سیستم های اتوماسیون اداری با خودکارسازی بخش های متنوعی از فرآیندهای اداری ، راه حلی برای برطرف کردن مشکلاتی از قبیل صرف وقت و هزینه های بسیار در سازمان ها ، محسوب می شوند.
فرصت های خدمات عمومی و سازمانی در فضای مجازی
بیشتر ما در زمان مواجهه با کارهای اداری چه خود مسئول یا مدیر سازمان باشیم و چه به عنوان ارباب رجوع به سازمانی وارد شده باشیم، درگیر نامه‌نگاری‌های متعدد، مکاتبات و درخواست‌های پیچیده‌ای می‌شویم. درخواست‌ها و نامه‌هایی که به جز اتلاف وقت و صرف هزینه‌های بسیار برای ما و سازمان مربوطه نتیجه‌ای ندارند، با این همه فکر می‌کنیم چاره‌ای جز طی کردن این مسیر نیست. سیستم‌های اتوماسیون اداری، با خودکارسازی بخش‌های متنوعی از فرایندهای اداری، راه‌حلی برای برطرف کردن مشکلات مطرح شده محسوب می‌شوند.
اهمیت اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی در سازمان ها :
از آنجا که اطلاعات مهم و ارزشمند هستند و اساسی برای کل فعالیت‌های سازمان محسوب می‌شوند، بنابراین باید سیستم‌هایی را برپا کرد تا بتوانند اطلاعات را تولید و آنها را مدیریت کنند. هدف نهایی چنین سیستم‌هایی کسب اطمینان از صحت، اعتبار و روایی اطلاعات در دسترس در زمان مورد نیاز و به شکل قابل استفاده است. امروزه سیستم‌های اطلاعاتی نقشی اساسی در همه زمینه‌های فعالیت شرکت ایفا می‌کنند.
توجه به شرکت‌های موفق نشان می‌دهد که همگی آنها به سیستم‌های اطلاعاتی برای فعالیت روزانه‌شان مجهزند. چالش حقیقی‌ای که شرکت‌ها با آن روبه‌رو هستند، صرفاً به کارگیری سیستم‌های اطلاعاتی متکی به رایانه نیست بلکه هدف اساسی استفاده اثربخش سیستم‌های اطلاعاتی در مدیریت است. سیستم‌های اطلاعاتی که منبع ارزشمندی هستند، توانایی مدیران و کارکنان را افزایش داده و باعث تحقق اثربخش اهداف سازمان با بهره‌وری بالا می‌شود.
مهم ترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون اداری در بیشتر سازمان ها ، مربوط به سرعت و دقت و صحت در کار آنهاست و به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است که این امر احتیاج به گسترش مجاری ارتباطات با سرعت بیشتر است. اتوماسیون اداری باعث می شود که راه های ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به آسانی در اختیار مدیران قرار گیرد.
چرا استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری در سازمان ها اهمیت دارد؟
ظهور نرم افزار اتوماسیون اداری به منظور ارائه راهکارهایی یکپارچه در زمینه فناوری اطلاعات بوده است. همواره حجم بالای مکاتبات و گردش نامه های اداری و همچنین اسناد در ادارات ، سازمان ها و موسسات اداری معضلی برای این ارگان ها بوده است. هر گونه ضعف در سیستم مکاتبات اداری موجب آن می شود که نه تنها با اتلاف وقت و مصرف انرژی بالا مواجه شویم بلکه هزینه های بسیار بالایی را متحمل شده است و کارایی کمتری را نیز بدست آورده است.
پیاده سازی راهکارهایی برای الکترونیک کردن سازمان ها و ادارات به شکل اصولی ، آن ها را تبدیل به سازمان بدون کاغذ خواهد کرد و این امر ضمن مشارکت در حفظ هرچه بیشتر محیط زیست ، سازمان ها را به مراکزی با سرعت عملکرد بالا و کارآمد تبدیل خواهد کرد.
تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری بر ارتباطات سازمانی :
یکی از مهم ترین امور در سازمان ها ارتباطات می باشد. نمی توان از تاثیر فناوری اطلاعات بر روی ارتباطات در سازمان ها و تغییراتی که در سازمان ها ایجاد کرده است چشم پوشی کرد. با توجه به افزایش وسیع تعاملات درونی و بیرونی سازمان ها ، نیاز به ارتباط بیشتر واحدهای سازمان ها ، نظارت بر ارتباطات ، بررسی پیشرفت کارها و .. خارج از توان مدیران خواهد بود.
فناوری اطلاعات راهکارهای تازه ای برای حل این چالش ها پیش روی سازمان ها و مدیریان قرار داده است .نرم افزار اتوماسیون اداری یکی از پرکاربرد ترین سیستم های اطلاعاتی در سازمان ها می باشد. این سیستم در کنترل گردش اطلاعات ، دریافت و ارجاع نامه ها ، پیام های خصوصی و نامه های الکترونیکی به بهبود ارتباطات در سازمان ها کمک شایانی می کند.
تاثیر استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری بر بهبود تصمیم گیری مدیران
هیچ سازمانی نمی تواند خود را بدون زیرساخت الکترونیکی اداره کند. یکی از فاکتورهای مهم در تصمیم گیری مدیران اطلاعات می باشد. داشتن اطلاعات دقیق ، صحیح و بهنگام باعث بالا رفتن سرعت تصمیم گیری شده و جلوی اتخاز بسیاری از تصمیمات نادرست را می گیرد. طی سالیان اخیر موج استفاده و بهره گیری از سیستم های اتوماسیون اداری کشور ما را فرا گرفته است.
تاثیر اتوماسیون اداری بر افزایش بهره وری کارکنان :
انسان ها از گذشته های دور در اندیشه ی استفاده مفید ، کارآ و اثر بخش از منابع ، توانایی ها و امکانات محدود و در دسترس خود بوده اند. با پیشرفت و پیچیده تر شدن ارتباطات ، سازمان ها برای حفظ منابع ورودی خود دست به ایجاد سیستم هایی در درون خود زدند تا بتوانند از اطلاعات موجود بهترین استفاده را ببرند.
استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری باعث افزایش محصول با بازدهی می شود. همچنین این سیستم ها موجب صرفه جویی در وقت و یا نیروی کار می شوند. نیاز کمتر به تشریفات و کنترل برای نظارت بر جریان کار بین ادارات ، افزایش اثربخشی کارکنان و رضایت شغلی آن ها از دیگر اثرات پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری در سازمان ها می باشد.
در اخر به چند مزیت استفاده از اتوماسیون اداری می پردازیم :
- انجام همه کارهای اداری در هر زمان و حتی خارج از محل کار
- استفاده بهینه از زمان با عملیات خودکارسازی فرآیندهای اداری
- ثبت و نگهداری سوابق در حجم کمتر ، ایمنی بالا و مراجعه آسان
- مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان
- تعامل الکترونیکی با سایر سازمان ها
- صرفه جویی در کاغذ و در نتیجه کمک به جلوگیری از قطع شدن درختان
- مدیریت متمرکز و ایجاد شفاف سازی در مراحل گردش کار