انواع نرم افزار اتوماسیون اداری

با پیشرفت نرم افزار، سیستم اتوماسیون اداری به مفهوم نامتناهی تبدیل شده است. در این مقاله قبل از بررسی انواع نرم افزار اتوماسیون اداری، به چیستی سیستم اتوماسیون اداری می پردازیم.

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

نرم افزار اتوماسیون اداری، برنامه ی سطح بالای بهینه ساز امور شرکت، مثل تعامل با مشتری ها، ساخت فرم ها و کارهای این چنینی است. نرم افزار سیستم اتوماسیون اداری چرخه ای پنج مرحله ای که شامل تولید، مدل سازی، پیاده سازی، تجزیه و تحلیل و بهینه سازی است. با وجود این مراحل و دسته بندی ها، توافق واضح و روشنی بر امور مراحل چرخه ی نرم افزار اتوماسیون اداری وجود ندارد.

کدام بخش سیستم اتوماسیون اداری پیچیده است؟

تنوع در نرم افزار اتوماسیون اداری باعث پیچیدگی هایی در انتخاب آن می شود. دلیل پیچیدگی نرم افزار اتوماسیون اداری، آن است که هر کسب و کاری به شکل متفاوت از آن استفاده می کند. جدای از این تنوع، دامنه ی کارهایی که یک شرکت در بخش های مختلف آن با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری انجام می دهند نیز در پیچیدگی های آن موثر است. تصمیم گیری درباره ی این که چه کسی امور را پیش می برد و چطور می شود با نرم افزار اتوماسیون اداری آن امور را انجام داد، گام بزرگی به حساب می آید.

انواع نرم افزار اتوماسیون اداری

حتی اگر بدانید با نرم افزار اتوماسیون اداری می خواهید دقیقا چه کاری انجام دهید، دسته بندی های مختلف آن را قبل از انتخاب مورد بررسی قرار دهید.

بعضی از تحلیل گران سیستم های نرم افزار اداری، نرم افزار را با تعاملاتی که دارد مورد بررسی قرار می دهند. با بررسی تعاملات، تمرکز نرم افزار اتوماسیون اداری بر روی سیستم کاری، ارتباط کارکنان با هم، بررسی سیستم و کارکنان است. به عنوان مثال، در اداره تان ممکن است روی امور سیستم به سیستم کار کنید یا با تعاملات انسانی بی شماری سر و کار داشته باشید. همچنین ممکن است اموری وجود داشته باشد که نیاز به مداخله ی انسانی داشته باشد.

سایر تحلیل گران سیستم های نرم افزار اتوماسیون اداری، هر تعاملی را بر اساس موضوعاتی که انجام می دهند دسته بندی می کنند. ممکن است تعاملات روندی روتین داشته باشند، یا امور اعتبارسنجی قراردادها و تحویل سفارشات باشد که، در دسته ی امور اسنادی قرار می گیرد. به علاوه، امور موافقت نامه های بزرگ که به تائیدیه نیاز دارند، جز تصمیمات تعاملاتی قرار می گیرند.  

سایر دسته بندی ها بر اساس اولویت یا ضرورت انجام امور روزانه تقسیم بندی می شود. نخست، انجام اموراتی که از اولویت بالایی برخوردارند، ضروری است. این امور شامل عملیات هسته ای است که کسب و کار بدون انجام آن ها متوقف می شوند. دوم، امور حمایتی است. فعالیت هایی که ضروری نیستند اما انجام آن ها به گردش امور روزانه کمک می کند.

دسته بندی دیگر را می توان بر اساس این که چه کسی یا چه چیزی این امور را اداره می کنند، تقسیم کرد. امور دستی که شامل نیروی و تعاملات انسانی می شوند تنها قبل از راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری نیاز خواهد بود. بعد از نصب و راه اندازی نیاز کمتری به نیرو و دخالت انسانی است.

انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب برای کسب و کار

از آن جایی که استفاده های متفاوتی از نرم افزار اتوماسیون اداری می شود، راه اندازی نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب امری دشوار و پیچیده به نظر می رسد. اما این امر آن قدر ها هم پیچیده نیست. با در نظر گرفتن پیشنهاداتی که در زیر آورده شده است، می توانید نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب خود را بیابید.

قدم اول: قبل از خرید به خوبی جستجو کنید

در درجه ی اول، بر حسب بهینه سازی نیازهایتان نرم افزار انتخاب کنید. لیستی از نیازها و کمبودها تهیه کنید. تهیه ی لیست به شما کمک می کند تا عملکردهای هسته ای را شناسایی کنید و بر اساس آن راه حلی پیدا کنید. تصمیم دیگری که باید بگیرید آن است که مشخص کنید می خواهید چه اموری دستی انجام شوند و چه اموری به طور خودکار. همچنین ابعاد هر پروسه ای نیز باید مشخص باشد.

در وهله ی دوم، بار دیگر لیست تهیه شده را به دقت مرور کنید. هرجا که حس می کنید تغییری لازم است، آن را اعمال کنید. کسب و کارها همیشه دائما در حال تغییرند. پس همان طور که کسب و کارتان تغییر می کند، نیازهای شما طبق تغییرات کسب و کارتان تغییر خواهند کرد. باید بدانید که نرم افزار اتوماسیون اداری را برای رفع نیازهای حال حاضرتان می خواهید خریداری کنید یا بر اساس پیش بینی هایی که در آینده برای کسب و کارتان کرده اید به این نرم افزار نیاز دارید.

مورد آخر آن که، هزینه ای که باید بپردازید را در نظر داشته باشید. کسب و کارهای کوچک ممکن است مایل به استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری رایگان یا ارزان باشند. نرم افزار های اتوماسیون اداری رایگان یا ارزان کمبودهایی دارد. یکی از این کمبوها دسترسی محدود به برخی امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری است. از سوی دیگر، شرکت های بزرگ نیز مایلند بیشتر هزینه کنند تا دسترسی بهتری به امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری داشته باشند. اما گاهی مبلغ هزینه با میزان وسعت دسترسی به امکانات همخوانی ندارد. همواره به یاد داشته باشید که هزینه ای که پرداخت می کنید باید با امکاناتی که به آن دسترسی دارید همخوانی داشته باشید.

قدم دوم: یافتن جایی مناسب برای دستیابی به نرم افزار اتوماسیون اداری

حالا که لیستی از نیازها دارید و می دانید تا چه اندازه کسب و کارتان رشد داشته و از هزینه ها آگاه شده اید، وقت آن رسیده است که بر اساس زیرساخت هایتان نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب را انتخاب کنید.

با در نظر گرفتن اتوماسیون سازی، حرکت تان را آغاز کنید. اموری که به اتوماسیون سازی نیاز نداشته باشد را می توانید مدل سازی کنید.

حرکت بعدی شما مربوط به میزان مبلغی می شود که شرکت در نظر دارد برای اتوماسیون سازی هزینه کند. در موقعیتی که قیمت و هزینه، محدودیت به وجود می آورند، هزینه های بالقوه ی نرم افزار اتوماسیون اداری را برآورد کنید. اگر مبلغی که می خواهید هزینه کنید، کم به نظر می آید، بهتر است سرمایه های موجود و در دسترس خود را مورد بازبینی قرار دهید. کسب و کارهای کوچک با اعمال فیلتر در قیمت و هزینه می توانند احتمال خریدهای اضافی را کاهش دهند. منظور از خرید اضافه، هزینه نکردن برای نرم افزار اتوماسیون اداری است که حاوی امکاناتی فراتر از مورد نیاز کسب و کارتان است.

در این مرحله تلاش شما نتیجه خواهد داد. با بررسی بودجه برای خرید یا عدم خرید نرم افزار اتوماسیون اداری است که می توانید تصمیم بگیرید که نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند پاسخ گوی نیازهایتان در لیستی که تهیه کرده اید باشد یا خیر. اگر تولید مستندات بخش اعظمی از کارهای روزانه ی کسب و کارتان است، باید بدانید که نرم افزار اتوماسیون اداری توانایی مدیریت تولید مستندات را دارد. سیستم های برچسب یا تیکت زنی بخش بزرگی از انجام امور در کسب و کارها هستند. نقشه های روند و امور همگی دارای بخش تولید تیکت و تخصیص اسناد هستند. 

قدم سوم: انعطاف پذیری

اگر بودجه ی کمی در اختیار دارید، از نیازهای ثانویه ای که در لیست خود دارید باید چشم پوشی کنید تا وقتی که بتوانید راهی برای تامین هزینه های آن ها پیدا کنید. اما نیازی به نادیده گرفتن لیستی که تهیه کردید، نیست. سیستم اتوماسیون اداری، توانایی های گوناگونی به مدیریت امور اضافه کرده است. ویژگی های نرم افزار اتوماسیون اداری توانایی انجام چندین نوع امور را دارد. به این معنی که دیگر نیازی به صرف نظر از نرم افزار اتوماسیون اداری به دلیل کمبود بودجه نیست. خرید بسته ی نرم افزار اتوماسیون اداری تفاوت چندانی با خرید شلوار جین ندارد. اما هنگام خرید نرم افزار اتوماسیون اداری چندین گزینه پیش روی شماست. با توجه به مشخص کردن نیازها، و تقویت بودجه تان، می توانید موضوعاتی که نیازهایتان را رفع نمی کند را از سر راه بردارید.

برای کسب اطلاعات بیشتر به وب سایت بیزنس سافت ور مراجعه کنید.

منبع: وب سایت لرن داد جی تو