سیستمهای اتوماسیون اداری OAS

 سیستم های اتوماسیون اداری مختلفی در حال حاضر وجود دارد و به عملکردهای کسب و کار و ارتباطات که به صورت دستی یا در مکان های مختلف یک شرکت انجام می شود اطلاق می شود. ما قصد داریم در این مبحث با سیستمهای اتوماسیون اداری OAS بیشتر آشنا شوید. مانند ایجاد ارتباطات رسمی و برنامه ریزی استراتژیک .علاوه بر این، توابع هستند که در کار  تایپ کردن، چاپ و یا ذخیره الکترونیکی میتوان از آنها استفاده کرد و باعث صرفه جویی در زمان و هزینه می شود.

انواع توابع ادغام شده توسط سیستمهای اتوماسیون اداری OAS

• انتشار الکترونیکی

سیستم های انتشار الکترونیکی عبارتند از پردازش متن و نشر رومیزی. نرم افزار پردازش ورد (به عنوان مثال، مایکروسافت ورد، کورل) به کاربران اجازه می دهد که اسنادی مانند نامه ها، یادداشت ها، گزارش ها و نسخه های خطی را ایجاد، ویرایش، اصلاح، ذخیره و چاپ کنند. نرم افزار نشر دسکتاپ (به عنوان مثال، Adobe Pagemaker، Corel VENTURA، Microsoft Publisher) کاربران را قادر می سازد متن، تصاویر، عکس ها و گرافیک را برای تولید خروجی قابل چاپ با کیفیت بالا ادغام کنند. نرم افزار انتشارات دسکتاپ در یک میکرو رایانه با ماوس، اسکنر و چاپگر برای ایجاد نشریات حرفه ای استفاده می شود و  ممکن است خبرنامه، بروشور، مجله یا کتاب باشد.

• ارتباطات الکترونیکی

سیستمهای اتوماسیون اداری OAS ارتباطی الکترونیکی شامل ایمیل (ایمیل)، پست صوتی، فکس (فکس) و ویدئو کنفرانس دسکتاپ می باشند. ایمیل : پست الکترونیکی نرم افزاری است که به کاربران اجازه می دهد تا از طریق صفحه کلید کامپیوتر خود، فایل هایی را ایجاد کنند و درهر نقطه ای از جهان که هستند فایل هایی را دریافت یا ارسال کنند. اکثر سیستم های پست الکترونیکی به کاربر اجازه می دهد تا وظایف پیچیده تری را انجام بدهد از جمله فیلترکردن، اولویت بندی ، کپی پیامهای پیشین به کاربران دیگر؛ ایجاد و ذخیره پیش نویس پیام ها؛ ارسال "نسخه کربن"؛ و درخواست تایید خودکار . پست الکترونیکی بسیار محبوب است زیرا استفاده از آن آسان است و تحویل سریع و ارزان بودن هم از امتیازات ان به شمار می رود. نمونه هایی از نرم افزار ایمیل Eudora، Lotus Notes و Microsoft Outlook است. 

• ادامه ارتباطات الکترونیکی

ایمیل صوتی: پست صوتی یک دستگاه تلفن است که دارای پاسخگو پیشرفته است. ایمیل صوتی پیام های صوتی ورودی را دیجیتالی می کند و آنها را روی دیسک ذخیره می کند. هنگامی که گیرنده آماده گوش دادن است، پیام از نسخه دیجیتالی آن به صدا منتقل می شود. گیرندگان ممکن است پیام ها را برای استفاده در آینده ذخیره کنند، آنها را حذف کنند یا به افراد دیگر منتقل کنند. فکس: فکس یک سند حاوی متن و گرافیک را اسکن می کند و به عنوان سیگنال های الکترونیکی بر روی خطوط تلفن معمولی در دستگاه فکس دریافت می کند. این فکس دریافت مجدد همان تصویر بر روی کاغذ است. یک فکس همچنین می تواند یک اسناد را به یک مودم فکس (تخته مدار) داخل یک کامپیوتر از راه دور اسکن و ارسال کند. پس از فکس کردن سند ما می تواند بر روی صفحه نمایش کامپیوتر نمایش داده شود و یا توسط چاپگر کامپیوتر چاپ شود. ویدئو کنفرانس دسکتاپ : ویدئو کنفرانس دسکتاپ یکی از سریعترین شکلهای ویدئو کنفرانس است. کنفرانس دسکتاپ دسکتاپ نیاز به یک شبکه و یک رایانه رومیزی با نرم افزار کاربردی خاص (به عنوان مثال، CUSeeMe) و همچنین یک دوربین کوچک که در بالای مانیتور نصب شده است دارد. تصاویر کامپیوتری  از رایانه  گرفته شده و به رایانه های دیگر و کاربران دیگری که در کنفرانس حضور دارند در سراسر شبکه ارسال می شود. این نوع ویدئو کنفرانس، جلسات چهره به چهره افراد را شبیه سازی می کند.

• همکاری الکترونیکی و سیستمهای اتوماسیون اداری OAS

همکاری الکترونیکی از طریق جلسات الکترونیکی وسیستم های اتوماسیون اداری (OAS) کاری  مشترک و کنفرانس تلفنی امکان پذیر است. جلسات الکترونیکی و سیستم های کاری مشترک اجازه می دهد تیم های همکار با استفاده از شبکه های میکرو رایانه برای به اشتراک گذاری اطلاعات، برنامه ها بدون در نظر گرفتن فاصله جغرافیایی در پروژها با هم همکاری داشته باشند. در این کار نرم افزار خاصی به نام Groupware مورد نیاز است. Teleconferencing نیز به عنوان ویدئو کنفرانس شناخته می شود. این تکنولوژی به افراد در مکان های مختلف اجازه می دهد تا با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و با هم همکاری داشته باشند.

• پردازش تصویر در سیستمهای اتوماسیون اداری OAS

سیستم های اتوماسیون اداری (OAS) پردازش تصویر شامل مدیریت اسناد الکترونیکی، ارائه  گرافیک و سیستم های چند رسانه ای می باشد. سیستم های تصویربرداری  متن، نقاشی ها و عکس ها را به شکل دیجیتال تبدیل می کند که می تواند در یک سیستم کامپیوتری ذخیره شود. این فرم دیجیتال را می توان با استفاده از یک مودم به یک کامپیوتر دیگر دستکاری، ذخیره، چاپ و یا ارسال کرد. سیستم های تصویربرداری ممکن است از اسکنرها، دوربین های دیجیتال، کارت های ضبط ویدئویی یا رایانه های گرافیکی پیشرفته استفاده کنند. شرکت ها از سیستم های اتوماسیون اداری (OAS) تصویربرداری برای اسناد مختلف مانند فرم های بیمه، مدارک پزشکی، پرونده های دندانپزشکی و برنامه های وام استفاده می کنند.

• مدیریت اداری در سیستمهای اتوماسیون اداری OAS

سیستم های مدیریت دفتر شامل لوازم الکترونیکی اداری، برنامه ریزی الکترونیکی و مدیریت وظیفه می باشد. این سیستمهای اتوماسیون اداری OAS یک ابزار الکترونیکی هستند که سازماندهی افراد، پروژه ها و داده ها را فراهم می کند. تاریخ های کسب و کار، قرار ملاقات ها، یادداشت ها و اطلاعات تماس مشتری را می توان ایجاد، ویرایش، ذخیره و بازیابی کرد. علاوه بر این، یادآوری های خودکار در در تاریخ های مهم و قرار ملاقات ها می تواند برنامه ریزی شود. تمام این اقدامات می تواند به صورت جداگانه یا برای یک گروه کل انجام شود. سیستم های کامپیوتری که این توابع دفتر را خودکار می کنند، می تواند به طور چشمگیری افزایش بهره وری و بهبود ارتباطات درون سازمان را افزایش بدهند.  

شما می توانید تشریح رویه ها در اتوماسیون اداری را در مقالات سایت مطالعه فرمایید.