مدیریت قرارداد یا مدیریت چرخه عملکرد قرارداد شامل فروشندگان، شرکا، مشتریان یا کارمندان است. در ابتدایی ترین سطح، نرم افزار مدیریت قرارداد می تواند به عنوان یک نسخه الکتریکی برای پشتیبانی از تمام چرخه فرآیندهای مشتری و قرارداد تعریف شود.
مدیریت قراردادها فرآیند اجرا و تحلیل قرارداد را برای به حداکثر رساندن عملکرد مالی در سازمان و کاهش ریسک مالی مدیریت می کند. همواره شرکت ها با فشار فزاینده برای کاهش هزینه ها و بهبود عملکرد مواجه هستند بنابراین نیاز به یک سیستم نرم افزاری دارند که مدیریت قراردادها را کارآمد و خودکار سازد.
اصول مدیریت قرارداد
هنگامی که دو شرکت مایل به انجام کسب و کار با یکدیگرند فعالیت های هر دو سازمان و شرایطی که هر سازمان از طریق آن سهم برمیدارند در قالب یک قرارداد مشخص می شود. چنین قراردادهایی به دلیل تاکید بر درآمد و هزینه سود آوری تجاری را تحت تاثیر دارد. هنگامی که یک قرارداد ساده نوشته شده و جزئیات فراموش شود ممکن است سازمان ضرر و زیان سنگینی متحمل شود در صورتی که با یک تکنولوژی ساده برای شناسایی منابع مشکل رفع می شود. مدیریت قرارداد کارآمد در نهایت می تواند یک رابطه تجاری قدرتمند ایجاد کند و راه را برای سودآوری بیشتر در طولانی مدت هموار کند.
مولفه های مدیریت قراداد موفق
نیازی نیست که یک سازمان برای مدیریت قرادادها افراد حرفه ای داشته باشد. کارکنان باید در کنار فرآیندها و همراهان نرم افزاری برای رفع نیازهای تحلیلی و انطباقی پذیرفته شوند.
هنگامی که یک استراتژی مدیریت قرارداد با موفقیت اجرا می شود، سازمان ها می توانند انتظار داشته باشند که:
مزایای مورد انتظار کسب و کار و بازده مالی در حال تحقق است
همکاری تامین شده و پاسخگو به نیازهای سازمان است
این سازمان هیچ اختلاف قراردادی ندارد
تحویل خدمات برای هر دو طرف رضایت بخش است
فعالیت هایی در راستای مدیریت قرارداد خوب
پایه و اساس یک قرارداد خوب به پیاده سازی خواسته های بالادستی بستگی دارد. کارکنان باید به دلایل ایجاد قرارداد تمرکز کنند و اگر تامین کننده بتواند شرایط قرارداد را برآورده کند توجه بیشتری لازم است تا بدانیم چگونه این امکان وجود خواهد داشت. اجتناب از شکه شدن نیاز به تحقیق دقیق و وضوح هدف در قرارداد واقعی دارد.
مدیریت قرارداد نیاز به انعطاف پذیری هر دو طرف درگیر و تمایل به انطباق با شرایط در حال تغییر دارد بدان معنی که سازمان ها باید برای شرایط غیر منتظره آماده شوند و در صورت لزوم شرایط قرارداد را تغییر دهند.
مراحل مدیریت قرارداد
قراردادها نقش مهمی در ضرر و زیان دوره ای سازمان دارند بنابراین به مراحلی تقسیم میشوند تا ساختار قراردادی را سازمان دهی کنند. ایجاد یک قرارداد بصورت دستی می تواند بسیار وقت گیر باشد.
9مرحله مدیریت قراردادها
1.درخواست اولیه
فرآیند مدیریت قرارداد با شناسایی قراردادها و اسناد مربوطه به منظور حمایت از هدف قرارداد آغاز می شود.
2.نوشتن قرارداد
نوشتن یک قرارداد توسط دست یک فعالیت وقت گیر است، اما از طریق استفاده از سیستم های مدیریت خودکار قرارداد، این فرایند می تواند بسیار ساده شود.
3.مذاکره
پس از تهیه پیش نویس قرارداد، کارکنان باید قادر به مقایسه نسخه های قرارداد باشند و هر گونه اختلاف را برای کاهش زمان مذاکره یادداشت کنند.
4.تصویب قرارداد
گرفتن تاییدیه مدیریت یکی از تنگناهایی است در هنگام تصویب قرارداد وجود دارد.
5.اجرای قرارداد
اجرای قرارداد به کاربران اجازه می دهد تا با استفاده از پشتیبانی فکس، فرایند امضا را کوتاه و کنترل کنند.
6.مدیریت اجباری
این امر مستلزم مدیریت پروژه های بزرگ است تا اطمینان حاصل شود که سهامداران کلیدی با آن دست و پنجه نرم می کنند و ارزش قرارداد در طول مراحل اولیه رشد آن ناکارآمدی ندارد.
7.اصلاحات
جمع آوری تمام اسناد مربوط به پیش نویس اولیه قرارداد کار دشواری است. هنگامی که مواردی نادیده گرفته می شود، سیستم ها باید در جهت اصلاح قرارداد اصلی قرار گیرند.
8.حسابرسی و گزارش
مدیریت قرارداد به سادگی تهیه یک قرارداد نیست و تعیین هرگونه تعارض در هردوسازمان با شرایط توافقنامه و مشکلی که ممکن است بوجود آید مهم است.
9.تجدید
با استفاده از روش های دستی مدیریت قرارداد ممکن است فرصت بازسازی نباشد و درآمد کسب شده از دست رود. خودکار سازی روند اجازه می دهد تا یک سازمان برای بازسازی و ایجاد قراردادهای جدید فرصت داشته باشد.
نرم افزار مدیریت قرارداد
در حالی که کسب و کارهای سنتی به طور معمول قراردادهای دستی را از طریق پوشه و ذخیره سازی فایل مدیریت می کنند، این عملکرد نادرست میتواند کارایی کلی سازمان را منحرف کند. استفاده از یک نرم افزار مدیریت قرارداد کمک میکند تا فرآیندهای بی شمار قراردادها به این سیستم سپرده شود، بنابراین ارزش افزوده بیشتری برای یک شرکت ایجاد می شود.