در این مقاله قصد داریم اجزایی که تقریبا همه نرم افزارهای اتوماسیون اداری باید دارا باشند را نام برده و توضیح دهیم تا مدیران سازمان یا شرکت هایی که نیاز به اتوماسیون اداری دارند بتوانند با دیدی بازتر نرم افزار مورد نظر را انتخاب کنند.
وضعیت کارتابل و گردش کاری نامه
- در هنگام ارجاع نامه توضیحات مربوطه در بخش شرح ارجاع تکمیل گردد. لازم به ذکر است که برای این عمل ابتدا باید شخص مورد نظر انتخاب گردد و پس از آن متن پاراف تایپ گردد سپس گزینه اصل یا رونوشت انتخاب گردد، در غیر این صورت پاراف غیر قابل مشاهده خواهد بود.
- پس از پایان کار نامه از امکان " اختتام به همراه یادداشت " استفاده نمائید.
- امکان پوشه‌بندی و انتقال جهت نظم بخشی به کارتابل اجرایی می باشد و پس از پایان کار نامه می بایستی اختتام زده شود تا نامه از پوشه مورد نظر خارج گردد. در غیر این صورت با افزایش تعداد نامه‌ها درکارتابل کندی مشاهده خواهد شد.
- جهت تسریع در جستجوی نامه های دریافتی کارتابل از امکان طبقه‌بندی استفاده نمایید.
- جهت سهولت ارسال یا ارجاع نامه از امکان گروه کارمندی سیستم استفاده شود.
- جهت بازگرداندان نامه که اشتباها ارجاع زده شده، می بایست نامه مورد نظر در کارتابل نامه های ارجاع داده شده جستجو و گیرنده ای که به اشتباه انتخاب نموده ایم را حذف نموده و گیرنده جدید را انتخاب نماییم.
- برای انتخاب Tabپیش فرض در هنگام بازکردن نامه، کافیست بر روی Tab مورد نظر دوبار کلیک نمایید.
- در هنگام نوشتن پاراف در هنگام ارجاع نامه حتما می بایست ابتدا شخص مورد نظر را انتخاب نموده سپس پس از نگارش متن پاراگراف، کلید اصل یا رونوشت انتخاب شود.
- جهت تعویق نامه هایی که زمان انجام آن نرسیده است از گزینه تعویق با زمان مناسب استفاده نمایید.
- در صورت لزوم روی نامه ها یادآور قرار دهید.
بایگانی
- کلیه نامه های واحد باید در پوشه و محل مناسب بایگانی شوند.
- لازم است کلیه دبیرخانه‌ها پوشه‌های بایگانی مربوط به واحد خود را ساخته و نامه ها را با توجه به موضوع، بایگانی نمایند.
پیام
- از ارسال پیام برای همه کاربران در سیستم اتوماسیون خودداری گردد.
- در کارهای ضروری و اطلاع‌رسانی عمومی حتما با مدیر واحد و معاونت فناوری هماهنگی انجام شود.
- می توان از وب سایت و یا Email برای این گونه اطلاع رسانی‌ها استفاده نمود.
- ارسال پیام عمومی موجب حذف دسترسی از کاربر مربوطه وگزارش به مراجع ذی صلاح دانشگاه خواهد شد.
- امکان پیام جهت کارهای غیر رسمی است، برای کارهای رسمی و مستند از نامه استفاده فرمائید.
- جهت سهولت ارسال یا ارجاع پیام از امکان گروه کاربری سیستم استفاده شود.
جستجو وپیگیری نامه
- جهت پیگیری نامه کاربران میتوانند از امکان جستجو در آرشیو نامه های شخصی یا پیگیری از طریق شماره استفاده نمایند
- دبیرخانه ومسئولین دفاتر علاوه بر امکان فوق از منوی جستجو گزارشگیری جهت پیگیری کلیه نامه های واحد استفاده نمایند. برای سهولت در جستجوکاربران می توانند از راهنمای موجود در صفحه استفاده نمایند.
مراجع
مراجع نامه به طور کامل و صحیح تکمیل شود
تهیه وثبت نامه
- در هنگام تهیه نامه‌های داخل دانشگاه از سربرگ نامه‌های داخلی استفاده شود، از اسکن نامه داخلی و ثبت نامه به صورت صادره خودداری شود. چنانچه نامه در خارج از سیستم آماده شده بود جهت ثبت نامه حتما می بایست نامه را در فایل متن ارسال پیش نویس اسکن نموده و برای مدیر مربوطه ارسال تا به نامه تبدیل گردد.
- کلیه نامه‌ها باید فایل متن داشته و از نوشتن متن نامه در قسمت توضیحات و یا در پیوست خودداری شود.
- در هنگام تهیه نامه صادره از سربرگ های صادره استفاده شود، از اسکن نامه امضا شده خودداری شود. در صورت لزوم و در موارد ضروری حتما قبل از اسکن شماره نامه با استفاده از تعیین آخرین شماره مشخص و بر روی نامه به صورت دستی ثبت گردد.
- نامه به صورت تستی ثبت نشود.
- در پایین نامه در محل امضا کلمه‌ای نوشته نشود.
- کلیه نامه‌ها توسط مدیر واحد امضا و ثبت شود و هیچ نامه‌ای بدون امضا نباشد.
- در نامه‌های بیشتر از یک صفحه دقت شود که امضا در آخرین صفحه باشد.
- در هنگام ثبت نامه وارده حتما شماره نامه با مراجعه به تعیین آخرین شماره مشخص و به صورت دستی روی نامه ثبت شود و پس از این مرحله نامه اسکن گردد.
- چنانچه نامه ای از واحدهای داخل دانشگاه به صورت دستی دریافت گردید حتما می بایست آن را عودت داد و اگر دارای شماره سیستمی بود پس از اطمینان از ثبت آن در سیستم از ثبت مجدد آن خودداری کنید.
- حتما در ثبت نامه دریافتی و ارسالی از مهر اتوماسیون استفاده گردد.
ثبت نامه‌های درانتظار
- کلیه نامه‌های در انتظار باید پردازش شده و به نامه داخلی / ارسالی تبدیل شوند.
- از اسکن نامه امضا شده خودداری فرمائید و هر نامه فقط یک بار ثبت شود.
- کلیه نامه های در انتظار که دارای اشکال می باشند می بایست عودت داده شوند.
- پس از اطمینان از کامل بودن پیش نویس، تبدیل به نامه درا نتظار شود.
- فقط نامه های ارسالی به خارج از دانشگاه، باید تبدیل به نامه درانتظار شوند.
نامه‌های مالی
- نامه‌های دارای بار مالی و حقوقی به صورت الویت فوری ثبت گردد.
- نامه پس از ثبت در سیستم به صورت فیزیکی نیز به صورت موازی و بدون وقفه ارسال گردد.
امنیت کارتابل
- رمز عبور مناسب انتخاب نموده و در بازه‌های زمانی متناوب رمز را تغییر دهید.
- درصورت فراموشی نام و رمز عبور، لازم است مراتب توسط نماینده فناوری و یا دبیرخانه واحد مربوطه به اطلاع معاونت فناوری رسانده شود.
- در هنگام خروج از سیستم اتوماسیون اداری حتما از "منوی عمومی- خروج از سیستم" استفاده شود.
- کاربران موظف به مشاهده روزانه کارتابل بوده و بایستی از نگه داشتن نامه در کارتابل خودداری نمایند.
تعریف اشخاص در ساختار سیستم اتوماسیون
- برای اضافه شدن یک شخص و یا تغییر محل در ساختار سیستم اتوماسیون کلیه کارمندان( کارمندان رسمی- پیمانی و قراردادی-و غیره ) در ابتدا باید با مدیریت بودجه و تشکیلات و منابع انسانی مکاتبه انجام گردد و سپس رونوشت نامه به همراه پست و عنوان شغلی و محل دقیق در ساختار به معاونت فناوری ارسال شود.
دسترسی ها
- کلیه دسترسی ها و امکانات سیستم با هماهنگی مسئولین دانشگاه به کاربران اختصاص داده شده است و هر گونه تغییر به اخذ مجوز و بررسی فنی احتیاج دارد.
اصلاحات نامه پس از ثبت
- کلیه نامه ها بعد از ثبت قابل تغییر نمی باشند.
- امکان ویرایش اطلاعات اصلی، متن نامه و پیوستها بعد از ثبت نامه وجود ندارد، لذا ثبت نامه و اضافه کردن پیوست و مراجع با دقت کامل انجام شود.