ارسال نامه در تمامی اتوماسیون های اداری بخش حائز اهمیتی است که در این مقاله به توضیح نامه های داخلی یا درون سازمانی می پردازیم.
برای ایجاد و ارسال نامه در سیستم اتوماسیون اداری دایا باید از قسمت منو گزینه اتوماسیون را انتخاب کنید و از زیر منوهای باز شده روی گزینه کلیه نامه ها کلیک کنید.
مطابق تصویر بالا در صفحه باز شده روی دکمه نامه جدید کلیلک کنید و از منو نوع نامه داخلی را انتخاب کنید.
پس از ورود به این قسمت جزئیات نامه ارسالی و قسمت های مختلف مانند گیرنده، موضوع، رونوشت و غیره را تعیین می کنید. فیلدهایی که در این اتوماسیون اداری برای نامه های داخلی در نظر گرفته شده است شامل موضوع، فرستنده، اندیکاتور، گیرندگان و رونوشت است که توسط قرستنده پیام بصورت دقیق پر می شود.
توجه داشته باشید که متن اصلی نامه در باکس پایین نوشته میشود که محیط نرم افزاری مشابه وورد برای ادیت و استایل دهی دلخواه به متن نامه را ارایه می کند .
گیرندگان نامه از بین اشخاصی که در قسمت اطلاعات پایه تعریف شده اند و در داخل مجموعه فعالیت دارند انتخاب می شود.
اندیکاتور از بین اندیکاتورهای تعریف شده سازمان انتخاب میشود دقت کنید که برای ایجاد اندیکاتور در منو اتوماسیون -> اطلاعات پایه -> شماره گذاری اسناد را انتخاب کرده و با استفاده از گزینه جدید اندیکاتورها را برای نرم افزار اتوماسیون اداری خود ثبت می کنید.
اگر می خواهید فایلی را ضمیمه نامه کنید در تب پیوست ها با دکمه انتخاب فایل، فایل مورد نظر را از دستگاه خود در نرم افزار آپلود کنید.
اگر نامه ایجاد شده مرتبط به نامه ی دیگری است از تب نامه مرتبط می توانید نامه ی دیگری را به این نامه مرتبط کنید که ارجا یا پیرو نامه فعلی باشد.
مطابق تصویر بالا دکمه ایجاد نامه مرتبط شرایط ارتباط نامه به نامه های دیگر را بوجود می آورد.
پس از تکمیل محتویات نامه از دکمه ارسال برای فرستادن نامه استفاده می کنیم. اگر از فرستادن نامه منصرف شده اید می توانید گزینه صرف نظر را انتخاب کنید و اگر نامه تکمیل نشده و در زمان دیگری می خواهید آن را کامل کنید گزینه پیش نویس را بزنید تا در قسمت پیش نویس های اتوماسیون شما ذخیره شود.