ام آی اس (MIS) یا سیستم مدیریت اطلاعات

ام آی اس (MIS) یا سیستم اتوماسیون اداری یعنی استفاده از تکنولوژی، افراد، ثبت و ذخیره داده ها برای تولید اطلاعات است که به مدیران برای اخذ تصمیم در امور روزانه کمک می کند.

ام آی اس (MIS) کوتاه شده ی عبارت سیستم مدیریت اطلاعات است. ام آی اس(MIS)مجموعه ای از سیستم ها، سخت افزار، فرآیندها و افرادی است که همگی با هم در ارتباط اند و با هم به تولید اطلاعاتی می پردازند که برای سازمان مفید و کاربردی است.

دلایل راه اندازی سیستم ام آی اس (MIS)

تصمیم گیرندگان در سازمان نیاز به اطلاعات برای اتخاذ تصمیم های موثر دارند. با به کارگیری سیستم مدیریت اطلاعات می توان این تصمیمات را اتخاذ کرد.

ام آی اس (MIS)ارتباطات داخل و خارج سازمان را آسان می کند. پرسنل داخل سازمان با دسترسی آسان به اطلاعات مورد نیاز، توانایی انجام عملیات روزانه را خوهند داشت. خدماتی مثل پیامک و ایمیل ارتباط با مشتریان و تامین کنندگان را با سیستم ام آی اس (MIS)آسان می سازد.

• نگه داری سوابق: سیستم مدیریت اطلاعات تمامی معاملات سازمان را ثبت می کند و برای معاملات یک نقطه ی مرجعی ارائه می دهد.

اجزای ام اس آی (MIS)

اجزای اصلی یک سیستم مدیریت اطلاعات معمولی شامل موارد زیر است:

• افراد: کسانی که از سیستم اطلاعات استفاده می کنند.
• داده: داده هایی که سیستم اطلاعات ثبت می کند.
• امور اداری: اموری که اطلاعات را ثبت، ذخیره و تحلیل می کند.
• سخت افزار: شامل سرورها، ایستگاه کار، تجهیزات نت ورک، چاپ گرها و....
• نرم افزار: برنامه هایی که با آن اطلاعات را می توان تحلیل کرد. این برنامه ها شامل برنامه های صفحه گسترده، نرم افزار پایگاه داده و ... است.

   

انواع سیستم اطلاعات

نوعی از سیستم اطلاعات که کاربر با آن سروکار دارد به جایگاه او در اداره بستگی دارد.

سیستم های فرآیند معاملات(TPS)

از این سیستم اطلاعاتی برای ثبت معاملات روزانه در کسب و کار استفاده می شود. مثال بارز آن سیستم فرآیند معاملات(POS) است. سیستم پوز برای ثبت فروش روزانه به کار می رود.

سیستم مدیریت اطلاعات

از سیستم مدیریت اطلاعات برای اتخاذ تصمیم های نیمه ساختار یافته برای هدایت مدیران استفاده می شود. خروجی سیستم فرآیند معاملات، ورودی سیستم مدیریت اطلاعات است.

سیستم تصمیم یار(DSS)

مدیران عالی رتبه از سیستم های تصمیم یار نیمه ساختار یافته استفاده می کنند. خروجی سیستم مدیریت اطلاعات به عنوان ورودی سیستم تصمیم یار به کار می رود. سیستم تصمیم یار ورودی های مورد نیازش را از منابع بیرونی مثل بازارهای اخیر و رقبا می گیرد.

تفاوت سیستم اطلاعات دستی با سیستم اطلاعات کامپیوتری

داده ها عضو اصلی در موجودیت هر کسب و کاری هستند. هر کسی در هر سازمانی برای اتخاذ تصمیمی به اطلاعات نیاز دارد. هر سیستم اطلاعاتی، راه و روشی برای ثبت، ذخیره و بازیابی داده ها و اطلاعات دارد.

در این بخش، نگاهی به سیستم اطلاعات دستی و سیستم اطلاعات کامپیوتری می اندازیم.

سیستم اطلاعات دستی

سیستم اطلاعات دستی از هیچ نوع ابزار کامپیوتری استفاده نمی کند. ثبت، ذخیره سازی و بازیابی اطلاعات همگی از طریق افرادی که مسئول سیستم اطلاعات هستند به صوت دستی تمامی این امور را انجام می دهند.

در ادامه اجزای سیستم اطلاعات دستی را مشاهده می کنید:

• افراد: افراد گیرنده های سیستم اطلاعات هستند.
• امور اداری: با امور اداری قاعده و قانون فرآیند جمع آوری داده، ذخیره سازی آن، تحلیل و تولید اطلاعات انجام می شود.
• داده: بر اساس معاملات روزانه داده ها ثبت می شوند.
• سیستم بایگانی: روشی سازمان دهی شده برای ذخیره ی اطلاعات
• گزارشات: گزارشات بعد از تحلیل داده ها از بایگانی وگردآوری آن تولید می شود.

مزایا

• هزینه مناسب: سیستم اطلاعات دستی نسبت به سیستم اطلاعات کامپیوتری ارزان تر است زیرا نیازی به خریداری تجهیزات گران قیمت مثل سرورها، ایستگاه کار و چاپ گرها نیست.
• انعطاف پذیری: سیستم اطلاعات دستی به سادگی قابل پیاده سازی و فورا قابل .اجراست

معایب

• اتلاف زمان: تمامی داده ها قبل از ذخیره سازی و بایگانی باید اعتبار سنجی شوند. به دلیل دستی بودن تمامی این امور زمان زیادی باید صرف شود. همچنین میزان چشمگیری از زمان باید صرف بازیابی داده ها از بایگانی شود.
• احتمال افزایش خطا: صحت و سقم داده ها هنگامی که با نیروی انسانی سنجیده شود، احتمال خطا افزایش می یابد اما وقتی که اعتبار سنجی داده ها به صورت کامپیوتری انجام شود احتمال خطا به طرز چشمگیری کاهش می یابد.
• عدم امنیت: در روش سیستم اطلاعات دستی، تنها می توان دسترسی به اتاق بایگانی را برای کارکنان محدود کرد که امنیت زیادی را تامین نمی کند. تجربه ثابت کرده است که افراد مسئول دسترسی آسانی به اتاق بایگانی دارند.
• نسخه برداری از داده ها: بخش های بسیاری در سازمان نیاز به دسترسی به داده ها دارند. در سیستم اطلاعات دستی برای دسترسی آسان به داده ها نیاز به گرفتن کپی دارند. مشکل اصلی وقتی است که اطلاعات نیاز به به روز رسانی داشته باشند.
• ناهماهنگی اطلاعات: هنگام نسخه برداری از اطلاعات ممکن است، از نسخه های به روز رسانی شده کپی گرفته نشود، همین باعث بروز مشکلات و ناهمخوانی اطلاعات می گردد.
• کمبود پشتیبان گیری: اگر فایلی گم بشود یا یا به نحوی مورد سو استفاده قرار بگیرد، احتمال درصد بازیابی داده ها صفر می شود.

سیستم اطلاعات کامپیوتری

سیستم اطلاعات کامپیوتری برای برطرف کردن نواقص سیستم اطلاعات دستی پدید آمد. تفاوت اصلی که می توان میان سیستم اطلاعات دستی و سیستم اطلاعات کامپیوتری قائل شد، این است که سیستم اطلاعات کامپیوتری با استفاده از نرم افزار و سخت افزار به ثبت، ذخیره سازی، تحلیل و بازیابی اطلاعات می پردازد.

مزایا

• دست یابی سریع به داده ها و بازیابی سریع اطلاعات- این سرعت عمل اصلی ترین ویژگی سیستم اطلاعات کامپیوتری است. دست یابی سریع به داده ها و بازیابی سریع اطلاعات باعث بهتر شدن در ارائه ی خدمات به مشتری می شود.
• بهتر شدن صحت داده ها- اعتبار سنجی داده ها در سیستم اطلاعات کامپیوتری بسیار آسان تر از اعتبار سنجی آن در سیستم اطلاعات دستی است.
• بهتر شدن امنیت- علاوه بر محدود سازی دسترسی به سرور پایگاه داده، سیستم اطلاعات کامپیوتری می تواند بقیه ی امور مثل تایید کاربران، سیستم های تایید بیومتریک و مانند آن را برای کنترل امنیت پیاده سازی کند.
• کاهش نسخه برداری از داده ها- سیستم های پایگاه داده برای کاهش نسخه برداری از داده ها طراحی شده اند. به این ترتیب چنانچه، داده ای به روز رسانی شود، در بخش های دیگر به طور خودکار آن داده ها به روز رسانی خواهند شد.
• بهتر شدن سیستم های پشتیبانی- با فناوری مدرن روز نسخه های پشتیبان در فضای مجازی ذخیره می شوند که بازیابی آن ها به راحتی انجام می گیرد. همچنین حتی اگر مشکلی برای نرم افزار یا سخت افزار نیز به وجود بیاید، با این فناوری دسترسی به داده ها از بین نمی رود.
• دسترسی آسان به اطلاعات- قسمت های اجرایی در هر کسب و کاری نیاز به تحرک دارند. آن ها همچنین برای اتخاذ تصمیمات به اطلاعات نیاز دارند. فناوری هایی مثل موبایل و وب سایت ها امکان دسترسی به داده ها را در هر نقطه از جهان ممکن می سازند.

معایب

• بالا بودن هزینه ی نصب و راه اندازی- هر اداره و سازمانی می بایست سخت افزار و نرم افزار مورد نیاز سازمانش برای اداره ی سیستم اطلاعات بخرد. به علاوه، زمانی نیز باید صرف وارد کردن اطلاعات به سیستم کامپیوتری شود. همچنین هزینه ای نیز باید بابت آموزش کارکنان برای استفاده از سیستم اطلاعات کامپیوتری نیزصرف شود.
• وابستگی بسیار به وجود فناوری- اگر سخت افزار یا نرم افزار دچار آسیب شود، امور انجامی، متوقف خواهد شد. همچنین دسترسی به اطلاعات تا زمان رفع آسیب از نرم افزار و سخت افزار ممکن نخواهد شد.
• افزایش خطر کلاهبرداری- اگر در امور داخلی کنترل درستی وجود نداشته باشد، ممکن است فاکتورهای خرید و فروش تقلبی به گردش بیافتند.

چکیده

ام آی اس (MIS)کوتاه شده ی سیستم مدیریت اطلاعات است. مجموعه ای از افراد، امور، داده ها، و فناوری اطلاعات است که به مدیران در اخذ تصمیمات یاری می رساند.

سیستم اطلاعات کامپیوتری نسبت به سیستم اطلاعات دستی کارآیی بهتری دارد. اما سیستم اطلاعات دستی ارزان تر از سیستم اطلاعات کامپیوتری است.

از سیستم های فرآیندهای معاملات(TPS) برای ثبت روزانه ی معاملات کسب و کار استفاده می شود. با این سیستم پرسنل و مدیران می توانند تصمیم هایی ساختار یافته اتخاذ کنند.

مدیران میانی می توانند با استفاده از سیستم مدیریت اطلاعات، تصمیمات نیمه ساختار یافته اتخاذ کنند.

مدیران عالی رتبه با استفاده از سیستم تصمیم یار تصمیمات ساختار نیافته اتخاذ می کنند.

برای کسب اطلاعات بیشتر به وب سایت بیزنس سافت ور مراجعه نمائید.

منبع: وب سایت گورو ناینتی ناین