اشتباهات رایج حسابداری در کسب و کارهای کوچک

اشتباه‌های رایج حسابداری در هر کسب و کاری وجود دارند. به لطف طیف وسیعی از نرم‌ افزارهای حسابداری موجود برای کسب و کارهای متوسط و کوچک امروز، راحت‌ تر می‌ توان حساب پول‌ های خرج شده کسب و کار را داشت. بسیاری از کسب و کارهای کوچک همچون یک نمایش تک نفره هستند. شما به عنوان یک کارآفرین مسئول تمام اتفاقات درونی و بیرونی سازمان خود هستید. معمولا مشغله کاری زیاد باعث می شود تا اشتباهات و خطاهای کوچک نادیده گرفته شوند، که این امر در دراز مدت ممکن است مشکلات بیشتر و بزرگتری را در فرآیند حسابداری شما ایجاد نماید.

اکنون قصد داریم تا رایج ترین اشتباهات حسابداری را با شما درمیان بگذاریم تا بدون اینکه خودتان آنها را تجربه کنید بتوانید از آنها درس بگیرید.درحالی که نرم‌ افزارهای حسابداری، دفترداری و حساب و کتاب را برای کسب و کارهای کوچک آسان‌ تر کرده‌اند، خطاها و اشتباهات بسیار رایجی را – از دسته‌ بندی نادرست یک معامله تا انجام دادن تمامی حساب‌ ها توسط خود شما – انجام می‌ دهند.

برخی از اشتباهات حسابداری جزئی و ناچیز است و – هنگامی که به ضرورت توسط فردی در کسب و کارتان مشخص می‌ شوند – به راحتی قابل حل هستند. اما اشتباهات جدی‌ تری نیز وجود دارد که می‌ تواند تاثیر قابل توجهی بر روی سلامت مالی کسب و کارتان داشته باشند.به مرور زمان، شیوه‌ های حسابداری ضعیف می‌ تواند واقعیت سلامت مالی شرکت شما را خدشه‌ دار کند. در موارد جدی، اشتباهات مکرر حسابداری و روش‌ های حسابداری بد می‌ تواند کسب و کار شما را به ورشکستگی یا اداره امور شرکت‌ ها بکشاند.

اگرچه برخی از این اشتباهات بسیار جزئی و ناچیز هستند اما سلامت مالی کسب و کار شما را تحت تاثیر قرار خواهند داد. در صورتی که اشتباهات بزرگی در حسابداری کسب و کارهای کوچک رخ دهد، تجارت مورد نظر را به سمت ورشکستگی می‌رودبرخی از آن ها پرتکرارتر و رایج تر از بقیه هستند. اما از رخ دادن تمامی این خطاها در حسابداری می توان با یک برنامه ریزی صحیح و مناسب، جلوگیری کرد.

زیرا همه ما می دانیم که هزینه ی جبران خطاها در حسابداری بسیار بیشتر از هزینه ی جلوگیری از رخ دادن آن است. همچنین پی بردن و اصلاح خطا و اشتباهات در حسابداری هرچه در زمان سریع تری صورت بگیرد، هزینه ی کمتری نسبت به اصلاح آن در آخر پروژه برای جبران خواهد داشت.

اگر کسب و کارتان برای شما حکم یک پروژه ی طولانی مدت را دارد، نیاز شما به بررسی بیشتر و منظم صورتحساب ها و اسناد حسابداری، بیشتر و بیشتر از حالت های دیگر خواهد بود. با این کار نه تنها در زمان شما و کسب و کارتان صرفه جویی خواهد شد، بلکه درآخر پول بیشتر و دردسر کمتری هم خواهید داشت. همچنین از مزایای رقابتی این کار در بازار، مانند رضایت بیشتر مشتریان بهره مند خواهید شد.

در این مطلب قصد داریم رایج ترین اشتباهات در حسابداری کسب و کارها، حتی کسب و کارهای کوچک را با هم مرور کنیم تا با شناخت و برطرف کردن آن ها، از دردسرهای احتمالی که ممکن است در آینده برای کسب و کار شما رخ دهد، جلوگیری کنید.

ضعف در نگه‌ داری سوابق هزینه‌ها

با یک برنامه ماهیانه یا هفتگی می‌توانید تضمین کنید که سوابق مخارج‌تان دقیق هستند و اینکه رسیدهای اصلی را جزء به جزء نوشته‌اید.

ارتباط نداشتن با یک حسابدار

چنانچه مشاوره مستمر با یک حسابدار داشته باشید، می‌توانید از آخرین مشاوره‌های مالیاتی کسب‌و‌کار آگاه شوید.

آماده‌سازی مالیات

سپردن کارهای مالیاتی‌تان به یک متخصص تضمین می‌کند که از مزایای تمام مبالغ بخشودگی قابل اعمال، استفاده کرده‌اید.

بی‌توجه بودن درمورد جمع آوری فاکتورها

فاکتورهای پرداخت نشده باید به صورت هفتگی مورد رسیدگی قرار بگیرند تا از دیرکرد آماده سازی مالیاتی‌تان جلوگیری شود.

سرمایه‌گذاری نکردن برروی خودتان

به عنوان مالک یک تجارت کوچک، باید از مزایای معافیت مالیاتی که از طریق حساب‌های پس‌انداز بازنشستگی به دست می‌آورید، بهره ببرید که برای نیازهایی که در آینده خواهید داشت، سرمایه‌ای فراهم کند. در ارتباط بودن با یک حسابدار از زمان شروع کسب‎و‌کار، شما را از دردسر زمان پرداخت مالیات دور می‌کند و در راس استراتژی و برنامه‌های مالیتان قرار می‌دهد.

چطور به بهترین نحو ممکن کسب‌وکارتان را رشد دهید

برای شخصی که آنقدر شجاع است که بی پروا حرکت می‌کند و یک تجارت کوچک را آغاز می‌کند، خطرات و ترس‌های زیادی وجود دارد. در اغلب موارد، کسب ‌و‌کارهای کوچک تنها یک کارمند دارند.
فشار انجام تمامی وظایفی که برای اداره یک کسب‌وکار موفق لازم است، بسیار زیاد است. بنابراین با تعدادی از صاحبان تجارت‌های کوچک صحبت کرده‌ایم و از آنها خواستیم تا برای کمک به شما جهت رشد یک کسب‌و‌کار موفق، لیست وظایف‌شان را به اشتراک بگذارند.

فرآیند تجاریتان را ثبت کنید

همانطور که تلاش می‎کنید تا بهترین راه برای انجام یک وظیفه را پیدا کنید، می‌دانید که ثبت فرآیند تجاریتان زمانبر است. با این‌حال، ثبت رویه کسب‌و‌کارتان، در حالی که آنها را رشد می‌دهید، در طی زمان بسیار مفید خواهد بود. زمانیکه کارمند جدید استخدام می‌کنید، آموزش‌هایتان روان‌تر خواهد بود و اگر تنها از یک رویه‌ی متناوب استفاده کنید، ممکن است قادر نباشید به سادگی آنرا تکرار کنید.
” همانطور که تجارت رشد می‌کند، یافتن زمان برای بازگشت به عقب و نوشتن دوباره‌ی همه چیز، سخت‌تر می شود.” بنابراین از امروز ثبت رویه‌هایتان را آغاز کنید.

کسب‌و‌کارتان را بهتر بازاریابی کنید

گرچه ممکن است هزینه‌ی سنگینی برای یک کسب‌و‌کار نوپا باشد، اما یک وبسایت با طراحی عالی حقیقتاً می‌تواند رشد تجاری‌تان را تسریع کند. عامل موثری دیگر در بازاریابی، حضور  مداوم در شبکه‌های اجتماعی است که به مشتریان بالقوه‌ی شما مربوط است.

چگونه اتوماسیون، آینده حسابداری را شکل خواهد داد

همانطور که نرم‌افزارها قدرتمندتر می‌شوند، یک سوال به وجود می‌‎آید: اتوماسیون چگونه آینده حسابداری را شکل خواهد داد؟ دیوید برگشتاین پیش‌بینی‌های بی‌نظیری کرده است:
“جریان کاری و ابزارهای اتوماسیون، ورودی اطلاعات تمام سیستم‌های حسابداری را از میان خواهند برد. شرکت‌ها برون‌سپاری فرآیند کسب‌وکار (BPO) و خدمات مشاوره‌ای بیشتری ارائه خواهند داد که جریان عمده‌ی درآمد شرکت‌ها خواهند بود.”

کاهش وظایف بی‌ارزش اضافی

زمانی ورود داده‌های معمولی، سخت بود که باید توسط حسابداران و دفترداران به صورت دستی انجام می‌شد. کاری خسته کننده که ساعت‌ها زمان باارزش را هدر می‌داد.در دنیایی که کامپیوترها در برخورد با اعداد و اطلاعات بهتر عمل می‌کنند، “به کارگیری” نرم‌افزارها برای وارد کردن اطلاعات، منطقی به‌نظر می‌رسد. این ویژگی‌ها بطور کلی اعمال می‌شوند. فرقی ندارد که از فرآیند دستی لیست حقوقی به سمت یک کار نرم‌افزار محور حرکت کند یا استفاده از پرداخت صورتحساب آنلاین، از نظر اقتصادی به صرفه‌تر (و کم خطاتر) است که اینکارها به نرم‌افزار سپرده شود.

اکنون مشاوران می‌توانند منحصراً بر روی خدماتی که ارزش چشم‌گیری بر روی کسب‌وکار مشتریان‌شان دارد، تمرکز کنند.

قدرتمندتر کردن خدمات مشاوره و برون سپاری

صاحبان کسب‌وکار نمی‌خواهند تا به جزئیات دقیق حسابداری بپردازند. آن‌ها به مشاوره‌های عملی و تجزیه و تحلیل‌های قابل مصرف نیاز دارند. ترجیح می‌دهند زمان‌شان را صرف بحث با مشاورانشان درمورد مدل‌های تجاری، فرصت‌ها و استراتژی‌ها کنند. با نرم‌افزارهایی که بسیاری از کارهای دستی را به طور خودکار انجام می‌دهند، حرفه‌ای‌ها می‌توانند بر ارائه مشاوره‌های عملی ارزشمند به مشتریان‌شان تمرکز کنند.

دیگر یک مشاور وقت زیادی صرف تلاش از طریق فرآیندهای دستی نخواهد کرد. اتوماسیون به حسابداران و دفترداران کمک می‌کند تا زنجیره ارزش را ارتقا دهند. آنها از طریق جمع آوری اطلاعات مالی و تبدیل آن به راهنمایی‌های قابل مصرف، عملی و خردمندانه، ارزش افزوده را مهیا خواهند کرد. مشاوران و اتوماسیون باهم، تیم بی‌نظیری تشکیل می‌دهند.

مشاوران ظرفیت مراجعه کنندگان را افزایش خواهند داد

مشاورانی که تمام جنبه‌های عمل‌شان را به صورت دستی انجام می‌دهند، ظرفیت خودشان را محدود می‌کنند. با اتوماسیون، کارها زودتر و کم هزینه‌تر تکمیل می‌شوند که فرصتی عظیم به شمار می‌رود و به این معنی است که مشاوران می‌توانند بدون افزایش کارمند، از مراجعه کنندگان بیشتری پشتیبانی کنند. یک فرآیند به خوبی می‌تواند از طریق روش‌های دستی انجام شود، اما هرگز با فرآیندی که از نرم‌افزار بهره می‌برد، کارآمدی یکسانی نخواهد داشت. این نرم‌افزارها راه را برای شرکت‌ها باز می‎ کنند تا در راهی قدم بگذراند که تاکنون نتوانسته‌اند.

قیمت گذاری مبتنی بر ارزش به استاندارد صنعت تبدیل خواهد شد

اتوماسیون ساعت‌های قابل پرداخت را از بین می‌برد. از آنجایی که نرم‌افزارها زمان تکمیل کار مشتریان را کاهش داده‌اند، ثبات داشتن از طریق قیمت‌گذاری ساعتی، چالشی رو به افزایش خواهد بود. نرم‌افزارها، شرکت‌ها را ملزم می‌کنند تا به سمت مدل قیمت‌گذاری ثابت و ارزش محور حرکت کنند.

این تغییری عمده‌ است و در سراسر صنعت به مشاورانی نیاز دارد تا مشتریان را بر ارزشی که ارائه می‌دهند، در مقایسه با تعداد ساعاتی که کار می‌کنند، متمرکز کنند. به همین دلیل است که براساس پیش بینی دیوید برگشتاین، خدمات مشاوره و برون‌سپاری فرآیند کسب‌و‌کار، به جریان‌های غالب درآمد برای شرکت‌ها تبدیل خواهند شد.

متولدین نسل هزاره به تکنولوژی مدرن نیاز خواهند داشت

نسل جدید با تکنولوژی‌هایی نظیر گوشی هوشمند و نرم‌افزارها، رشد می‌کند. سرعت و بهره‌وری حداقل نیازهای لازم تجارت هستند. بنابراین چرا حسابداری باید ثابت بماند و به عنوان کاری پیچیده و دستی دیده شود؟
همانطور که نسل هزاره بر تمایلات جمعیت شناختی اثر می‌گذارند، مشتریان شرکت‌های حسابداری و دفترداری توقع یک جریان کاری با کارآمدی افزاینده را خواهند داشت. به منظور برآورده کردن این انتظارات، مشاوران باید خودشان را به‌روز نگه دارند و نرم‌افزارهای قدرتمند را با روش‌هایشان ادغام کنند. با اتوماسیون، قادر خواهند بود تا پاسخگوی تقاضای رو به رشد برای خدمات دفترداری کارآمدتر و مشاوره‌های ارزشمند باشند.

سود همیشه به معنای کسب درآمد است

در نظر گرفتن هر معامله به عنوان درآمد، از اشتباه‌های رایج حسابداری است. این موضوع سبب می‌شود که نتوان وضعیت مالی شرکت را به درستی تعیین کرد. به منظور درک بیشتر این اشتباه مثالی را بیان می کنیم.
فرض کنید که شرکت شما یک معامله ۵ میلیون تومانی را بسته است که سود آن در مدت ۳ ماه محقق می‌شود. هزینه لازم برای تامین اعتبار بودجه ۲ میلیون تومان خواهد بود. بنابراین شما ۳ میلیون تومان باقی‌مانده را به عنوان سود در نظر خواهید گرفت.

در حالی که این امر اشتباه است. در نظر بگیرید که هزینه‌های پروژه بیشتر شود یا پرداخت در مهلت سه ماه انجام نشود. بنابراین با افزایش هزینه‌های پروژه، سود حساب شده کاملاً غلط است. در نتیجه سود را تنها پس از پایان هر پروژه حساب کنید. با این کار صورت حساب‌های سود و درآمد از صحت کافی برخوردار خواهند بود.

عدم توجه کافی به حسابداری

نکته حائز اهمیت در حسابداری، ثبت همه چیز است که شامل معاملات کوچک، پرداخت‌های مشتری و مواردی از این قبیل می‌شود. اطمینان حاصل کنید که همه داده ها و اطلاعات مالی در گزارش‌های مالی ثبت و طبقه بندی می شوند.
مهم نیست که بزرگی کسب و کار شما به چه اندازه باشد، جدی گرفتن حسابداری، تصویری دقیق از فعالیت‌های تجاری را ارائه می‌دهد. در نهایت این امر از اشتباه‌های رایج حسابداری پیشگیری می‌کند. ایجاد سیستم حسابداری، برای کلیه کسب و کارها یک ضرورت محسوب می‌شود. طبقه بندی دارایی‌ها و بدهی‌ها در بازه‌های زمانی مشخص، منجر به حفظ امنیت مالی در کسب و کارها خواهد شد.

عدم تعیین کارمندان و پیمانکاران

بین کارمندان و پیمانکاران تفاوت قائل شوید. یکی از اشتباه‌های رایج حسابداری، عدم درک تفاوت دو گروه کارمندان و پیمانکاران است. یکی از تفاوت‌های حسابداری بین این دو گروه در ثبت گزارش‌های مربوط به آنهاست. در نظر داشتن این تفاوت‌ها از بروز عواقب مالی پیشگیری می‌کند و از این جهت بسیار حائز اهمیت است.

مدیریت کلیه حساب ها در شرکت

هنگامی که یک کسب و کار کوچک با درآمد محدود را اداره می‌کنید، انجام امور حسابداری آن توسط صاحبان مشاغل منجر به کاهش هزینه‌ها می‌شود. اما در برخی موارد این امر، موجب افزایش هزینه‌های کسب و کارهای کوچک می‌شود.به دلیل اینکه صاحبان مشاغل دانش کافی در زمینه حسابداری را ندارند، امکان بروز اشتباه‌های رایج حسابداری افزایش می‌یابد. به عنوان مثال رسیدگی به امور مالیاتی بسیار پیچیده است و نیاز به دانش حسابداری دارد. بنابراین استفاده از خدمات حسابداری یک حسابدار حرفه ای، منجر به کاهش هزینه‌ها و جلوگیری از بروز خطاهای مالیاتی می‌شود. پس به منظور مدیریت امور حسابداری مشاغل خود، از حسابداران نیز کمک بخواهید.

عدم‌ارتباط با حساب‌های بانکی

تطابق حساب‌های بانکی با داده‌های حاصل از حسابداری، از اصول اصلی مدیریت کسب و کارها به حساب می‌آید. به طور کلی توصیه می‌شود که هزینه‌ها و پرداخت‌های صورت گرفته در بازه زمانی مشخص موردبررسی قرار گیرند.اطمینان از تطابق داده‌های حسابداری با اطلاعات حاصل از حساب‌های بانکی، مانع از بروز اشتباه‌های رایج حسابداری می‌شود. از طرفی با این کار می‌توان وضعیت مالی کسب و کارها را به طور دقیق پیگیری کرد. پیگیری وضعیت مالی کسب و کارها، سبب می‌شود که بخش‌های با عملکرد پایین شناسایی شوند. در نهایت مدیریت تصمیمات لازم برای تغییر عملکرد چنین بخش هایی را اتخاذ خواهد کرد.

فراموش کردن ثبت معاملات کوچک

ثبت تمامی هزینه‌ها، هر چند ناچیز باشند، در حسابداری کسب و کارهای کوچک از اهمیت بالایی برخوردار است. تمامی مشاغل باید سوابق مربوط به هزینه‌های خود را ثبت و نگهداری کنند. این موضوع به ویژه در مشاغلی که خرده فروشی در آنها وجود دارد، حائز اهمیت است.

در چنین مشاغلی کلیه معاملات تجاری، مبتنی  بر پول نقد است. ثبت معاملات بسیار کوچک مانند پرداخت هزینه‌های مربوط به تحویل پستی نیز بسیار برای مشاغل کوچک، لازم است. چنانچه معاملات به درستی ثبت شوند، مدیریت معاملات بزرگ‌تر بسیار ساده‌تر می‌شود. در نتیجه از بروز اشتباه‌های رایج حسابداری جلوگیری می‌شود.

ارتباط ضعیف با حسابدار

عدم آگاهی از آنچه در بخش حسابداری در حال انجام است، منجر به بروز مشکلات جدی در امور مدیریتی می‌شود. صاحبان مشاغل باید اطلاعات کاملی از معاملات انجام‌شده در اختیار داشته باشند. انتقال چنین اطلاعاتی باید توسط حسابدار صورت گیرد. یکی از اشتباه‌های رایج حسابداری، عدم انتقال گزارش‌های لازم به مدیریت است. ارتباط خوب با حسابدار، نظارت بر درآمد و هزینه‌ها را برای صاحبان کسب و کارها آسان‌تر می‌کند.

استخدام حسابداری که با نیازهای شغلی شما آشنا نیست

شاید یکی از راه های به صرفه برا شما این باشد که کلیه امور مالی و حسابداری خود را برون سپاری نمایید. اما باید بدانید اگر این کار به درستی انجام نگیرد برای شما به یک اشتباه پر هزینه تبدیل می شود. یک حسابدار علاوه بر تسلط بر مبانی و مفاهیم اصلی حسابداری همچون تفاوت بین حسابداری نقدی و تعهدی و یا نحوه ی تطبیق حساب ها، باید با صنعت مربوطه و نیازها و ملزومات کسب و کار شما نیز آشنایی کافی داشته باشد. همچنین یک حسابدار علاوه بر دانستن اصول اولیه، شخصی است که شما باید بتوانید به او اعتماد کنید تا در رشد شغلی به شما کمک نماید.

محول کردن امور حسابداری به دقیقه ی آخر

از آنجا که حسابداری مجموعه ای از کارهای کوچک اما بی شمار است که به مرور زمان ایجاد می شود، انجام یکباره کلیه امور می تواند برای شما دشوار باشد. محول کردن امور حسابداری به آخرین لحظات می تواند باعث ایجاد استرس و اضطراب در شما شود که بعضی اوقات می تواند منجر به اشتباهات قابل توجهی در فرآیند حسابداری شما شود.

این قابل درک است، زیرا حسابداری شاید جذاب ترین بخش اجرایی یک کسب و کار نباشد. احتمالا به همین دلیل است كه بعضی از صاحبان مشاغل فقط در صورت نیاز به گزارش های مالی این كار را انجام می دهند. بهترین کاری که شما می توانید انجام دهید این است که در طول سال زمان های مشخصی را به کنترل و پیگیری حساب های خود اختصاص دهید. دلیل دیگر انجام امور حسابداری خود در طول سال این است که بتوانید با منابع مالی خود آشنا شوید وتصمیمات شغلی بهتری بگیرید.

عدم اختصاص بودجه مشخص به هر پروژه

هنگامی که کسب و کارهای مختلف، قصد انجام پروژه‌های مختلف تجاری را دارند، اختصاص بودجه به پروژه از وظایف اصلی حسابداران است. عدم اختصاص بودجه به پروژه، منجر به افزایش هزینه‌های مربوط به پروژه می‌شود و یکی از اشتباه‌های رایج حسابداری است.

عدم تفکیک حساب های بانکی شخصی و شغلی

اگرچه اداره ی کسب و کارتان بخش مهم و جز لاینفک زندگی شخصی شما محسوب می شود، اما وقتی پای منابع مالی به میان می آید، باید این دو مقوله را از هم مجزا کنید. این کار به طور ویژه باید در مورد حساب های بانکی و کارت های اعتباری شما صورت بگیرد. عدم انجام این کار باعث می شود که نتوانید هزینه های شخصی و شغلی خود را به درستی از هم تفکیک کنید و مسلما این مسئله در محاسبات مالیاتی شما را با مشکل روبرو می کند.

حتی اگر حساب های شخصی و کاری مجزا دارید، سعی کنید تا حد امکان از حسابهای شخصی تان برای پرداخت هزینه های کسب و کار خود استفاده نکنید. چرا که ممکن است فراموش کنید تا آنها را ثبت نموده و در محاسبات هزینه های قابل قبول مالیاتی خود لحاظ نمایید.

استفاده ی نادرست از نرم افزار حسابداری

نرم افزار حسابداری به طور قطع می تواند به ساده تر کردن امور مالی شما کمک کند. اما اگر به طور صحیح از نرم افزار استفاده نکنید، ممکن است عملیات حسابداری خود را در معرض خطا قرار دهید. گذشته از این، ندانستن چگونگی استفاده از همه ی ویژگی های نرم افزار به طور کارآمد، باعث اتلاف وقت می شود.

بسیاری از شرکت های تولید نرم افزارهای مالی و حسابداری مجموعه ای از منابع آموزشی و همچنین تیم های ارائه خدمات پشتیبانی دارند که می توانند در زمینه آموزش اصول حسابداری و اجرای صحیح نرم افزار به شما کمک کنند.
تخصیص بودجه سبب موفقیت پروژه‌های مختلف تجاری می‌شود و از هدر رفت سرمایه کسب و کارها پیشگیری خواهد کرد. محدود کردن بودجه سبب می‌شود که هزینه‌های اضافی تا حد امکان کاهش یابد. از طرفی از هزینه‌های پس‌انداز شده، برای انجام فعالیت‌های تجاری دیگر مورداستفاده قرار خواهند گرفت.

عدم پیشروی در روش های اصولی حسابداری

حتی صاحبان کسب و کارهای کوچک، کارآفرینان، حسابداران پاره وقت و آزادکار لازم است از تمامی اصول روش های رسمی، مستند و دقیق برای مدیریت حسابداری خود پیروی کنند. یک راه مفید برای انجام این کار این است که با چک لیست ها و فرم های استانداردسازی شده کار کنید تا از دقت و یکپارچگی اطلاعات خود مطمئن شوید. برای انجام امور حسابداری خود به صورت اصولی، همواره می توانید از نرم افزار حسابداری مطابق با قوانین مالیاتی و اصناف استفاده کنید.

بدون بودجه بندی کار کردن

برای تحلیل کسب و کار خود، نیاز فوری به بودجه بندی دارید. زیرا بدون بودجه بندی، هیچ معیاری برای مقایسه و قضاوت در مورد عملکرد کسب و کار خود نخواهید داشت. بودجه بندی نه تنها به کاهش هزینه ها کمک بسیاری می کند، بلکه می تواند با ایجاد اهداف مالی واقع بینانه در بهبود عملکرد کسب و کار تاثیرگذار باشد. بودجه همیشه لازم است بر اساس واقعیت های کسب و کار بسته شود. با بودجه بندی کردن پیش از شروع حسابداری کسب و کار، اهداف مالی معقولی برای خود تعیین کرده اید و از این راه می توانید هزینه های عملیاتی خود را کاهش و به همان نسبت درآمد خود را افزایش دهید.

خطا در هنگام ورود داده

یکی از پرتکرارترین اشتباهات، خطا در هنگام ورود اطلاعات به دفتر یا نرم افزار حسابداری است. در حالی که هرگز نمی توان به طور کامل از بروز این خطا جلوگیری کرد، تنظیم و وضع مقرراتی در مدیریت امور حسابداری شما می تواند به سرعت این خطا را شناسایی کرده و آن را برطرف کند. بدین ترتیب که در دوره های زمانی کوتاه مدت، بررسی های دوباره ای بر اطلاعات ثبت شده ی خود انجام دهید تا از درستی آن ها اطمینان حاصل کنید.

عدم استفاده از پشتیبانگیری در نرم افزار حسابداری

پشتیبان گیری آن هم به طور منظم، باید از اولویت های کسب وکار شما باشد. بسیاری از نرم افزارهای حسابداری قابلیت پشتیبان گیری خودکار از اطلاعات را دارند و در تنظیمات خود به شما اجازه می دهند تا نوع پشتیبانگیری دلخواهتان را تنظیم کنید. ولی پشتیبانگیری خودکار به تنهایی کافی نیست. لازم است که فایل های پشتیبان خود را دوباره بررسی کند تا از صحت و سلامتشان مطمئن شوید.

برون سپاری نکردن امور حسابداری کسب و کار

برون سپاری اموری مانند حسابداری، بخلاف چیزی که اغلب فکر می کنند، می تواند یک مزیت باشد. به عنوان مثال یک حسابدار مالیاتی، از قوانین جدید در رابطه با مالیات آگاهی و تجربه ی بیشتری دارد. بنابرابن برنامه ریزی مالی و آمادگی بهتری برای حسابرسی کسب و کار شما را خواهد داشت و به شما کمک می کند تا بدهی های مالیاتی خود را کاهش دهید. درنتیجه در هزینه ها صرفه جویی شده و می توانید زمان بیشتری را به افزایش درآمد اختصاص دهید.

عدم طبقه بندی صحیح درآمد و هزینه ها

دسته بندی صحیح و منظم درآمدها و هزینه های شما، حتی در کسب و کارهای کوچک به صورت دائمی باید صورت بگیرد. صاحبان کسب و کارهایی که بر هزینه ها و درآمدهایشان تسلط دارند، هرگز چنین خطایی را مرتکب نمی شوند. آن ها در هر لحظه میزان بدهی و طلب خود را می دانند.

آیا سود همیشه به معنای کسب درآمد است؟

در نظر گرفتن هر معامله به عنوان درآمد، از اشتباه‌های رایج حسابداری است. این موضوع سبب می‌شود که نتوان وضعیت مالی شرکت را به درستی تعیین کرد. به منظور درک بیشتر این اشتباه مثالی را بیان می کنیم.فرض کنید که شرکت شما یک معامله ۵ میلیون تومانی را بسته است که سود آن در مدت ۳ ماه محقق می‌شود. هزینه لازم برای تامین اعتبار بودجه ۲ میلیون تومان خواهد بود. بنابراین شما ۳ میلیون تومان باقی‌مانده را به عنوان سود در نظر خواهید گرفت.

در حالی که این امر اشتباه است. در نظر بگیرید که هزینه‌های پروژه بیشتر شود یا پرداخت در مهلت سه ماه انجام نشود. بنابراین با افزایش هزینه‌های پروژه، سود حساب شده کاملاً غلط است. در نتیجه سود را تنها پس از پایان هر پروژه حساب کنید. با این کار صورت حساب‌های سود و درآمد از صحت کافی برخوردار خواهند بود.

مدیریت کلیه حساب ها در شرکت

هنگامی که یک کسب و کار کوچک با درآمد محدود را اداره می‌کنید، انجام امور حسابداری آن توسط صاحبان مشاغل منجر به کاهش هزینه‌ها می‌شود. اما در برخی موارد این امر، موجب افزایش هزینه‌های کسب و کارهای کوچک می‌شود.امروزه برای کنترل حساب های مالی و کاهش خطا به دلیل گستردگی مبادلات، روش های سنتی مانند نوشتن دفاتر دیگر نمی تواند نیازهای یک کسب و کار را مرتفع کند. زمان بر بودن دسترسی به صورتحساب ها و خطاهای انسانی متعدد در حساب دفتری، می تواند از اصلی ترین عوامل ابداع نرم افزار حسابداری باشد.

در حال حاضر با پیشرفت تکنولوژی، انواع کسب و کارها و اصناف مختلف ( فروشگاهی، شرکتی، رستوران، هتل، شخصی و... ) می توانند بسته به نیازشان از انواع مختلف نرم افزارهای حسابداری متناسب با کسب و کار خود استفاده کنند. با استفاده از نرم افزار حسابداری می توانید به ارائه موارد فنی تری بپردازید. گزارشگیری های هفتگی و ماهانه داشته باشید و برای آینده ی کسب و کار خود برنامه ریزی کنید. بسیاری از کسانی که صاحب کسب و کار، مهم ترین ملاکشان برای انتخاب نرم افزارهای حسابداری، کاربری آسان و همچنین امکان پشتیبان گیری خودکار در نرم افزار است.

این موارد را می توان به عنوان با ارزش ترین ویژگی های نرم افزار حسابداری دانست. این نوع از نرم افزارها باید به گونه ای باشد که بتواند با نیاز نوع کسب و کار تناسب ایجاد کند. برنامه نویسان همواره در تلاش هستند تا نرم افزاری ارائه کنند که بتواند بیشترین عملیات های مربوط به حسابداری را انجام دهد. این نرم افزارها در بسیاری از سازمان ها و اداره ها کارآمد می باشد. از زمانی که نرم افزار حسابداری وارد بازار شد کار بسیاری از حسابداران هم آسان تر و دقیق تر گردید.