ارسال فاکتور به سامانه مودیان بدون نرم افزار امکان پذیر است؟

ارسال فاکتور به سامانه مودیان طی مراحل متعددی صورت می گیرد. در وهله اول سعی کنید از کارشناسان متخصص در این حوزه راهنمایی بخواهید و سپس اقدام به ارسال درست این فاکتور نمایید. در حقیقت این سامانه یکی از سامانه های آنلاین مالیاتی است که به منظور یکپارچه سازی اطلاعات افراد و حساب های مرتبط با مالیات طراحی شده تا افراد بتوانند به واسطه آن در وقت خود صرفه جویی کنند و فاکتورهای مالیاتی خود را به راحتی ارسال نمایند.

نکات مهم در ارسال فاکتور به سامانه مودیان بدون نرم افزار

از آنجایی که کسب و کارها به دنبال تحول دیجیتالی هستند، لذا پردازش دستی فاکتورهای سنتی فرایندی است که منسوخ شده و کاربرد چندانی ندارد. سامانه مودیان، روندی به روز و جدید است که شرکت ها راه حل های تکنولوژیکی مختلفی را برای ساده کردن فرآیندهای خود و بهبود کارایی کلی پیاده سازی می کنند. گردش‌های کاری متعددی وجود دارد که می‌توان آن‌ها را خودکار کرد، اما تا چه حد می‌توان اتوماسیون را اعمال کرد؟ آیا راه حلی وجود دارد که بتواند به طور کامل وظایف دستی را در کل فرآیند حساب های پرداختنی حذف کند؟ برای کسب اطلاعات بیشتر در رابطه با ارسال فاکتور به سامانه مودیان بدون نرم افزار خواندن ادامه مطلب کمک فراوانی به شما می کند.

پردازش صورت ‌حساب و فاکتورهای مختلف، جزء جدیدترین پیشرفت فناوری در اتوماسیون است که راه‌حل جامعی را ارائه می‌کند که کارهای دستی را از دریافت فاکتورها تا پرداخت‌ها حذف می‌کند. جای تعجب نیست که این فناوری چنین سروصدایی ایجاد کرده است. بنابراین، پردازش صورت‌حساب دقیقاً چیست و چگونه فرآیند حساب‌های پرداختنی را متحول می‌کند؟

• پردازش فاکتور چیست و چرا همه در مورد آن صحبت می کنند؟

این را تصور کنید که انبوهی از فاکتورهای کاغذی که روی میز شما انباشته شده اند، به صورت دستی وارد سامانه شوند. اگر این امر آشنا به نظر می رسد، پس می دانید که این فرایند زمان ارزشمندی را از شما می گیرد و منجر به خطاهای دردسرساز، تاخیر در پرداخت و تیرگی روابط با تامین کنندگان می شود. در عصری که سرعت و دقت بسیار مهم است، رویکردهای سنتی دیگر جوابگو نیست. اینجاست که پردازش و ارسال فاکتور به سامانه مودیان بدون نرم افزار وارد می شود. به زبان ساده، این یک راه حل کاملاً خودکار است که جریان یکپارچه فاکتورها را از دریافت تا پرداخت بدون هیچ گونه مداخله دستی امکان پذیر می کند.

در اصل، پردازش صورت‌حساب، اتوماسیون را به سطحی کاملاً جدید می‌برد و یک فرآیند حساب‌های پرداختی کاملاً خودکار و بدون دست را ارائه می‌دهد. این فناوری از ترکیبی از فناوری‌های تشخیص کاراکتر نوری (OCR)، هوش مصنوعی (AI) و یادگیری ماشین (ML) برای جمع‌آوری و استخراج داده‌ها از صورت‌حساب‌ها، تأیید آن در برابر سوابق موجود و مسیریابی خودکار آن‌ها برای پرداخت استفاده می‌ کند. این فناوری ‌ها برای تبدیل فاکتورهای کاغذی به اسناد دیجیتالی که بدون زحمت قابل پردازش و ردیابی هستند، همکاری می‌کنند.

نحوه ارسال فاکتور به سامانه مودیان بدون نرم افزار

مشابه سایر فرآیندهای اتوماسیون، مراحل یک گردش کار از نحوه ارسال فاکتور به سامانه مودیان بدون نرم افزار متناسب با نیازهای خاص بخش حساب های پرداختنی طراحی شده است. به طور معمول، این فرآیند با صورتحساب الکترونیکی آغاز می شود، جایی که تامین کنندگان فاکتورهای الکترونیکی را از طریق کانال های مختلف مانند ایمیل، پست، یا تبادل الکترونیکی داده ها ارسال می کنند. نرم افزار برای استخراج داده های مربوطه، از جمله شماره فاکتور، نام تامین کننده و مبلغ پرداختی استفاده می شود. این سیستم همچنین هرگونه خطا یا مغایرت را بررسی می کند و به سرعت به پرسنل مربوطه برای بررسی هشدار می دهد.

هنگامی که داده ها تأیید شد، به طور خودکار وارد سیستم حسابداری شرکت می شود و نیازی به ورود دستی داده ها را از بین می برد.  فاکتور از طریق یک فرآیند تأیید خودکار بر اساس قوانین و گردش کار از پیش تعریف شده هدایت می شود. اگر فاکتور با سفارش خرید مطابقت داشته باشد و در محدوده بودجه باشد، به طور خودکار برای پرداخت تأیید می شود. پس از تأیید، پرداخت ‌ها می ‌توانند به صورت خودکار و بدون دخالت انسانی آغاز شوند. پردازش صورت‌حساب بدون لمس، روشی هوشمندانه ‌تر، سریع ‌تر و دقیق ‌تر برای رسیدگی به فاکتورها ارائه می ‌دهد. این نه تنها زمان و هزینه مربوط به پردازش دستی را کاهش می دهد، بلکه کنترل و دید بهتری را در کل فرآیند فراهم می کند.

دلایل استفاده از سامانه مودیان جهت ارسال فاکتور به سامانه مودیان بدون نرم افزار

علاوه بر مزایای آشکار زمان و صرفه جویی در هزینه، پردازش صورتحساب کاملاً خودکار چندین مزیت دیگر را ارائه می دهد که می تواند روند حساب های پرداختی شما را به طور قابل توجهی بهبود بخشد. این شامل:

1. خطاهای کاهش یافته

اتوماسیون بدون لمس به طور چشمگیری خطاهای انسانی را که اغلب در هنگام ورود دستی داده رخ می دهد، کاهش می دهد.

2. زمان ‌های پردازش سریع ‌تر

بدون نیاز به مداخله دستی، فاکتورها با سرعت برق پردازش می ‌شوند و زمان چرخه پرداخت را کاهش می ‌دهند.

3. بهبود روابط با تامین کننده

پردازش خودکار صورتحساب منجر به پرداخت های سریع و دقیق، بهبود تجربه کلی تامین کننده و تقویت روابط قوی تر می شود.

4. دقت و دید پیشرفته داده ها

با ذخیره تمام داده های فاکتور در قالب دیجیتال، ردیابی، تطبیق و تجزیه و تحلیل داده های مالی آسان تر می شود. این امکان تصمیم گیری بهتر را فراهم می کند و در عین حال کنترل های داخلی و انطباق را افزایش می دهد.

5. مقیاس پذیری

همانطور که کسب و کار شما رشد می کند، پردازش فاکتور بدون لمس به راحتی مقیاس می شود تا با افزایش حجم فاکتور بدون نیاز به منابع اضافی سازگار شود. مزایا متعدد هستند، اما شاید مهم ترین مزیت حذف وظایف دستی باشد که به کارکنان AP اجازه می دهد تا بر فعالیت های ارزشمندتر و استراتژیک تر تمرکز کنند.

مهم ترین مراحل نحوه ارسال فاکتور به سامانه مودیان بدون نرم افزار

در اینجا قرار است به صورت گام به گام مهم ترین مراحل نحوه ارسال فاکتور به سامانه مودیان بدون نرم افزار را برای شما بازگو کنیم.

مرحله1. ثبت‌نام در سایت مربوطه (سامانه مودیان)

• در این مرحله وارد سامانه مودیان شوید.
• روی دکمه ورود به نرم افزار بزنید.
• وارد بخشی به نام صفحه لاگین می شوید.
• با ارسال شماره همراه خود، رمز 4 رقمی برای شما ارسال می گردد.
• با ورود رمز می توانید به راحتی وارد داشبورد اصلی صفحه نرم افزار سامانه مودیان شوید.

مرحله2. آشنایی با داشبورد نرم افزار برای بررسی فاکتورهای فروش

• در وهله اول باید دسترسی خود را فعال کنید.
• در صورت غیرفعال بودن، کافیست، گزینه خرید اشتراک را ارسال کنید.
• سپس در قسمت راست صفحه داشبورد روی گزینه تنظیمات کلیک نمایید تا به راحتی به واسه نام کاربری و رمز عبور وارد سایت شوید.

مرحله3. دریافت کد csr

• در این مرحله پیشنهاد می کنیم از قسمت منوی سمت راست روی بخش کد csr کلیک کنید.
• نام عمومی و شناسه ملی را وارد نمایید.
• کلید عمومی، خصوصی و کد csr ساخته می شود که لازم است هر سه را دانلود نمایید.

مرحله4. دریافت شناسه یکتای حافظه مالیاتی

• در این قسمت وارد کارپوشه خود شوید.
• روی دکمه عضویت کلیک کنید.
• صفحه ای برای شما باز می گردد که باید روی دکمه دریافت شناسه مالیاتی بزنید.
• کلید عمومی را در این قسمت بارگذاری می کنیم.
• کدپستی و آدرس را تایید می کنیم.
• در ادامه یک شناسه 6 رقمی دریافت می کنیم که با شناسه 13 رقمی متفاوت است
• سپس وارد بخش صدور فاکتور فروش می شویم.

سیستم مدیریت فاکتور چیست؟

فاکتور اصطلاحی است که بسیار ساده به نظر می رسد، اما کسب و کارها به وضوح اهمیت بسیار زیاد آن را می دانند. این یک سند مالی مهم است که توسط مشاغل مختلف دریافت می شود. مدیریت فاکتور یک عملکرد تجاری است که فرآیند تدارکات را آسان می کند. با این سیستم، شرکت ها از نظر عملکرد به پیشرفت خود ادامه می دهند و نیاز به محصولات و خدمات بیشتر برای عملکرد کارآمد افزایش می یابد. لوازم اداری، لوازم التحریر، خدمات خانه داری، خدمات برون سپاری و غیره برخی از نیازهای روزانه هستند که برای آن‌ها فاکتور تولید می شود.

سیستم ارسال فاکتور به سامانه مودیان بدون نرم افزار یک عملکرد تجاری داخلی بسیار مهم است که فرآیند تدارکات را تسهیل می کند. این کل عملکرد و مدیریت صورتحساب از تامین کنندگان را پوشش می دهد. به آن پردازش فاکتور نیز می گویند. مدیریت فاکتور عملکردی است که در آن یک تجارت فاکتورها را از تامین کننده دریافت می کند، مشروعیت آن را تعیین می کند، به فروشنده پرداخت می کند و آن را مستند می کند. این یک واقعیت شناخته شده برای همه مشاغل است که مدیریت مؤثر فاکتور و مدیریت فروشنده بر درآمد کسب و کار تأثیر می گذارد. مدیریت فاکتور دستی مرسوم برای کسب و کار پیچیده و گیج کننده بود. فرآیند مدیریت فاکتور مدرن پیشرفته تر و خودکارتر است و همه تنگناها را برطرف می کند. مزیت اصلی این است که در زمان و هزینه در مقایسه با صورتحساب دستی صرفه جویی می کند. علاوه بر این، این نرم‌افزار مدیریت خودکار صورت‌حساب، عملیات خرید را ساده می‌کند و به فرآیند کامل صورت‌حساب قابل مشاهده است.

1- اتوماسیون صورت‌حساب به کارمندان کمک می‌کند تا روی کارهای حیاتی تمرکز کنند که سازنده‌تر هستند و روابط فروشنده را تقویت می‌کنند. به علاوه، به رقابتی ماندن کمک می کند و بر حاشیه سود شرکت تأثیر می گذارد.

2- صورتحساب یک کار تکراری است که می تواند خودکار شود تا کارمندان بتوانند روی کارهای ارزشمندتر تمرکز کنند. و از هر جایی برای خطا به دلیل اتوماسیون جلوگیری می کند.

اهمیت مدیریت فاکتور در سامانه مودیان

یک مطالعه نشان می دهد که حدود سه میلیون فاکتور در سراسر جهان مبادله می شود. وظایف سیستم ارسال فاکتور به سامانه مودیان بدون نرم افزار در زیر فهرست شده است.

• تعیین اعتبار فاکتور
• ثبت دقیق پرداخت در سوابق شرکت
• صورتحساب بخشی از چرخه خرید تا پرداخت است و مستقیماً در دسته حساب های پرداختنی قرار می گیرد.
• انگیزه اصلی مدیریت فاکتور جلوگیری از هرگونه تاخیر در پرداخت محصول یا خدمات است. و صورتحساب به عنوان یادآوری برای پرداخت به موقع عمل می کند.
• با مدیریت فاکتور می توان از اتلاف و تاخیر جلوگیری کرد
• مقررات موجودی را می توان با مدیریت فاکتور مرتب کرد
• از داده های صورتحساب می توان برای برنامه ریزی مالی و عملکرد کسب و کار استفاده کرد.
• مدیریت فاکتور کلیه فعالیت های مالیاتی مانند اسناد مالیاتی، حسابرسی و غیره را ساده می کند.

انواع فاکتورها چیست؟

ارسال فاکتورها بر اساس صنعت مشتری، صنعت فروشنده و بر اساس سیاست ‌های مختلف صنعت متفاوت است. بیایید در مورد برخی از فاکتورهای رایج که مشاغل معمولاً دریافت می کنند بحث کنیم.

1- فاکتور موقت: این فاکتور به صورت متناوب برای کسب و کار ارسال می شود. پروژه شروع می شود و برای مدت زمان طولانی تری ادامه می یابد، بنابراین فروشنده قبل از پایان آن یک فاکتور ارسال می کند.

2- پیش فاکتور: این فاکتور حتی قبل از ارائه خدمات برای کسب و کار ارسال می شود. اما این نشان نمی‌دهد که پرداخت باید فوراً انجام شود، بلکه اطلاعیه‌ای به کسب‌وکار است که تاریخ سررسید و جدول زمانی پرداخت را اعلام می‌کند.

3- فاکتور نهایی: فاکتور نهایی دارای جزئیات خدمات ارائه شده، کالاهای خریداری شده و کالاهای ارسالی خواهد بود. علاوه بر این، شامل اطلاعات مربوط به تمام معاملات و مانده نهایی است که تجارت باید به فروشندگان بپردازد.

4- فاکتور تکراری: این فاکتور برای کسب و کاری ارسال می شود که با پروژه های طولانی مدت سروکار دارد. فاکتور در فواصل زمانی معین ارسال می شود.

5-صورتحساب بدهی: فرض کنید فروشنده شما را کم هزینه کرده است، این فاکتورهای بدهکار به عنوان اصلاحات جزئی برای صورتحساب های جاری عمل می کنند. این تعادل واقعی را نشان می دهد.

6- صورتحساب اعتباری: یک فاکتور اعتباری پس از ارسال یک صورتحساب اضافی توسط فروشنده برای شما ارسال می شود. این شامل جزئیات مربوط به مبلغی است که باید به کسب و کار بازپرداخت شود. این فاکتور در صورتی ارسال می شود که اشتباهاً هزینه اضافی از شما دریافت شود یا به طور ناخواسته بیشتر پرداخت شود که این پرداخت های تکراری است.

7- فاکتور جمعی: در صورتی که فروشنده با چندین سفارش یا پروژه با شما سروکار داشته باشد، یک فاکتور جمعی برای کسب و کار ارسال می شود. این شامل چندین فاکتور برای خدمات خاص است. مجموع کل فاکتورهای کوچک است.

سخن پایانی

ارسال فاکتور به سامانه مودیان بدون نرم افزار مراحل متعددی دارد که پس از طی شدن می توان به راحتی فاکتور را به سامانه ارسال کرد. با در نظر گرفتن این موضوع و راهنمایی از افراد خبره می توان اطلاعات خود را در این حوزه افزایش داد.