در دنیای امروز، مدیریت مؤثر انبار و موجودی کالا به عنوان یکی از ارکان حیاتی موفقیت هر کسب و کاری شناخته می شود. روش های انبارگردانی، به عنوان ابزارهای کلیدی در بهینه سازی فرآیندهای انبارداری، می توانند تأثیر بسزایی بر کاهش هزینه ها و افزایش بهره وری داشته باشند. اما آیا می دانستید که با بهره گیری از نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین می توانید این فرآیندها را به شکل چشم گیری ساده تر و کارآمدتر کنید؟ در این مقاله، به بررسی روش های مختلف انبارگردانی و چگونگی ادغام آن ها با نرم افزارهای اتوماسیون اداری آنلاین خواهیم پرداخت. با ما همراه باشید تا با راهکارهای نوین و کارآمدی آشنا شوید که می تواند به شما در مدیریت بهتر انبار و بهبود عملکرد کسب وکارتان کمک کند. این مقاله نه تنها به معرفی روش ها می پردازد، بلکه به شما نشان می دهد چگونه می توانید از فناوری های روز برای رسیدن به اهداف خود بهره برداری کنید. پس ادامه را از دست ندهید.
سفارش گردانی چیست؟
شاید از خود بپرسید یا انبار گردانی چیست؟ سفارش گردانی یکی از فرآیندهای کلیدی در مدیریت زنجیره تأمین و انبارداری است که به منظور اطمینان از تأمین به موقع و کافی کالاها انجام می شود. این فرآیند شامل شناسایی نیازهای موجودی، ثبت سفارشات و پیگیری وضعیت تأمین کالاها از تأمین کنندگان می باشد. در واقع، هدف اصلی سفارش گردانی تضمین این است که کالاها در زمان مناسب و در مقادیر لازم به انبار برسند تا از بروز کمبودها و تأخیرات در ارائه خدمات به مشتریان جلوگیری شود. با استفاده از سیستم های مدیریت موجودی و نرم افزارهای اتوماسیون، شرکت ها می توانند به صورت بهینه تری سفارشات خود را مدیریت کرده و از تحلیل داده ها برای پیش بینی نیازهای آینده بهره برداری کنند.
در فرآیند سفارش گردانی، یکی از نکات مهم توجه به تقاضای بازار و تغییرات آن است. با تحلیل الگوهای خرید مشتریان و پیش بینی روندهای آینده، شرکت ها می توانند تصمیمات بهتری در مورد زمان و مقدار سفارشات خود اتخاذ کنند. این امر نه تنها به کاهش هزینه های انبارداری کمک می کند، بلکه به بهبود روابط با تأمین کنندگان و افزایش رضایت مشتریان نیز منجر می شود. در نهایت، یک سیستم سفارش گردانی کارآمد می تواند به کسب وکارها این امکان را بدهد که به صورت پویاتر و منعطف تر به نیازهای بازار پاسخ دهند و در نتیجه، مزیت رقابتی خود را حفظ کنند.
نحوه انبار گردانی:
نحوه انبارگردانی به مجموعه ای از مراحل سازمان یافته و سیستماتیک اطلاق می شود که برای بررسی و کنترل موجودی کالاها در انبار انجام می شود. این فرآیند معمولاً شامل شناسایی و ثبت موجودی فعلی، مقایسه آن با رکوردهای موجود در سیستم های مدیریت انبار و شناسایی هرگونه مغایرت یا کمبود است. برای انجام انبارگردانی، ابتدا باید کالاها به دقت شمارش و برچسب گذاری شوند و اطلاعات مربوط به آن ها در یک سیستم ثبت شود. سپس، با استفاده از روش های مختلف مانند شمارش دوره ای، شمارش دائم یا شمارش تصادفی، موجودی ها بررسی می شوند. این فرآیند معمولاً در زمان های مشخصی انجام می شود، به ویژه در پایان سال مالی یا به طور دوره ای، تا دقت اطلاعات مالی و موجودی کالاها تضمین شود. استفاده از فناوری های نوین، مانند بارکدها و نرم افزارهای اتوماسیون، می تواند به تسهیل و تسریع این فرآیند کمک کند و دقت آن را افزایش دهد.
مراحل انبار گردانی:
مراحل انبارگردانی معمولاً شامل چند مرحله کلیدی است. ابتدا، برنامه ریزی انبارگردانی صورت می گیرد که شامل تعیین زمان و روش های مورد استفاده برای شمارش موجودی است. سپس، کالاها باید به دقت برچسب گذاری و دسته بندی شوند تا دسترسی به آن ها آسان تر شود. در مرحله بعد، شمارش واقعی موجودی انجام می شود که می تواند به صورت دستی یا با استفاده از فناوری هایی مانند بارکدخوان ها صورت گیرد. پس از شمارش، اطلاعات جمع آوری شده با داده های ثبت شده در سیستم مدیریت انبار مقایسه می شود تا هرگونه مغایرت شناسایی شود. در نهایت، نتایج انبارگردانی ثبت و تحلیل می شوند تا به بهبود مدیریت موجودی و فرآیندهای انبار کمک کنند.
تیم انبارگردانی چیست؟
انبارگردانی فرآیندی حساس و زمانبر است که نیازمند یک تیم متخصص برای اجرای بهینه آن میباشد. اما پرسش اصلی اینجاست که تیم انبارگردانی شامل چه افرادی است و وظایف آنها چیست؟ این تیم از سرپرست انبارگردانی، گروه کنترل، انباردار و گروههای شمارشگر تشکیل میشود. معمولاً هر گروه شمارشگر از دو نفر تشکیل شده است.
سرپرست انبارگردانی مسئولیت هدایت و نظارت کامل بر عملیات را بر عهده دارد. او دستورالعملهای موردنیاز برای اجرای فرآیند را تدوین کرده و پس از اعمال تغییرات احتمالی، فرآیند شمارش موجودیهای انبار آغاز میشود.
حضور انباردار در این عملیات ضروری است؛ چرا که آشنایی کامل او با فضای انبار و نحوه چیدمان کالاها در قفسهها میتواند به تسریع و دقت هرچه بیشتر کار کمک کند. خود گروه شمارشگر نیز از دو نفر تشکیل میشود: یک نفر شمارش اقلام را انجام داده و دیگری به ثبت اطلاعات میپردازد. این تیم وظیفه دارد اقلام موجود در انبار را به دقت شمارش کرده و نتایج حاصله را در تگهای مربوط به شمارش ثبت کند تا تمامی دادهها با دقت و صحت کامل دستهبندی شوند.
اهداف آشنایی با روشهای انبارگردانی چیست؟
در هر شرکتی، موجودی انبار به عنوان یکی از داراییهای تجاری محسوب میشود. از این رو، در پایان سال مالی، نقش مهمی در محاسبه سود و زیان به ویژه در شرکتهای بازرگانی که دارای حجم بالایی از کالا در انبار هستند، ایفا میکند.
به همین دلیل، حداقل یکبار در پایان دوره مالی باید عملیات شمارش موجودی انبار انجام شود تا تطابق میزان موجودی با اسناد حسابداری و کاردکس انبار مورد بررسی قرار گیرد. اما اگر شرکت دارای موجودی کالای محدودی باشد، نیازی به انبارگردانی گسترده پیدا نمیکند و کنترل موجودی از طریق یک سیستم دقیق و اصولی انجام خواهد شد.
هدف اصلی از شمارش موجودی در انبارگردانی، اطمینان از وضعیت کمیت و کیفیت کالاها و در نهایت حفظ کنترل بر آنهاست. همچنین، زمانی که انباردار یا سرپرست انبار وظایف خود را به فرد دیگری منتقل کند و مدیریت انبار به سرپرست جدید واگذار شود، انجام انبارگردانی بهطور کامل ضروری خواهد بود.
از آنجایی که کارکنان و مسئولان انبار نسبت به نگهداری و حفاظت از کالاهای موجود متعهد هستند، این مسئولیت مستلزم بررسی دورهای موجودیها با استفاده از سیستمهای مناسب و حفظ نظم فیزیکی در انبار است. علاوه بر این، در مواقعی که بین بخشهای مختلف شرکت یا سازمان درباره موجودی اختلاف نظر وجود دارد، انبارگردانی بهصورت موردی یا تصادفی انجام میشود تا وضعیت کنترل شود.
آشنایی با روشهای انبارگردانی چه فوایدی دارد؟
آشنایی با روشهای انبارگردانی مزایای متعددی را به همراه دارد که شامل موارد زیر میشود:
- اطمینان از صحت ارقام درج شده در صورتحسابهای مالی حاصل میگردد.
- عملکرد حسابداران و انبارداران مورد ارزیابی قرار گرفته و از بروز خطاهای احتمالی نیروی انسانی کاسته میشود.
- ضایعات و موجودیهای غیرقابل مصرف شناسایی شده و این اقدام به برقراری نظم در فضای انبار کمک میکند.
- از انباشت بیش از حد کالا در انبار و خسارات ناشی از فساد یا خرابی کالاهای تاریخ دار جلوگیری میشود.
- از زیانهای مرتبط با تغییرات قیمت کالاها بهواسطه نظارت بر موجودی انبار پیشگیری میشود.
- مانع ثبت سفارشهای تکراری و غیرضروری خواهد شد.
- فرصت تهیه گزارشهایی جامع در زمینه موجودی کالا، میزان تولید، مصرف مواد اولیه و موارد مشابه فراهم میشود.
- کالاهای پرمصرف شناسایی شده و امکان استقرار سریع آنها در قفسههای ورودی انبار مهیا میگردد.
انواع انبارگردانی
انبارگردانی دارای انواع مختلفی می باشد که با توجه به نوع انبار و ارزش کالاهای انبار، حجم ورود و خروج انبار مشخص می گردد.
انبارگردانی پایان سال
انبارگردانی پایان سال از اهمیت ویژهای در سنجش سود و زیان شرکت برخوردار است. در شرکتهای مبتنی بر کالا، به ویژه شرکتهای تولیدی، موجودی انبار در پایان دوره مالی بررسی میشود تا مطمئن شوند که موجودی واقعی انبار با اطلاعات ثبتشده در کاردکس حسابداری همخوانی دارد. در نهایت، موجودی به سال مالی بعد منتقل میشود.
بستن حساب ها در پایان دوره مالی در انبارگردانی فرآیند نهایی سازی وضعیت موجودی کالاها و ثبت تغییرات مالی است که به تعیین سود و زیان کمک می کند. این مرحله شامل بررسی و ثبت موجودی واقعی، مقایسه آن با رکوردهای قبلی، و تنظیم گزارش های مالی برای ارائه به ذینفعان و اداره مالیات می باشد تا از دقت اطلاعات مالی اطمینان حاصل شود.
انبارگردانی میان دوره ای
انبارگردانی میان دوره در اواسط سال مالی انجام میشود و طی آن تمام مراحل و فرآیندهای انبارگردانی پایان سال به طور کامل اجرا میشود.
انبارگردانی موردی یا رندم
این روش انبارگردانی در دورههایی کوتاهتر از انبارگردانی سالانه یا میان دوره انجام میشود. در این فرآیند، گاهی کالاها به صورت تصادفی انتخاب شده و برای بررسی صحت موجودیها مورد ارزیابی قرار میگیرند.
انبارگردانی مستمر
انبارگردانی دورهای در زمانهای تعیینشده به منظور ثبت مغایرتهای موجود بین مقدار فیزیکی کالا و اطلاعات ثبت شده در کاردکس انجام میشود. این روش عمدتاً در مواردی استفاده میشود که کالاهای انبار دارای ارزش ریالی بالایی باشند.
انبارگردانی ناگهانی
گاهی اوقات انبارگردانی در زمانهای مشخص و به دلایل خاص انجام میشود. بهعنوان مثال، زمانی که انباردار تغییر میکند، انجام انبارگردانی برای تحویل انبار ضروری است. این فرآیند به این دلیل انجام میشود که مسئولیت انباردار نسبت به تمامی اقلام موجود در انبار بسیار سنگین است و اطمینان از صحت موجودیها نیز اهمیت بالایی دارد.
آشنایی با روشهای انبارگردانی چگونه است؟
عملیات انبارگردانی به دلیل اهمیت بالایی که در مدیریت موجودیها دارد، مستلزم رعایت اصول، قواعد و آشنایی با روشهای صحیح اجرای آن است. یکی از مهمترین نکات در این فرآیند، استفاده از برچسب کالا است. این برچسبها پیش از آغاز انبارگردانی به منظور سهولت در شمارش، جلوگیری از شمارشهای تکراری و اطمینان از این که کالاهای دارای گردش از قلم نیفتند، روی اقلام مورد نظر قرار میگیرند. جمعآوری این برچسبها پس از پایان شمارش به دستیابی به عدد نهایی موجودی هر کالا منجر میشود.
برچسبهای کالا شامل اطلاعاتی مانند شماره سریال، بخشهای مربوط به ثبت شمارش اول، دوم و سوم، کد کالا، نام کالا، واحد سنجش، تعداد موجودی و نام و امضای مسئول شمارش هستند. علاوه بر این، اجرای فرآیند انبارگردانی نیازمند پیروی از اصول دیگری مانند پلمپ کردن انبار، جلوگیری از ورود و خروج غیرضروری کارکنان و ساماندهی و چیدمان مناسب کالاها است. معمولاً هماهنگیهای مرتبط با انبارگردانی با واحد نرمافزار حسابداری انجام میشود. پس از تعیین زمان اجرای عملیات، مقدمات لازم فراهم میشود؛ برای نمونه، کالاهایی که شباهت یا ارتباط نزدیکی دارند دستهبندی شده و کنار هم قرار میگیرند تا فرآیند شمارش به شکل دقیقتر و منظمتر انجام شود.
انبارگردانی چه مراحلی دارد؟
پیش از توضیح مراحل آشنایی با روشهای انبارگردانی، خوب است به این نکته اشاره شود که زمانی که گروه کنترل از افراد دارای صلاحیت درون شرکت یا ناظر مدیریت انتخاب گردد، این نوع کنترل به عنوان کنترل داخلی شناخته میشود. در مقابل، اگر گروه حسابرسی یا افراد دارای صلاحیت از خارج شرکت برای این منظور انتخاب شوند، این فرآیند به عنوان کنترل خارجی تعریف میشود.
حسابرسی به معنای بررسی و ارزیابی دقیق صورت های مالی و عملکرد مالی یک سازمان است تا اطمینان حاصل شود که تمامی اطلاعات به درستی و مطابق با اصول پذیرفته شده ثبت شده اند. حسابرسی چیست و انواع آن کدام است؟ در زمینه انبارگردانی، دو نوع اصلی حسابرسی وجود دارد: حسابرسی داخلی، که به ارزیابی فرآیندهای انبار و موجودی توسط تیم های داخلی پرداخته و نقاط قوت و ضعف را شناسایی می کند، و حسابرسی خارجی، که توسط نهادهای مستقل برای بررسی صحت گزارش های مالی و انبار انجام می شود.
آشنایی با روشهای انبارگردانی دارای مراحلی می باشد که این مراحل شامل:
1. برای جلوگیری از ورود و خروج کالا در زمان انبارگردانی، برنامهای با مشخص کردن روز و ساعت آغاز و پایان عملیات تنظیم میشود.
2. ابزارها، فرمها و تجهیزات لازم برای شمارش فراهم میشوند.
3. فرد مسئول عملیات انبارگردانی، که نظارت بر روند شمارش را برعهده دارد، به همراه تیم کنترل تعیین خواهند شد.
4. آمادهسازی فضا برای شمارش و تفکیک موجودیهای قابل شناسایی صورت میگیرد.
5. کالاهای امانی، اقلام راکد و کند گردش نیز شناسایی و جداسازی میشوند.
6. شماره آخرین سند رسید و انبار پیش از شروع فرآیند ثبت میشود.
7. سپس عملیات شمارش موجودی اجرا شده
8. مسئول گروه شمارش پس از بررسی نهایی، برگههای شمارششده را امضا و تایید میکند.
9. در پایان، گزارش کامل از روند انبارگردانی تهیه خواهد شد.
دفعات شمارش کالا در آشنایی با روشهای انبارگردانی:
برای افزایش دقت و کاهش احتمال خطا در شمارش کالاها، فرایند انبارگردانی معمولاً طی مراحل مختلفی انجام میشود که شامل سه روش اصلی است: تک شمارشی، دو شمارشی و سه شمارشی.
- در روش تک شمارشی، موجودی کالا فقط یک بار شمارش میشود. اگر موجودی شمارش شده با عدد ثبت شده در کاردکس تطابق داشته باشد، گزارشی مبنی بر صحت موجودی صادر میشود. اما در صورت وجود مغایرت میان موجودی واقعی و عدد کاردکس، فهرستی از کالاها تهیه شده و مرحله دوم شمارش آغاز میگردد.
- در روش دو شمارشی، موجودی برای بار دوم بررسی میشود. اگر اعداد حاصل از شمارش دوم و شمارش اول یکسان باشند، موجودی به عنوان درست و معتبر اعلام خواهد شد. اما در صورت مشاهده اختلاف بین دو شمارش، فرایند وارد حالت سه شمارشی میشود.
- در روش سه شمارشی، موجودی برای بار سوم شمارش شده و تنها عدد حاصل از این مرحله بهعنوان موجودی صحیح و معتبر پذیرفته شده و ثبت میگردد.
باید گفته شود که هر در سه حالت یک درصد مشخصی به عنوان درصد مغایرت در نظر گرفته خواهد شد و نادیده گرفته می شود اما در آخر اگر موجودی کسری داشته باشد به صادر کردن سند کسری اقدام شده و اگر موجودی اضافه داشته باشد برای ثبت کردن سند تعدیل انبارگردانی اقدام به صادر کردن سند مازاد می شود.
کنترل انبار در آشنایی با روشهای انبارگردانی چه تکنیک هایی دارد؟
در آشنایی با روشهای انبارگردانی تکنیکهایی زیادی برای کنترل کردن انبار وجود دارد که پرکاربردترین و معتبرترین آنهاشامل موارد زیر می شود:
مشخص کردن نقاط کنترلی کالاها:
برای جلوگیری از انباشت بیش از حد یا کمبود کالا در انبار، لازم است نقاط کنترلی موجودی به دقت تعریف شوند. این نقاط شامل مواردی مانند "نقطه سفارش"، "حداکثر موجودی مجاز"، "حداقل موجودی مجاز"، "موجودی میانگین"، "موجودی خطرناک" و "مقدار سفارش مرتبط با هر کالا در انبار" هستند. این تعریفها به برنامهریزی بهتر و جلوگیری از مشکلات مربوط به موجودی کمک میکنند.
برنامهریزی بودجه جهت کنترل موجودی:
سازمانهای تولیدی که مصرف زیادی از مواد اولیه دارند، ضروری است برای خرید کالاهای مورد نیاز خود برنامهریزی و بودجهریزی کنند. این فرآیند نیازمند تدوین بودجه از پیش است، بهویژه بودجهای جداگانه برای خرید کالاهای اساسی، کالاهای مصرفی، و اقلام مورد نیاز برای تعمیرات و نگهداری تجهیزات. نخستین گام در این روند، برنامهریزی فروش است، چرا که برنامه فروش و بودجه مرتبط با آن مبنای اصلی برنامه تولید محسوب میشود. با محاسبه میزان مواد و کالاهای اولیه موردنیاز در بازههای زمانی آینده و اطلاعات موجودی و نقاط کنترلی در انبار، امکان تدوین یک برنامه خرید دقیق فراهم میشود که بتوان بودجه موردنیاز را با دقت مشخص کرد.
کنترل موجودی با سیستمهای خودکار:
استفاده از روشهای خودکار در کنترل موجودی انبار، شامل راهاندازی سیستمهای کنترل موجودی و تهیه کارت انبار برای تمامی کالاها میشود. این سیستمها شرایطی را فراهم میکنند که انباردار بتواند در هر زمان به اطلاعات موجودی و قیمت کالا دسترسی داشته باشد. بهرهگیری از این روش، کنترل مطمئن و دقیق بر موجودی را تضمین میکند و همچنین ورود و خروج کالاها از انبار و هزینههای مربوطه، بر اساس تراکنشهای ثبت شده با ضریب اطمینان بالایی قابل پیگیری خواهد بود.
دیگر تکنیک های کنترل انبار در آشنایی با روشهای انبارداری:
از دیگر روش های کنترل انبار در آشنایی با روشهای انبارگردانی می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- استقرار شیوههای کارآمد و بهینه برای فرآیند خرید، که شامل مراحل درخواست خرید، استعلام قیمت، تأیید و انتخاب تأمینکننده، و همچنین ثبت و نگهداری سوابق استعلامها و سفارشهای خرید میباشد.
- مقایسه نرخ مصرف کالا در سالهای مختلف نشاندهنده انواع موجودی است، که از جمله شامل کالاهای کممصرف، بدونمصرف، منسوخ یا بیمصرف، و پرمصرف میشود.
- روش تحلیل و آنالیز ABC کالاها نیز به عنوان یک ابزار کلیدی در بررسی و مدیریت موجودی نقش دارد.
شیوه نگهداری دائمی حساب موجودی کالا در انبار گردانی
در این روش که با عنوان "ثبت دائمی موجودی کالا" شناخته میشود، حساب موجودی به محض ورود و خروج کالا بهروزرسانی شده و تغییر میکند. به همین دلیل، فرآیند انبارگردانی معمولاً با مشکلات و پیچیدگی کمتری همراه است و امکان انجام مقایسهها با سرعت و سهولت فراهم میشود.
در طول سال مالی، معمولاً در پایان هر ماه یا به صورت تصادفی، موجودی برخی از کالاها بررسی میشود. به این ترتیب، در پایان سال بهواسطه رسیدگیهای انجامشده در طول سال، اختلافات در ثبت یا حساب بسیار کم و محدود خواهند بود و گزارش انبارگردانی نیز به سرعت قابل تدوین است. پس از اتمام انبارگردانی، گزارشی از سوی مسئولان مربوطه شامل مواردی مانند کسری و اضافات موجودی، کالاهای خسارتدیده و آسیبهای ناشی از حوادث طبیعی یا دیگر اتفاقات به مدیران و صاحبان مؤسسه ارائه میشود تا تصمیمات مناسب اتخاذ گردد.
طریقه ثبت کسری و اضافات انبار در انبار گردانی
زمانی که انبارگردانی انجام میشود و کالاهای موجود در انبار شمارش میشوند، ممکن است اختلافی میان موجودی واقعی انبار و موجودی ثبت شده در سیستم وجود داشته باشد. اگر موجودی واقعی بیشتر از موجودی سیستمی باشد، به آن اضافه انبار گفته میشود و در صورتی که موجودی واقعی کمتر باشد، کسری انبار نامیده میشود. در صورت مواجهه با کسری انبار، لازم است موجودی ثبتشده در نرمافزار حسابداری شرکت را تا سطح موجودی واقعی کاهش دهیم. به همین دلیل، معادل مبلغ کسری، حساب کسر و اضافه انبار بدهکار و حساب موجودی کالا بستانکار خواهد شد.
نتیجه گیری:
در این مقاله به بررسی روش های مختلف انبارگردانی پرداختیم و اهمیت این فرآیند را در بهینه سازی مدیریت موجودی و افزایش کارایی کسب وکارها مورد بررسی قرار دادیم. با استفاده از تکنیک ها و راهکارهای نوین، می توان به بهبود عملکرد انبار و کاهش هزینه ها کمک کرد. در این راستا، شرکت ایده آل پردازش دایا به عنوان یک پیشرو در زمینه توسعه نرم افزارهای مدیریت انبار و اتوماسیون اداری، ابزارهای کارآمدی را ارائه می دهد که می تواند به کسب و کارها در پیاده سازی مؤثر این روش ها یاری رساند.
نرم افزارهای این شرکت به کاربران این امکان را می دهند که به سادگی فرایند انبارگردانی را مدیریت کرده و از داده های دقیق و به روز برای تصمیم گیری های استراتژیک بهره برداری کنند. با سرمایه گذاری در فناوری های پیشرفته و استفاده از نرم افزارهای ایده آل پردازش دایا، کسب وکارها می توانند به سطح جدیدی از بهره وری و دقت دست یابند.
در پایان، امیدواریم که این مقاله توانسته باشد درک بهتری از روش های انبارگردانی و اهمیت استفاده از نرم افزارهای تخصصی مانند محصولات شرکت ایده آل پردازش دایا را به شما ارائه دهد و شما را در مسیر بهبود مدیریت انبار و افزایش سودآوری یاری کند.