اقدامات لازم جهت بستن حسابها در پایان دوره مالی

آموزش بستن حساب در حسابداری

بسته شدن حساب با تایید مانده حساب با مانده بدهکار یا بدهکار مانده نهایی حساب با موجودی تقاضا از طریق اسناد دفتری انجام می شود. بستن حساب ها در حسابداری می تواند در پایان سال مالی یا در زمان های مختلف در طول سال اتفاق بیفتد. در این قسمت از مقاله قصد داریم نحوه بستن حساب در پایان سال مالی و در طول دوره مالی را به شما نشان دهیم. در این مقاله تصمیم گرفتیم نحوه بستن حساب در حسابداری را آموزش دهیم.

بستن حساب در دوره مالی

به عنوان مثال موجودی حساب برخی از مشتریان به دلایلی مانند عدم پرداخت بدهی یا عدم ادامه همکاری با شرکت و یا دادن تخفیف در موجودی حساب در طول سال کاری بسته می شود.یعنی مانده بدهی او به مطالبات سوخت یا به عنوان مربوطه منتقل می شود.

بستن حساب در پایان دوره مالی

این مورد که جزییات و پیچیدگی بیشتری نسبت به بستن حسابها در دوره مالی دارد، برای تعیین سود و زیان دوره مالی و همچنین انتقال مانده حسابهای دائمی به دوره مالی بعدی و صدور سند افتتاحیه انجام می شود.

بستن حساب های موقت، دائمی و مختلط

بسته شدن حساب در پایان دوره مالی با توجه به نوع حساب های موقت (سود و زیان)، مختلط و دائمی (ترازنامه) انجام می شود. برای بستن حساب در پایان سال لازم است ابتدا موجودی کلیه حساب های موقت با حساب دائمی بسته شود و سپس موجودی کلیه حساب های دائمی بسته شده و به عنوان افتتاحیه به دوره مالی بعدی منتقل شود.

بستن حساب های موقت

برخی از حساب های این گروه که مربوط به درآمد و هزینه است شامل فروش، هزینه حقوق، آب، تلفن و ... می باشد که در پایان دوره مالی بسته می شود، بسته شدن حساب های موقت ثبت می شود و به طور مستقیم به سال آینده منتقل نمی شود.

بستن حساب های مختلط

از جمله این نوع حساب ها می توان به اجاره پیش پرداخت و درآمد پیش پرداخت اشاره کرد که شامل دو قسمت موقت و دائمی می شود. در پایان دوره مالی بخشی به صورت موقت به حساب مخارج و بخشی به عنوان حساب دائمی به دوره مالی بعدی واریز می شود.

بستن حساب های دائمی

برخی از حساب های این گروه که شامل دارایی ها، بدهی ها و اصل سرمایه می باشد شامل وجوه نقد و مانده های بانکی، مطالبات تجاری، حقوق صاحبان سهام و ... می باشد که موجودی آن ها در پایان دوره مالی بسته شده و مستقیماً به دوره بعدی منتقل می شود.

ثبت بسته شدن حساب های موقت در پایان سال

برای بستن حساب های موقت باید از یک حساب میانی موقت به نام «خلاصه سود و زیان» استفاده کنیم. برای ثبت بسته شدن حساب های موقت باید مراحل زیر را طی کنید:

1. بستن حساب درآمد یا فروش

مانده حساب درآمد/فروش بدهکار می شود و خلاصه سود و زیان به همان میزان تصویب می شود.

 
2. بستن حساب هزینه

برابر است با مجموع کل هزینه ها، خلاصه سود و زیان بدهکار و هزینه های بستانکار.

3. بستن حساب سود و زیان تلفیقی

پس از انجام دو مرحله فوق، مانده حساب سود و زیان خلاصه به حساب «سود (زیان) انباشته» بسته شود.

نکته 1: در برخی از کتب و سایت ها آمده است که حساب صورت سود و زیان مستقیماً با حساب سرمایه بسته می شود. در این خصوص توجه داشته باشید که خلاصه سود و زیان برای حساب «سود (زیان) انباشته» بسته شده است و دلیل آن امکان گزارش دقیق مبلغ سود یا زیان هر سال و همچنین صورتجلسه می باشد. مجمع شرکت یا واحد اقتصادی در اداره ثبت شرکت ها به تغییرات سرمایه رسیدگی می کنند و بدون انجام مراحل قانونی امکان ثبت گردش مالی در حساب سرمایه وجود ندارد.

تبصره 2: مانده دریافتنی حساب سود و زیان تلفیقی سود سال مالی و مانده بدهکار زیان سال مالی را نشان می دهد.
بسته شدن حساب سود و زیان تلفیقی با بستانکار کردن حساب سود و زیان تلفیقی به نفع حساب «سود (زیان) انباشته» با فرض موجودی اعتباری انجام می شود.

4. بستن حساب های دائمی در پایان سال

قبل از بستن حسابهای دائمی (صدور سند قطعی) لازم است ذخیره مالیاتی، ذخیره قانونی و سایر موارد شناسایی و ثبت شود. روش انجام هر یک از موارد به شرح زیر است:

 روش محاسبه مبلغ مالیات

بر اساس قانون مالیات های مستقیم، نرخ مالیات عملکرد معادل 25 درصد سود خالص است.قبل از محاسبه اندوخته مالیات عملکرد، اقلامی مانند درآمدهای غیر مشمول مالیات و هزینه‌های مربوط به درآمد معاف با احتساب حق مالیات مستقیم از مبلغ سود حذف و سایر موارد نیز در نظر گرفته شود.

تبصره : مقدار اندوخته ای که در نظر گرفته می شود علی الحساب بوده و میزان دقیق آن پس از بررسی مستندات توسط اداره مالیات تعیین خواهد شد.

 روش محاسبه اندوخته قانونی

اندوخته قانونی بخشی از سود خالص هر سال است که طبق ماده 140 قانون اصلاحیه قانون تجارت باید ذخیره قانونی محسوب شود. طبق قانون تجارت، هر ساله 5% از سود شرکت باید در اندوخته قانونی نگهداری شود تا مبلغ آن به 10% سرمایه برسد. زمانی که میزان اندوخته قانونی معادل 10 درصد سرمایه شرکت باشد، تعهدی برای ذخیره مقدار بیشتر وجود ندارد و اختیاری است.

تبصره: براساس ماده 238 قانون اصلاح قانون تجارت، مبنای محاسبه اندوخته قانونی سود خالص پس از کسر زیان سالهای گذشته می باشد. بنابراین در شرایطی که شرکت زیان انباشته (سالیانه) داشته باشد، لازم نیست تنها مبلغ سود خالص سال جاری را مبنای محاسبه اندوخته قانونی قرار دهد، بلکه باید از مجموع سالیانه کسر شود. زیان سال جاری مبلغ سود خالص و یک بیستم مازاد و به عنوان اندوخته قانونی محاسبه می شود.

روش محاسبه سایر سپرده ها

رسیدگی به سایر ذخایر از قبیل اندوخته عمومی و ذخایر اختیاری با تصمیم هیئت مدیره انجام می شود. این اندوخته ها نیز از محل سود خالص مصوب هیئت مدیره منظور می شود.

با احتساب سود 300.000.000 ریال در مثال قبل و مقدار اندوخته قانونی معادل 5 درصد سود خالص و اندوخته احتیاطی معادل 10 درصد سود خالص، سوابق حسابداری مربوطه به شرح زیر است:

تبصره: مبنای محاسبه اندوخته، میزان سود خالص قبل از کسر اندوخته مالیاتی است.
مانده این حساب ها به همراه سایر حساب های دائمی مستقیماً به دوره مالی بعدی منتقل می شود. برای این کار از حساب "پایان موجودی" استفاده می کنیم. به این ترتیب تمام حساب های دائمی که مانده اعتباری دارند را بدهکار می کنیم و مانده حساب نهایی را تایید می کنیم. سپس موجودی پایانی را معادل مانده حساب دارای مانده بدهی بدهکار می کنیم و همه حساب های دارای مانده بدهی را تأیید می کنیم.

نحوه ثبت سند اولیه در سال مالی جدید

بعد از بستن حساب در پایان سال مالی باید در ابتدای سال جدید سند اولیه را ثبت کنیم. این دقیقا برعکس بستن حساب های دائمی در پایان سال است، با این تفاوت که به جای حساب «موجودی اختتامیه» باید از حساب «تراز افتتاحیه» استفاده شود.
تبصره: حساب «تراز نهایی» در پایان دوره مالی و حساب «موجودی اولیه» در ابتدای دوره مالی ایجاد می‌شود و با توجه به گردش مساوی حساب‌های بدهکار و بستانکار در پایان دوره مالی و اسناد اولیه، حساب "موجودی اولیه" در پایان دوره مالی ایجاد می شود. آنها در همان زمان بسته هستند. البته الزامی به استفاده از این سرفصل ها وجود ندارد و می توان در زمان بسته شدن حساب در پایان دوره مالی از کلیه حساب های بستانکار برداشت و در ماده مقابل کلیه حساب های بدهکار را تایید کرد.

آموزش بستن حسابها (حذف و ثبت سند اختتامیه)

به طوری که کاربران نرم افزار حسابداری پس از انجام فعالیت های مالی می توانند سوابق انجام شده در سامانه های «دریافت و پرداخت»، «تامین کنندگان و انبار»، «مشتریان و فروش» و «دارایی های ثابت» را ایجاد، ویرایش و حذف کنند. در صورت نداشتن آن، سامانه به آنها این امکان را می داد که در پایان سال مالی، سال مالی مورد نظر بسته شود و پس از انجام فعالیت در سامانه های مذکور، داده های درخواستی را به سال مالی بعد منتقل کنند.برای انجام معاملات پایان سال مراحل زیر را دنبال کنید:

• در منوی سمت راست وارد قسمت شرکت شده و در قسمت کسب و کار بر روی «کسب و کار در پایان سال» کلیک کنید.
• در فرم کسب و کار در پایان سال، لیستی از کلیه سیستم های خریداری شده چاپ می شود و هر سیستم به ترتیب نشان داده شده (از بالا به پایین) بسته می شود.
• برای این منظور می توانید همه سیستم ها را به یکباره انتخاب کنید و روی علامت قفل بالای صفحه کلیک کنید. در صورتی که الزامات بسته شدن سال مالی هر سیستم را رعایت کرده باشید، بدون اخطار، هر یک از سیستم های انتخابی بسته شده و داده های مورد نظر به سال مالی بعدی منتقل می شود.
قبل از بستن سال مالی برای سایر سیستم ها (هر سیستمی غیر از سیستم حسابداری)، موارد زیر را در نظر بگیرید:
توجه: از آنجایی که امکان ثبت، ویرایش یا حذف داده‌ها در پایان سال مالی وجود ندارد، لطفاً قبل از پایان سال مالی، صحت اطلاعات را بررسی کنید.

نکاتی برای بستن حساب در سیستم دریافت و پرداخت

در خصوص سامانه دریافت و پرداخت توجه داشته باشید که قبل از پایان سال مالی، موجودی وجوه، حساب های بانکی و چک های دریافتی و پرداختی صحیح است.برای این منظور می توانید گزارش دریافت و پرداخت موجودی وجوه و حساب های بانکی را بررسی کنید. همچنین می توانید آخرین وضعیت تمام چک های دریافتی و پرداختی را با گزارش جستجوی چک بررسی کنید. توجه داشته باشید که در صورتی که شرکت شما از طریق دستگاه های کارت خوان فیش هایی را ثبت کرده است، قبل از شروع عملیات پایان سال نسبت به انجام «تسویه کارتخوان» اقدام کنید. لطفاً توجه داشته باشید که در صورت عدم تسویه حساب، عملیات پایان سال غیرفعال خواهد شد.

همچنین با بسته شدن سامانه دریافت و پرداخت مابقی وجوه، حساب های بانکی و همچنین چک های دریافتی و پرداختی که نیاز به ثبت در سال مالی جدید دارند، به سال مالی بعد منتقل می شود. بنابراین در صورت نیاز به ثبت فرآیند جدید در چک های دریافت و پرداخت در سال مالی آینده، باید عملیات پایان سال را برای سامانه دریافت و پرداخت انجام دهید. همچنین تا زمانی که عملیات پایانی سال مالی انجام نشود نمی توانید تسویه بانکی را برای سامانه دریافت و پرداخت در سال جدید آماده کنید.

نکاتی برای بستن حساب در سامانه خریدار و فروشنده

برای سیستم مشتری و فروش توجه داشته باشید که قبل از بسته شدن سال مالی موجودی کلیه حسابها از نوع مشتری صحیح است.برای کنترل موجودی حساب می توانید از گزارش فاکتورهای طرف مقابل و همچنین گزارش بررسی فروش در سامانه مشتری و فروش استفاده کنید. توجه داشته باشید که بسته شدن سیستم مشتری و فروش تمامی موجودی حساب ها، نوع مشتری را به سال مالی بعدی منتقل می کند. تا زمانی که عملیات اختتامیه سال تجاری انجام نشده باشد نمی توانید در سال جدید حساب طرف مقابل را برای مشتری و سیستم فروش آماده کنید.

نکات مهم برای بستن انبارها

برای بستن هر یک از انبارها توجه داشته باشید که قبل از بسته شدن سال مالی موجودی کالا در هر انبار صحیح باشد.
برای این منظور می توانید از هر یک از «کالاهای کارتکس»،  و «گزارش اجمالی کمیت موجودی کالا» استفاده کنید. همچنین در صورت مشاهده مغایرت موجودی موجود در سامانه با موجودی انبارهای خود می توانید از گزینه انبارداری در نرم افزار حسابداری استفاده کرده و مغایرت موجودی را به راحتی اصلاح نمایید. توجه داشته باشید که قبل از بستن هر یک از انبارها، محاسبه اسناد انبار الزامی است. با بسته شدن سیستم انبار، موجودی هر انبار به سال جدید منتقل می شود.تا زمانی که عملیات پایانی سال مالی انجام نشود، نمی توانید قیمت اسناد انبار و سایر فاکتورهای طرفین را برای سیستم فروشنده در سال جدید تهیه کنید.

نکات مهم برای بستن تامین کنندگان

برای سیستم فروشنده، توجه داشته باشید که موجودی تمام حساب ها قبل از بسته شدن سال مالی از نوع فروشنده صحیح است. برای بررسی مانده حساب ها می توانید از گزارش فاکتور طرف مقابل و همچنین نمای کلی گزارش مبلغ انبار در سامانه تامین کننده و انبار استفاده کنید. توجه داشته باشید که با بستن سیستم تامین کننده و انبار موجودی حساب همه طرفین به سال مالی بعد منتقل می شود و تا زمانی که عملیات بسته شدن سال مالی انجام نشود، نمی توانید محاسبه طرف مقابل را ایجاد کنید.

نکات مهم بستن دارایی های ثابت

برای سامانه دارایی ثابت توجه داشته باشید که قبل از بسته شدن سال مالی، تمامی جداول دارایی از نظم خوبی برخوردار بوده و همچنین محاسبات لازم برای کلیه فرآیندها را تا پایان سال مالی ثبت نمایید. برای بررسی آخرین وضعیت جداول دارایی ها می توانید از گزارش نمای کلی دارایی در سیستم دارایی ثابت استفاده کنید.در نظر داشته باشید که محاسبه استهلاک تمامی دارایی ها تا پایان سال الزامی است که در صورت عدم محاسبه، امکان بهره برداری در پایان سال غیرممکن خواهد بود.

با بسته شدن سامانه دارایی های ثابت، امکان ورود داده های جدید و همچنین تغییر یا حذف داده ها در این سامانه وجود خواهد داشت.

نکات کلی:

• در صورتی که در پایان سال حقوق دسترسی برای کاربر برای تجارت تعریف شده باشد، کاربر می تواند در پایان سال کسب و کار را ثبت کند.
• در پایان سال کاری به جز صدور و حذف اسناد حسابداری امکان تغییر در اطلاعات (در سایر سامانه ها) وجود نخواهد داشت.
• هیچ محدودیتی برای انجام امور تجاری در سال مالی جاری بدون بسته شدن سال مالی قبل وجود ندارد. توجه داشته باشید که می توانید عملیات جاری را قبل از بسته شدن سال مالی قبل انجام دهید.

کلام آخر

بستن حساب به معنای صفر کردن موجودی هر حساب در پایان دوره مالی است. حساب‌ های نهایی هر شرکتی را قادر می‌سازد تا گزارش‌های مالی خود را برای پایان سال تهیه کند و با استفاده از آن‌ها اطلاعات دقیق‌تری در مورد عملیات شرکت به دست آورد.