اتوماسیون اداری اشاره به ادغام کارهای اداری به منظور مدیریت اطلاعات دارد. ابزارهای زیادی برای خودکار سازی کارهای اداری وجود دارد و گسترش پردازنده های الکترونیکی داخل کامپیوتر و همچنین درون دستگاه های کپی و چاپگر در مرکز پیشرفت های اخیر در اتوماسیون اداری قرار دارند. ذخیره سازی داده های خام، انتقال داده های الکترونیکی و مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیکی شامل فعالیت های اساسی یک سیستم اتوماسیون اداری می شود.
سابقه اتوماسیون مدرن
سابقه اتوماسیون اداری مدرن با ماشین تحریر و دستگاه کپی، که مجهز به وظایف قبلی بود، شروع شد. امروزه، اتوماسیون اداری به معنای اصلاح است که نه فقط به مکانیزه کردن وظایف بلکه تبدیل اطلاعات به فرم الکترونیکی نیز اطلاق می شود. ظهور کامپیوتر شخصی انقلابی در اتوماسیون اداری بود، و اکنون سیستم عامل های محبوب و رابط کاربر بر سیستم های کامپیوتری دفتر تسلط دارند. این انقلاب تا به امروز کامل شده است و در بسیاری از زمینه های کسب و کار نفوذ کرده است که تقریبا همه ی کسب و کارها در طول فعالیت های روزانه از حداقل یک نرم افزار تجاری استفاده می کنند. حتی کوچکترین شرکت ها معمولا از فناوری رایانه برای حفظ سوابق مالی، اطلاعات موجود در حساب، پرونده های حقوق و دستمزد و سایر اطلاعات کسب و کار مرتبط استفاده می کنند.
پایه های اتوماسیون اداری
به طور کلی، سه فعالیت اساسی سیستم اتوماسیون اداری وجود دارد: ذخیره سازی اطلاعات، تبادل داده ها و مدیریت داده ها. در هر منطقه کاربردی وسیع، سخت افزار و نرم افزار برای تطابق با توابع اولیه ترکیب شده است.
ذخیره سازی اطلاعات
اولین منطقه در اتوماسیون اداری ذخیره سازی اطلاعات است که معمولا شامل سوابق اداری و دیگر فرم های اداری و اسناد اولیه می شود. برنامه های داده شامل ضبط و ویرایش فایل ها، تصاویر یا صفحات گسترده می باشند.
نرم افزار و سیستم های مدیریت متن، تمام زمینه های پردازش متن و نشر رومیزی را پوشش می دهد. پردازش ورد، ساده ترین و رایج ترین فعالیت اتوماسیون اداری، ورودی (معمولا از طریق صفحه کلید) و دستکاری متن در رایانه است. برنامه های کاربردی تجاری امروز، کاربران را با مجموعه ای پیچیده از دستورات برای فرمت، ویرایش و چاپ اسناد متن روبرو میکند. یکی از ویژگی های محبوب تر بسته های پردازش کلمه، قالب های سند پیش پردازش آن است. قالب ها به طور خودکار چیزهایی مانند اندازه فونت، سبک های پاراگراف، هدر ها و پاورقی ها و اعداد صفحه را تنظیم می کنند تا کاربر هر بار که یک رکورد جدید ایجاد می کند، ویژگی های سند را بازنشانی نکند.
نرم افزار و سیستم های مدیریت تصویر، جنبه دیگری از اتوماسیون اداری هستند. نمونه هایی از اطلاعات بصری شامل تصاویر اسناد، عکس ها و گرافیک مانند جداول و نمودار می باشد. این تصاویر به فایل های دیجیتال تبدیل می شوند که نمی توانند همانند فایل های متنی ویرایش شوند. در یک سیستم تصویربرداری، کل تصویر یا سند به عنوان شی کلی محسوب می شود. یکی از محبوب ترین تصاویر کامپیوتری در سخنرانی های شرکتی است. ارائه بسته های نرم افزاری ساده ایجاد ارائه های چند رسانه ای است که از ویدیو کامپیوتری، تصاویر، صدا و متن در یک بسته اطلاعاتی یکپارچه استفاده می کنند.
تبادل اطلاعات
در حالی که ذخیره و دستکاری داده ها یکی از اجزا سیستم اتوماسیون اداری است، تبادل این اطلاعات یکی دیگر از مولفه های مهم است. انتقال الکترونیک یک منطقه کاربرد عمومی است که تبادل اطلاعات بین چندین کاربر را برجسته می کند. نامه الکترونیکی، پست صوتی و فکس، نمونه هایی از برنامه های انتقال الکترونیکی است. سیستم هایی که اجازه انتقال لحظه ای یا "زمان واقعی" اطلاعات (یعنی مکالمات آنلاین را از طریق رایانه یا مبادله صوتی با ضبط ویدئو) می دهند، سیستم های به اشتراک گذاری الکترونیکی در نظر گرفته می شوند. نرم افزار به اشتراک گذاری الکترونیکی نشان دهنده ماهیت همکاری بسیاری از سیستم های اتوماسیون اداری است.
سیستم های اتوماسیون اداری که شامل توانایی الکترونیکی به اشتراک گذاری اطلاعات بین بیش از یک کاربر به طور همزمان هستند گاهی به سیستم های گروهی اشاره می کنند. گروه کاری یک سیستم ملاقات الکترونیکی است. سیستم های ملاقات الکترونیکی اجازه می دهد شرکت کنندگان با جغرافیایی پراکنده تبادل اطلاعات همزمان داشته باشند. شرکت کنندگان در چنین جلسات الکترونیکی ممکن است در یک دفتر یا ساختمان قرار بگیرند یا هزاران مایل فاصله دارند. سیستم های به اشتراک گذاری الکترونیکی از راه دور معمولا برای انتقال داده ها از یک خط تلفن استفاده می کنند، در حالیکه به اشتراک گذاری در همان شبکه اغلب شامل یک شبکه محلی از رایانه ها (بدون نیاز به خط تلفن خارجی).
نرم افزار و سیستم انتقال الکترونیکی اجازه انتقال الکترونیکی اطلاعات دفتر را می دهد. نامه الکترونیک از ذخیره سازی مبتنی بر کامپیوتر و مجموعه ای از پروتکل های ارتباطی شبکه برای ارسال پیام های الکترونیکی از یک کاربر به دیگری استفاده می کند. اکثر این سیستم ها به کاربران اجازه می دهند ایمیل های الکترونیکی را به بیش از یک گیرنده ارسال کنند، هرچند که به روش قدیمی مانند کپی اشاره می کنند. ایمیل های الکترونیکی، یا سیستم های ایمیل، ویژگی های امنیتی، پیام رسانی خودکار و سیستم های مدیریت ایمیل مانند پوشه های الکترونیکی و یا نوت بوک را فراهم می کند. پست صوتی اساسا همان برنامه ها را ارائه می دهد، اما برای تلفن ها، نه کامپیوتر ها.
مدیریت داده
سیستم های اتوماسیون اداری نیز اغلب برای ردیابی داده های کوتاه مدت و بلند مدت در حوزه برنامه های مالی، برنامه های تخصیص نیروی کار، هزینه های بازاریابی، خرید موجودی و سایر جنبه های کسب و کار استفاده می شود. سیستم های مدیریت وظیفه یا سیستم های برنامه ریزی نظارت و کنترل پروژه ها و فعالیت های مختلف در داخل دفتر. سیستم های مدیریت الکترونیکی نظارت و کنترل فعالیت های دفتر و وظایف را از طریق جدول زمانی، معادلات منابع و برنامه ریزی الکترونیکی انجام می دهند.
دیدگاه های اتوماسیون اداری
کسب و کارهایی که در راه اندازی یا ارتقاء سیستم های اتوماسیون اداری مشغول به کار هستند باید انواع مختلفی از عوامل را که می توانند بر اثربخشی این سیستم ها تأثیر بگذارند، در نظر بگیرند. این عوامل عبارتند از: ملاحظات فضایی فیزیکی و بودجه، و تغییرات در زیرساخت ارتباطات. اما دو عامل دیگر که باید مورد توجه قرار گیرند.
آموزش کارکنان و گسترش انتخابات اتوماسیون اداری :
آموزش - افرادی که با اتوماسیون اداری مشغول به کار هستند، اساسا شامل تمام کاربران اتوماسیون و تمام ارائه دهندگان سیستم های اتوماسیون و ابزار می شوند. طیف گسترده ای از افراد، از جمله مهندسان نرم افزار و سخت افزار، دانشمندان اطلاعات مدیریت، مدیران، کارکنان در سطح متوسط و منشی ها، تنها تعداد کمی از افراد هستند که روزانه از اتوماسیون اداری استفاده می کنند. در نتیجه، آموزش پرسنل در این سیستم های اتوماسیون اداری بخش مهمی از برنامه ریزی بسیاری از شرکت ها است. انتخاب - یک مجموعه آرام و سرحال از گزینه های اتوماسیون اداری برای کسب و کارهای تمام اشکال، اندازه ها و زمینه های موضوعی در دسترس است. چنین سیستمی معمولا شامل سرمایه گذاری قابل توجهی از بودجه می شود، بنابراین برای مدیران و صاحبان کسب و کار لازم است قبل از خرید یک دوره مطالعه دقیق انجام شود. عوامل اصلی که باید مورد توجه قرار گیرند عبارتند از: هزینه سیستم، مدت زمان درگیر در معرفی سیستم، وضعیت فیزیکی تاسیسات که سیستم معرفی خواهد شد، سطح پشتیبانی فنی، سازگاری با سایر سیستم ها، پیچیدگی سیستم (یک عامل اصلی در تعیین تخصیص زمان و پول برای آموزش) و سازگاری سیستم با منطقه کسب و کار که در آن شرکت درگیر است.