مزایای اتوماسیون اداری -چهارشنبه, 8 خرداد 1398 مهمترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمانها مربوط به لزوم سرعت، دقت و صحت درکار آنها است. و به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است که این امر احتیاج به گسترش مجاری ارتباطات با سرعت بیشتر است. و اتوماسیون اداری موجب می گردد که مجاری ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به سهولت دراختیار مدیران قرار گیرد.
در این مقاله قصد داریم اجزایی که تقریبا همه نرم افزارهای اتوماسیون اداری باید دارا باشند را نام برده و توضیح دهیم تا مدیران سازمان یا شرکتهایی که نیاز به اتوماسیون اداری دارند بتوانند با دیدی بازتر نرم افزار مورد نظر را انتخاب کنند.
مدیریت فرآیند کسب و کار شامل متدها، تکنیکها و ابزاری است که برای پشتیبانی از طراحی، اجرا، مدیریت و آنالیز فرآیندهای عملیاتی کسب و کار بکار میرود. مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا BPM همچنین می تواند به تلاش های مختلف اتوماسیون اداری، از جمله سیستم های گردش کار، زبان های فرایند کسب و کار (XML )و سیستم های بسته بندی (ERP ) اشاره کند. در این مورد مدیریت موتورهای گردش کار برای کنترل جریان های فرآیند است که به طور خودکار فرایندهای اندازه گیری و آموزش و سازماندهی مدیران تأیید میشود تا بتوانند به طور موثر مدیریت شوند.
فناوری تأثیری جدی بر کار روزانه اداری داشته است. ایمیل ها یادداشت ها را جایگزین کرده اند، درایوهای به اشتراک گذاشته شده با کابینت های ضبط شده انجام داده اند، و بیومتریک بر روی علامت گذاری زمان بندی کارکنان انجام شده است. بسیاری از کسب و کارها فکر می کنند که به راحتی بدون کاغذ به سیستم نرم افزار اتوماسیون اداری دسترسی پیدا کرده اند. اما اتوماسیون اداری کاملا متفاوت است.
نرم افزار اتوماسیون اداری دایا کاملا تحت وب بوده و نیاز به هیچ فایلی برای نصب بر روی کامپیوتر شخصی ندارد(نرم افزار بصورت وب بیس و به دو شکل ارایه می شود، می توان آن را بصورت کلود و در بستر اینترنت و یا داخل شرکت بصورت اینترانت بر روی سرور دریافت کرد).
تمامی اطلاعات پایه سازمان اعم از کارکنان، پست های کاری و مشتریان در این قسمت تعریف می شوند تا اطلاعات اولیه برای شروع کار نرم افزار کامل شود.
بخش سیستم حقوق دسترسی برای هر کاربر مجوزهایی ایجاد میکند که کاربر با توجه به سمتی که در سازمان دارد از سیستم استفاده کند ودسترسی به هر قسمت مخصوص کاربران تعریف می شود.
در قسمت اتوماسیون از این نرم افزار اطلاعات مکاتبات درون سازمانی یا نامه نگاری های خارجی قابل ایجاد و مشاهده است همچنین امکان بایگانی اسناد نیز وجود دارد.
تمامی اطلاعات لازم مشتریان که به طبقه بندی و تفکیک آنها کمک می کند در این نرم افزار اتوماسیون اداری پیاده سازی شده که در ادامه مفصلا توضیح داده می شود.
مدیریت پروژه -شنبه, 4 خرداد 1398 مدیریت پروژه شامل برنامه ریزی و سازماندهی منابع یک شرکت در راستای تقسیم وظایف، رویداد یا یک وظیفه خاص است.این مدیریت می تواند یک پروژه یا یک فعالیت مداوم را شامل شود و منابع مدیریتی شامل پرسنل، امور مالی، فن آوری و دارایی های معنوی باشد.
