اتوماسیون اداری و نقش آن در طبقه بندی اطلاعات

همواره بالا بردن سرعت انجام کارهای روتین و در نتیجه بالا بردن بهره وری سازمان از جمله علاقه مندی های مدیران موفق می باشد. در طول روز کاری در یک سازمان معمولا وقت زیادی صرف مکاتبات و پاسخگویی درخواست ها می شود . بررسی های انجام شده نشان می دهد که در سازمان های سنتی فقط 30% زمانی که صرف انجام فرآیندهایشان می شود منجر به دریافت ارزش افزوده شده و 70% دیگر تنها اتلاف وقت و هزینه است.همان طور که  گفته شد اغلب مدیران می خواهند سرعت عملکرد پرسنل در سازمان ها بالا باشد در واقع اتوماسیون اداری به پیوستگی میان امور اداری و عملکردها گفته می‌شود. در واقع نرم‌افزار اتوماسیون اداری به ذخیره کردن داده های اولیه، انتقال آن ها و ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات است می پردازد. باید بدانید که در انواع سیستم اتوماسیون اداری رمز بقای سازمان ها و تداوم فعالیت آن ها مجهز شدن سازمان ها به سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات می باشد.حال در این مطلب می خواهیم به موضوع اتوماسیون اداری و نقش آن در طبقه بندی اطلاعات بپردازیم.

اتوماسیون اداری و نقش آن در طبقه بندی اطلاعات

در جهت رسیدن سازمان به اهدافش نرم افزار اتوماسیون اداری کاربرد های زیادی دارد می توان گفت که نرم افزار اتوماسیون اداری به جمع آوری و ثبت داده ها می پردازد تا در صورت لزوم شما بتوانید از این اطلاعات استفاده نمایید در واقع نرم افزار اتوماسیون اداری به برقراری ارتباط بین سازمان ها و کارکنان می پردازد.

نرم افزار اتوماسیون اداری در جهت طبقه بندی، تبادل، تنظیم و تصحیح اطلاعات درون سازمانی و تسریع بخشیدن به امر اجرا بدون نیاز به روش های مرسوم اداری و با صرفه جوئی در زمان و مواد اولیه مصرفی بکار می رود. در واقع حذف کاغذ از امور بایگانی و اداری، رفع کمبود فضا جهت بایگانی پرونده ها و ابزار آن مانند زونکن و ...، کاهش خطرات و مشکلات محیطی مانند آتش سوزی، افزایش ضریب امنیت در نگهداری از اطلاعات و پشتیبانی از امور اداری از مزایای اتوماسیون اداری است.

سازمان الکترونیکی و اتوماسیون اداری

در واقع سازمان الکترونیکی به سازمانی گفته می شود که با بکارگیری اتوماسیون اداری تمامی اطلاعات وارده به سازمان به داده های دیجیتال (اعم از تصویر یا متن) تبدیل می شود و با اعمال کنترل های مختلف در سازمان به جریان بیفتد. در این سیستم ها تمامی اطلاعات اعم از اطلاعات صادره و داخلی از ابتدا به صورت دیجیتال تولید و نگهداری می شود. این سیستم ها توانایی زیادی در زمینه کارتابل الکترونیکی، جستجوی آسان و سریع اطلاعات، گزارش پیگیری اطلاعات وارده/صادره، پاسخگویی سریع و به موقع به مراجعان، اعمال کنترل مناسب بر کاربران، ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات را دارد.

ضرورت استفاده از سیستم اتوماسیون اداری

با توجه به بکارگیری اتوماسیون اداری و نقش آن در طبقه بندی اطلاعات می توان گفت که حجم مکاتبات اداری و گردش نامه‌ها و اسناد در سازمان ها و مؤسسات اداری زیاد است یک سیستم مناسب و سریع اداری می‌تواند حجم عمده‌ای ازپاسخ ها را کاهش داده و باعث صرفه جویی اقتصادی و افزایش بهره وری گردد چرا که یک سیستم نامناسب باعث اتلاف زمان، صرف انرژی بیشتر، افزایش هزینه‌ها و در نتیجه غیر بهره ور شدن سازمان می‌شود. در هرجایی که الگوی سازمان الکترونیکی به‌طور صحیح و کامل پیاده‌سازی شود، آن سازمان تبدیل به سازمانی بدون نیاز به کاغذ، با عکس العمل هایی سریع و کارآمد می شود. با قرار گرفتن در قالب یک سازمان الکترونیکی کارآمد، زمان و انرژی بسیاری حفظ خواهد شد.

مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری و نقش آن در طبقه بندی اطلاعات

• حذف کاغذ بازی در سازمان

• انجام کارهای اداری در هر زمان و هر جایی

• جلوگیری از جعل و سوء استفاده از مکاتبات اداری

• جلوگیری از استهلاک اسناد بر اثر مرور زمان و شرایط محیطی و جوی

• با عملیات خودکارسازی استفاده بهینه از زمان در فرآیندهای اداری

• ثبت و نگهداری اطلاعات در حجم کمتر، ایمنی بالا و مراجعه‎ی آسان و سریع

• برداشته شدن دفاتر حجیم اندیکاتور از روی میزکار دبیرخانه

• به حداقل رسیدن توقف، اشتباه، تکرار در عملیات ثبت اسناد و مدارک

• جلوگیری از مفقود شدن عمدی و سهوی اسناد، نامه‌ها و پرونده‌ها

• مدیریت متمرکز و ایجاد شفاف‎سازی در مراحل گردش اسناد

• پایش فعالیت های سازمان و تولید گزارش های متنوع مدیریتی

• مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان

• ردیابی امور و پیگیری به موقع مراحل کار

• ارباب رجوعان در هر لحظه می توانند با مشاهده آخرین اقدام انجام شده روی نامه، از پیشرفت کار مطلع گردند.

• ارباب رجوعان بدون نیاز به دوندگی در سازمان و مواجهه با کارکنان، از نواقص اسناد و مدارک پرونده خود آگاه شده و قادر به رفع آن ‌باشند.

• پیگیری نامه‌ها از طریق تلفن و یا اینترنت در راستای طرح تکریم ارباب رجوع

• تعامل الکترونیکی با سایر سازمان‎ها

• صرفه‌جویی در کاغذ و در نتیجه آن کمک به جلوگیری از قطع شدن درختان در راستای حفظ محیط زیست

• نرم افزار اتوماسیون اداری به طبقه بندی اطلاعات و اسناد در سازمان ها می پردازد چرا که این موضوع در سازمان ها اهمیت ویژه ای دارد و موجب دسترسی سریع و آسان به اطلاعات می شود در واقع از مزایای دیگر اتوماسیون اداری می توان گفت که موجب کاهش هزینه و بالا رفتن سرعت عملکرد پرسنل می شود در همین راستا با کاهش هزینه ها سود دهی شرکت بالا رفته که امر مهمی برای شرکت ها به حساب می آید.

• با توجه به اتوماسیون اداری و نقش آن در طبقه بندی اطلاعات می توان گفت که نرم افزار اتوماسیون اداری داده ها را در بانک اطلاعاتی ثبت و نگهداری می کند و دسترسی مدیران و کارکنان به اطلاعات اعم از انواع فایل‌های متنی و تصویری با امکان ویرایش در هر لحظه نیز از مزایای اتوماسیون اداری می‌باشد.

انواع سیستم اتوماسیون های اداری دارای چه امکاناتی هستند؟

• پشتیبانی از انواع مکاتبات و مراودات درون و بین سازمانی بصورت الکترونیک

• امکان به اشتراک گذاری وظایف و اطلاعات سازمانی و توانایی پیگیری امور

• قابلیت تعریف فرم های اداری به صورت الکترونیک

• بهره گیری از سیستم بایگانی متمرکز سازمانی

• امکان تبادل اطلاعات با سایر سیستم اتوماسیون های اداری