دفتر مدیریت پروژه سازمانی (EPMO) چیست و چرا سازمان‌ها به آن نیاز دارند؟

اگر این اولین باری است که می خواهید یک PMO یا دفتر مدیریت پروژه (دفتر مدیریت پروژه) راه اندازی کنید و یک مدیر پروژه باشید، احتمالاً شک دارید و ممکن است تعجب کنید که آیا افزودن بخش دیگری به بسیاری از بخش های پروژه واقعاً ضروری است یا خیر? در واقع، شما در این دوراهی تنها نیستید. اکثر سازمان ها در شروع کار روی این بخش تردید دارند. در بسیاری از سازمان ها، راه اندازی دفتر مدیر پروژه و به دنبال آن وظایف مدیر پروژه کمی پیچیده است. برخی از ذینفعان می ترسند که داشتن PMO به معنای نظارت بیشتر و در نهایت کند کردن روند تکمیل پروژه ها باشد.

در این مقاله شرح وظایف دفتر مدیریت پروژه یا PMO را توضیح می دهیم، در مورد مزایای دفتر مدیریت پروژه و ضرورت تاسیس آن برای کمک به مدیر پروژه در انجام وظایف خود صحبت می کنیم، چند روش‌های توسعه‌ی آن بیان می‌کنیم و بررسی می‌کنیم چگونه می‌توان شاخص‌های کلیدی عملکرد مناسب برای دفتر مدیریت پروژه تعریف کرد. همراه ما باشید.

دفتر مدیریت پروژه یا PMO چیست؟

در هر سازمانی، PMO یا دفتر مدیریت پروژه دارای شرح وظایف، اختیارات و مسئولیت‌های متفاوتی است که هر کدام بسته به هر سازمانی تعریف می‌شوند.اما عموما دفتر مدیریت پروژه به عنوان دپارتمان دائمی سازمانی معرفی می شود. بخش مسئول هماهنگی و تمرکز کلیه پروژه های سازمان. وظایف احتمالی PMO شامل برنامه ریزی سبد پروژه ها، توسعه استانداردها و استراتژی های پروژه، آموزش کارکنان جدید و در نهایت نظارت، پشتیبانی و هدایت پروژه های مستقل می باشد.

وظایف دفتر مدیریت پروژه چیست و چگونه به مدیر پروژه کمک می کند؟

در این سازمان ها مدیران اجرایی وظایف بسیار مهم دیگری نیز دارند که به آن مشغول هستند و مدیران پروژه هر کدام پروژه ها و مسئولیت های خود را دارند. بنابراین در این مورد و در سازمان هایی که چندین پروژه مختلف و بزرگ وجود دارد، نظارت و انجام این کار بزرگ و دشوار بر عهده کیست؟ وظایف دفتر مدیریت پروژه چیست؟

دفتر مدیریت پروژه نظارت کلی بر پروژه دارد، استراتژی کلی سازمان را درک می کند و اطمینان می دهد که پروژه ها مطابق دستورالعمل های استراتژی سازمان پیش می روند. با این حال، ابتدا باید بدانیم که شرح شغل PMO چیست. شرح وظایف PMOها در سازمان های مختلف با یکدیگر بسیار متفاوت است. شرح وظایف دقیقی برای این شغل وجود ندارد اما به طور کلی وظایف این اداره شامل موارد زیر می باشد.

• مدیریت سبد پروژه‌ها با دسته بندی، انتخاب و اولویت بندی پروژه ها بر اساس استراتژی سازمان، منابع موجود و کمک به تسهیل فرآیند تصمیم گیری مدیر پروژه در خصوص پروژه ها.
• برنامه ریزی منابع در سطح اولیه و در موارد اولیه، بهبود استفاده از منابع و حل اختلافات در منابع مختلف و کاهش ریسک.
• حفظ اطلاعات قدرت فعلی به ویژه در زمینه ظرفیت و تخصیص پروژه بر اساس مهارت های نرم و سخت افراد.

استانداردسازی روش ها و فرآیندهای مدیریت پروژه برای مدیر پروژه و سایر اعضای تیم پروژه.

• انتخاب، پیاده سازی و آموزش ابزارها و نرم افزارهای موجود به نیروهای سازمان.
• افزایش شفافیت پروژه های در حال اجرا با به روز رسانی پروژه ها و انتشار اطلاعات موثق.
• ارتقاء جریان اطلاعات و ارتباطات.
• بررسی اشتباهات انجام شده در پروژه های قبلی به منظور جمع آوری اطلاعات کامل و دقیق، به منظور جلوگیری از تکرار اشتباهات.
• نظارت بر پیشرفت پروژه ها و کنترل مواردی که بر منابع، هزینه ها و برنامه به روز رسانی پروژه تأثیر می گذارد.
• آموزش سرپرستان و مدیران پروژه و ذینفعان مختلف.
• ارائه پشتیبانی اداری و عملیاتی برای مدیران و تیم های پروژه مانند مدیریت حل اختلاف.

مزایای تاسیس دفتر مدیریت پروژه یا PMO چیست؟

دلایل زیادی وجود دارد که از نیاز به یک دفتر مدیریت پروژه در سازمان های بزرگ برای موفقیت در مدیریت پروژه حمایت می کند. در این سازمان ها تعداد و حجم پروژه ها مدام در حال افزایش است و ناگفته نماند که پیچیدگی های موجود نیز روز به روز در حال افزایش است. یک نفر در کل سازمان باید تمام فرآیندها، تغییرات، عوارض و خطرات را زیر نظر داشته باشد و بر اساس همه اینها تصمیم بگیرد.

استخدام کارشناسان، مراجع و توصیه های معتبر در دفتر مدیریت پروژه و آگاهی کامل از وظایف و مسئولیت های خود را داشته باشد. حضور این افراد و آشنایی با آنها تأثیر مثبتی در محیط سازمان و پروژه ها ایجاد می کند. حالا بیایید در مورد مزایای PMO صحبت کنیم:

• نظارت بر در دسترس بودن منابع و استراتژی سازمان برای ایجاد نمونه کارهای موفق. به عبارت دیگر، انجام کار درست در زمان مناسب.
• یکپارچه سازی روش پروژه و استانداردسازی استفاده از نرم افزارهای منحصر به فرد در سراسر سازمان.
• کاهش مسئولیت مدیران پروژه برای کاهش زمان و انرژی، منجر به افزایش تمرکز آنها بر ایجاد پروژه های بیشتر می شود.
• بهبود روابط موجود در پروژه و کل سازمان.
• انتقال موثر دانش برای کاهش خطاها و ایجاد بهترین روش برای انجام کارها.
• افزایش بهره وری، افزایش کیفیت و در نهایت کاهش خطاهای طراحی.

انواع دفاتر مدیریت پروژه (PMOs) چیست؟

هنگام اجرای PMO، اولین کاری که باید انجام دهید این است که نوع ساختار متناسب با نیازهای خاص سازمان را انتخاب کنید که کار آسانی نیست. زیرا هیچ فرمول واحدی برای موفقیت در همه پروژه ها وجود ندارد. سازمان ها از نظر نیازهای مدیریت پروژه، اندازه، ساختار و بلوغ بسیار متفاوت هستند و انتخاب ساختار مناسب کلید موفقیت است. سه نوع اصلی دفاتر مدیریت پروژه (PMOs) وجود دارد که از نظر میزان کنترل و نفوذ آنها بر پروژه های درون سازمانی متفاوت است. برای داشتن یک دفتر پروژه موثر، باید تعیین کنید که چه نوع قانونی برای شما مناسب است. این سه مدل شامل موارد زیر است:

1. دفتر پشتیبانی پروژه

پس از اینکه PMO چیست، به سمت دفتر پشتیبانی مدیریت پروژه می رویم که به طور کلی پشتیبانی را در قالب تخصص های مورد نیاز، الگوها، بهترین شیوه ها، دسترسی به اطلاعات و تخصص در پروژه های دیگر ارائه می دهد.این مدل در سازمان هایی کار می کند که پروژه ها به صورت کنترل نشده موفق هستند و کنترل اضافی غیر ضروری به نظر می رسد.

2. دفتر کنترل برای مدیریت پروژه

در سازمان‌هایی که می‌خواهند فعالیت‌ها، فرآیند ها، رویه‌ ها، اسناد و موارد دیگر را کنترل کنند، یک دفتر نظارت بر مدیریت پروژه قادر به انجام این کار خواهد بود. در این مدل، سازمان نه تنها پشتیبانی می کند، بلکه نیازمند استفاده از پشتیبانی نیز می باشد. الزامات ممکن است شامل اتخاذ روش‌ها، الگوها، فرم‌ها، انطباق مدیریت و استفاده از سایر مجموعه‌های قوانین تحت کنترل PMO باشد.

علاوه بر این، دفاتر پروژه ممکن است نیاز به بررسی منظم توسط دفتر کنترل مدیریت پروژه داشته باشند، که نشان دهنده یک عامل خطر در پروژه است. این مدل به دو صورت کار می کند. اول اینکه یک مورد واضح وجود دارد که رعایت پیشنهادات سازمان مدیریت پروژه باعث بهبود سازمان و نحوه تحویل پروژه ها می شود و دوم اینکه PMO از حمایت کافی برای غلبه بر کنترل های اعمال شده توسط دفتر مدیریت پروژه برخوردار است.

3. دفتر دستورالعمل برای مدیریت پروژه

این مدل از کنترل خارج می شود و در واقع با ارائه تجربیات و منابع مدیریت پروژه مسئولیت پروژه ها را بر عهده می گیرد. هنگامی که یک سازمان پروژه هایی را انجام می دهد، مدیران پروژه حرفه ای از دفتر مدیریت پروژه به آن پروژه ها منصوب می شوند. این مدل حرفه‌ای بودن را برای پروژه‌ها به ارمغان می‌آورد و سطح بالایی از سازگاری عمل را در تمام پروژه‌ها تضمین می‌کند. این مدل در سازمان‌های بزرگ‌تری که اغلب حوزه‌های مختلف را پشتیبانی می‌کنند و چنین مکانیزمی متناسب با فرهنگ آن‌ها است، مؤثر خواهد بود.

اغلب از این سوال پرسیده می شود که ساختار مناسب PMO چیست. برای انتخاب نوع مناسب ساختار اداری مدیریت پروژه، عوامل زیادی باید در نظر گرفته شوند، از جمله اینکه سازمان انتفاعی است یا غیرانتفاعی، پراکنده یا متمرکز بودن آن، بزرگ باشد یا کوچک، نوع صنعت و فرهنگ است. به آن تفاوت‌ها در بلوغ مدیریت پروژه در سازمان‌ های مختلف را اضافه کنید، متوجه خواهید شد که انتخاب ساختار PMO بسیار چالش برانگیز است. برای غلبه بر این چالش، لازم است با توجه به شرایط، بین مدل های پشتیبانی، کنترل و مستقیم تعادل ایجاد شود.

به عنوان مثال، در سازمانی که فاقد رویه های تعریف شده مدیریت پروژه است، ممکن است یک دفتر پشتیبانی مدیریت پروژه برای تمرکز بر تعریف فرآیند و آموزش و سپس حرکت به سمت اجرای کنترل ها مناسب باشد. تعادل بین مدل پشتیبانی و مدل کنترل مهم است. تمرکز بیش از حد بر روی کنترل می تواند سازمان را از مسیر خارج کند و از سوی دیگر، تمرکز بر پشتیبانی می تواند منجر به انبوهی از اسناد مدیریت پروژه شود که هیچ کس آنها را دنبال نمی کند.

مراحل انتخاب دفتر مدیریت پروژه یا PMO چیست؟

4 مرحله زیر برای انتخاب مدل ساختار اداری مناسب برای مدیریت پروژه موثر است:

1. گردآوری ذینفعان برای ارزیابی نیازهای آنها

• فقدان رویه های مشخص برای تعیین مهارت ها و شایستگی های نامزدهای مدیریت پروژه.
• فقدان برنامه های آموزشی ویژه برای توسعه دانش و مهارت های مدیریت پروژه.
یک مدل کنترل دفتر مدیریت پروژه ممکن است تحت شرایط زیر مناسب باشد:
• سطوح مختلفی از ذهنیت مدیریت پروژه در سازمان وجود دارد.
• مدیران پروژه دانش پایه ای از روش های استاندارد مدیریت پروژه دارند.
• سازمان باید برای کار بر روی پروژه های چند تخصصی استفاده کند.
• پشتیبانی واضحی از سوی مدیران ارشد برای اجرای شیوه های استاندارد مدیریت پروژه وجود دارد.
• دفتر مدیریت پروژه پشتیبانی قبلاً اجرا شده است.

یک مدل دفتر مدیریت پروژه مستقیم ممکن است تحت شرایط زیر مناسب باشد:

• پیشرفت در اجرای پشتیبانی و کنترل PMO حاصل شده است.
• در ساختار مدیریت اجرایی تغییراتی ایجاد شده است. زیرا مدیران وظیفه باید کنترل منابع و انتخاب پروژه را کنار بگذارند.
• سازمان به جای تفکر سیلو با تفکر پروژه ای سازگار شد (مشکل در اشتراک دانش).
• حرفه مدیریت پروژه به عنوان مسیر شغلی روشن در سازمان شناخته می شود.
• معیارها و کنترل ها در سطح پروژه و برنامه ایجاد شده است.به طور کلی، بهترین مدل برای هر سازمان بسته به فرهنگ و تاریخچه کاری که کار کرده یا نه، بسیار متفاوت است. اما اهداف کم و بیش شامل موارد زیر است:

• اجرای روش رایجKPIها مفهوم کلی و گاهی مبهم دفتر مدیریت پروژه را به معیارهایی تبدیل می کنند که برای ذینفعان قابل درک است.

این معیارها میزان موفقیت پروژه و تعداد پروژه های کاملا مستند است. با استفاده از KPIهای مناسب، PMO می تواند موفقیت عملیات خود را ردیابی کند، سودمندترین برنامه ها را تعیین کند، برنامه های اضافی و بی اثر را حذف کند، و ارزشی را که دفتر آنها به کل سازمان می افزاید، تعیین کند.

آیا سازمان شما به EPMO نیاز دارد؟

در مقاله ای از وب سایت CIO، مویرا الکساندر توضیح می دهد که اثربخشی PMO با اندازه گیری تأثیر پروژه بر دستیابی به اهداف تجاری اندازه گیری می شود. این دقیقاً همان کاری است که EPMO ها انجام می دهند. دفتر مدیریت پروژه سازمانی (EPMO) به جای محدود شدن به تخصیص صحیح وظایف، یک قدم فراتر رفته و هماهنگی بین عملکرد اعضای تیم، استفاده صحیح از منابع و همسویی با اهداف تجاری را در نظر می گیرد.

دفتر مدیریت پروژه از چه ابزارهایی استفاده می کند؟

بسته به نیاز ممکن است چندین ابزار توسط دپارتمان مدیریت پروژه استفاده شود و دفتر مدیریت پروژه نیز از آنها استفاده می کند. آنچه واضح است این است که طیف گسترده ای از این ابزارها وجود دارد که هر کدام برای سازمانی متفاوت طراحی و توسعه یافته اند. به عنوان مثال، شما ابزارهای ساده ای برای مدیریت پروژه های کوچک دارید، در حالی که برای پروژه های بزرگتر و چند گانه، باید از نرم افزارهای قدرتمند استفاده کنید.

اخرین کلام

در این مقاله یاد گرفتید که PMO چیست. همچنین، ما بحث کردیم که با یک دفتر مدیریت پروژه می توانید چندین پروژه را در راستای اهداف سازمان مدیریت کنید. PMO به شما کمک می کند پروژه های جدید را با همان هزینه و منابع موجود پیاده سازی کنید. به همین دلیل هزینه اجرای هر پروژه کاهش می یابد، پروژه های کمتری با شکست مواجه می شوند و در نتیجه رضایت کاربران افزایش می یابد. اگرچه مزایای دفتر مدیریت پروژه از ابتدا مشخص نیست، اما در میان مدت شاهد پیشرفت های زیادی خواهید بود. این پیشرفت ها در درازمدت اضافه می شوند.
شاید تا به حال ارزش داشتن یک PMO را درک کرده باشید، اما نباید فراموش کنیم که وظایف یک مدیر پروژه نیازمند ابزارها و منابع کامل است تا اثربخشی بالایی داشته باشد. با فعال کردن این ابزار و راه اندازی این بخش، از مزایای مهم آن بهره ببرید.