اتوماسیون گردش کار به معنای انجام یک سری از وظایف برای کامل کردن یک فرایند و در نهایت حذف کلیه مراحل به صورت دستی است. در واقع این نوع اتوماسیون مانند نگاه کردن به دومینویی است که به صورت هماهنگ و هوشمندانه طراحی شده و در حال فروپاشی است.
برای تکمیل شدن هر فرایندی، وجود گردش کار الزامی است. بسیاری از گردش کارها دارای وظایف دستی هستند که این وظایف وقت گیر، مستعد خطا و هزینه بر هستند. این امر مانند اضافه کردن چندین قطعه سنگ به ردیف دومینوهای طراحی شده است.
اتوماسیون های مربوط به گردش کار، سنگ ها و مانع های پیش روی دومینو را از بین می برند و نیروی جنبشی لازم را فراهم می کنند تا در نهایت کارها با دقت و در زمان کمتری انجام شوند.
اتوماسیون گردش کار چگونه به افراد کمک می کند؟
مطالعه سوژه ها
هنگامی که شرکت حفاظت شده از آتش Arvada، با سفارش های خرید مواجه شد، این گونه سفارش ها را از حالت دستی و به صورت کاغذی به حالت ایمیلی تغییر داد اما این فرایند همچنان به فعالیت های دستی نیاز داشت.
افراد مشغول به کار در آن شرکت، سعی کردند که از نرم افزارهای تخصصی در زمینه اتوماسیون در زمینه گردش کار استفاده کنند. نکته منفی که در مورد چنین نرم افزارهایی وجود داشت، عدم اطلاع رسانی دقیق به اعضای تیم در مورد فعالیت ها بود که این امر منجر به تاخیر در کارها و عدم نظارت صحیح می شد.
مدیر پشتیبانی که در شرکت Arvada Fire مشغول به فعالیت بود، تصمیم گرفت که نرم افزار اتوماسیون گردش کار ویژه ای بر پایه کلود ایجاد کند. در نهایت نرم افزار طراحی شده، عملکرد بسیار خوبی در برطرف کردن نیازهای شرکت داشت و حتی بسیاری از نیازهای پیش رو شرکت مورد نظر را برطرف می کرد.
زمان پردازش گردش کار از چندین روز به چندین ساعت کاهش پیدا کرد. اتوماسیون مربوط به گردش کار طراحی شده، نیروی هدر رفته در شرکت را به گردش کار شرکت بازگرداند و در نهایت فعالیت ها در شرکت مورد نظر با بازدهی بیشتری صورت گرفت.
اتوماسیون های مربوط به گردش کار کلیه امور یک شرکت را از فعالیت های مدیر مالی تا بازاریابی و IT را از زیر فرایندهای دستی رها می کند. در اینجا در مورد اینکه چگونه بخش های مختلف در شرکت ها را می توان تحت کنترل نرم افزارهای اتوماسیون درآورد، توضیح می دهیم:
از نظر منابع انسانی
- استفاده از برگه های کاغذی به شدت کاهش پیدا می کند.
- با ایجاد تاییدیه خودکار، جذب افراد مختلف سریع تر و راحت تر می شود.
- در مورد رعایت کلیه مراحل اطمینان حاصل می شود.
- دیدگاه لازم در مورد گردش کار ایجاد می شود.
- تجربه کاری ساده تر را فراهم می کند.
از نظر امور مالی
- مدیریت اسناد ساده تر می شود.
- مدیریت زمان در فرایند تایید امکان پذیر می شود.
- امکان تنظیم پرداخت خودکار برای فاکتورهای مختلف فراهم می شود.
- سیستم مدیریت کارمزد هوشمند ایجاد می شود.
- امکان ادغام داده ها با سایر نرم افزارهای حسابداری فراهم می شود.
از نظر بازاریابی
- امکان واگذاری وظایف معین و تکراری به سیستم فراهم می شود.
- امکان همکاری به صورت تیمی روی گردش های کاری فراهم می شود.
- تایید محتواهای مختلف به صورت دقیق تر صورت می گیرد.
- فرایند ثابتی برای پیگیری فرایندهای مختلف ایجاد می شود و پروسه های مربوط به رتبه بندی محصولات هماهنگ می شود.
- امکان تنظیم کمپین های مختلف فراهم می شود و در نهایت نظارت بر آنها از طریق یک پنل امکان پذیر می شود.
از لحاظ فروش
- ساده تر کردن لیست ها با استاندارد کردن فرآیندهای مختلف
- در مورد اینکه کلیه رتبه بندی ها به یک شکل صورت می گیرد، اطمینان حاصل می شود.
- هرگز اجازه نادیده گرفتن رتبه بندی به دلیل خطا داده نمی شود.
- گزارش ها و تجزیه و تحلیل های واضحی در مورد فرایندهای در حال انجام، تهیه می شود.
- امکان ارسال ایمیل هایی با مضمون خوش آمدید، متشکرم یا ایمیل های تبلیغاتی فراهم می شود.
از نظر IT
- امکان ارائه بلیط ها و وظایف به اعضای تیم فراهم می شود.
- از درخواست های پشتیبانی تکراری پیشگیری می شود.
- امکان به روز رسانی برنامه ریزی شده، فراهم می شود.
- امکان مدیریت دارایی ها و پیگیری روندهای کاری فراهم می شود.
آمار مربوط به اتوماسیون گردش کار
چنانچه هنوز در مورد مزایای استفاده از اتوماسیون گردش کار قانع نشده اید، در ادامه داده های آماری به دست آمده را مورد مطالعه قرار دهید.
فرایند اتوماسیون بازاریابی باعث افزایش ۴۱۷ درصدی درآمد می شود.
-گروه Annuities
سیستم های Cisco فرایندهای مربوط به CRM را به صورت خودکار انجام داده و ۷۵۰۰۰ تماس مشتری در ماه را کاهش دادند و از طرفی به صورت سالانه مبلغی بالغ بر ۲۷۰ میلیون دلار در هزینه های عملیاتی صرفه جویی کردند.
-مجله Business Process Management
تجارت های مختلف اتوماسیون مربوط به گردش کار را در سه موقعیت مورد ارزیابی قرار دادند:
مدیریت هزینه موثر، بهبود زمان بازاریابی و بهینه سازی خدمات مشتری.
-تحقیقات Capgemini
در نرم افزارهای اتوماسیون گردش کار به دنبال چه چیزی باشیم؟
در واقع نرم افزار اتوماسیون در گردش کار، امکانات بسیاری را دارند. بسیاری از آنها در هر سازمانی قابل استفاده هستند، در حالی که برخی از آنها به صورت تخصصی برنامه ریزی شده اند. همچنین تفاوتی ندارد که سازمان مورد نظر در چه موقعیتی قرار دارد، این نرم افزارها امکانات لازم و انعطاف پذیری کافی برای رفع نیازهای سازمان ها را دارند.
در ادامه، لیست کوتاهی در مورد اینکه یک نرم افزار اتوماسیون باید چه ویژگی هایی داشته باشند را بیان می کنیم:
سادگی
در واقع اتوماسیون به معنای ساده تر کردن امور است، بنابراین استفاده نرم افزار مربوط به آن باید ساده باشد. به دنبال UI ساده، راه حل های بدون کد و انتقال اطلاعات از طریق کشیدن کارت ها و در کل طراحی ساده باشید.
عملکرد بر پایه Cloud
نگهداری و اجرای ابزارهای اتوماسیون گردش کار بر پایه ابر، نسبت به نسخه های پیش فرض ساده تر است. همچنین این برنامه ها امکان دسترسی ساده تر، امنیت بیشتر اطلاعات و خدمات مقایسه داده ها را ارائه می دهند.
ادغام متقابل سیستم ها
بیشتر نرم افزارهای مبتنی بر ابر قابلیت ادغام با سایر برنامه های مبتنی بر ابر را دارا هستند. نرم افزار مورد نظر خود را از نظر سازگاری با API یا برنامه های مانند Zapier مورد بررسی قرار دهید.
ویژگی های قابل تنظیم
تجارت شما و فرایندهای مربوط به آن منحصر به فرد است. اطمینان حاصل کنید که نرم افزار مورد نظر شما امکان انجام و کنترل فرایندهای پیچیده و چند مرحله ای را داشته باشد. به عنوان مثال یک نرم افزار مناسب باید قابلیت انجام فرآیندهای شاخه ای را داشته باشد.
گزارش و تجزیه و تحلیل
این امکان وجود ندارد که یک فرایند را بدون انجام بررسی های لازم، بهبود بخشید. بهترین نرم افزارهای اتوماسیون گردش کار، گزارش های داخلی را برای بررسی تاخیر در انجام وظایف و نظارت بر فعالیت های و ارائه راهکارهایی برای بهبود عملکرد تهیه می کنند.
قابلیت استفاده روی تلفن همراه
نرم افزارهای اتوماسیون گردش کار در عصر حاضر باید قابلیت اجرا در هر مکان و هر دستگاهی را داشته باشند. اطمینان حاصل کنید که این برنامه ها برای افرادی که از آن استفاده می کنند، خدمات مختلف از اعلان گرفته تا تاییدیه ها را ارائه می دهد.
قیمت گذاری معقول
بسیاری از فروشندگان، برای نصب یک نرم افزار اتوماسیون در گردش کار ده ها هزار دلار هزینه می کنند که این هزینه ها شامل خدمات اجرا و مشاوره نیست. بنابراین یک نرم افزار باید قیمت گذاری معقول و قابل پیش بینی داشته باشد.
چگونه می توان فرایند اتوماسیون گردش کار را انجام داد؟
فرایند اتوماسیون مربوط به گردش کار با یک هدف مشخص آغاز می شود و در نهایت با ارزیابی فرایند به پایان می رسد. در ادامه ۵ مرحله برای ایجاد یک فرایند گردش کار را اشاره خواهیم کرد:
۱. فرایندهای تکراری را مشخص کنید.
حتی کوچکترین کارها نیز از اتوماسیون بهره مند خواهد شد. سوالاتی مانند آیا سازمان من به اندازه کافی برای اتوماتیک شدن، بزرگ شده است؟ آیا تیم من برای استفاده از اتوماسیون اصرار دارد یا آن را تایید می کند؟ از خود بپرسید.
۲. اهداف فرایند را تعریف کنید.
مزایای استفاده از اتوماسیون کاملاً متفاوت است که از جمله آنها افزایش ROI، بهبود زمان بازاریابی و افزایش بهره وری تیم است. به طور واضح انتظارات تیم خود از اتوماسیون را در نظر بگیرید.
۳. آموزش تیم
موفقیت یک اتوماسیون گردش کار به تمایل ذینفعان در استفاده از آن بستگی دارد. مزایای استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون را به صاحبان آن توضیح دهید و برای دریافت بازخورد بهتر، آنها را به استفاده از این ابزار تشویق کنید.
۴. اتوماسیون را اجرا کنید.
در صورت امکان از پشتیبانی فروش، نسخه آزمایشی نرم افزار گردش کار را دریافت کرده و از آن استفاده کنید. هنگامی که تیم شما آماده استفاده از این ابزار بود، فرایندهای مربوط به اتوماسیون را برنامه ریزی کرده و آن را به خوبی کنترل کنید.
۵. KPI و ROI را اندازه گیری کنید.
هدف از استفاده از اتوماسیون تا زمانی که تجارت شما تفاوت میان استفاده از این برنامه و نبود آن را متوجه شود، محقق نمی شود. درک تفاوت های ایجاد شده در فرایند کارها به استفاده از گزارش ها و تجزیه و تحلیل داده ها امکان پذیر است.