انواع نرم افزار حسابداری و امکانات مورد نیاز آنها

نرم افزارهای حسابداری را می توان از جنبه های مختلف به انواع مختلفی تقسیم کرد. از نظر زیرساخت کاری اعم از سخت افزاری و شبکه ای از نظر تعداد سطوح اعم از تک سطحی و چند سطحی و از نظر تعداد کاربر اعم از تک کاربره و چند کاربره و .... در این نوشتار قصد داریم از دیدگاه کاربردی شروع کنیم که شما را با دو نوع رایج آشنا می کند. این دو نوع نرم افزار حسابداری فروشگاهی و نرم افزار حسابداری تجاری هستند.

برخی از نرم افزارهای حسابداری چنین دسته بندی ندارند و تمامی عملکردها را برای دو کاربر دارند. اما برخی از نرم افزارهای حسابداری نیز وجود دارند که به طور خاص برای نوع خاصی از کاربر طراحی شده اند. به عنوان مثال در حال حاضر چندین نرم افزار حسابداری فروشگاهی در بازار وجود دارد که فقط در فروشگاه ها قابل استفاده هستند. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره نرم افزار اتوماسیون اداری و حسابداری دایا با ما تماس بگیرید.

نرم افزار حسابداری شرکت و ویژگی های مورد نیاز آن

نرم افزار حسابداری Enterprise همانطور که از نام آن پیداست برای مدیریت مالی شرکت ها استفاده می شود.در حال حاضر در بازار نرم افزارهای حسابداری از این نام بیشتر برای نرم افزارهای توسعه یافته برای شرکت های کوچک و متوسط استفاده می شود. امکاناتی مانند زیرسیستم های حقوق و دستمزد، سازگاری با CRM یا مدیریت مشتریان و HRM شرکتی و سهولت استفاده برای کاربران غیرحرفه ای مانند مسئول منابع انسانی یا مقامات اداری برای نرم افزار حسابداری شرکتی ضروری تلقی می شوند. نرم افزار حسابداری تجاری همچنین باید دارای ماژول های متنوعی باشد تا بتوانید در صورت نیاز آنها را نصب کنید، زیرا بسته به رشد یا تغییر شرکت شما، ممکن است به زیرسیستم های خاصی در نرم افزار حسابداری خود نیاز داشته باشید.

نرم افزار حسابداری فروشگاهی چه ویژگی هایی باید داشته باشد؟

نرم افزار حسابداری فروشگاهی دارای ویژگی های خاصی است که به حسابداران در مدیریت مالی فروشگاه های بزرگ و کوچک کمک می کند. نرم افزار حسابداری فروشگاهی باید در عملکردهای خاصی قدرتمند باشد. نرم افزار حسابداری فروشگاهی باید قابلیت ثبت تعداد زیادی فاکتور را در مدت زمان کوتاه داشته باشد و افزایش تعداد فاکتورها نباید باعث کاهش سرعت آن شود.یکی دیگر از ویژگی های عالی نرم افزار حسابداری فروشگاهی امکان ثبت فاکتور برای فروشندگان مختلف و گزارش فروش توسط فروشندگان است.

باید مراقب باشید که امکانات مورد نیاز فروشگاه شما از قبل در نرم افزارهای مورد نیاز ارائه شده باشد. به عنوان مثال، بسیاری از فروشگاه ها باید فروش یک محصول خاص را در قالب گزارش مشاهده کنند یا گزارش های مستمری از موجودی خود دریافت کنند. مشاغلی مانند رستوران ها و کافی شاپ ها به امکانات، محصولات ارائه شده و انبارهای مختلف نیاز دارند. البته نرم افزارهای حسابداری رستوران نیز در بازار وجود دارد.

آشنایی با انواع نرم افزارهای حسابداری

بهترین نرم افزار حسابداری در واقع نرم افزاری است که نیازهای شما را در زمینه تولید کالا و خدمات برآورده می کند و به شما در بهینه سازی و مدیریت کارآمد از نظر کنترل و مدیریت هوشمند درآمد و هزینه کمک می کند. ما بهترین نرم افزار حسابداری برای پوشش انواع فعالیت های تجاری نداریم، هر کسب و کاری باید بتواند یک نرم افزار کنترل فرآیند مالی بر اساس نیازسنجی معتبر خود و بر اساس اهداف و رفتارهای سازمانی بسازد.تعداد نرم افزارهای حسابداری و حسابرسی عمومی و حرفه ای با پیشرفت تکنولوژی و استانداردهای مالی و نیاز مدیران ارشد مالی به نظارت کارآمد و سیستماتیک هوشمند و مستمر بر فعالیت های خرید و فروش محصولات و خدمات شرکت ها و سازمان ها در حال افزایش است.

به موازات رشد اقتصادی و فناوری، روند صعودی دارد. نرم افزار حسابداری باید در حد و اندازه و نیاز سازمان باشد، گاهی اوقات شرکت های دولتی و خصوصی نیاز به طراحی نرم افزار خود برای پوشش زیرسیستم های مختلف خود دارند. انتخاب اشتباه نرم افزار حسابداری می تواند باعث افزایش هزینه ها و ایجاد اختلال در فعالیت های مالی یک سازمان/شرکت شود.
استانداردهای حسابداری به طور منظم تغییر می کند، همانطور که اشکال و روش های حسابرسی، مالیات و ارزش افزوده هر سال تغییر می کند. به خصوص عواملی مانند بیمه عمر و هزینه های بانکی. بنابراین، با تغییر در سیاست‌های سازمانی و ظهور فناوری‌های جدید مدیریت مالی، انتخاب نرم‌افزار حسابداری دشوارتر می‌شود و انتخاب و استقرار یک سیستم مدیریت مالی هوشمند نیازمند مشاوره تخصصی است.

گزارش کارشناس حسابداری امروز انتظارات ما از یک نرم افزار حسابداری خوب و همچنین معرفی انواع نرم افزارهای حسابداری داخلی و خارجی را به شما نشان خواهد داد.با ما همراه باشید و نظرات و دیدگاه های خود را در بخش نظرات یا از طریق بخش تماس با ما با ما در میان بگذارید.

وظیفه نرم افزار حسابداری چیست؟

نرم افزار حسابداری برای نظارت مستمر و کارآمد تراکنش های مالی در یک سازمان استفاده می شود و به طور کلی از پنج بسته به نام های: دفتر کل، حساب های دریافتنی، حساب های پرداختنی (حساب های پرداختنی)، حقوق و دستمزد و گزارش جامع بر اساس نیازهای مدیریت ارشد پیروی می کند. در طراحی و تولید نرم افزار حسابداری (ACCOUNTING SOFTWARE) به منظور مدیریت موثر مالی (FINANCIAL MANGEMNET) این پنج قابلیت در نظر گرفته شده است که به آنها ماژول (MODULE) گفته می شود.

نرم افزار حسابداری شامل چه برنامه هایی می شود؟

اگر برای اولین بار است که قصد خرید نرم افزار حسابداری را دارید، باید بدانید که نرم افزار حسابداری معمولا بر اساس نیازهای خاص تولید می شود و کاربردهای متنوع و متفاوتی دارد.
برخی از نرم افزارهای حسابداری برای حسابداری اولیه استفاده می شود. این یعنی کار معمولی.به عنوان مثال، مدیریت حساب های بانکی. ضمانت نامه های بانکی را برای اقلام مختلف بررسی کنید. رسید چک هایی که به فروشندگان کالا و خدمات داده می شود. دریافت مبالغ صورت‌حساب از کارفرمایان دولتی و خصوصی، مدیریت دارایی‌های ثابت و بررسی حساب‌های دریافتنی و حساب‌های پرداختنی. اینها در واقع هسته یک سیستم حسابداری را تشکیل می دهند که نیازهای مدیریت مالی را برآورده می کند.
 
بخشی از نرم افزار حسابداری به صورت حسابداری پروژه محور تعریف و طراحی شده است. این بدان معناست که شما نرم افزار خاصی را برای رفع آن نیاز خاص بر اساس پروژه خود در یک زمان خاص و در یک صنعت خاص طراحی یا خریداری می کنید. این نرم افزارها سعی در نظارت بهتر و افزایش سود شما در یک پروژه خاص و جلوگیری از هدر رفتن نیروی انسانی و کالا دارند. حداکثرسازی سود در مدیریت منابع انسانی و نظارت بر حسن اجرای تعهدات پیمانکاران در قبال مشتریان از جمله کارفرمایان اتفاق می افتد.

در نرم افزار حسابداری پروژه محور سعی می شود با بررسی هزینه های جاری و آتی پروژه و محاسبه کلیه هزینه ها از منظر مدیریت پروژه، توانایی تصمیم گیری مدیران میانی و عالی را به طور موثر بهبود بخشد.برخی از نرم افزارهای حسابداری فقط برای مدیریت حقوق و دستمزد استفاده می شوند. چنین نرم افزاری صرفاً برای مدیریت شخصی و بررسی جریان نقدی اختصاص یافته به واحدهای تجاری و اداری مختلف در نقاط مختلف و تلاش برای بررسی پیشرفت پروژه های توسعه و هزینه های آنها طراحی شده است. این نوع نرم افزار در سازمان ها و شرکت های دولتی و خصوصی مورد استفاده قرار می گیرد.

برخی از نرم افزارهای حسابداری به طور خاص برای مدیریت موجودی طراحی شده اند تا به شرکت ها در حفظ سطح موجودی صحیح برای به حداکثر رساندن سود و کاهش ضایعات و همچنین کاهش استهلاک و زیان های افزایشی کمک کنند.
 
یکی از رایج ترین سیستم های حسابداری مدیریت فاکتور و صورتحساب است که از فروشگاه های کوچک گرفته تا شرکت های چند ملیتی نیاز مبرم دارد. برای بررسی خودکار پرداخت های مشتری و کاهش خطاهای منابع انسانی، می توان از این سیستم های مدیریت فاکتور از انبار تا فروشگاه استفاده کرد. نرم افزار محبوبی که طیف وسیعی از صنایع را پوشش می دهد. نرم افزار بودجه بندی و پیش بینی یکی دیگر از نرم افزارهای حسابداری بسیار کاربردی است.پیش‌بینی‌های هزینه، چشم‌انداز عالی برای مدیریت ارشد فراهم می‌کند تا بهتر ببینند چقدر به چشم ‌انداز/ماموریت نزدیک هستند. این سیستم‌ها معمولاً در مشاغلی استفاده می ‌شوند که پیش‌بینی‌های مختلف را با بودجه ترکیب می‌کنند تا تصمیم‌های چند متغیره و مبتنی بر داده‌ها را بگیرند.
 
برخی دیگر از نرم افزارهای حسابداری دارایی های ثابت را بررسی می کنند. این نوع سیستم حسابداری با ارائه بانک اطلاعاتی مرکزی از دارایی ها از زمان ورود و خروج تا تاریخچه حسابداری و استهلاک و غیره، دارایی های شرکت را کنترل می کند و در شرکت های پذیرفته شده در بورس به طور گسترده مورد استفاده قرار می گیرد. نرم افزار حسابداری مدیریت حقوق و دستمزد رایج ترین نرم افزار برای صدور حقوق و دستمزد می باشد. مسئولیت های این نرم افزار از پرداخت ماهیانه مالیات بر دارایی و ارزش افزوده فصلی و حق بیمه پرسنل تا بررسی ماموریت ها و مزایای منابع انسانی متغیر است.

کدام نرم افزار حسابداری برای شرکت ما مناسب است؟

شما یا یک شرکت کوچک و متوسط (SME) یا یک شرکت بزرگ هستید که به برنامه ریزی منابع انسانی (ERP) و کنترل مالی کامل نیاز دارید،معمولا نرم افزار ORACLE یا SAP مناسب است.صرف نظر از این، درک دقیق نیازهای سازمانی و انتظارات ثابت و متغیر در انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب موثر است.

 
آنچه باید هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری بدانید

• اندازه سازمان شما هنگام خرید نرم افزار اهمیت دارد.
• در هنگام خرید نرم افزار و فناوری اطلاعات از فرهنگ مشاوره پیروی کنید.
• خرید نرم افزار حسابداری به معنای مشاهده بهتر و شفاف تر هزینه ها برای تسریع و تسهیل تصمیم گیری از طریق گزارش به موقع است.
• قبل از خرید نرم افزار حسابداری، نیازهای خود را روشن کنید تا مشخص کنید کدام نرم افزار متناسب با نیازها است،ماژول های مورد نیاز خود را انتخاب کنید و از پرداخت هزینه اضافی خودداری کنید.
• نرخ رشد کسب و کار خود را در نظر بگیرید و دسترسی مشتری و گسترش شرکت خود را درک کنید تا مجبور نباشید به طور منظم نرم افزار را به روز کنید و هزینه های غیرمنتظره ای بپردازید.
• خدمات پشتیبانی فنی خاص را از مجموعه نرم افزاری که خریداری کرده اید دریافت کنید.
• فراموش نکنید که قیمت ها را از شرکت هایی که در بالاترین برد انفورماتیک تخصص دارند بپرسید.
• نرم افزار حسابداری در قالب محاسبات ابری (CLOD COMPUTING) و هوش مصنوعی (هوش مصنوعی) به طور فزاینده ای مورد استفاده قرار می گیرد و راحتی صرفه جویی در هزینه ها و سرعت بخشیدن به عملیات را برای مدیران مالی فراهم می کند.
• نرم افزار حسابداری خوب باید گزارش ها و تحلیل های خوبی تولید کند و به شما در تحلیل کمک کند.
• نرم افزار حسابداری خوب باید گرافیک خوبی داشته باشد تا از کار مداوم خسته نشوید.
• نرم افزار حسابداری باید با اتوماسیون شما همراه باشد. انواع خروجی ها را تولید کنید و با مدیریت منابع انسانی (HRM)، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و نرم افزارهای مشابه هماهنگ شوید.
• می توان آن را به راحتی به روز کرد و اشکالات را می توان شناسایی و رفع کرد.
• سفارشی سازی نرم افزار مهم است و باید متناسب با نیازهای شما باشد.
• امکان اتصال به نرم افزار و سخت افزار مورد نظر شما.
• امکان اتصال به زیر سیستم های مختلف مالی و اداری.
• مقیاس پذیر، ماژول های مختلف را می توان نصب کرد.
• امنیت بالا، به راحتی توسط هکرها مورد حمله قرار نمی گیرد و با استانداردهای امنیت شبکه مطابقت دارد.
• قابل اجرا بر روی پلتفرم های مختلف.
• پردازش ابری مشکلی ندارد.
• باید چند کاربره باشد تا با تنظیم سطوح دسترسی،کاربران بتوانند به آن متصل شده و اطلاعات و گزارشات را اضافه کنند.
• اجازه دسترسی به حسابداران جوان و ارشد را میدهد.
• دارای داشبورد جامع و همه کاره برای دسترسی فوری به اطلاعات.

خطرات انتخاب نرم افزار حسابداری

می دانیم که هر سازمانی بر اساس نیاز خود تصمیم می گیرد که کدام نرم افزار حسابداری رایگان را انتخاب کند و این انتخاب ها می تواند ریسک های خاص خود را داشته باشد.

استفاده از نرم افزار و هزینه اجرای آن بیش از برآوردها خواهد بود.
    زمان راه اندازی نرم افزار دیرتر از زمان برنامه ریزی شده است.
    این نرم افزار انتظارات و نیازهای کاربر را برآورده نمی کند.

کلام آخر

امروزه انواع نرم افزار حسابداری تولید و به فروش می رسد. استفاده از سیستم‌ های حسابداری شفاف که مطابق رویه ‌ها و رویه‌ های داخلی طراحی شده‌اند،دیگر اختیاری نیست و طبق دستورالعمل‌ های وزارت دارایی برای همه مشاغل اجباری است. بدیهی است که مسئولیت های حسابداری یک شرکت ساختمانی با پروژه های فعال متعدد شباهت چندانی با حسابداری یک فروشگاه ندارد. همکاران ما اماده ارائه خدمات درباره نرم افزار اتوماسیون اداری و حسابداری دایا هستند.