راهنمای اجرا اتوماسیون برای کسب و کارهای کوچک

بر اساس مطالعات اولیه انجام شده توسط یک مجله کانادایی در سال 2009، استفاده از اتوماسیون اداری در شرکت‌های کوچک (از مجموع 44 شرکت و 72 نفر در پست‌های مدیریتی، کارکنان اجرایی و کارمندان اداری) نگرش مثبت، اما نسبتاً ساده‌شده را نشان می‌دهد. سیستم اتوماسیون اداری در بین شرکت های کوچک است.

علیرغم وجود مقالات گسترده در زمینه اتوماسیون اداری و آموزش و فرآیندهای اتوماسیون اداری، این فناوری همچنان یک هزینه محسوب می شود، اما برای افزایش کارایی و بهره وری ضروری و ارزشمند است. از سوی دیگر مشکلات انسانی برای معرفی صحیح سیستم های اتوماسیون اداری نادیده گرفته شده یا دست کم گرفته شده است.

در نگاه اول، ممکن است درک پیچیدگی مدیریت فرآیندهای کسب و کار کوچک در یک نرم افزار اتوماسبون اداری رایگان دشوار باشد، اما مطالعات نشان می دهد که مشکلات و اثرات مربوط به اتوماسیون اداری در مشاغل کوچک می تواند با شرکت های بزرگ متفاوت باشد.

اتوماسیون اداری کوچک چیست؟

در گذشته ای نه چندان دور، کارمندان داده های مشتریان را در سیستم ها و دفاتر خاصی وارد می کردند و بیشتر وقت خود را صرف پاسخگویی به ایمیل ها، تماس ها و ترتیب قرار ملاقات می کردند.با پیشرفت تکنولوژی، امروزه اکثر مشاغل کوچک یا کسب و کارهای کوچک بخش عمده ای از کاربران نرم افزار اتوماسیون اداری بوده اند.با پیاده سازی اتوماسیون برای کسب و کارهای کوچک، وظایفی مانند مدیریت ارتباطات روزمره، ورود داده ها، نگهداری اسناد، استخدام و سایر کارهای روزانه توسط نرم افزار اتوماسیون اداری مدیریت می شود و کارمندان را در فرصت بیشتری برای تمرکز بر تعامل و استراتژی شخصی قرار می دهد.

همچنین با توجه به اینکه سازمان ها با عدم قطعیت های اقتصادی، افزایش هزینه ها و افزایش رقابت خارج از سازمان مواجه هستند، به همین دلیل پیاده سازی اتوماسیون می تواند انتخاب بسیار خوبی برای آنها باشد. در این مقاله توضیح خواهیم داد که چگونه صاحبان مشاغل کوچک می توانند با پیاده سازی اتوماسیون اداری به کاهش هزینه ها و افزایش بهره وری کارکنان کمک کنند.

مجموعه فرآیندها و ابزارهای مورد استفاده برای ایجاد، جمع آوری و پردازش اطلاعات در انواع کسب و کار را اتوماسیون اداری می نامند.

به عبارت ساده تر، در اتوماسیون اداری، اینها نرم افزارها و سیستم های پردازشی هستند که وظایف اداری را مدیریت و نظارت می کنند.البته این به معنای حذف کامل توانایی های انسان نیست. استفاده از اتوماسیون اداری با هدف جلوگیری از خطای انسانی، تسریع در کار،افزایش بهره وری و کاهش هزینه های کلی در سازمان انجام می شود.

اتوماسیون اداری مشاغل کوچک به عنوان "اتوماسیون اداری کوچک" شناخته می شود. استفاده از این روش در کسب و کارهای کوچک باعث صرفه جویی در وقت و چند کار در طول روز می شود.

کاربرد اتوماسیون اداری در مشاغل کوچک چیست؟

اتوماسیون اداری کوچک می تواند وظایفی را برای شما به عنوان یک مدیر کسب و کار کوچک با استفاده از برنامه ها و نرم افزارهایی انجام دهد که شامل موارد زیر است:

ذخیره سازی اولیه داده ها

شرکت شما هر چقدر هم که کوچک باشد، با تعداد زیادی اسناد، اسناد و داده ها مواجه است. ذخیره این داده ها به صورت دیجیتالی و در نرم افزار اتوماسیون اداری کوچک مرتبط، از گم شدن و دستکاری آن ها جلوگیری می کند. از طرف دیگر، هر زمان که بخواهید این اسناد را اصلاح کنید یا اطلاعات جدیدی به آنها اضافه کنید، می توانید این کار را راحت تر انجام دهید.

تبادل اطلاعات

همیشه باید اطلاعات کسب و کار خود را بین کارمندان و حتی افراد خارج از شرکت به اشتراک بگذارید.اطلاعات را می توان از طریق پیام های متنی، برگه های داده، فایل های صوتی یا تصویری رد و بدل کرد. اتوماسیون اداری انجام این تبادل داده را با اتصال به شبکه ای که برای شرکت شما طراحی شده است آسان می کند.

مدیریت اطلاعات

در سیستم اتوماسیون اداری، اطلاعات کسب و کار شما به طور کامل قابل نظارت و کنترل است. سیستم با پردازش و طبقه بندی اطلاعات اولیه می تواند اطلاعات مفیدی در زمینه مدیریت در اختیار شما قرار دهد. به عنوان مثال، می تواند بگوید که یک پروژه خاص چقدر هزینه و درآمد دارد و سود آن را برای شما محاسبه می کند. یا می تواند یک جدول زمانی برای پروژه جدید شما بر اساس سابقه کاری شرکت ارائه دهد.

اگر می خواهید برای انجام کار خاصی از شرکت دیگری کمک بگیرید،این سیستم این قابلیت را دارد که شما را از کارهای انجام شده مطلع کند تا بتوانید کار خود را رصد و مدیریت کنید.

آیا مشاغل کوچک نیز باید از اتوماسیون اداری استفاده کنند؟

شاید زمانی که کسب و کار خود را شروع کردید، فکر می کردید که تنها کاری که باید انجام دهید این است که اطلاعات کسب و کار خود را در یک دفترچه یادداشت کنید.اما با پیشرفت کار و زمان بر بودن نوشتن و پردازش اطلاعات به این نتیجه رسیدید که راه دیگری را انتخاب کنید. اتوماسیون دفاتر کوچک دقیقا همان راه حلی است که شما به دنبال آن هستید.
نرم افزار اتوماسیون اداری به کارفرما این امکان را می دهد که اطلاعات را در زمان کمتر و به دور از خطای انسانی ذخیره کرده و در زمان مناسب از آن استفاده کند. این کار هزینه ها و آسیب های متعدد را کاهش می دهد و به ثبات و توسعه تجارت کمک می کند.

از سوی دیگر تغییر شیوه خرید و فروش و تغییر بازار به سمت بازاریابی دیجیتال رقابت شدیدی را در بین صاحبان مشاغل ایجاد کرده است. برای بقا در این بازار متنوع و مترقی، باید از فناوری های جدید مانند نرم افزار اتوماسیون اداری مبتنی بر وب به طور کامل استفاده شود.مهمترین کاری که باید انجام دهید این است که نرم افزار مناسب کار خود را انتخاب کنید تا بتوانید با استفاده از آن به نتایج دلخواه خود نزدیک شوید.

استفاده از اتوماسیون اداری کوچک چه امکانات و ویژگی هایی دارد؟

آموزش افراد بسیار ساده است. نرم افزار اتوماسیون اداری اصولا دارای محیطی ساده با قابلیت یادگیری سریع است.کارکنان اداری شما می توانند در مدت کوتاهی با آن آشنا شوند و کار خود را به شیوه ای جدید ادامه دهند.
بار نیروی انسانی کاهش می یابد.

با معرفی اتوماسیون اداری کوچک در شرکت شما، بسیاری از فرآیندهای تکراری و دست و پا گیر را می توان به نرم افزار سپرد.به این ترتیب، نیروی کار شما می تواند وقت خود را به کارهای مهمتر با کیفیت کار بالاتر اختصاص دهد.

خطای انسانی به طور موثر حذف خواهد شد.

تا زمانی که وظایف پردازش اطلاعات توسط انسان انجام شود، احتمال وقوع خطا وجود دارد.مکانیزه کردن این وظایف می تواند درصد خطا را کاهش دهد و دقت را افزایش دهد. بنابراین، می توانید مطمئن تر از صحت اطلاعات باشید.

هزینه ها به میزان قابل توجهی کاهش خواهد یافت.

برنامه ریزی خودکار این روش تضمین می کند که تمام کارها طبق برنامه انجام می شود و هیچ تاخیر کاری وجود ندارد. ضمناً با کاهش خطای انسانی، هزینه ها و زیان های مربوط به این مورد به صفر می رسد. نکته مهم دیگر این است که با مکانیزه شدن کارها نیاز به نامه های کاغذی، فاکتورهای چاپی و ... به شدت کاهش می یابد که علاوه بر کمک به محیط زیست، هر ساله هزینه ها را نیز به میزان قابل توجهی کاهش می دهد.

ضریب اطمینان در فرآیند افزایش می یابد.

در مواردی که وظیفه نگهداری و نگهداری اسناد و اطلاعات بر عهده یک سیستم کامپیوتری باشد، اطمینان از امنیت آن افزایش می یابد. در آینده، زمانی که پردازش این داده ها به صورت خودکار انجام شود، مطمئن هستیم که کار به درستی انجام شده است و می توانیم گردش کار را در هر مرحله پیگیری کنیم.خریداران خدمات شما می توانند این فرآیندها را به صورت جداگانه بررسی کنند و پس از آماده شدن درخواست هایشان به شما توصیه هایی ارائه کنند. این باعث می شود که روابط بین دو طرف واضح تر شود.

بررسی قیمت در اتوماسیون اداری کوچک

هزینه اولیه راه اندازی اتوماسیون اداری ممکن است زیاد به نظر برسد و کسب و کارها ممکن است استفاده از آن را غیراقتصادی بدانند.علاوه بر این، محاسبه هزینه های نگهداری این سیستم ها ممکن است کارفرمایان را در استفاده از آنها مردد کند. اما توجه به این نکته مهم است که در دراز مدت، علاوه بر جبران هزینه های اولیه، اتوماسیون مدیریت می تواند با کاهش هزینه های عملیاتی و افزایش سود نهایی کسب و کار شما، به سود کسب و کار شما نیز باشد.

اتوماسیون اداری برای مشاغل کوچک، راه حلی برای سود و زیان؟ !

سازمان ها هر روز با افزایش هزینه های اداری، عدم اطمینان اقتصادی و افزایش رقابت خارجی مواجه هستند، از این رو به دنبال راهی برای کاهش هزینه ها و افزایش بهره وری هستند. در سال های اخیر استفاده از فناوری مبتنی بر کامپیوتر راه حلی برای افزایش بهره وری و کارایی در کارهای اداری تلقی شده است.

در عین حال، کسب و کارهای کوچک علاقه مند به بهبود کارایی هستند و منابع لازم برای عبور از رکود و رقابت با سایر شرکت ها را در مقایسه با مشاغل بزرگ ندارند.برای صاحبان مشاغل کوچک، سرمایه گذاری در فناوری اداری یک ریسک مالی محسوب می شود تا زمانی که مزایا و معایب استفاده از اتوماسیون اداری در یک کسب و کار کوچک به وضوح بیان نشده باشد.

در این مجموعه از مقالات اتوماسیون اداری، قصد داریم با بیان شفاف چالش ها و مزایا، راه را برای درک اتوماسیون اداری و فرآیندها در کسب و کارهای کوچک برای مدیران هموار کنیم.

کاربرد هوش مصنوعی در اتوماسیون اداری

استفاده از واژه هوش مصنوعی در اتوماسیون اداری علاوه بر جایگزینی انسان و نیروی کار با فناوری نرم افزار می تواند معانی دیگری مانند تکمیل نیازها و درخواست های تجاری، افزایش سرعت و کاهش خطاهای انسانی داشته باشد.

نتایج بررسی های بهره وری سازمانی انجام شده توسط شرکت های آمریکایی حاکی از آن است که بین افزایش ساعات کار و نیروی انسانی و افزایش سرمایه مولد شرکت ها رابطه ای وجود ندارد. این دستاورد با این ایده که صاحبان مشاغل کوچک برای افزایش بهره وری و تولید سرمایه خالص به کار سخت منابع انسانی متکی هستند، در تضاد است.راه حل بسیار ساده است. از این پس به جای سخت کوشی هوشمندانه کار کنید. اتوماسیون اداری برای مشاغل کوچک هوشی است که شما نیاز دارید.

 
مدیریت فرآیندهای کسب و کار کوچک در اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری برای مشاغل کوچک ابزار مفیدی است که می تواند به فرآیندهای خسته کننده روزانه که ممکن است به دلیل تلاش انسان اشتباه یا فراموش شوند پایان دهد.

در زیر شش ویژگی اصلی اتوماسیون اداری برای رونق کسب و کارهای کوچک را معرفی می کنیم.

1- پشتیبانی مشتری

برقراری ارتباط با مشتریان از طریق ایمیل و پیامک می تواند به یک کابوس برای تجارت شما تبدیل شود. به جای اینکه اجازه دهید پیام ها در صندوق ورودی کارمندان دفن شوند، از اتوماسیون اداری استفاده کنید تا از این تهدید برای رشد کسب و کار کوچک خود استفاده کنید.

2- مدیریت صندوق ورودی

بررسی ایمیل ها و نامه ها می تواند یکی از وقت گیرترین کارها در لیست کارهای روزانه یک کارمند اداری باشد. خدمات یکپارچه اتوماسیون اداری امکان مدیریت ایمیل های سرویس های مختلف را فراهم می کند. به این ترتیب می توانید سرویس ایمیل خود را بدون هیچ نرم افزار اضافی مدیریت کنید.

3-مدیریت پیامک

به سادگی با ثبت نام در سیستم اتوماسیون اداری می توان درخواست ها و وظایف جدید را به هر کارمند واگذار کرد. واحد مدیریت پیامک در اتوماسیون اداری با ارسال پیامک به فرد امکان می دهد از وظایف محول شده مطلع شود. مزیت این روش این است که باعث صرفه جویی در زمان و افزایش چشمگیر سرعت تراکنش های درون شرکتی می شود.

4- جلسه برنامه ریزی

حتی در یک کسب و کار کوچک، داشتن شخصی برای برنامه ریزی قرار ملاقات ها و برنامه ریزی جلسات ضروری است. از اتوماسیون اداری برای مدیریت سریع و دقیق زمان به روشی هوشمندانه استفاده کنید.

5-ساماندهی دانشنامه و سامانه تبادل اسناد

حتی در کسب‌وکارهای کوچک و استارت‌آپ‌ها محاسبه آنلاین مالیات استارتاپ ها ، جلسات منظم با کارمندان رایج است. در طول این جلسات، گروه ها به تبادل اطلاعات و ایده ها می پردازند و خط مشی هایی را برای مراحل بعدی تعیین می کنند. دایره‌المعارف‌های سازمانی تعبیه‌شده در اتوماسیون اداری به کسب‌وکارهای کوچک اجازه می‌دهد تا اسناد این جلسات و جلسات طوفان فکری را ضبط، ویرایش و بایگانی کنند.

علاوه بر این، می توانید از یک سیستم تبادل فایل برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات لازم در قالب های مختلف با کارمندان خود استفاده کنید.یکی از ویژگی های منحصر به فرد سیستم های تبادل فایل، سطح دسترسی و در دسترس بودن اپلیکیشن ها در دستگاه های هوشمند موبایلی مانند گوشی و تبلت است.

بهبود بهره وری

ابزارهای اتوماسیون فرآیند کسب و کار مبتنی بر وب داده های شما را در یک پایگاه داده مرکزی ذخیره می کنند. این به شما کمک می کند در صورت نیاز به داده های خود از هر مکان یا دستگاهی دسترسی داشته باشید.

فرآیندهای کسب و کار شما شفاف تر خواهد شد

می‌توانید فرآیندها را در حین اجرا ردیابی و نظارت کنید، که پاسخگویی و دید را بهبود می‌بخشد.

توانایی نظارت بر فرآیندها

همچنین به شما کمک می کند تا خطاها را در هر زمان مشاهده کنید و در صورت وقوع آنها را برطرف کنید. گزارش‌های عملکرد، بینش‌هایی را در اختیار شما قرار می‌دهند تا بتوانید اقدامات پیشگیرانه در برابر خطاهای تکراری انجام دهید.

در نتیجه

در بسیاری از موارد، به نظر می رسد که یک کسب و کار باید به اندازه کافی بزرگ باشد تا بتواند اتوماسیون را پیاده سازی کند، اما لزوماً اینطور نیست. کسب و کارها با هر اندازه ای برای رشد و فعالیت نیاز به پیاده سازی سیستم های خودکار دارند. علاوه بر این، با توجه به عدم قطعیت های اقتصادی بسیاری که سازمان ها در طول زمان با آن مواجه خواهند شد، اتوماسیون می تواند یک راه حل ایده آل برای کاهش هزینه ها و بهبود عملکرد کارکنان باشد. مهندسان سیستم در اختیار شما هستند تا نرم افزارهای مختلف اتوماسیون اداری را در اختیار شما قرار دهند.