نقش سیستم مدیریت اطلاعاتMIS و بررسی ویژگی ها، معایب و مزایای آن

نقش سیستم مدیریت اطلاعات MIS و بررسی ویژگی ها، معایب و مزایای آن در هر کسب و کاری چیست؟ فناوری اطلاعات دنیای کسب و کار را در دو دهه ی اخیر دستخوش تغییرات اساسی کرده است. فناوری اطلاعات به بخش جدایی ناپذیر کسب و کار در عملکردهای منابع انسانی تا بخش مالی و از بازاریابی تا خدمات مشتری تبدیل شده است. فناوری اطلاعات در هر جایی مثل کسب و کار گرفته تا مشاغل، زندگی فردی و بخش آموزش کاربرد دارد. فناوری اطلاعات در خدمت افراد و سازمان ها برای افزایش تولیدات است و در کل زندگی را راحت تر کرده است. اما تاثیر آن در دنیای کسب و کار از اهمیت بیشتری برخودار است زیرا توانسته به اتخاذ تصمیمات سرعت ببخشد و دیگر فرآیندهایی همچون ساخت و ساز و بازاریابی را با کیفیت بهتری به انجام برساند.

با رشد چشمگیر فناوری اطلاعات، داده و اطلاعات نقش پر رنگی در تصمیماتی که دنیای کسب و کار گرفته می شود، دارند. امروزه، سازمان ها به میزان بسیار زیادی داده هایی دارند که باید روی این داده های خام کار کنند و آن ها را به اطلاعاتی مفید تبدیل کنند تا مدیران و رهبران شرکت ها آسان تر بتوانند تصمیمات درست تر و بهتر نسبت به گذشته اتخاذ کنند. سیستم مدیریت اطلاعات یا ام آی اس MIS به ابزاری بسیار ازرشمند در دنیای کسب و کار برای تصمیم گیری تبدیل شده است. سیستم مدیریت اطلاعات توانسته فاصله ی میان دنیای کسب و کار و علمکردهای آن را به طور کامل پر کند. امروزه به یقین می توانیم ادعا کنیم که بدون وجود سیستم مدیریت اطلاعات، تبدیل میزان قابل توجهی از داده ها به اطلاعات مفهومی و مفید همچنان امری غیرممکن باقی می ماند. تبدیل داده ی خام به اطلاعات مفید یکی از عوامل رشد چشمگیر سیستم مدیریت اطلاعات است. یکی دیگر از عوامل رشد سیستم مدیریت اطلاعات امکان استفاده ی مدیران و رهبران کسب و کار برای اتخاذ تصمیمات بهتر و در عین حال سریع تر است. از آن جایی که در دنیای کسب و کار، هر سازمانی به طور مداوم در حال رقابت با سایر سازمان هاست، با اطلاعاتی که سیستم مدیریت اطلاعات در اختیار مدیران قرار می دهد، این افراد تصمیمات بهتر و سریع تری در این بازار داغ رقابت می توانند اتخاذ کنند.

با اطلاعات مفیدی که سیستم مدیریت اطلاعات ارائه می دهد مدیران و کادر اجرایی می توانند تصمیمات خوبی بگیرند و استراتژی مناسبی پیاده سازی کنند. گزارش هایی که با استفاده از سیستم مدیریت اطلاعات به دست می آید، تنها در یک بعد استفاده نمی شود بلکه می توانید آن ها را در قالب های مختلف پیاده سازی کنید و در چندین موضوع از نتایج نهایی این گزارشات هم استفاده کنید. همچنین می توانید طیف وسیعی از سوالات مختلف را با توجه به گزارشات به دست آمده، پاسخ دهید. فناوری اطلاعات با نرم افزارها و سخت افزارهای نسبتا پیشرفته ای برای تبدیل داده ی خام به اطلاعات سودمند در عین حال با صرف زمان کوتاه و به بهترین شکل ممکن ارائه کرده است. اقدام فناوری اطلاعات، از اهمیت سیستم مدیریت اطلاعات و سایر سیستم های اطلاعاتی مدرن مثل نرم افزار سی آر ام CRM که در دوره ی زمانی نسبتا طولانی مورد استفاده ی کاربران قرار گرفته است، کم نمی کند. ارزش رشد انواع مختلف سیستم های اطلاعاتی به اطلاعات مفیدی است که ارائه می کنند و می توان با آن ها تصمیم های مهم در سازمان گرفت.

سیستم مدیریت اطلاعات چیست؟

سیستم مدیریت اطلاعات جوابگوی هر نیاز و خواسته ای است. با سیستم مدیریت اطلاعات، اطلاعات مربوط به پروژه های گذشته و در حال حاضر، عملکردهای داخلی و هوش بیرونی دسترسی خواهید داشت. سیستم مدیریت اطلاعات از طراحی، کنترل و عملکردهای امور و فرآیندها پشتیبانی می کند. با سیستم مدیریت اطلاعات در بازه ی زمانی مشخص می توانید به اطلاعات یکدست شده دسترسی داشته باشید و بر اساس آن تصمیمات ضروری را اتخاذ کنید. سیستم مدیریت اطلاعات بر اساس سازمان دهی اطلاعات شکل گرفته است. گزارشاتی که از این اطلاعات به دست می آید را می توان برای کل سازمان و مجموعه به اشتراک گذاشت تا افراد مربوطه بتوانند در هر لحظه تصمیمات مهم را بر اساس ایت گزارشات اتخاذ کنند. یکی از مزایای اصلی سیستم مدیریت اطلاعات، اشتراک گذاری اطلاعات درست و دقیق و در دسترس مدیران کسب و کار در هرجایی که نیاز باشد، است. فناوری اطلاعات و سیستم مدیریت اطلاعات منابع اطلاعاتی رقابتی در کسب و کار هستند. برخی ممکن است سیستم مدیریت اطلاعات را سیستم تصمیم گیری در نظر بگیرند. سیستم مدیریت اطلاعات گاهی با انقلابی که در فناوری اطلاعات، نرم افزار و سخت افزار ایجاد کرده، تعریف می شود. امروزه اشتراک گذاری اطلاعات و گزارشات با مدیرانی که شاید در گوشه ی دیگری از جهان قرار گرفته باشند، با اتصال به اینترنت پرسرعت و وب سایت ها ممکن شده است. سازمان ها با مدیریت پایگاه داده، اطلاعات مشتریان و کاربران را برای تصمیم گیری و یا طرح ریزی برنامه ای در اختیار مدیران قرار می دهند. در دنیای امروز، داشتن اطلاعات، قدرت محسوب می شود و با استفاده از آن می توانید همچنان در صحنه ی رقابت باقی بمانید.

عملکردهای سیستم مدیریت اطلاعات چیست؟

عملکردهای این سیستم را در ادامه با هم بررسی می کنیم:

افزایش کیفیت تصمیمات

یکی از عملکردهای اصلی سیستم مدیریت اطلاعات، یاری آن و افزایش کیفیت تصمیمات با آن است. سیستم مدیریت اطلاعات با ارائه ی اطلاعات دقیق می تواند به مدیران در اتخاذ تصمیمات حیاتی یاری برساند. با بهبود سطح کیفیت تصمیمات ، امور داخلی سازمان به مراتب بهتر خواهد شد و در پی آن سود بیشتری عاید سازمان و شرکت خواهد شد.

عملکرد بهتر

سیستم مدیریت اطلاعات با ارائه ی اطلاعات مفید در زمان درست گردش امور را بهتر می کند. مدیران وظایف خود را با سیستم مدیریت اطلاعات بهتر و راحت تر می توانند انجام دهند که این خود نیز باعث افزایش تولیدات در کسب و کار می شود.

افزایش کیفیت ارتباطات و اتصالات

با سیستم مدیریت اطلاعات مرکزی، ارتباطات و اتصالات درون مجموعه بهتر می شود.

اجزای اصلی سیستم مدیریت اطلاعات چیست؟

سیستم مدیریت اطلاعات از پنج جز تشکیل شده است که در ادامه به بررسی هر یک می پردازیم:

سخت افزار

منظور از سخت افزار بخش ماشینی سیستم مدیریت اطلاعات است. بدون داشتن کامپیوتر، چاپگر، سرور و سایر ماشین آلات این چنینی قادر نخواهید بود به سیستم مدیریت اطلاعات دسترسی داشته باشید یا از آن استفاده کنید. برای تبدیل داده ی خام به اطلاعات سودمند به ماشین هایی از قبیل آن چه نام برده شده نیاز دارید. با بارگذاری اطلاعات به صورت آنلاین، کاربران مختلفی با داشتن گذرواژه از طریق کامپیوتر می توانند به این اطلاعات دسترسی پیدا کنند. سیستم مدیریت اطلاعات را می توانید برای گروه های مختلف مدیریت که از طریق لپتاپ، کامپیوتر و چاپگر به سیستم دسترسی دارند به اشتراک بگذارید.

نرم افزار

برای آماده کردن سیستم مدیرت اطلاعات به نرم افزار نیاز دارید. جدا از سیستم نرم افزاری مثل مک یا ویندوز، به نرم افزارهای حسابداری، پرداخت عوارض، سی آر ام CRM و مانند آن نیاز دارید. از این نرم افزارها در سیستم مدیرت اطلاعات استفاده خواهد شد تا بتوانید به خود سیستم مدیریت اطلاعات دسترسی پیدا کنید. همچنین برای اطلاعات خاص تر به نرم افزارهای خاص تری در تهیه و پردازش اطلاعات در سیستم مدیریت اطلاعات به آن ها نیاز خواهید داشت.

داده

جز اصلی هر سیستم مدیریت اطلاعات، داده های آن سیستم است. سازمان ها در حوزه های مختلف، منابع و داده های مختلف و مربوط به همان حوزه را دارند. بانک و موسسات مالی داده های مالی، بیمارستان ها و مراکز سلامت اطلاعات مربوط به بخش سلامتی و وضعیت سلامتی بیماران را ثبت می کنند. نوع و حجم داده ها بر اساس نیاز سازمان ها و خدمات و محصولات آن ها متفاوت از یکدیگر است. داده همانند سوخت سیستم مدیریت اطلاعات عمل می کند. بدون داده، سیستم مدیریت اطلاعات هدفی نخواهد داشت و هر کاری انجام دهد نامربوط و بی معنی خواهد بود.

فرآیندها

فرآیندها و رویه ها جز اصلی سیستم مدیریت اطلاعات است که هدف آن تولید گزارشات است. کاربران باید بتوانند بر اساس نوع نیازشان گزارشاتی تهیه کنند. همچنین کاربران هر جایی که لازم باشد بسته به نوع زمینه ی کاری و ابعاد سازمان باید بتوانند فرآیندها را بازسازی کنند. استفاده از سیستم مدیریت اطلاعات مستلزم فرآیندهایی است که توسط افراد تعریف شده است.

کارمندان

گروه آخری که از سیستم مدیریت اطلاعات بهره می برند، کارمندان هستند و با استفاده از آن گزارش تهیه می کنند. کارشناسان بخش فناوری اطلاعات، مدیران و سایر افرادی که به سیستم مدیریت اطلاعات دسترسی دارند یا باید دسترسی داشته باشند جز اجزای سیستم مدیریت اطلاعات به حساب می آیند.

مزایای سیستم مدیریت اطلاعات

سیستم مدیریت اطلاعات منبع رقابتی خوبی محسوب می شود زیرا با آن می توان سریع تر تصمیم بگیرید، امور چرخه ای را بهتر مدیریت کنید که تمامی این ها باعث می شود وجه ی سازمان شما در مقابل سایر سازمان های مشابه رقابتی شود. برای رقابتی شدن وجه ی سازمان خود بایستی بتوانید تصمیماتی بگیرید که امور شرکت را بهترین شکل ممکن جلو ببرد. زمانی می توانید به چره ای رقابتی در بازار تبدیل شوید که بتوانید با سرعت بیشتری تصمیم بگیرید و فرآیندهای گردش کار مانعی برای تصمیمات به حساب نیایند. در کسب و کار که موقعیت و شرایط ثابت نیست و همیشه در حال تغییر است، مدیران یا باید به طور منظم تصمیم بگیرند یا خطر از دست دادن سهام خود را در بازار متحمل شوند. مدیران به ابزار و داده نیاز دارند تا بتوانند اطلاعات مورد نیازشان را به بهترین شکل ممکن تهیه کنند. سیستم مدیریت اطلاعات همانند کاتالیزور عمل می کند. با داده ها و اطلاعات سرعت تصمیمات را بالا می رود و گردش کار بر اساس این تصمیمات سریع تر انجام می شوند.

مزایای سیستم مدیریت اطلاعات باعث رقابتی شدن وجه ی سازمان و تغییر استراتژی آن می شود.این مزایا را در زیر آورده ایم:

• اطلاعات مورد نیاز مدیران و کل سازمان در جهت اخذ تصمیمات تهیه می شود. با این اطلاعات می توان گزارشات در قالب های متفاوتی بر اساس نیازهای مختف تهیه کرد. مدیران با بررسی دقیق اطلاعات و گزارشات از زوایای مختلف، می توانند مشکلات را بیابیند و تصمیمات درستی اتخاذ کنند.
• سیستم مدیریت اطلاعات با افزایش ارتباطات در گردش کار می تواند منجر به پر شدن فواصل خالی بین اطلاعات و عملکرد شود. سیستم مدیریت اطلاعات، کج فهمی هایی که در اثر ارتباطات فردی ممکن بود رخ دهد را با فراهم کردن اطلاعات کافی و مناسب در زمان درست، از میان برداشته است.
• مزیت اصلی سیستم مدیریت اطلاعات ارائه ی اطلاعات سودمند در زمان کوتاه است که بر اساس آن می توان تصمیمات درستی اتخاذ کرد. داشتن اطلاعات در زمانی که به آن نیاز است باعث می شود تا کار درست در زمان درستی صورت بگیرد که این نیز بزرگ ترین مزیت سیستم مدیریت اطلاعات به حساب می آید. اگر این اطلاعات در زمانی که به آن نیاز است، در دسترس نباشد، منسوخ می شوند و به اطلاعاتی غیرسودمند تبدیل می شوند. اگر اطلاعات دیر به دست شما برسد، باعث وارد شدن خساراتی مثل، از دست دادن مشتری و یا شریک کاری بشود. سرعت و رسیدن اطلاعات به موقع بسیار در کسب و کار حیاتی است.
• اگر تصمیمات اتخاذ شده بر اساس واقعیات موجود صورت گرفته باشد، شکل بهتر و موثرتری در محیط رقابت محور امروز خواهند داشت. مدیران بایستی تصمیمات خود را بر اساس واقعیت های موجود بگیرند. اطلاعات در حجم کم اما ضروری می تواند سرنوشت کل سازمان را تغییر دهد. تصمیمات استراتژیکی باید بر اساس واقعیات انجام بگیرند. سیستم مدیریت اطلاعات به طرز موثری این اطلاعات را تهیه می کند. کادر اجرایی باید تصمیمات مهمی اتخاذ کنند اما آن ها با داشتن این حجم از اطلاعات توانایی اخذ تصمیمات را نخواهند داشت. آن ها باید با داشتن گزارشاتی که بر اساس اطلاعات به دست آمده دست به تصمیم گیری بزنند. در این جا سیستم مدیریت اطلاعات به کمک مدیران و کادر اجرایی می آید و بر اساس گزارشاتی که از داده های واقعی به دست آمده، اقدام به تصمیم گیری می کند.
• با سیستم مدیریت اطلاعات تنها توانایی اتخاذ تصمیمات بهتر نمی شود، بلکه عملکرد گردش کار نیز بهتر می شود. تمامی امور تنها به دست کادر اجرایی انجام نمی شود. حتی مدیران و شرکای پشت صحنه نیز با اطلاعات و گزارشات مورد نیازشان می توانند تصمیمات درست بگیرند و اقدامات لازم را انجام دهند. سیستم مدیریت اطلاعات با آسان نمودن و سرعت بخشیدن به گردش کار و تضمین امنیت اطلاعات در به اشتراک گذاردن آن در رده های مختلف مدیریت به تصمیم گیری کمک می کند.
• با سیستم مدیریت اطلاعات می توان کنترل سازمان و مدیریت منابع را در اختیار داشت.
• با استفاده از سیستم مدیریت اطلاعات می توانید آینده ی کسب و کار و سازمان را پیش بینی کنید. مدیران با گزارشاتی که بر اساس واقعیات موجود به طور منظم تهیه می شوند، پیش بینی هایی می توانند درباره ی شرایط آینده داشته باشند. بر اساس پیش بینی ها، مدیر می تواند سازمان را به سوی درآمدهای دلخواه هدایت کند.

مزیت های بسیاری را می توان برای سیستم مدیریت اطلاعات برشمرد. دستیابی به مزیت ها ممکن است در دراز مدت یا کوتاه مدت صورت بگیرد. نکته ی قابل توجه آن  است که سیستم مدیریت اطلاعات، مدیریت کسب و کار را با طرح های استراتژیکی و تصمیم گیری بهتر به شکل موثر تر و کارآمد تری انجام می دهد.

اهمیت و نقش رتبه های مختلف مدیریت

مدیران به داده و اطلاعات ارزشمند در اتخاذ تصمیمات درست درباره ی سازمان و تعیین نحوه ی عملکرد آن نیاز دارند. اما نیازها در هر سطحی با هم متفاوت اند. اطلاعات مورد نیاز مدیران هر سطحی با سطح دیگر تفاوت دارد. مدیر اولیه به اطلاعات شفاف، ارزشمند، عددی و داخلی نیاز دارد اما مدیر ارشد به اطلاعات خارجی که بیشتر به آینده مربوط است و خلاصه شده، نیاز دارد. پس بنابراین هر مدیری بایستی در زمینه ی جداگانه تصمیماتی را اتخاذ کند. سیستم مدیریت اطلاعات نقش مهمی را در هر گروه مدیریتی ایفا می کند. همچنین گاهی نیاز است این اطلاعات به شکل یکپارچه دربیاید و در خدمت کل سازمان باشد.

کارمند دفتری/مدیر اجرایی

سیستم مدیریت اطلاعات عملیات را در هر سطحی از کاربر(چه مدیر چه کارمند) مثل، فرآیندهای معاملاتی، کنترل مدیریت، کنترل امور و موارد این چنینی را انجام می دهد.

مدیر تازه کار

سیستم مدیریت اطلاعات، داده و اطلاعات مورد نیاز مدیر تازه کار را برای اتخاذ تصمیمات فراهم می کند. این سیستم همچنین در برنامه ریزی، زمان بندی و کنترل عملکردها در این سطح به مدیر یاری می رساند. جدا از این امکان، سیستم مدیریت اطلاعات در تحلیل تصمیمات در سطح عملیاتی که باید شرایط تحت کنترل قرار بگیرد نیز کمک شایانی به مدیر تازه کار خواهد کرد.

مدیر میانی

سیستم مدیریت اطلاعات با ارائه ی داده و اطلاعات مورد نیاز مدیر میانی را در برنامه ریزی های کوتاه مدت و تعیین اهداف مدیریت یاری می رساند.

مدیر ارشد

سیستم مدیریت اطلاعات، اطلاعاتی ارزشمند که منجر به دستیابی به اهداف تعیین شده سازمان می شود، برنامه ریزی استراتژی و برنامه های دیگر که مدیر ارشد به آن نیاز دارد را در اختیار این مدیر قرار می دهد.

مهم ترین ویژگی های سیستم مدیریت اطلاعات

با  وجود این که سیستم مدیریت اطلاعات، درگیر انقلاب فناوری شده است، اما ویژگی های اصلی آن تغییری نکرده است و به همان شکل قبلی وجود دارد. در ادامه به بررسی ویژگی های سیستم مدیریت اطلاعات می پردازیم:

مدیریت محور

تمرکز اصلی سیستم مدیریت اطلاعات تهیه ی اطلاعات مورد نیاز مدیریت است. این سیستم بر اساس نیازهای مدیران در هر سطحی طراحی شده است.

هدایت مدیر

از آن جایی که سیستم مدیریت اطلاعات برای پاسخ گویی به نیازهای مدیریت طراحی شده است، نقش بسیار اساسی در ایجاد و هدایت آن دارد. هدایت مدیر نقش اساسی در ایجاد و توسعه ی سیستم مدیریت اطلاعات دارد. سیستم مدیریت اطلاعات در رفع نیاز مدیران و کسب و کار بایستی با فناوری ترکیب بشوند. با سر بر آوردن هر نیاز مدیری، سیستم مدیریت اطلاعات بایستی روند جدیدی طراحی کند و از آن نیز به خوبی حفاظت کند.

یکپارچه سازی

سیستم مدیریت اطلاعات سیستم یکپارچه ای است که از ادغام تمامی عملکردها و فعالیت های مدیران شکل گرفته است. یکی از دلایل این که چرا سیستم مدیریت اطلاعات یک سیستم ادغامی و یکپارچه است، آن  است که، تصمیم گیری در هر نقطه ای از سازمان در حال انجام است و هیچ بخشی وجود ندارد که از تصمیم گیری به دور باشد. مدیران به اطلاعات برای تصمیم گیری، ریشه یابی موانع و تخصیص منابع برای پروژه های جدید نیاز دارند. سیستم های بسته از سیستم مدیریت اطلاعات کمک نمی گیرند زیرا باعث می شود معنی و مفهوم سیستم بسته از روی آن ها برداشته شود. مدیران برای تصمیم گیری موارد حساس و حیاتی به اطلاعات کامل و گزارشات کامل از این اطلاعات نیاز دارند. این نیاز را فقط می توان با سیستم یکپارچه برآورده کرد و سیستم های بسته به دلیل استراتژیشان نمی توانند از این سیستم کمک بگیرند. اگر با سیستم های بسته مجبورید کار کنید، باز هم نیاز دارید تا گزارشی شفاف از عملکردهای داخلی شرکت در دست داشته باشید.

گردش داده ی متداول

با سیستم یکپارچه ی سیستم مدیریت اطلاعات دیگر نیازی به نسخه برداری و انجام کارهای اضافی نخواهید داشت. سیستم مدیریت اطلاعات عملکردها را ساده می کند. با سیستم مدیریت اطلاعات، ذخیره سازی، انتشار و انجام فرآیند بر روی داده ها را به سادگی می توانید انجام دهید.

برنامه ریزی استراتژیکی

سیستم مدیریت اطلاعات در دوره ی کوتاهی می تواند برنامه استراتژیکی دقیقی را می تواند طراحی کند. سیستم مدیریت اطلاعات فقط برای رفع نیازهای کوتاه مدت طراحی نشده است. بلکه با آن می توانید برنامه های پنج الی ده ساله ی سازمان را نیز برنامه ریزی کنید. سیستم مدیریت اطلاعات فقط برای گردآوری اطلاعات مورد نیاز مدیران طراحی نشده است. سیستم مدیریت اطلاعات برای برنامه ریزی دقیق طراحی شده است. این طراحی دقیق شامل رفع نیازهای سازمان است. اطلاعات سیستم مدیریت اطلاعات نباید منسوخ شود و باید در دراز مدت نیز پاسخ گوی نیازها باشد.

تعصب به مرکزگرایی

در سیستم مدیریت اطلاعات به دلیل ورود اطلاعات، به روز رسانی و حذف آن از بخش های مختلف و وارد کردن اطلاعات درست به جای آن برای مدیران دشوار است. مرکزی ساختن انبار اطلاعات به شما این اطمینان را می دهد که داده ها به صورت یکپارچه برای دسترسی مدیران همان گونه که بود، باقی بماند. زمانی که داده ها مرکزی سازی می شوند و از یک منطقه شروع به به روز رسانی آن می کنید، باعث می شود مشکلاتی که در اثر اطلاعات نادرست به وجود آمده بودند، و حالا تصحیح شده اند، مشکلات آن هم رفع بشود و این اطلاعات درست برای تمامی افرادی که به آن دسترسی دارند به همان شکل در دسترس باشد.

فناوری اطلاعات و ارتباطات

رقابت به شدت در حال گسترش است و به همین دلیل است که در زمان کوتاه به اطلاعات درست نیاز است. مدیران برای اتخاذ تصمیمات درست در زمان مناسب نیاز به اطلاعات دقیق دارند. برای رسیدن به نقطه، می توان از فناوری اطلاعات کمک گرفت. علاوه بر این، در دنیای امروز سیستم مدیریت اطلاعات به فناوری اطلاعات نیاز دارد. برای آن که سیستم اطلاعاتی درست کار کند، سیستم مدیریت اطلاعات باید به روز رسانی شده باشد و از آخرین فناوری موجود استفاده کند.

هر کسب و کاری بدون توجه به زمینه ی فعالیتش با به کار گیری سیستم مدیریت اطلاعات می تواند مشکلات اساسی را با استفاده از داده های پیچیده و گزارشات حاصل از آن حل کند. همچنین با استفاده از آن می تواند امور را مورد مطالعه قرار دهد و آینده ی کسب و کار را نیز پیش بینی کند. بدون استفاده از سیستم مدیریت اطلاعات، سازمان این حجم از داده های روزانه را نمی تواند مدیریت کند. برای ماندن در صحنه ی رقابت بحران هایی درباره ی تصمیم گیری وجود دارد. با تمامی این مزایای که درباره ی سیستم مدیریت اطلاعات برشمردیم، این سیستم محدودیت هایی نیز دارد.

محدودیت های سیستم مدیریت اطلاعات چیست؟

اگر سیستم مدیریت اطلاعات به درستی طراحی شده باشد، به خوبی اجرا خواهد شد. اگر این سیستم به درستی طراحی نشود، نمی تواند پاسخ گوی اهدافی که برای آن طراحی شده است، باشد. سیستم مدیریت اطلاعات برای رفع نیاز مدیران طراحی شده است. اگر این سیستم به درستی طراحی نشود کارآیی لازم را برای سازمان نخواهد داشت.

• سیستم مدیریت اطلاعات برای افراد باتجربه طراحی شده است و فقط این افراد می توانند استفاده ی لازم را از آن ببرند. اگر کاربری تجربه ی کمی داشته باشد به خوبی نمی تواند از تمامی مزایای سیستم مدیریت اطلاعات استفاده کند.
• سیستم مدیریت اطلاعات بدون داده ها هیچ است. همچنین اطلاعاتی که در اختیار آن قرار می گیرد به طور مرتب باید به روز رسانی شود. داده همانند سوخت سیستم مدیریت اطلاعات است. اگر داده و اطلاعاتی منسوخ یا کهنه شود، گزارشاتی که بر مبنای آن تهیه می شود باعث اتخاذ تصمیمات اشتباه می شود.

تا چه اندازه سیستم مدیریت اطلاعات برای مدیران و کسب و کارها اهمیت دارد؟

آیا بدون سیستم مدیریت اطلاعات می توان کاری از پیش برد؟

پاسخ منفی است. مدیران برای اتخاذ تصمیمات درست و افزایش کیفیت عملکردها بدون کمک سیستم مدیریت اطلاعات نمی توانند کاری از پیش ببرند. در میدان رقابت امروز، عملا بدون وجود سیستم مدیریت اطلاعات هیچ کاری نمی توانند از پیش ببرند. مسئله فقط اتخاذ تصمیمات نیست بلکه بدون سیستم مدیریت اطلاعات فرآیندها و گردش کار دچار آسیب خواهد شد. فضای کسب و کار به سرعت در حال توسعه است و هر داده و اطلاعاتی برای مقابله با چالش ها و میدان رقابتی باید به در دسترس باشد. قبل از هر تصمیمی، مدیران بایستی چندین سوال از خودشان بپرسند.

پاسخ گویی به این سوالات بدون دسترسی به سیستم مدیریت اطلاعات بسیار دشوار خواهد بود. نبود سیستم مدیریت اطلاعات فقط موجب از بین رفتن ارتباطات و اتخاذ تصمیمات نمی شود، بلکه موجب ایجاد موانعی بر سر راه گردش کار نیز می شود. اتخاذ تصمیمات همان اندازه که برای مدیر تازه کار اهمیت دارد به همان میزان برای مدیر ارشد نیز اهمیت دارد. تصور کنید روزانه حجم وسیعی از اطلاعات درباره ی کسب و کار و سازمان به وجود بیاید. چه اتفاقی خواهد افتاد اگر مدیران نتوانند گزارشات ارزشمندی از این داده ها در اختیار داشته باشند؟ مدیران نمی توانند بر روی داده ها خام عملیاتی انجام دهند. تنها زمانی می توانند اقدامی انجام دهند یا تصمیمی اتخاذ کنند که گزارشاتی دقیق و ارزشمند از نتایج این داده ها به دستشان برسد. خلاصه ی گزارشات از روندهای موجود اطلاعاتی به دست می دهد و تغییراتی که به تازگی اعمال شده است را در بازه ی زمانی کوتاه در اختیار مدیران قرار می دهد. مدیران با این اطلاعات سودمند می توانند اقدامات لازم را انجام دهند و هم می توانند آینده ی سازمان را نیز پیش بینی کنند. تصمیمات درباره ی عملکرد فرآیندهای کوتاه مدت نیز بر اساس همین گزارشات اتخاذ می شود. مدیران ممکن است زمینه ی توسعه را به صورت هفتگی تعیین کنند و بر اساس اطلاعات فروش موارد مصرفی را نیز تغییر دهند. سیستم مدیریت اطلاعات تحلیل، مدیریت و اتخاذ تصمیمات را آسان تر کرده است و به همین دلیل است که برای پشتیبانی از مدیران ضروری است.

انواع گزارش های تهیه شده با سیستم مدیریت اطلاعات

در ادامه انواع گزارش هایی که سیستم مدیریت اطلاعات تولید می کند را بررسی می کنیم:

گزارش خلاصه شده

همان طور که از نامش پیداست، داده ها را خلاصه می کند و آن را در قالب یکپارچه ارائه می کند. از دسته بندی های مختلف مثل دوره های حسابداری و دسته بندی محصولات این داده ها گرفته می شود. در قالبی گردآوری می شود تا مدیران بتوانند آن را مورد بازبینی قرار دهند و به آسانی بتوانند آن را تحلیل کنند. اغلب گزارش های خلاصه شده شامل گزارش های فروش، فهرست موجودی و مانند آن است. فهرست موجودی گزارشی از موجودی داخل انبار است که شامل اطلاعاتی مثل ارزش کل موجودی و خریدهای اخیر است. گزارش خلاصه شده ی فروش اطلاعاتی در زمینه ی فروش محصولات در نقاط مختلف جغرافیایی و نوع دسته بندی محصول را شامل می شود.

گزارش های متداول

گزارش های متداول باعث مشخص شدن امور داخلی برای مدیران می شود. به طور مثال، اگر بخواهید فروش محصولی در امریکا را با فروش همان محصول در آسیا مقایسه کنید یا بخواهید عملکرد واحدی خاص از مجموعه را بررسی کنید و میزان محصول تولیدی را در بازه ی زمانی خاص مشخص کنید از گزارش های متداول می توانید استفاده کنید. همچنین می توانید از گزارش های متداول در تحلیل امور استفاده کنید. در بخش هایی که نیاز به تغییرات است، تغییراتی اعمال کنید. به طور مثال، اگر فروش محصولی در چین کاهش داشته است، مدیریت بایستی استراتژی یا طرح دیگری برای بالا بردن فروش آن محصول در چین پیاده سازی کند یا حتی اگر نیاز باشد محصول جدیدی تولید کند. اگر رویه ها را مورد بررسی قرار دهید، آن هایی که در دوره ی زمانی خاصی دچار مشکل شده اند را می توانید مشخص کنید. شاید نیاز باشد تا مدیریت استراتژی جایگزینی برای بالا بردن میزان فروش در پیش بگیرد یا دیگر به عرضه ی آن محصول خاص خاتمه دهد. با کمک گزارش های متداول برندی می تواند همچنان در میدان رقابت باقی بماند و با درک نیازهای بازار استراتژی مناسبی پیاده سازی کند.

گزارش های استثنایی

همان طور که از نامش پیداست، بر پایه ی داده هایی است که به طور معمول طبقه بندی نمی شوند. تمرکز گزارش های استثنایی بر روی داده های غیرمعمول است و به صورت جداگانه به اطلاع مدیران می رسد تا توجه فوری به آن شود. مدیران قبل از بررسی تمامی گزارشات در درجه ی اول به بررسی گزارشات استثنایی می پردازند تا موارد غیرعادی را بشناسند. به طور مثال، این گزارشات استثنایی می تواند درباره ی موجودی کم انبار باشد. مدیر بخش انبار با این گزارش متوجه می شود که چه اقلامی در حال تمام شدن است و پس از آن باید حتما سفارش خرید بدهد. گزارشات استثنایی می تواند در بخش منابع انسانی و بخش مالی هم به وجود بیاید.

گزارشات بر اساس تقاضا

گزارشات بر اساس تقاضا، گزارشاتی هستند که برای موقعیت خاص یا بر اساس خواسته ی مدیر تهیه می شود. گزارشات این چنینی در قالب های گزارش شخصی سازی شده یا به صورت خلاصه یا گزارش متداول ارائه می شود. به طور مثال، مدیری می خواهد بداند در فصل تعطیلات چه محصولی بیشتر مورد استقبال مشتری قرار گرفته است. یا شاید آماری از استقبال محصولی خاص در انگلستان و استرالیا بخواهد. مدیر بخش بازاریابی با استفاده از این گزارشات می تواند مشخص کند چه محصولاتی نیاز به تبلیغات بیشتر دارند. با چه استراتژی می تواند فروش محصولی را بیشتر کند.

به کارگیری سیستم مدیریت اطلاعات در کسب و کار کوچک

حتی کسب و کارهای کوچک نیز با استفاده از سیستم مدیریت اطلاعات نیز می توانند به سود برسند. اگر مطب پزشکی یا خرده فروش کوچکی از سیستم مدیریت اطلاعات استفاده کنند، با این سیستم می توانند برنامه ای برای منابع خود داشته باشند. اگر کسب و کارهای کوچک نرم افزار سیستم مدیریت اطلاعات را نصب کنند، این سیستم می تواند عملکردهای سازمان را ثبت و هدایت کند و همچنین با استفاده از این اطلاعات بهتر می توانند از نیروی انسانی و منابع مالی خود استفاده کنند. میدان رقابت برای کسب و کارهای کوچک نیز وجود دارد. ماندن آن ها در این میدان رقابت مستلزم برنامه ریزی حساب شده و کنترل مدیریت است. مزایای استفاده از سیستم مدیریت اطلاعات برای کسب و کارهای کوچک به ترتیب آورده شده است:

با گزارش های سیستم مدیریت اطلاعات که با آن بهتر می توان از نیروی انسانی و منابع مالی کمک گرفت، فرآیندهای داخلی را بر این اساس مشخص کرد. شکل دهی به فرآیندها باعث افزایش کیفیت مدیریت تولید و عملکرد بهتر سرمایه ی انسانی می شود.

کسب و کارهای کوچک نیز برای ماندن در صحنه ی رقابت به اطلاعات خاص نیاز دارند. با بهره گیری از سیستم مدیریت اطلاعات می توان این هدف را برای کسب و کار کوچک نیز عملی کرد.

• کنترل بهتر پرسنل و عملیات
• افزایش کیفیت دفتر مدیریت و کاهش هزینه های عملیاتی
• پیش بینی اتفاقات آینده و انجام قداماتی برای جلوگیری از وقوع آن

سیستم مدیریت اطلاعات هزینه های اضافی برای کسب و کارهای کوچک در پی ندارد. با سیستم مدیریت اطلاعات می توانید مشکلات را پیدا کنید و با رفع آن نتایج بهتری را جایگزین آن کنید. به طور مثال، اگر پزشکی از سیستم مدیریت اطلاعات استفاده کند، به اطلاعات شخصی بیمار، بیمه و صورت حساب های او به آسانی دسترسی خواهد داشت. خرده فروش نیز با استفاده از سیستم مدیریت اطلاعات، جزئیات موجودی های انبار و مدیریت آن ها را بهتر در دست خواهد داشت. علاوه براین، هزینه ای نیز بابت نگه داری سیستم مدیریت اطلاعات پرداخت نخواهد کرد. تنها هزینه بابت خرید نرم افزار سیستم مدیریت اطلاعات خواهد بود. در بعضی موارد نیز سیستم مدیریت اطلاعات فواصل عملیاتی را پر می کند و باعث کاهش هزینه های عملیاتی می شود.

موانع پیاده سازی سیستم مدیریت اطلاعات

با این حال که راه اندازی سیستم مدیریت اطلاعات برای مدیران و کل مجموعه بسیار کاربردی است، ممکن است برخی از کارمندان مخالف راه اندازی آن باشند. موانع به طور کلی در بیشتر سیستم های فناوری اطلاعات یکسان است. سیستم مدیریت اطلاعات موارد مختلفی را در داخل سازمان تغییر می دهد. این تغییرات شامل جا اندازی فرهنگ سازمانی تا ساختار نیرومند و یا مهارت های مورد نیاز کاری است. مشکلات به دلیل پساده سازی سیستم مدیریت اطلاعات ممکن است بیشتر شود. در هنگام پیاده سازی سیستم مدیریت اطلاعات نیازهای مدیر ارشد به دقت باید در نظر گرفته شود. بعضی از عواملی که ممکن است در پیاده سازی سیستم مدیریت اطلاعات موانعی ایجاد کند، در ادامه بررسی شده است:

• میزان تغییراتی که با پیاده سازی سیستم مدیریت اطلاعات به وجود می آورد تقریبا زیاد است. تغییرات اساسی که ممکن است در هر سازمانی و برای هر کارمندی به وجود بیاید ممکن است باعث مقاومت پیاده سازی سیستم مدیریت اطلاعات شود. انتظار تمامی این موارد را در زمان طراحی و پیاده سازی آن باید داشته باشید. جدا از طراحی سیستم مدیریت اطلاعات، برخی از فرآیندهای کسب و کار بایستی دوباره مورد مهندسی قرار بگیرند. سیستم مدیریت اطلاعات به جایگزین هایی برای آن که فرآیندهای کسب و کار پیش برود، نیاز دارد. با این موارد می توانید عملیات گردش گردش کار را به خوبی به جلو ببرید. نقش مدیریت نیز در آمادگی سایر کارمندان بسیار مهم است. زیرا اگر از قبل مدیر بتواند کارمندان را آماده کند، کارمندان راحت تر می توانند با تغییرات کنار بیایند.
• عدم پشتیبانی از گروه آی تی می تواند یکی از موانع پیاده سازی سیستم مدیریت اطلاعات باشد. در بعضی از سازمان هایی  که فرهنگ فناوری اطلاعات در آن ها به درستی جانیفتاده است، در پیاده سازی سیستم مدیریت اطلاعات مقاومتی نیز از سوی کارکنان نیز به وجود بیاید. در چنین فضایی که کارمندان آموزش های لازم را برای استفاده از داده ها ندیده اند، پیاده سازی سیستم مدیریت اطلاعات دشوار خواهد بود. علاوه بر این، جدا از پیاده سازی سیستم مدیریت اطلاعات باید بتوانید فضایی برای پشتیبانی از این فناوری به وجود آورید.
• به همان میزانی که کارمندان خود را در پیاده سازی سیستم مدیریت اطلاعات دخالت می دهید، به همان میزان مقاومت آن ها در برابر پذیرش این سیستم کاهش می یابد. بهترین اقدامی که می توانید صورت دهید شرکت دادن کارمندان در ایجاد و راه اندازی سیستم مدیریت اطلاعات است. هر چقدر کمک کمتری از کارمندان برای راه اندازی سیستم مدیریت اطلاعات بگیرید، مقاومت آن ها در پذیرش بیشتر می شود. اگر بدون این که خبری از راه اندازی سیستم مدیریت اطلاعات بدهید باعث می شوید مقاومت کارمندان افزایش یابد.
• سیستم مدیریت اطلاعات به طور کامل سیستم ارتباطات غیررسمی را تحت تاثیر قرار نمی دهد زیرا باعث می شود کارمندان تصور کنند در حال از دست دادن کنترل  و اختیارات هستند و تمامی این ها باعث مقاومت بیشتر می شود.

دلایل دیگری برای مقاومت در برابر پیاده سازی سیستم مدیریت اطلاعات وجود دارد. سیستم مدیریت اطلاعات برای اتخاذ تصمیمات طراحی، ساخته و پرداخته شده است. برخی قسمت های این سیستم نیازمند تغییرات و بهتر شدن است. برای به کارگیری سیستم مدیریت اطلاعات باید کارمندان را آموزش دهید. اما قبل از این اقدام مدیران بایستی با برشمردن مزایای سیستم مدیریت اطلاعات و توضیحاتی درباره ی این که این سیستم چگونه منجر به رشد و افزایش تولید می شود، کارمندان را قانع کنند.

برای کسب اطلاعات بیشتر به وب سایت بیزنس سافت ور مراجعه نمائید.

منبع: وب سایت نوتزمتیک