اتوماسیون اداری چیست

اتوماسیون اداری اشاره به دستگاه های کامپیوتری و نرم افزار متنوعی دارد که برای ایجاد، جمع آوری، ذخیره، دستکاری و انتقال اطلاعات مورد نیاز برای انجام وظایف اساسی دیجیتالی استفاده می شود. ذخیره سازی داده های خام، انتقال الکترونیکی و مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیکی شامل فعالیت های اساسی یک سیستم اتوماسیون اداری می باشد. اتوماسیون اداری به بهینه سازی و یا خودکار سازی مراحل اداری موجود کمک میکند. ستون اتوماسیون اداری یک شبکه است که به کاربران اجازه می دهد تا داده ها، پست ها و حتی صدا را از طریق شبکه انتقال دهند. کلیه عملیات دفتر، از جمله تایپ کردن، ضبط، کپی کردن، فکس، تلکس، میکروفیلم و مدیریت سوابق، عملیات تلفنی، به این دسته محدود می شود. به عنوان روش های اداری تکامل یافته به منظور استفاده کامل از فن آوری های جدید، افزایش مربوطه در نوآوری های مناسب برای بهینه سازی فرآیندهای اداری وجود دارد. 

سیستم های اتوماسیون اداری عمدتا برای حمایت از کارکنان و داده ها طراحی شده و آنها را از کارهای تکراری آزاد می کند. این می تواند به عملیات مرتبط با دفتر چندگانه، از راه حل های منابع انسانی به مدیریت ارتباط با مشتری، فعالیت های بازاریابی یا برنامه ریزی اشاره کند.

5 بخش اصلی اتوماسیون اداری

یک سیستم اتوماسیون اداری از بخش‌ها و قسمت های مختلفی تشکیل شده است. امروزه سیستم‌های اتوماسیون اداری تکامل یافته‌اند و طیف وسیعی از فعالیت‌های سازمانی و برون سازمانی را پوشش می‌دهند و به همین دلیل شامل ماژول‌های متنوعی است که هر کدام بخش‌هایی از فرایند‌ها یا فعالیت‌های یک سازمان را در برمی گیرند.

1.دبیرخانه

اصلی ترین بخش یک سیستم اتوماسیون اداری بخش مربوط به عملیات دبیرخانه شامل فرایندهای ثبت نامه، ارجاع، کارتابل پرسنل و بایگانی است. این بخش هسته اولیه و اساسی سیستم اتوماسیون اداری است. در این بخش عملیات‌های مختلفی از اسکن، ورود اطلاعات، ثبت اندیکاتور، ثبت اطلاعات نامه های وارده، صادره، داخلی، الصاق عطف/پیرو به نامه های ثبت شده، معرفی موقعیت های بایگانی فیزیکی نامه ها بصورت درختواره‌ایی، معرفی موضوعات ثابت برای هر نوع نامه،معرفی دسته بندی نامه ها (گروه ، پروژه، ...)، توزیع و پیگیری چرخه نامه‌های دریافتی تا تهیه پیش‌نویس، گردش، امضا و ثبت و چاپ نامه‌های ارسالی انجام می‌شود. در این بخش از سیستم اتوماسیون اداری، از ابزارهای ورودی و خروجی متعددی مانند اسکنر، چاپگر، قلم نوری، فکس مودم، ایمیل سرور و غیره استفاده می‌شود.

2.مدیریت جلسات و مصوبات

یکی از مهمترین عوامل ایجاد مزیت رقابتی در سازمان‌های پیشرو، تصمیم‌گیری به موقع از سوی مدیران، رد‌گیری و نظارت بی‌واسطه برای حصول اطمینان از اجرای سریع و بدون حاشیه این مصوبات می‌باشد.در واقع یکی از شاخص‌های کلیدی بهره‌وری در سازمان، میزان انطباق و هماهنگی بدنه سازمان با نگاه راهبردی مدیران می‌باشد که محصول این شاخص پاسخ مثبت و تبلور تغییر در زمان مورد انتظار می‌باشد. یکی از بخش‌های سیستم‌های اتوماسیون اداری به تنظیم، ثبت و نگهداری، برگزاری و پیگیری جلسات و مستندات آن‌ها اختصاص می‌یابد. این بخش معمولا شامل تقویم کاری، مدیریت جلسات و قرارهای کاری، مدیریت فعالیت‌ها و پروژه‌ها و غیره است.

3.مدیریت داده

سیستم‌های اتوماسیون اداری اغلب برای پیگیری کوتاه‌مدت و بلندمدت داده‌ها در قالب برنامه‌های مالی، برنامه تخصیص نیروی کار، مصارف بازاریابی، دفاتر دارایی و دیگر قسمت‌های تجاری بکار می‌روند. مدیریت وظایف یا سیستم زمان‌بندی، رصد و کنترل فعالیت پروژه‌های متفاوت را در یک سازمان بر عهده دارد. سیستم مدیریت الکترونیکی، فعالیت‌ها و وظایف یک سازمان را از طریق جداول زمانی، معادلات منابع و زمان‌بندی الکترونیکی را رصد و کنترل می‌کند.

4.پرتال مکاتبات برون سازمانی

سیستم اتوماسیون اداری تحت وب با ایجاد بستری مناسب برای ثبت و گردش نامه و انواع فرم‌های سازمانی، پیگیری دقیق، گزارش اقدامات لازم و مدیریت بهینهٔ جلسات، ضمن سرعت بخشیدن به روند مکاتبات درون سازمانی، امکان تعامل الکترونیک برون سازمانی را نیز فراهم می‌کند.فراهم آمدن بسترهای جدید ارتباطی بر مبنای شبکه‌های کامپیوتری، موجب شده است دولت‌ها و سازمان‌ها به منظور کاهش هزینه‌های ایاب و ذهاب و افزایش رضایتمندی و تسریع در ارائه خدمت به ارباب رجوع، امکان ارسال و پیگیری درخواست و کارهای اداری در محیط خارج از سازمان را یک الزام بدانند. برای پاسخ به این الزام سازمان‌ها در راستای طرح تکریم ارباب رجوع بخش پرتال برون سازمانی نیز امروزه به سیستم‌های اتوماسیون اداری اضافه شده است تا امکان پیگیری مکاتبات را در خارج از سازمان و برای کاربران برون سازمانی فراهم کند.

5.کارتابل آفلاین

سیستم‌های اتوماسیون اداری با توجه به پراکندگی جغرافیایی سازمان‌ها و نوع دسترسی به آن‌ها تنوع یافته‌اند. برخی از آن‌ها در شبکه محلی قابل دسترس هستند و برخی دیگر تحت وب می‌باشند. در سیستم‌های اتوماسیون اداری تحت وب برای قسمت‌هایی از نرم‌افزار که اهمیت ویژه‌ای دارند نوع آفلاین نیز در نظر گرفته می‌شود. سرعت پایین خطوط ارتباطی اینترنت در برخی نقاط نیز این امکان را از مدیران می‌گیرد تا در منزل یا سفر بتوانند با سرعت مطلوب از سیستم اتوماسیون اداری استفاده کنند. در نتیجه نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب به همراه زیرسیستم کارتابل Offline، این امکان را در اختیار مدیر می‌گذارد تا در منزل و یا هر نقطه دیگر بتواند کارهای باقیمانده خود را به انجام رسانده و با اولین برقراری ارتباط با سیستم اصلی آنها را به روز کند.

با این امکان، مدیران می‌توانند در منزل، در هنگام سفر، در هنگام ماموریت و یا از هر مکانی به نامه‌ها و کارهای خود دسترسی داشته و عملیات متداول از قبیل دیدن نامه ها و کارها، ارجاع آ‌نها به همراه پاراف و … را انجام دهند.

بخش‌های دیگری نیز به تدریج به سیستم‌های اتوماسیون اداری اضافه شده است که هر کدام از آن‌ها جهت افزایش مکانیزاسیون کار‌ها در سازمان و تسهیل ارائه خدمات درون و برون سازمانی ایجاد شده‌اند:

 طـراح گردش کار

 مدیریت صورتجلسات

 ارجاع الکترونیکی

کتابخانه الکترونیک

سیستم کنترل رفت و آمد اشخاص

 داشبوردهای دیجیتال مدیریت استراتژیک سازمان

مدیریت ارسال و دریافت پیام چند رسانه‌ای

دفترچه یادداشت روزانه

آموزش کار با اتوماسیون اداری

با چالش‌های گوناگونی که ایجاد تعاملات درون‌سازمانی و برون‌سازمانی در محیط‌های کسب و کار ایجاد کرده است، نیاز به ارتباط و نظارت مستمر بر پیشرفت کارهای سازمان و به کارگیری سیستم در انواع اتوماسیون اداری، لزوم آموزش کار با اتوماسیون اداری را ضروری می‌ کند.

 نحوه کار با نرم‌افزار اتوماسیون اداری توسط کارشناسان،  آموزش داده می شود. ولی با این حال نیاز به آموزش بیش‌تر برای آشنایی با شناخت کنترل مستندات، سیستم اطلاعات و مبانی اتوماسیون اداری احساس می‌شود. بنابراین مخاطبان اصلی استفاده از نرم‌افزار از جمله مدیران، مسئولان IT و کارمندان ترجیح می‌دهند در دوره‌‌های آموزش کار با اتوماسیون اداری شرکت کنند.