راهنمای جامع استفاده از نرم افزار های قدرتمند مدیریت پروژه

با استفاده از ۱۲ قاعده اصلی نرم افزار های قدرتمند مدیریت پروژه سرعت انجام پروژه ها را در تیم خود افزایش دهید.

از آنجایی که این نرم افزارهای اپن سورس همواره در حال اصلاح و توسعه خدمات خود هستند، روند سنتی توسعه محصولات و خدمات به کلی دگرگون شده است. تعداد سازمان ها و تجارت هایی که به استفاده از این نرم افزار روی آورده اند، همواره در حال افزایش است. چرا که حضور این نرم افزار ها،  چرخه انجام وظایف و پروژه ها را به شدت کوتاه تر کرده است. از آنجایی که سیستم های اتوماسیون اداری با سودای افزایش کیفیت و سرعت انجام امور در سازمان ها و تجارت ها پا به عرصه تجارت گذاشته اند، حضور چنین نرم افزار هایی بسیار حیاتی و ارزشمند تلقی می شود.

تیم های چند منظوره، با استفاده از نرم افزارهای قدرتمند مدیریت پروژه، در بازه زمانی بسیار کوتاهی، مدیریت پروژه، حل مسئله و انجام پروژه ها را با سرعت بیشتری به انجام می رسانند.

در حقیقت شیوه مدیریت چابک سطح تازه ای از کیفیت را در تجارت ها تعریف کرده است. به این ترتیب معیار و استاندارد های سرعت و دقت عمل با این نرم افزارها به کلی متحول شده است. این تحول آن جایی مشخص می شود که گزارشات، خبر از افزایش ۲۸ درصدی میزان موفقیت تجارت ها می دهند.

بکارگیری شیوه مدیریت چابک

مدیریت چابک به استفاده از شیوه هایی که سرعت عمل را در انجام پروژه ها افزایش می دهند، گفته می شود. زمانی که برای نخستین بار نام نرم افزارهایی که سرعت عمل را افزایش می دهند، مطرح گردید مخالفت هایی از گوشه و کنار شنیده شد. اما خوشبختانه با توجه به سرعت رشد جهانی و ظهور اختراعات و تجهیزات جدید در سراسر جهان، رفته رفته این نرم افزار ها به نرم افزار های رایگان مطرح و معیاری در تجارت ها تبدیل شدند. تا جایی که بیش از ۷۱ درصد از تجارت ها و سازمان ها با استفاده از این شیوه، مدیریت پروژه ها را به انجام می رساند.

به گفته یکی از مدیران ارشد یک سازمان، عرصه تجارت دیگر نمی تواند وقفه های دو تا ۵ ساله در تحویل پروژه ها را بیش از این تحمل کند.

۱۲ قاعده در راستای دستیابی به شیوه مدیریت چابک

با وجود اینکه این شیوه مدیریتی تفاوت های فاحشی با شیوه های سنتی مدیریت پروژه دارد اما جای هیچ گونه نگرانی وجود ندارد و شما می توانید شیوه مدیریتی مورد استفاده خود را به درستی تغییر دهید. مدیریت چابک بر ۱۲ اصل کلی استوار است که در ادامه به آن ها می پردازیم:

۱. اولویت با مشتری

نخستین قاعده در تیم های انجام پروژه این است که همواره می بایست مشتری در الویت قرار داشته باشد و جلب رضایت مشتری و تحویل منظم پروژه ها نیز حائز اهیمت است. این بدان معناست که اعضای تیم قبل از هر کاری به دنبال راهکاری هایی برای حل مشکلات مشتریان خواهند بود و نه به کارگیری از سیستم ها و ابزارهایی که جالب اما بسیار پیچیده هستند. به این ترتیب تمام استراتژی هایی که در تجارت مورد استفاده قرار می گیرید در راستای حل مشکلات مشتریان است. به این ترتیب می توان گفت تمام اطلاعاتی که برای تدوین استراتژی ها مورد استفاده قرار می گیرند بازتابی از دغدغه ها و انتظارات مشتریان هستند. از این رو اعضای تیم همواره در ارتباط مستقیم با مشتریان قرار دارند.

استفاده از شیوه مدیریت چابک مدت زمان آغاز پروژه و دریافت نظرات مشتریان را به حداقل می رساند. اعضای تیم همگام با تغییراتی که در تصمیمات و نیاز های مشتری به وجود می آید، تغییر کرده و ساز و کار نوینی را برای پاسخ به نیازهای جدید مشتری به کار خواهند گرفت. در نتیجه در چنین فضایی انجام پروژه همگام با دریافت نظرات مشتریان تغییر کرده و به سمت تکامل گام برمی دارد.

۲. تنها عامل پایدار، تغییر است.

شاید در وهله نخست، تغییر پیش نیاز ها و شرایط انجام پروژه کمی افراطی به نظر برسد اما مدیریت چابک با روی گشاده تمام تغییرات را تا آخرین مرحله انجام پروژه می پذیرد.

این قاعده  ارتباط تنگاتنگی با اصل نخست دارد. در شرایطی که هدف از ارائه محصول نهایی انجام پروژه تحقق آرمان های مشتری باشد، تیم از هر گونه تغییری و اعمال نظری توسط مشتری استقبال خواهد کرد. انعطاف پذیری بالا یک تجارت در واقع سرمایه گذاری روی یک تکنولوژی نوظهور است که می تواند تجارت را در میان رقبا متمایز کند.

۳. تحویل سریع و به موقع

شیوه مدیریت چابک انجام به روز رسانی ها را در مواقع مورد نیاز جایز دانسته و این کار را یک رخداد سالانه یا شش ماهه بدل نمی کند. به وقفه انداختن این قبیل به روز رسانی ها، مشکلات بزرگتری را برای تیم به وجود می آورد.

شیوه مدیریت چابک اعضای تیم را در تحویل سریع نرم افزار هایی که به خوبی به اجرا درآمده اند، تشویق می کند. در صورتی که نرم افزارها در حجم های کوچک و به طور مرتب انتشار داده شوند، امکان به روز رسانی منظم این نرم افزار ها به وجود آمده و از ریسک های احتمالی نیز اجتناب خواهد شد. در صورتی که نرم افزاری پس از انتشار به درستی عمل نکند، می توان با اعمال تغییرات ناچیزی مشکل را برطرف کرد. این شیوه مدیریت سیستم های اتوماسیون اداری را به انتشار زود هنگام به روز رسانی ها دعوت می کند.

۴. ایجاد تیم های چندمنظوره

شیوه مدیریت چابک رمز موفقیت و سرعت عمل بالا در انجام پروژه ها را در برخورداری از تیم متشکل از متخصصان شاخه های متفاوت می داند که در قالب یک تیم چند منظوره گرد هم جمع آمده اند. تیم هایی متشکل از برنامه نویسان و اجرا کنندگان یا تیم هایی متشکل از برنامه نویسان، مسئولان امنیت برنامه و اجرا کنندگان در کنار یکدیگر مانند بازوهای یک اندام واحد در کنار یکدیگر به فعالیت می پردازند به این ترتیب که دیگر نیازی به انجام مرحله به مرحله امور نخواهد بود.

به این ترتیب تمام تیم ها بخشی از بار انجام پروژه را بر دوش کشیده و سهمی در پیشبرد امور نیز دارند. به این ترتیب هرگز تیمی بروز اشکالات را به بی کفایتی تیم دیگر نسبت نخواهد داد.

۵. ترویج کار مستقل

یکی دیگر از قابلیت های شیوه مدیریت چابک این است که اعضای تیم ضمن پیشبرد و انجام وظایف خود می توانند مهارت های نوینی را بیاموزند. از آنجایی که تیم به صورت چند منظوره طراحی شده است، متخصص های گوناگون با دانش های متفاوت در کنار یکدیگر قرار گرفته، به این ترتیب به توانایی و شیوه انجام امور به شدت ارتقا پیدا می کند. اعضای تیم به خودی خود هدایت می شوند. چرا که هدف به درستی مشخص شده است. تمام پیش نیاز ها نیز فراهم می باشد. مدیران با استفاده از شیوه مدیریت چابک با اعتماد بیشتری با اعضای تیم روبرو می شوند و با اعتماد به توانایی های آنها فضای مناسبی را برای پیشبرد مورد، در اختیار آنها قرار می دهند.

۶. ملاقات حضوری

 شاید ملاقات حضوری با کارکنان آن هم در عصری که استخدام کارکنان دورکار به شدت افزایش پیدا کرده است، کمی غیر عادی به نظر برسد اما در واقع مدیرانی که از شیوه مدیریت چابک بهره می برند به اهمیت ملاقات حضوری با کارکنان پی برده اند. به این ترتیب اعضای تیم هایی که به صورت حضوری در تجارت شما مشغول به فعالیت هستند نیز می تواند در قالب بحث و مشاجرات و مبادلات اطلاعات با یکدیگر تعامل داشته و به حل مشکلات و مسائل موجود در انجام پروژه ها بپردازند.

۷. همه چیز را در لحظه ثبت و ضبط کنید

هر تجارتی که از برنامه ریزی و روش های متفاوتی برای ثبت و ضبط پیشرفت های موجود در انجام پروژه برخوردار است. اما در شیوه مدیریت چابک بهترین روش برای ثبت مراحل پیشرفت کار، استفاده از نرم افزارهای رایگان و منحصر به فرد است. این تیم ها برای ارزیابی پیشرفت خود به دنبال پیش بینی های منتشر شده نمی گردند، بلکه در لحظه همه چیز را در قالب کدگذاری های منحصر به فرد به ثبت می رسانند.

درست است که برنامه ریزی و مستندسازی روش های فوق العاده ای هستند اما بدون نرم افزاری که کار را به انجام برسانند تمام این ها بی فایده خواهد بود.

۸. رشد مدوام

با وجود اینکه شیوه مدیریت چابک انتشار سریع نرم افزارهای رایگان را در اولویت قرار داده است اما تیم ها باید همواره روی کد نویسی های انجام شده تمرکز کرده و آنها را بهبود ببخشند. چرا که نخستین اصل در شیوه مدیریت چابک تامین نیاز ها و انتظارات مشتریان است. از این رو اعضای تیم باید در فکر ایجاد تکنولوژی و ابزار هایی باشد که در دراز مدت به خوبی عمل کند.

چنین ساز و کاری مستلزم کار فشرده و در ساعت های طولانی تری است که برای مدتی کوتاهی ادامه خواهد داشت. مدیران باید اقدامات لازم را برای راحتی اعضای تیم به انجام برسانند تا با کاهش انرژی اعضا مواجه نشوند.

۹. تخصص بی نظیر

یکی  دیگر از اصل های برجسته در شیوه مدیریت چابک تعهد اعضای تیم برای دستیابی به تخصص ارزشمند و مهارت های مثمر ثمر است. حتی اعضایی که از تخصص خاصی برخوردار نیستند نیز بایستی با شرکت در کلاس هایی که در تجارت برگزار می شود توانایی های خود را گسترش دهند.

۱۰. سادگی

سادگی در تیم های مدیریت چابک شرط بسیار مهم و پایداری است. در جامعه مدیریت چابک یک نقل قول معروف وجود دارد: " میزان کار های انجام نشده را به حداکثر برسانید". شما باید تمام عوامل زاید را حذف و تا جای ممکن از اتوماسیون اداری کمک بگیرید.

۱۱. اجازه دهید نظم تیم در خود تیم شکل بگیرد.

بهترین معماری در کنار مطلوب ترین شرایط و طراحی ها همه و همه در تیمی شکل خواهد گرفت که به صورت خود مختار هدایت می شود. اگر چه مدیریت همواره بر انجام امور نظارت خواهد داشت اما بهترین تیم هایی که با مدیریت چابک هدایت می شوند، ضرورت های موجود را به خوبی درک کرده و در راستای حل آن ها گام بر می دارند.

۱۲.  برای تعمق در عملکرد تیم زمان بگذارید

تیم های موفقیت در فواصل زمانی مرتب، در خصوص پیشرفت های به عمل آمده، به بحث و گفتگو می پردازند. سپس تغییرات مورد نیاز برای دستیابی به نتایج درخشان تر را اعمال خواهد کرد. این تیم ها عملکرد خود را زیر نظر گرفته و در صورت یافتن راهکاری نوین و کارآمد تر، از آن بهره می برند. مدیریت چابک در دل سیستم های اتوماسیون اداری ارتقا می یابد.

شیوه مدیریت چابک مزایای بی شماری را برای تجارت ها به ارمغان آورده است. ماهیت کلی مدیریت چابک به درستی تعریف شده اند و استاندارهای این شیوه مدیریتی نیز تعیین شده است. اما استراتژی ها و رویکرد های مورد استفاده در این شیوه مدیریتی همواره در حال تغییر و دگرگونی است. این شیوه مدیریتی با استفاده از اطلاعاتی که از سیستم های اتوماسیون اداری دریافت می کند در حال تغییر تحول است.

برای مثال تیم آی تی با استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری به دنبال استفاده از سازوکار است که سرعت انجام امور را در تجارت ها و سازمان ها ارتقا دهد. به این ترتیب نرم افزارهای اپن سورس به یاری مدیران منابع انسانی آمده و نیروهای متخصص در تجارت را به بدترین شکل ممکن به کار خواهند گرفت. به این ترتیب کارایی تیم به شدت ارتقا پیدا کرده و هدف اصلی انجام پروژه ها به روشنی در اعضای تیم مشخص خواهد شد.

 از این رو نظارت بر تیم های انجام پروژه ها و سایر تیم های موجود در تجارت، به مراتب ساده تر خواهد شد. از این گذشته مدیریت و رسیدگی به امور نرم افزار های رایگان در تجارت ها میسر خواهد شد. از این گذشته با استفاده از شیوه مدیریت چابک در تجارت ها تعداد پروژه ها در دست انجام به مراتب افزایش خواهد یافت.

 به این ترتیب سیستم های اتوماسیون اداری با سرعت بیشتری اقداماتی از قبیل ارزیابی و ارتقای نتایج حاصل از پروسه ها را به انجام می رسانند. بنابراین می توانیم به مزایای بی شمار به کارگیری این شیوه مدیریتی پی ببریم. این شیوه مدیریتی سرعت تحویل پروژه ها را به شدت افزایش داده و از این گذشته شرایط مناسبی را برای رشد و ارتقای اعضای تیم میسر خواهد کرد. این شیوه روند انجام امور در تیم های بزرگ و کوچک را به کلی متحول ساخته و بر کیفیت انجام پروژه ها می افزاید.