این روزها دیگراستفاده از نرم افزار حسابداری یک پدیده رایج در مدیریت مالی کسب‌وکارها شده است. این مسئله به‌قدری رایج شده است که یکی از مهمترین دغدغه‌های همه مدیران مالی، به فراخور کسب‌وکار تحت مدیریت خود، پیدا کردن بهترین نرم افزار حسابداری شرکتی یا فروشگاهی است. سازمان امور مالیاتی نیز هرروز بیشتر بر استفاده از نرم افزارهای حسابداری و مالی تأکید می‌کند که این خود مراجعه شرکت‌ها و فروشگاه‌ها به نرم افزارهای حسابداری را بیشتر می‌کند.
نرم‌افزار حسابداری به گونه‌ای از نرم‌افزارهای کاربردی اطلاق می‌گردد، که داده‌های حسابداری مربوط به کلیه معاملات را در قالب ماژول‌های تابعی (همچون حساب دریافتنی و …) ذخیره‌سازی و پردازش می‌نماید. نرم‌افزارهای حسابداری نرم‌افزارهایی هستند، که بر پایه مفاهیم حسابداری طراحی می‌شوند و جهت تسهیل امور، به حسابداران یاری می‌رسانند که یک نوع نرم‌افزار کاربردی را توصیف می‌کند که پردازش‌های حسابداری را درون ماژول‌های کاربردی مانند حساب‌های قابل پرداخت، حساب‌های دریافتنی،سند حسابداری ، اسناد عمومی، حقوق و دستمزد و تراز حساب، ثبت و پردازش می‌کند. این سیستم به عنوان یک سیستم اطلاعات حسابداری عمل می‌کند.
برای کسانی که آشنایی کمتری با حسابداری دارند، عبارت نرم افزار حسابداری یادآور نرم افزارهایی مانند آفیس اکسل است. امروزه نرم افزار حسابداری به نرم افزارهایی اطلاق می‌شود که تمامی امور جاری و تخصصی حسابداری را از طریق آن‌ها می‌توان به شکلی ساده‌تر انجام داد. نرم افزار حسابداری تلاش می‌کند تمامی امکانات موردنیاز حسابدار را به شکل دیجیتال در اختیار او گذاشته و نیاز حسابدار به دفاتر حسابداری را به حداقل برساند.
درعین‌حال نرم افزارهای حسابداری تلاش می‌کنند تا تمامی استانداردهای نهادهای نظارتی و مالی مانند سازمان امور مالیاتی را در خود تعبیه کنند تا مدیران مالی به‌راحتی بتوانند تمامی گزارش‌ها، صورت‌ها و اسناد مالی موردنیاز خود را به‌انحاءمختلف از آن دریافت کنند. هدف اصلی نرم افزارهای حسابداری سازمان‌دهی، نظم دادن و بالا بردن دقت روند ثبت معاملات یک کسب‌وکار است. نرم افزار حسابداری یکی از برنامه های کامپیوتری است که شما را قادر به مدیریت معاملات مالی خود می کند.
چنین برنامه هایی می توانند به طور گسترده ای در حوزه های مختلف مورد استفاده قرار گیرند، برخی برنامه ها برای حسابداری در کسب و کارهای ساده و برخی نیز برای مدیریت کل امور مالی و فعالیت های بزرگ طراحی شده اند. با استفاده از نرم افزار حسابداری شخصی، شرکت ها می توانند به راحتی از منابع در بخش های حسابداری خود استفاده کنند و اشتباهات حسابداری را کاهش دهند.با تمام این‌ها شاید برخی بر این باور باشند که وقتی سیستم قدیمی و دستی آن‌ها جوابگوی نیازهای آن‌ها است، چرا باید از نرم افزارهای حسابداری استفاده کنند. در ادامه به این سؤال پاسخ می‌دهیم.
چرا باید از نرم افزارهای حسابداری استفاده کرد
یکی از بایدهای استفاده از نرم افزارهای حسابداری، الزام سازمان امور مالیاتی و دیگر نهادهای نظارتی به استفاده از آن‌ها است. با استفاده از این نرم افزارها سرعت و دقت بازبینی و نظارت بر اسناد و صورت‌های مالی یک شرکت تسریع و تسهیل شده و مجموع این روند زمان و هزینه کمتری را از این نهادها می‌گیرد.بااین‌وجود، مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری برای یک کسب‌وکار آن‌قدر زیاد است که حتی در صورت نبود این الزامات قانونی نیز استفاده از آن‌ها «واجب مؤکد» به شمار آید. در ادامه اصلی‌ترین دلایل استفاده از نرم افزارهای حسابداری را نام‌برده و هریک را به‌طور خلاصه شرح می‌دهیم
چطور از میان انواع نرم افزار حسابداری، نرم افزار مناسب را پیدا کنیم؟
قبل از هر چیز باید بگوییم که برای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب، باید به کاربردها توجه کنید. معمولا وقتی یک پکیج نرم افزاری برای نوعی از کسب و کار ارائه می شود اکثریت نیازهای آن را برطرف خواهد کرد، برای مثال اگر یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی برای کسب و کار خود لازم داشته باشید در صورتی که با در نظر گرفتن نوع فروشگاه خود نسبت به خرید نرم افزار فروشگاهی اقدام کنید احتمالا از جهت امکانات با مشکلی روبرو نخواهید شد.
علاوه بر این باید به یک سری استانداردها نیز توجه کنید. پشتیبانی مناسب، رابط کاربری آسان و قابل فهم و … نیز برخی از این موارد عمومی به شمار می روند.
آشنایی با انواع نرم افزار حسابداری
نرم افزارهای حسابداری انواع مختلفی دارند و از چند جهت قابل دسته بندی هستند. مهمترین دسته بندی نرم افزارهایی هستند که با در کنار هم قرارگرفتن به عنوان یک نرم افزار حسابداری جامع معرفی می شوند.
1. نرم افزار حسابداری
2. نرم افزار حقوق و دستمزد
3. نرم افزار انبار
4. نرم افزار فروش
این نرم افزارهای مختلف با عنوان سیستم های حسابداری هم شناخته می شوند. معمولا هر واحد اقتصادی با ترکیب چند مورد از این نرم افزارهای حسابداری در یک قالب یک نرم افزار حسابداری جامع می تواند تمام نیازهای خود را برطرف سازد.
نرم افزارهای حسابداری عمومی
این نرم افزارها که امکانات پایه و اساسی برای حسابداری یک کسب و کار را در اختیار دارند معمولا برای کسب و کارها و شرکت های کوچک مورد استفاده قرار می گیرد. بخش های بهام تمام شده، معاملات و خرید و فروش ها، مدیریت خزانه داری و … برخی از مهمترین امکانات ای نرم افزارهای حسابداری عمومی به شمار می روند.
_1000.jpeg)
نرم افزارهای اختصاصی، مورد استفاده در شرکت های خاص
این نرم افزارها معمولا از امکانات ویژه ای بهره می برند که استفاده ای در اکثریت شرکت ها ندارد. بعضا این دسته از نرم افزارهای حسابداری به صورت شخصی سازی شده برای هر مجموعه تولید می شوند، اما برخی از نرم افزارهای حسابداری رایگان بسیار جامع همچون سپیدار سیستم ابزارها و سیستم های مورد نیاز این شرکت ها را نیز در خود جای داده است. برای مثال می توان به سیستم پخش مویرگی، نرم افزار بودجه و اعتبارات، نرم افزار مدیریت سهام و … اشاره کرد.
نرم افزارهای سازمانی و دولتی بیمه و مالیات
برخی نرم افزارها هم هستند که توسط سازمان ها و موسسات دولتی منتشر شده و در اختیار شرکت ها و کسب و کارهای کوچک و بزرگ قرار می گیرند.نرم افزار بیمه تامین اجتماعی، نرم افزار تحت اظهارنامه مالیات ارزش افزوده و نرم افزارهای اظهارنامه عملکرد برخی از مهمترین این نرم افزارها هستند.
نرم افزارهای تخصصی شرکت ها و موسسات
نرم افزارهای تخصصی شرکت ها و موسسات نرم افزارهایی هستند که با عناوینی همچون نرم افزار حسابداری تولیدی، نرم افزار حسابداری شرکتی، نرم افزار حسابداری پیمانکاری و غیره عرضه می شوند. این نرم افزار قرار است هر کدام نیاز یک کسب و کار تخصصی را برطرف سازند
دلایل استفاده از نرم افزارهای حسابداری
افزایش دقت در انجام محاسبات
ناگفته پیداست که دقت کامپیوتر در انجام محاسبات عددی قابل قیاس با دقت انسان نیست. ماهرترین حسابداران نیز چند بار محاسبات خود را چک می‌کنند، درصورتی‌که محاسبات انجام‌شده توسط کامپیوتر نیاز به چک مجدد ندارد. یک نرم افزار حسابداری با تکیه‌بر توان محاسباتی کامپیوتر، به میران زیادی دقت اسناد مالی شرکت را افزایش می‌دهد و شبهه‌های آن را به حداقل می‌رساند.
البته ممکن است در فرایند محاسبات کامپیوتری، به دلیل ضعف نرم افزار در فهم درست ارقام ورودی که ناشی از ایرادات برنامه‌نویسی است، برخی اوقات نتایج اشتباه هم به دست آید که این مسئله ناگزیر است که نرم افزار حسابداری می تواند به افزایش دقت در امور مالی شما با کاهش یا حذف خطاهای انسانی در محاسبه کمک کند. فرایندهای حسابداری دستی شامل بسیاری از محاسبات ریاضی با دست است. یک محاسبه نادرست در اوایل فرآیند می تواند تأثیر زیادی بر محاسبات بعدی داشته باشد. از سوی دیگر، کامپیوترها عملا قادر به ایجاد چنین خطایی نیستند. با این حال، لازم به ذکر است که نرم افزار حسابداری از خطاهای انسانی ناشی از ورود داده ها یا اشتباهات تفسیری مصون نیست.
افزایش سرعت
اولین مزیت استفاده از نرم افزار حسابداری، افزایش چشمگیر سرعت فرایندهای حسابداری است. با استفاده از نرم افزار حسابداری، بسیاری از کارهایی که ساعت‌های طولانی وقت حسابداران را گرفته و به‌صورت فیزیکی آن‌ها را درگیر خود می‌کرده است رفع می‌شوند. افزایش سرعت محاسبات اصلی‌ترین دلیل افزایش سرعت فرایندهای حسابداری است. بدیهی است که کامپیوتر با سرعتی بسیار بالاتر محاسبات را انجام داده و همچنین در هنگام اجرای محاسبات خودکار به میزان بسیار بیشتری سرعت اجرای فرایندهای حسابداری را افزایش می‌دهد.
با استفاده از نرم افزار حسابداری کسب و کارها قادر به پردازش حساب های خود با سرعت بیشتری نسبت به پردازش دستی هستند. بخشی از این افزایش سرعت ناشی از استفاده از رایانه ها است که قادر به پردازش ارقام بسیار سریعتر از مغز انسان است. علاوه بر این، نرم افزار حسابداری به سازمان ها اجازه می دهد تا کارایی را با معرفی اتوماسیون بهینه سازی کنند. برای مثال، یک کسب و کار باید مالیات فروش را در تمام معاملات خود ثبت کند. نرم افزار حسابداری می تواند به صورت اتوماتیک برای هر ورودی مالیات تعیین شده را اتخاذ کند.
ارائه انواع گزارش ها
دسترسی آسان به اطلاعات، در کنار امکانات بالقوه‌ای که یک نرم افزار حسابداری می‌تواند داشته باشد، باعث می‌شود تا مدیران بتوانند در کمترین زمان ممکن گزارش‌های متنوعی را از اسناد مالی خود استخراج کنند. این گزارش‌ها حتی می‌توانند مدیران شرکت را در اتخاذ استراتژی مناسب یاری کنند نرم افزار حسابداری کمک می کند تا اطلاعات مالی، دقیق و به موقع در اختیار کارکنان قرار بگیرد. به عنوان مثال فرض کنید یک مدیر مالی شرکت باید یک گزارش از نقدینگی داشته باشد تا دو ساعت دیگر در جلسه ارائه دهد. بسیاری نرم افزارهای حسابداری کاربران را قادر می سازند تا گزارش های متنوع مالی را ، تنها با پر کردن یک فرم و یا کلیک بر روی یک دکمه داشته باشند. این در حالی است که ایجاد چنین گزارشی به صورت دستی می تواند یک فرایند وقت گیر باشد.
کاهش مالیات
پرداخت مالیات های کسب و کار شما می تواند یک فرایند پیچیده باشد و مستلزم پیگیری تمام معاملات شما باشد. نرم افزار حسابداری کمک می کند تا این فرایند را ساده تر انجام دهید و اطمینان حاصل شود که تمام جزئیات مالی کسب و کار شما در یک مکان قرار دارد.
تسهیل دسترسی و نظارت بر اطلاعات
حسابداران کهنه‌کار، دفاتر فراوان موجود در حسابداری و کمدهای مملو از زونکن را به‌خوبی به یاد دارند. برای پیدا کردن یک سند و مشاهده و بررسی مجدد چنان عذابی داشت که فرد را از ایده خود منصرف می‌کرد! حالا یک نرم افزار حسابداری می‌تواند به طرفه‌العینی یک سند را برای شما نمایش دهد. این سهولت دسترسی بر اطلاعات، امکان نظارت بر آن‌ها را نیز افزایش می‌دهد که برای مدیران یک نعمت بزرگ است. این مزیت عملیات حسابرسی را نیز سرعت بخشیده و به‌شدت آسان می‌کند.
افزایش امنیت اسناد مالی
درباره زونکن‌ها گفتیم و احساس خطر همیشگی از معدوم شدن آن‌ها. در حال حاضر یک نرم افزار حسابداری می‌تواند تمامی اطلاعات مالی کسب‌وکار شما را به شکل‌های مختلف و در مکان‌های مختلف ذخیره کند. برخی از نرم افزارهای حسابداری حتی این امکان را دارند که اطلاعات شما را در فضای ابری ذخیره‌سازی کنند. از سویی دیگر دسترسی به این اطلاعات نیز با رمزگذاری مناسب به‌راحتی و در سطوح مختلف قابلیت محدودسازی دارد.
کاهش هزینه ها
بسیاری از مزیت‌ها و تسهیلاتی که در بالا گفته شد، بدون وجود نرم افزار حسابداری زمان و نیروی انسانی مازاد طلب می‌کند. بسیاری از این فرایندهای به‌ظاهر ساده نیاز به یک نیروی تمام‌وقت دارد که این خود هزینه مضاعفی بر روی دست مجموعه می‌گذارد. نرم افزار حسابداری هزینه‌های نیروی انسانی بخش حسابداری را به شکل چشمگیری کاهش می‌دهند و این مزیت به‌سادگی قابل‌چشم‌پوشی نیست.مزایای ناشی از سرعت و کارآیی نرم افزار حسابداری اغلب منجر به کاهش هزینه های کلی می شود. استفاده از یک برنامه حسابداری به هر یک از اعضای تیم حسابداری این اجازه را می‌دهد که در زمان کمتری کار بیشتری را انجام دهند. به طور بالقوه به این معنی است که افراد کمتری برای انجام کار حسابداری مورد استفاده قرار می گیرند. این به نوبه خود، می تواند هزینه های اداری حسابداری را کاهش دهد.
نرم افزار های حسابداری چه کاربرد هایی را پوشش می دهند؟
اگر برای نخستین بار است که قصد دارید نسبت به خرید نرم افزار حسابداری اقدام کنید، باید بدانید که اصولا نرم افزار های حسابداری بر اساس نیاز های خاصی تولید می شود و کاربرد های متنوع و متفاونی با یکدیگر دارند.
بخشی از نرم افزار های حسابداری، برای حسابداری پایه هستند. یعنی کارهای معمولی. مثلا مدیریت حساب های بانکی. بررسی ضمانت نامه های بانکی برای پروژه های مختلف. سر رسید چک هایی که به فروشندگان کالا و خدمات داده شده است. دریافت مبالغ صورت وضعیت از کارفرما های دولتی و خصوصی و مدیریت دارایی های ثابت و بررسی اسناد دریافتنی و پرداختنی. این ها در واقع هسته یک سیستم حسابداری را تشکیل می دهد که نیاز مدیریت مالی را تامین می کند.
بخشی از نرم افزار های حسابداری، پروژه محور (PROJECT BASED ACCOUNTING) تعریف و طراحی می شود. یعنی شما بر اساس پروژه ای که در یک صنعت خاص در یک مکان و زمان خاص دارید، نرم افزار خاصی طراحی یا خریداری می کنید تا آن نیاز خاص را بر طرف کند. این نرم افزار ها تلاش می کند تا سود شما در پروژه خاص بهتر رصد و افزایش یابد و از هدر رفتن منابع انسانی و کالایی، جلوگیری شود. حداکثر سازی سودآوری هم در مدیریت منابع انسانی هم در نظارت بر حسن اجرای تعهدات پیمانکار در مقابل مشتری (شامل کارفرما) صورت می گیرد.
در نرم افزار های حسابداری پروژه محور، تلاش می کند تا هزینه های پروژه در حال و اینده بررسی و همه هزینه ها از نظر مدیریت پروژه محاسبه می شود تا در بهبود تصمیم گیری مدیران میانی و ارشد موثر باشد.
برخی از نرم افزار های حسابداری تنها به منظور مدیریت تنخواه صورت می گیرد. این نوع نرم افزار ها، فقط به منظور مدیریت تن خواه و بررسی جریان نقدینگی تخصیصی به واحد های مختلف عملیاتی و اداری در نقاط مختلف طراحی می شود و تلاش می کند تا روند پیشرفت طرح های توسعه ای و هزینه های آن ها را بررسی کند. این نوع نوع نرم افزار ها هم در سازمان های دولتی و خصوصی و شرکت ها کاربرد دارد.
برخی از نرم افزار های حسابداری به منظور مدیریت موجودی طراحی می شود تا به شرکت ها کمک کند تا سطوح موجودی صحیح را برای به حداکثر رساندن سود و کاهش اتلاف هزینه و کاهش استهلاک و افزایش ضرر و زیان، تحت نظر قرار بگیرند.
یکی از متداول ترین سیستم های حسابداری، مدیریت فاکتور و صدور صورتحساب است که از مغازه های کوچک تا شرکت های چند ملیتی به این سیستم نیاز مبرم دارند. برای بررسی پرداخت های مشتری به صورت اتوماتیک و کاهش خطای منابع انسانی، این سیستم های مدیریت فاکتور از انبار تا مغازه، قابل استفاده خواهد بود. نرم افزار های پر طرفدار که طیف متنوعی از صنایع را در بر می گیرد.
نرم افزار بودجه بندی و پیش بینی از دیگر نرم افزار های حسابداری است که کاربرد بسیار دارد. پیش بینی هزینه ها، چشم انداز خوبی را در اختیار مدیریت ارشد می دهد تا فاصله خود با VISION/MISSION را بهتر ردیابی کند. این سیستم ها به طور معمول در کسب و کار هایی مورد استفاده قرار می گیرد که پیش بینی های مختلف را با بودجه ادغام می کنند تا در تصمیم گیری های چند متغیره، دیتا محور باشند.