متاسفانه اغلب مدیران مسیر درستی را برای انتخاب نرم افزار  اتوماسیون اداری مورد نیازمجموعه ی خود را طی نمی کنند.

این روند نادرست در صورتیکه مدیر سازمان، نتواند به موقع نیازهای سازمان را شناسایی و در جهت رفع چالش‌های آن ابزار مناسبی را انتخاب کند، با احتمال بالا به سه مسیر زیر ختم می شود:

• مسیر اول: بعد از مدتی متوجه می‌شوند که انتخاب آنها نادرست بوده و به همان روال قبلی و دستی کارهای اداری و نامه‌نگاری‌های خود را انجام می‌دهند.
• مسیر دوم: بعد از مدتی متوجه می شوند که انتخاب آنها نادرست بوده و متاسفانه به استفاده از این انتخاب نادرست ادامه می دهند! 
• مسیر سوم: بعد از مدتی متوجه می شوند که انتخاب آنها نادرست بوده و به فکر تغییر می افتند

در هر سه حالت فوق، شما علاوه بر صرف هزینه‌های نرم افزار و اجرا و….، حداقل یکسال زمان خود را هم از دست داده‌اید و ممکن است در این مدت خسارت های جدی‌تری هم به سازمان تحمیل کرده باشید.

کاربرد نرم افزار اتوماسیون اداری:

اگر مدیر و کارشناس IT باشید حتماً این سوال رو حداقل یک بار از خود پرسیده اید که اتوماسیون به چه معناست؟ و چه کاربردهایی می تواند برای موفقیت در اهداف سیستم سازمانی داشته باشد. امروزه با توجه به پیدایش و گسترش جریانات ارتباطی و همچنین پیچیده شدن ارتباطات تجاری سازمان ها ، نیاز به یک سیستم اداری یکپارچه که بتواند حجم عظیمی از مکاتبات و اطلاعات را با دقت و سرعت مورد بررسی و طبقه بندی قرار دهد ، به وضوح احساس می شود. چرا که یکی از منابع با ارزش و اصلی مدیران سازمان همین دسترسی به اطلاعات است. با توجه به این مهم در حوزه فناوری اطلاعات ، اتوماسیون اداری تحت وب بهترین راه حل مکانیزه برای صرفه جویی در زمان و استفاده بهینه از امکانات سازمان می باشد.

اینکه بدانیم اتوماسیون به چه معناست؟ و یا اتوماسیون اداری چیست و چه مزایا و معایبی را در سیستم اداری در بر خواهد داشت ، یا آموزش کار با اتوماسیون اداری به چه نحوی است ، بخشی از هدف ما از نوشتن این مقاله و تحقیق در مورد اتوماسیون اداری می باشد.

اتوماسیون اداری چیست

اتوماسیون اداری به معنای خودکار سازی اداری است و زمانی که با مفاهیم دیگر همچون اداری ترکیب می شود اصطلاح کلی برای توضیح به سوال اتوماسیون اداری چیست خواهد بود. حالا اینکه چه فرقی بین تعریف اتوماسیون صنعتی و مفهوم اتوماسیون وجود دارد ، در ادامه توضیحی است که در پاسخ اتوماسیون اداری چیست به آن اشاره می کنیم. مفهوم اتوماسیون به سامانه کنترل قابل برنامه ریزی سازمان به کمک رایانه گفته می شود. کاهش نیاز به دخالت انسانی از اهداف مفهوم اتوماسیون است. اما در تعریف اتوماسیون صنعتی چیزی که بیان می شود و خیلی از مدیران و کاربران در پاسخ سوال اتوماسیون اداری چیست مطرح می کنند و پاسخ اشتباهی می باشد ، این است که تعریف اتوماسیون صنعتی به ابزارهای کنترلی برای هدایت ماشین آلات صنعتی در پروسه تولید اشاره می کند و در حیطه صنعتی بعد از مکانیزه سازی کاربردی و  تعریف اتوماسیون صنعتی بیان می شود.

اتوماسیون اداری در قالب یک بسته نرم افزاری با خرید نرم افزار اتوماسیون اداری پیاده سازی می شود و کلیه اجزای اطلاعاتی بخش های مختلف سازمان را به صورت یکپارچه طبقه بندی ، تنظیم و اصلاح می کند. همچنین باعث تسریع در دسترسی به آمار و دستورالعمل ها می شود.

مزایای اتوماسیون اداری چیست

یکی از مهمترین اهداف خرید نرم افزار اتوماسیون اداری ، حذف کاغذ از امور بایگانی در دبیرخانه می باشد. این امر موجب کاهش فضا برای بایگانی و آرشیو اسناد و حذف استفاده از وسایلی همچون زونکن و پوشه می شود. اگر بخواهیم دقیق تر به این موضوع اشاره کنیم که مزایای اتوماسیون اداری چیست باید توضیح دهیم که :

• در سطح سازمان گردش مکاتبات به شکل الکترونیکی انجام می شود
• پاسخگویی به مراجعان با سرعت و به موقع در انواع اتوماسیون امکان پذیر می باشد
• افزایش بهبود ارتباطات درون سازمانی میسر می شود
• کنترل کاربردی و استاندارد برکار کاربرانی که آموزش کار با اتوماسیون اداری را گذرانده اند ممکن خواهد شد
• نگهداری بهینه اطلاعات در انواع اتوماسیون قابل دسترس است
• جستجو اطلاعات ذخیره شده در انواع اتوماسیون اداری به سهولت انجام می شود

تهیه سیستم اتوماسیون اداری می بایست به این امر توجه داشت که سیستم مورد استفاده میزان قابل قبولی از نیازهای مکاتباتی سازمان را پوشش دهد و از معماری و تکنولوژی روز در توسعه نرم افزار استفاده شده باشد. کاربران این سیستم طیف وسیعی از پرسنل یک سازمان را تشکیل می دهند که با برخورداری از ویژگی کاربر پسندی کاربران احساس راحتی در استفاده از سیستم خواهند داشت.

با توجه به اینکه در برخی از سازمان ها حجم بالایی از مکاتبات در جریان است سیستم می بایست در چنین شرایطی از سرعت عملکرد قابل قبولی برخوردار باشد..

از آنجایی که امروزه در هر سازمانی تعدادی سیستم نرم افزاری در حال فعالیت می باشند قابلیت یکپارچگی با سایر سیستم ها میی‌تواند به سازمان در بهره برداری بهینه از نرم افزارهای خود کمک نماید.

ارائه دوره گارانتی و ارائه منظم آپدیت های سیستم نیز می تواند سازمان را از پویا بودن سیستم و رفع موارد احتمالی در مرور زمان مطمئن نماید.

پس بسیار مهم است نرم افزار اتوماسیون اداری، انتخاب کنید که به واسطه آن با احتمال بالایی از اثرات خوب این نرم افزار در کسب و کار خود بهره مند شوید.

کدام معایب اتوماسیون اداری تهدیدی برای سیستم اداری می باشد؟

در ادامه پاسخ به سوال اتوماسیون اداری چیست و همچنین معرفی مفهوم اتوماسیون ، باید گفت که طی تحقیق در مورد اتوماسیون اداری ، هر سیستمی ضمن مزایایی که برای پیشرفت و رسیدن به اهداف سازمانی دارد ، ممکن است مشکلات و معضلاتی را نیز به وجود آورد. معمولا نرم افزار اتوماسیون اداری رایگان دارای برخی نواقض و نقاط ضعف هستند و لذا بسیاری از سازمانها و شرکتها ترجیح میدهند که نسخه تجاری و اینترپرایز آن را از شرکت های نرم افزاری تهیه کنند. انواع اتوماسیون اداری نیز از این موضوع مستثنی نیست و ممکن است مشکلاتی را به وجود آورد. برخی از معایب اتوماسیون اداری در انواع اتوماسیون به شرح زیر می باشد :

• در محیط انسانی یا همان محیط کار تغییراتی ایجاد می شود
• مکانیزه شدن فعالیت هایی که قبلاً توسط نیروی انسانی انجام می شده و در نتیجه برخی روابط اجتماعی در کارها در نظر گرفته نمی شود
• کارکنان بعد از خرید نرم افزار اتوماسیون اداری با سختی کار و پیچیدگی سیستم مواجه می شوند
• کارکنان اشتباهات کاری خود را به کار با انواع اتوماسیون اداری نسبت می دهند
• درکار با رایانه و استفاده از اتوماسیون اداری دچار مشکلات جسمانی می شوند
• گاهی ممکن است برخی مدیران به دلیل عدم آشنایی با مفهوم اتوماسیون و اینکه اتوماسیون اداری چیست ، سیستم مکانیزم انواع اتوماسیون اداری را نپذیرند
• از نظر تخریب و دسترسی به اطلاعات انواع اتوماسیون ، امنیت سیر نزولی دارد

آموزش کار با اتوماسیون اداری چگونه است؟

با چالش های گوناگون همچون ایجاد تعاملات درون سازمانی و برون سازمانی که در محیط های کسب و کار ایجاد شده است ، نیاز به ارتباط و نظارت مستمر بر پیشرفت کارهای سازمان و به کارگیری سیستم در انواع اتوماسیون اداری ، لزوم آموزش کار با اتوماسیون اداری و مطالعه مقاله اتوماسیون اداری pdf که در مقالات قبلی لینک دانلود آن قرار داده شده است را ضروری می کند.

معمولاً بعد از نیازسنجی سازمان و بررسی قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری ساعاتی توسط کارشناسان ، نحوه کار با نرم افزار اتوماسیون اداری آموزش داده می شود. ولی با این حال نیاز به آموزش بیشتر برای آشنایی با شناخت کنترل مستندات ، سیستم اطلاعات و مبانی اتوماسیون اداری احساس می شود. بنابراین مخاطبان اصلی استفاده از نرم افزار از جمله مدیران ، مسئولین IT و کارمندان ترجیح می دهند در دوره های آموزش کار با اتوماسیون اداری شرکت کنند و با سرفصل هایی همچون موارد زیر آشنا شوند :

• پاسخ کامل به سوال اتوماسیون اداری چیست
• اهداف پیاده سازی و بکارگیری سیستم اتوماسیون اداری
• مزایای اتوماسیون اداری چیست
• اتوماسیون اداری و ارتباطات سازمانی
• معایب اتوماسیون اداری
• کاربرد سیستم اتوماسیون اداری
• شناسایی اصول انتخاب نوع فیلدها ، اندازه آنها و فرمت آنها و …