5مورد از ملزومات سیستم اتوماسیون اداری

فناوری تأثیری جدی بر کار روزانه اداری داشته است. ایمیل ها یادداشت ها را جایگزین کرده اند، درایوهای به اشتراک گذاشته شده با کابینت های ضبط شده انجام داده اند، و بیومتریک بر روی علامت گذاری زمان بندی کارکنان انجام شده است. بسیاری از کسب و کارها فکر می کنند که به راحتی بدون کاغذ به سیستم نرم افزار اتوماسیون اداری دسترسی پیدا کرده اند. اما اتوماسیون اداری کاملا متفاوت است.

اتوماسیون اداری به این معنی نیست که میتوانید دفتر خود را خودکار کنید بلکه به این معنی است که میتوانید جریان داده ها را خودکار کنید.

برخی از بزرگترین مزایای استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری عبارتند از:

کاهش تلاش دستی برای تکمیل وظایف روزمزه

برطرف کردن اشتباهات دستی

کاهش زمان پردازش موارد

درک عملکرد فرآیندها

به دست آوردن دیدگاه فرایند و شناسایی تنگناهای احتمالی

اتخاذ تصمیمات صحیح تجاری براساس داده ها

اتوماسیون اداری کارآیی خود را به جریان های کاری شما افزوده است، اما شما باید از ایمیل ها و فرم های دیجیتال اطمینان حاصل کنید تا واقعا آن را بپذیرید.

اگر شما به دنبال یک راه حل اتوماسیون اداری هستید که می تواند جریان های شرکت شما را به سطح بالایی برساند، باید پنج مورد زیر را دارا باشد.

پنج مورد از ملزومات سیستم اتوماسیون اداری

1. طراحی آسان گردش کار

نرم افزار اتوماسیون در ادارات امروزی باید به نحوی طراحی شود که انجام امور را برای کاربر نهایی ساده کند. در یک گردش کاری ویژگی های مختلفی برای طراحی فرایندها به صورت یکپارچه در نظر گرفته می شوند تا درک گردش کارها در سازمان برای هر کسی که از آن استفاده می کند ساده باشد.عملکرد نرم افزار اتوماسیون اداری به این صورت است که نیازهای سازمان را با توجه به فرایندهای مهم آن ، با ساده کردن تبادل اطلاعات میان اعضای تیم و بدون پیچیده کردن جریان های کاری برآورده می سازد.

2.سازگاری با موبایل

دسترسی به اطلاعات از طریق موبایل موضوعی است که در سالهای اخیر اهمیت زیادی پیدا کرده است.  دفتر شما موبایل شماست و تمام ابزارهای شما نیز باید باشد. اگر کارکنانی خارج از سازمان دارید و یا می خواهید در حین سفر هم به اطلاعات مهم شرکت دسترسی داشته باشید، از یک نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده کنید که در موبایل نیز قابل مشاهده باشد. امنیت اطلاعات نیز باید تامین شود تا نگرانی در مورد سو استفاده از اطلاعات وجود داشته باشد. در این صورت می توانید بدون ضرر رساندن به فعالیت های شرکت و با سرعت بیشتری فرآیندها را پیگیری نمایید. خوشبختانه بیشتر نرم افزارهای اتوماسیون اداری امروزی این قابلیت را در خود دارند.

3.ادغام با نرم افزارهای دیگر

نرم افزار اتوماسیون اداری تنها کار شما نیست. شما پایگاه داده داخلی خود، CRM، یک ابزار اتوماسیون بازاریابی و نرم افزار مالی خود را دارید. باید یک نرم افزار اتوماسیون اداری را انتخاب کنید که امکان ادغام با سایر نرم افزارها را داشته باشد. به خاطر داشته باشید که هدف از به کار بردن سیستم اتوماسیون اداری ساده سازی امور است نه پیچیده کردن آن ها.

4.گزارش ها و تجزیه و تحلیل

شما چگونه مطلع میشوید که اتوماسیون اداری شما نتیجه بخش است؟ شما نمیتوانید عملکرد پردازش را با توجه به اینکه تیم شما چقدر شاد است، ارزیابی کنید. داده ها ابزار اصلی تصمیم گیری هستند؛ بنابراین شما باید داده های جدید را با اطلاعاتی قبلی سازمان از نظر سرعت و کیفیت نتیجه نهایی مقایسه کنید. البته استفاده از سایر ابزارهای اندازه گیری برای سنجش داده های یک گردش کاری در سازمان ضرورتی ندارد؛ چرا که بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری در حال حاضر دارای قابلیت تجزیه و تحلیل و گزارش دهی داخلی هستند.

5.گزینه های کنترل دسترسی

درست مثل محدود کردن ورود به محل دفتر شما، امتیازات دسترسی برای تمام جریانهای کسب و کار باید تنظیم کنید.امکان دسترسی اعضای تیم به اطلاعات گردش کار یک سازمان اهمیت زیادی دارد. یک از ویژگی های اساسی نرم افزار اتوماسیون اداری امکان محدود کردن دسترسی اعضا به اطلاعات محرمانه است. یک سیستم اتوماسیون اداری مناسب، این نیاز احساس را درک می کند و کنترل دسترسی را به عنوان بخشی از ویژگی های یکپارچه به دست می دهد. پس برای انتخاب یک نرم افزار اتوماسیون اداری برای کسب و کار خود، این قابلیت را در نظر بگیرید.