برنامه ی اتوماسیون اداری

برنامه ی اتوماسیون اداری از لحاظ مختلف به اهمیت اطلاعات و اهمیت سیستم‌های اطلاعاتی، انواع سیستم‌های اطلاعاتی و سیستم‌های اتوماسیون اداری می‌پردازد. همچنین در این بررسی مزایا و معایب و کاربرد برنامه اتوماسیون اداری مورد بررسی قرار می‌گیرد، و همین‌طور تفاوت انواع سیستم‌های اطلاعاتی با سیستم های اتوماسسیون اداری.

معنای لغوی کلمه اتوماسیون(Automation) که به معنی خود کار بودن(کار فرمان)، سیستم خود سازی می باشد.

توضیح کلی ازکاربرد برنامه ی اتوماسیون اداری :

استفاده از یک نرم افزار ساده، جامع و کاربردی بر مو فقیت سیستم اتوماسیون اداری در سازمان بسیار مهم است. رایجترین و کاربردی ترین بیش نیاز ها در توسعه اصلاعات در سازمان های امرزی می باشد باتوجه به معنی اتوماسیون اداری ، تبادل، تنظیم و تصحیح اطلاعات و بهبود ارتیاطات درون سازمانی، انتقال الکترونیکی ،  آن به صورت یک بارچه ‍‍‍و سرعت دادن به اجراء بدون نیاز به عملکرد انسانی برای جابجایی اطلاعات و صرفه‏ جوئی در زمان وبالا بردن سرعت عمل و فضای کافی برای بایگانی اطلاعات همچنین داشتن امنیت بالا در نگهداری اطلاعات موجود ، ماشینی بودن آن و.... ازقابلیت های این (نرم افزار ) می باشد سیستم اتوماسیون اداری بهترین وسیله برای رسیدن به راه های مفید استفاده بهینه از وقت در سازمان می باشد ( امروزه برنامه‌های اتوماسیون اداری نقش مهمی درهمه‌ی  فعالیت های یک شرکت دارد).

اهمیت داده ها :

داده ها (اطلاعات) یکی ازمنع اصلی یک سازمان است و دارای ارزش ویژه ای می باشد امروزه نه تنها مدیران اجرای، تجار دانشجویان و تمام قشرهای جامعه از اطلاعات استفاده دارند باید سیستم هایی را اجرا کرد برای کار کرد مدیریت.هدف از این سیستم ها اطمینان از صحت اطلاعات در زمان معین قابل استفاده باشند همان طور که نیروی انسانی نقش مهمی در توسعه کار دارد اطلاعات هم برای سیستم ارزش بخصوصی دارند سیستم های اطلاعاتی که به عنوان منبعی ارزشمند محسوب می‌شوند، توانمندی مدیران و کارکنان را افزایش میدهد.

قسمت های یک سیستم اطلاعاتی :

در سیستم اطلاعاتی سه بخش اصلی وجود دارد: که  با هماهنگی یکدیگر اطلاعات لازم را برای سازمان تهیه و تولید می کنند : (ورودی ، پردازش ، و خروجی ) بخش ورودی: داده های خام را دریافت کرده و جمع آوری می کند. بخش پردازش: این داده های که گرفته شده اند به صورت معنی دار تولید می شوند و بخش خروجی داده های پردازش رو به اشخاصی که نیاز دارند انتقال می دهند.

انواع سیستم های اداری :

سیستم پردازش داده ها:

 سال های اولیه ساخت‌ رایانه،از کامپیوترها فقط درپردازش داده‌ها در امورحسابداری استفاده می کردند این عمل مدتی بیشتر طول نکشید  و بیشترین تاکید آن قدرت محاسباتی کامپیوتر بود وبه این نوع سیستم پردازش داده ها گفته می شود توجه بر این که این سیستم مقدارکمی داده می توانند تولید شود.

سیستم اطلاعاتی پشتیبانی:

پس از اختراع انواع رایانه‌های جدید که با هزینه کمتر دادهای بیشتری را پردازش می‌کردند روش‌های جدیدتری برای معرفی تجهیزات جدید ارائه داده شده  یعنی سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت پس ازگذر یک دهه و به دلیل به وجود آمدن نیازهای اطلاعاتی جدید به وجود آمد. پس ازتکمیل سیستم پشتیبانی تصمیم‌ گیری با توجه به پیشرفت‌های حاصله در تجهیزات رایانه‌ای، موضوع افزایش بهره‌ وری و کارایی دفاتر وارتباطات بین مدیر و کارکنان ازاین روش به‌کارگیری رایانه‌ای والکترونیک مطرح گردید.

برنامه ی اتوماسیون اداری:

 در سال های 1980 این سیستم ها طراحی شدند.در واقع ماشین تایپی به صورت خود فرمان از روی حروف ضبط شده تایپ می کند وتکامل بعدی در این زمینه ایجاد گردید اصل این تکامل این بود کارایی ها افزایش یابد پس سیستم هایی به وجود آمدند که باعث افزایش کارایی دفاتر شدند.

 قسمت های کلی تشکیل دهنده برنامه ی اتوماسیون اداری

این سیستم اتوماسیون تشکیل شده از:

الف) دبیرخانه:

دبیرخانه یکی از مهمترین و کاربردی ترین قمست درهرارگان (سازمان ) می باشد که وظیفه آن  ثبت ، ارسال و دریافت نامه ها را بر اساس روش های مشخص و تفکیک شده بر عهده دارد.دبیر خانه مسئول گردش نامه های داخلی و خارجی و هماهنگی سازمان است.

ب) فرم سازی(Formation):

فرم ساز به معنای جدول کشی به منظور، فرم در روی کاغذ که بطور افقی و عمودی کشیده شود(طراحی) . برخی از اطلاعات سازمان ها در قالب فرم های اداری با گردش معینی در سازمان جریان دارندواین بخش فرم ساز در برنامه ی اتوماسیون اداری اجرا شده است  که به نام (فرم سازی ) شناخته شده . نگهداری و ثبت اطلاعات دراین قسمت از فیلد وجود دارد.

ج) مدیریت:

مدیران دراین نرم افزاربا سطح کاربری مختلف می توانند کارکرد کاربران،میزان استفاده آن ها و همچنین ورود وخروج آن ها را مورد ارزیابی قرار دهد مدیریت می‌تواند با برنامه ریزی دقیق، مدیریت زمان و جلسات، افزایش سرعت عمل، کارکنان را برای رسیدن به این امریاری رساند. پروژها و فعالیت هایی را نظارت می کنند معادلات منابع وزمان بندی الکترونیکی را پیش می برند.واین که برگزاری و پیگیری جلسات و قرار های کاری را اختصاص می دهد.

د)ارباب رجوع:

امروزه در بسیاری از سازمان ها دریافت نامه ازارباب رجوع ها به صورت نامه و کاغذی دریافت می شود و مراحل زیادی را در دبیر خانه تحمیل می کند این شرکت ها می توانند ازبرنامه ی اتوماسیون اداری در قسمت سامانه ارباب رجوع عملیات را ثبت کرده و استفاده کنند.از انجا که هرسیستمی مزایا و معایب مختص خودش را دارد می پردازیم به مزایای کلی و معایب نرم افزار اتوماسیون اداری

 مزایای برنامه ی اتوماسیون اداری:

1)عدم دست نوشته های کاغذی

2)استفاده بهتر از زمان

3)مطلع شدن ازپیشرفت کار با تاثیر مستقیم

4)آگاهی از نقص پرونده ها و رفع آن

5)ارتباط با سایرسازمان ها

6)تقسیم انجام کارها

 معایب برنامه ی اتوماسیون اداری :

1)عدم روابط اجتماعی دربین کارکنان سازمان

2)یک نواختی کار با سیستم

3) امکان بهم ریختگی اطلاعات

4) کمبود امنیت (ازلحاظ دسترسی)

  درکل : سیستم های اتوماسیون اداری به ‌عنوان بخشی از مجموعه سیستم یکپارچه اطلاعات مدیریت، با بررسی مدل‌های فعالیت سازمان‌های بخش عمومی و مؤسسات صنعتی و بازرگانی طراحی و تولید شده است و می‌تواند به‌خوبی پاسخگوی نیازهای لازم باش.