اصول بایگانی اسناد حسابداری؛ اهمیت بایگانی اسناد و مدارک

اصول بایگانی در حسابداری چیست؟ بایگانی به معنای سازماندهی و نگهداری اسناد و مدارک است، به گونه ای که به راحتی و در کمترین زمان ممکن به آنها دسترسی داشته باشد، بایگانی اسناد حسابداری به معنای سازماندهی و نگهداری اسناد و مدارکی است که در فرآیند برنامه حسابداری ایجاد می شود.

با توجه به مزایا و اهمیت بایگانی اسناد در مشاغل مختلف، در مقاله زیر قصد داریم اصول بایگانی و روش های آن را به صورت فیزیکی و پیشرفته بیان کنیم تا بتوانیم مزایا و معایب هر کدام را بدانیم که برای بایگانی اسناد چه مراحلی پیش رو داریم؟

بایگانی فرآیندی است که طی آن اطلاعات غیرفعال، به هر شکل، برای مدت زمان طولانی ایمن ذخیره می شود، این اطلاعات ممکن است در آینده مورد استفاده مجدد قرار گیرند یا نگیرند، اما همچنان باید تا پایان برنامه نگهداری خود حفظ شوند.

البته کسانی که اسناد را ذخیره و بایگانی می کنند اهداف و برنامه هایی دارند که شامل موارد زیر است:

• مدیریت سوابق: بایگانی می تواند به سازمان ها کمک کند تا سوابق خود را به روشی سازمان یافته و در دسترس ذخیره کنند، این می تواند به آنها در حفظ سوابق قانونی، جلوگیری از از دست رفتن اطلاعات و بهبود سودآوری کمک کند.
• حفاظت از اطلاعات: بایگانی می تواند به محافظت از اطلاعات حساس کمک کند، قرار دادن اطلاعات در یک مکان امن و مطمئن می تواند از دسترسی یا از دست دادن غیرمجاز جلوگیری کند.
• گردآوری تاریخ: بایگانیها می توانند به حفظ تاریخ کمک کنند، با حفظ سوابق و اسناد تاریخی می توان به درک بهتری از گذشته دست یافت.

بایگانی می تواند به صورت فیزیکی یا دیجیتالی انجام شود، بایگانی فیزیکی شامل ذخیره داده ها بر روی کاغذ، فیلم یا سایر رسانه های فیزیکی است و بایگانی دیجیتال شامل ذخیره داده ها بر روی رایانه یا سایر دستگاه های الکترونیکی است.
بایگانی فرآیند مهمی است که می تواند به سازمان ها و افراد در سازماندهی و محافظت از داده های خود کمک کند. مدیران می توانند با خرید یک برنامه حسابداری اسناد خود را برای مدت طولانی بایگانی کنند.

انواع روش های عمومی بایگانی

روش های عمومی بایگانی را می توان از نظر رسانه و عمر اطلاعات طبقه بندی و تقسیم بندی کرد که برای هر یک از دیدگاه ها و روش ها مشخص کرده ایم.

روش های بایگانی از دیدگاه های مختلف

حال که با روش های بایگانی آشنا شدید، بهتر است با تعاریف هر کدام آشنا شوید.روش های بایگانی بر اساس نوع رسانه به دو دسته تقسیم می شوند:
• بایگانی فیزیکی: که در آن داده ها بر روی کاغذ، فیلم یا سایر رسانه های فیزیکی ذخیره می شوند.
• بایگانی دیجیتال: که در آن داده ها بر روی کامپیوتر یا سایر دستگاه های الکترونیکی ذخیره می شوند.
با توجه به طول عمر اطلاعات، روش های بایگانی به سه دسته تقسیم می شوند:
• بایگانی جاری که حاوی اسناد و اطلاعات مورد نیاز روزانه است.
• بایگانی نیمه جاری که شامل اسناد و اطلاعات مورد نیاز است.
• بایگانی راکد حاوی اسناد و اطلاعات با ارزش تاریخی یا قانونی است.
بایگانی فیزیکی یک روش سنتی بایگانی است که در آن اطلاعات بر روی کاغذ، فیلم یا سایر رسانه های فیزیکی ذخیره می شود. این روش بایگانی مزایا و معایبی دارد.

بایگانی دیجیتال یک روش جدید بایگانی است که در آن داده ها بر روی کامپیوتر یا سایر وسایل الکترونیکی ذخیره می شود و این روش بایگانی دارای مزایا و معایبی نیز می باشد. از جمله مزایای بایگانی دیجیتال می توان به 4 مورد زیر اشاره کرد:

1.دوام بالا: زیرا اطلاعات دیجیتال به عوامل فیزیکی حساس نیستند و می توانند موجودی دارایی یک شرکت را برای مدت طولانی حفظ کنند.
2. حجم کم: زیرا اطلاعات دیجیتال فضای کمتری را اشغال می کند.
3. دسترسی آسان: اطلاعات دیجیتال از طریق اینترنت قابل دسترسی است.
4. کم هزینه: به تجهیزات و تکنولوژی پیچیده نیاز ندارد.

یک نکته مهم

انتخاب روش مناسب برای بایگانی اسناد حسابداری به عوامل مختلفی از جمله حجم اسناد، بودجه سازمان و نیازهای دسترسی به اسناد بستگی دارد.

بایگانی اسناد در حسابداری چیست؟

ذخیره اسناد در حسابداری فرآیند سازماندهی و ذخیره اسناد حسابداری است. این اسناد و مدارک در چرخه حسابداری انواع مختلفی از اطلاعات هستند که شامل موارد زیر است:

• اسناد مالی مانند صورتحساب، قبض، چک و رسید
• اسناد قانونی مانند قراردادها، آگهی های مزایده و مجوزها
• اسناد مالیاتی مانند اظهارنامه مالیاتی، صورت های مالی و گزارش های مالیاتی
بایگانی اسناد حسابداری باید به گونه ای انجام شود که اسناد به راحتی قابل دسترسی بوده و از آسیب فیزیکی و الکترونیکی مصون بماند.بایگانی اسناد حسابداری مراحلی دارد که باید طی شود و این مراحل شامل موارد زیر است:
• جمع آوری اسناد: در مرحله اول کلیه اسناد حسابداری را که نیاز به بایگانی دارند جمع آوری کنید، این اسناد معمولاً در دفاتر، کشوها و فایل های کامپیوتری نگهداری می شوند.
• بررسی مدارک: در مرحله دوم بررسی مدارک جمع آوری شده برای اطمینان از بایگانی شدن تمامی مدارک لازم ضروری است. همچنین اسنادی که نیاز به بایگانی ندارند باید از بین بروند.
• طبقه بندی اسناد: در مرحله بعد اسناد باید طبقه بندی شوند تا در هنگام دسترسی به راحتی پیدا شوند. روش های مختلفی برای طبقه بندی اسناد وجود دارد که یکی از روش های رایج طبقه بندی اسناد بر اساس نوع آنهاست. به عنوان مثال، اسناد مالی را می توان بر اساس نوع حساب، تاریخ یا طرف معامله طبقه بندی کرد.
• ارجاع اسناد: در مرحله چهارم باید به اسناد ارجاع داده شود تا بتوان به راحتی آنها را شناسایی کرد، ارجاع اسناد معمولاً با استفاده از تگ ها یا سیستم مدیریت اسناد انجام می شود.
• نگهداری اسناد: در مرحله پنجم اسناد باید در محل مناسبی نگهداری شود، محل نگهداری اسناد باید ایمن و از آسیب فیزیکی و الکترونیکی محافظت شود.

اهمیت بایگانی اسناد و اصول بایگانی در حسابداری

بایگانی فرآیند مهمی است که می تواند به سازمان ها و افراد در سازماندهی و حفاظت از داده های خود کمک کند، اصول بایگانی در حسابداری سازمان ها مهم و دارای مزایای فراوانی است.

بهتر است برای آشنایی کامل با اصول بایگانی در حسابداری هر کدام را جداگانه توضیح دهید:

1. رعایت الزامات قانونی: سازمان ها موظفند برخی از مدارک خود را برای مدت معینی نگهداری کنند. تشکیل این اسناد به سازمان ها کمک می کند تا الزامات قانونی صنفی را رعایت کرده و در صورت بروز مشکلات قانونی از خود دفاع کنند.
2. افزایش کارایی: بایگانی اسناد به سازمان ها کمک می کند تا داده های خود را راحت تر پیدا کنند. این به کارمندان اجازه می دهد تا به سرعت به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کرده و کارآمدتر کار کنند.
3. کاهش هزینه: بایگانی اسناد به سازمان ها کمک می کند تا از هزینه های احتمالی اجتناب کنند. به عنوان مثال، ثبت اسناد مالیاتی به سازمان ها کمک می کند تا از جریمه های مالیاتی اجتناب کنند.علاوه بر این بایگانی اسناد مزایای زیادی برای افراد دارد که در این مقاله به آنها اشاره خواهیم کرد.

• نگهداری سوابق شخصی
• آمادگی برای بازنشستگی
• حفظ سابقه خانوادگی

اصول بایگانی در حسابداری چیست؟

اسناد حسابداری از جمله مهمترین اسناد هر سازمان یا شرکتی است که حاوی اطلاعات مهم مالی و تجاری در نرم افزار حسابداری شرکت ها می باشد، از این اسناد می توان به عنوان اسناد قانونی برای اثبات تراکنش های مالی، محاسبه مالیات، ارائه گزارش های مالی و تصمیم گیری تجاری استفاده کرد; بنابراین تدوین صحیح و اصولی اسناد حسابداری از اهمیت ویژه ای برخوردار است.

اصول بایگانی در حسابداری مجموعه قوانین و مقرراتی است که برای مدیریت و سازماندهی اسناد حسابداری در یک سازمان یا شرکت استفاده می شود. این اصول شامل موارد زیر است:

• تعیین هدف و محدوده بایگانی: اولین قدم در بایگانی اسناد حسابداری، تعیین هدف و محدوده بایگانی است. یک سازمان یا شرکت باید تعیین کند که چه نوع اسنادی باید بایگانی شوند و چه مدت باید نگهداری شوند.
• طبقه بندی اسناد: پس از تعیین هدف و محدوده بایگانی، اسناد باید طبقه بندی شوند.طبقه بندی اسناد به معنای گروه بندی آنها بر اساس یک یا چند معیار است و این معیارها ممکن است شامل تاریخ، موضوع، نوع سند یا هر معیار دیگری باشد.
• قالب بندی اسناد: پس از طبقه بندی اسناد، باید آنها را در قالب استاندارد قالب بندی کرد. قالب بندی اسناد به معنای چیدمان آنها به گونه ای است که به راحتی بتوان آنها را جستجو و بازیابی کرد.
• نگهداری اسناد: پس از قالب بندی اسناد باید در محل مناسبی نگهداری شوند. محل نگهداری اسناد باید ایمن و از عوامل مخرب مانند آتش، رطوبت و گرد و غبار محافظت شود.
در ادامه به بررسی چند نکته مهم در بایگانی اسناد حسابداری می پردازیم:
• اسناد را به طور منظم بایگانی کنید. این به دسترسی آسان و سریع به اسناد کمک می کند.
• از کدگذاری مناسب برای اسناد استفاده کنید، کدگذاری مناسب به یافتن سریع اسناد مورد نظر کمک می کند.
• اسناد را در مکانی امن و به دور از عوامل مخرب نگهداری کنید، این کار از آسیب دیدن اسناد جلوگیری می کند.
• به طور دوره ای اسناد را مرور کنید، این به شناسایی اسنادی که باید از بایگانی حذف شوند کمک می کند.

آموزش اصول بایگانی در حسابداری

حسابداری به معنای ثبت و نگهداری اطلاعات مالی و تجاری در نرم افزار حسابداری مالی است.حسابداری یکی از مهمترین فعالیت های هر سازمان یا شرکتی است، این شغل به مدیریت مالی سازمان یا شرکت کمک می کند.

آشنایی با اصول حسابداری

در ادامه به توضیح اصول حسابداری می پردازیم تا بتوانید به طور کامل با حسابداری آشنا شوید:

• اصل تجزیه و تحلیل: در این اصل، تراکنش های مالی به اجزای کوچکتری تقسیم می شوند، به طوری که به راحتی می توان آنها را ثبت و نگهداری کرد.
• اصل ثبت دوبل: در این اصل هر تراکنش مالی به صورت دوطرفه ثبت می شود که به حفظ موجودی حساب کمک می کند.
• اصل توالی زمانی: بر اساس این اصل، معاملات مالی باید به ترتیب زمانی ثبت شوند. این به ردیابی تراکنش های مالی کمک می کند.
• اصل سازگاری رویه: بر اساس این اصل باید از یک رویه برای ثبت تراکنش های مالی استفاده شود.
حسابداری یک فرآیند چند مرحله ای است که شامل 4 مرحله زیر است:
1. ثبت تراکنش های مالی: اولین مرحله در حسابداری، ثبت تراکنش های مالی است.معاملات مالی باید به طور کامل و دقیق در دفاتر ثبت شود.
2.تراز آزمایشی: پس از ثبت تراکنش های مالی باید تراز آزمایشی تهیه شود. تراز آزمایشی یک صورت مالی است که وضعیت مالی یک سازمان یا شرکت را در یک دوره زمانی مشخص نشان می دهد.
3. صورت سود و زیان: صورت سود و زیان یک صورت مالی است که درآمد و هزینه های یک سازمان یا کسب و کار را در یک دوره زمانی مشخص نشان می دهد. صورت سود و زیان نشان می دهد که آیا سازمان یا شرکت در آن دوره سود یا زیان داشته است.
4. ترازنامه:ترازنامه یک صورت مالی است که وضعیت مالی یک سازمان یا شرکت را در یک مقطع زمانی مشخص نشان می دهد.

در حال حاضر دوره های آموزشی آنلاین زیادی در زمینه حسابداری برگزار می شود. این آموزش ها می تواند به افراد کمک کند تا اصول و مهارت های مورد نیاز برای حسابداری را بیاموزند. برخی از منابع برای آموزش حسابداری آنلاین عبارتند از:

• کتاب های الکترونیکی
• دوره های آنلاین
• فیلم های آموزشی
• مقالات آموزشی

برای انتخاب منبع آموزشی مناسب باید به 3 فاکتور مهم که در زیر توضیح داده ایم توجه کنید:

1. محتوای آموزشی: محتوای آموزشی باید گسترده و کامل بوده و شامل کلیه اصول و مهارت های لازم برای دفترداری باشد.
2. روش آموزشی: روش آموزشی باید جذاب و قابل فهم باشد.
3. حمایت آموزشی: باید امکان دریافت حمایت آموزشی از معلم یا ارائه دهنده دوره وجود داشته باشد.

تکنیک ها و اصول بایگانی در حسابداری فیزیکی

نگهداری اسناد به صورت فیزیکی به معنای نگهداری و سازماندهی اسناد به صورت کاغذی است. این روش یکی از قدیمی ترین روش های بایگانی است و هنوز هم در بسیاری از سازمان ها و شرکت ها استفاده می شود. برای بایگانی فیزیکی اسناد به تجهیزاتی نیاز داریم که شامل موارد زیر باشد:

• زونکن‌ها: از زونکن‌ ها برای ذخیره اسناد در دسته های مختلف استفاده می شود.
• جعبه ها: از جعبه ها برای ذخیره مقادیر زیادی اسناد استفاده می شود.
• قفسه بندی: از قفسه بندی برای نگهداری جعبه ها و زونکن‌ ها استفاده می شود.
• دستگاه های فتوکپی و اسکنر: دستگاه های فتوکپی و اسکنر برای کپی و اسکن اسناد استفاده می شوند.
• دستگاه‌های صحافی: از دستگاه‌های صحافی برای صحافی اسناد استفاده می شود.

اصول بایگانی در حسابداری

بایگانی الکترونیکی در حسابداری به معنای ذخیره و سازماندهی اسناد و مدارک مالی به صورت الکترونیکی است، این روش نسبت به روش سنتی بایگانی مزایای بیشتری دارد که در زیر نیز در مورد آن صحبت خواهیم کرد:

1. فضای کمتری را اشغال می کنند: اسناد بایگانی شده الکترونیکی فضای کمتری را اشغال می کنند.
2. دسترسی سریع: دسترسی به اسناد الکترونیکی ارسال شده سریعتر و آسانتر است.
3. امنیت بیشتر: اسناد بایگانی شده الکترونیکی از آسیب های فیزیکی مانند آتش، رطوبت و گرد و غبار ایمن تر هستند.
4. صرفه جویی در هزینه: بایگانی الکترونیکی هزینه های نگهداری و سازماندهی اسناد را کاهش می دهد.از معایب تشکیل پرونده الکترونیکی در حسابداری می توان به دو مورد زیر اشاره کرد:

1. هزینه راه اندازی اولیه: راه اندازی سیستم بایگانی الکترونیکی هزینه های اولیه دارد.
2. نیاز به آموزش کارکنان: کارکنان باید برای استفاده از سیستم بایگانی الکترونیکی آموزش ببینند.

نتیجه گیری

اصول بایگانی در حسابداری مجموعه ای از قوانین و مقرراتی است که برای مدیریت و سازماندهی اسناد حسابداری در یک سازمان یا کسب و کار استفاده می شود و همچنین بایگانی اسناد فرآیندی است که در آن اسناد و مدارک در مکانی مناسب نگهداری می شوند تا بتوان به آنها دسترسی داشت.