مهم ترین ویژگی یک نرم افزار حسابداری خوب

امروزه با پیشرفت تکنولوژی استفاده از نرم افزارهای حسابداری بسیار رایج شده است و افراد زیادی از این نرم افزار برای رسیدگی به حساب های تجاری خود استفاده می کنند. متخصصان حسابداری و تیم های حسابداری از این نرم افزار برای مدیریت حساب ها و خودکارسازی عملیات حسابداری استفاده می کنند. استفاده از این نرم افزار در شرکت ها و سازمان های مختلف بسیار مهم است، کنترل مالی در کسب و کار را بسیار آسان می کند. ثبت داده های حسابداری، اندازه گیری معیارها و گزارش فعالیت های مالی شرکت از دیگر کاربردهای نرم افزار حسابداری است که می تواند به پیشرفت و موفقیت شما در کسب و کار کمک کند.

نرم افزار حسابداری نرم افزار مفیدی در بسیاری از مشاغل است که با آن می توانید به راحتی برای مشتریان خود فاکتور تهیه کنید. نرم افزار حسابداری مزایای بی شماری را برای کسب و کار شما به ارمغان می آورد. نصب و استفاده از نرم افزار حسابداری و استفاده از آن برای هر کسب و کاری با توجه به نیاز صنعت بسیار آسان است. به این ترتیب می توانید از نرم افزارهای حسابداری در مشاغل مختلف استفاده کنید و تنظیمات مورد نیاز را برای افزایش بهره وری این نرم افزار انجام دهید.با استفاده از نرم افزار حسابداری می توانید در زمان و هزینه خود صرفه جویی زیادی کرده و در راه اندازی کسب و کار خود موفق باشید. با استفاده از امکانات آن می توانید به رونق کسب و کار خود کمک کنید. ورود اطلاعات در نرم افزار حسابداری آسان و پردازش داده ها بسیار سریع است.

انتخاب نرم افزار حسابداری یک وظیفه مهم برای بخش مالی یک شرکت است. سرنوشت شغلی حسابداران به این انتخاب بستگی دارد و باید مدت زیادی با کیفیت نرم افزار انتخابی دست و پنجه نرم کنند. بنابراین قبل از انتخاب نرم افزار حسابداری بهتر است ویژگی های آن را در نظر بگیرید تا بهترین انتخاب را داشته باشید.
در توضیحات زیر به مهم ترین ویژگی های یک نرم افزار حسابداری خوب می پردازیم. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره نرم افزار اتوماسیون اداری و حسابداری دایا با ما تماس بگیرید.

سرعت بالا

اولین و مهمترین ویژگی نرم افزار حسابداری باید سرعت آن باشد. سرعت بالای نرم افزار باعث می شود تا ثبت و آپلود فایل ها در سریع ترین زمان ممکن انجام شود و جابجایی بین قسمت های مختلف باعث کاهش زمان حسابداری می شود. در نگاه اول، این ویژگی ممکن است چندان مهم نباشد، اما برای حسابداری که چندین بار در روز اسناد را ذخیره و بارگذاری می کند و به طور بالقوه صدها بار به بخش های مختلف نرم افزار مراجعه می کند، کندی نرم افزار حکم اعدام است. .از طرفی سرعت بالای نرم افزار نیز باعث بهبود راندمان کاری حسابدار شده است و به وی اجازه می دهد تا در مدت 8 ساعت کاری در روز عملیات بیشتری را انجام دهد.

رابط کاربری متناسب با نیازهای حسابداران

در ادامه بحث سرعت نرم افزار حسابداری رایگان، رابط کاربری نرم افزار یکی دیگر از ویژگی های مهم است. رابط کاربری نرم افزار حسابداری باید حسابدار را به آسان ترین شکل ممکن به مقصد مورد نظر خود هدایت کند. کاربران باید بتوانند با کمترین اتلاف زمان و پیچیدگی به صفحه مورد نظر دسترسی داشته باشند.
جدای از این ویژگی گرافیکی رابط کاربری نرم افزار حسابداری نقش مهمی در افزایش کارایی حسابداری دارد و چشم کاربرانی را که مجبورند ساعت ها به محیط نرم افزار خیره شوند پس از آن خسته می شود.

چند سطحی

نرم افزار حسابداری چند سطحی یکی از ویژگی های بسیار مهم در کسب و کارهای بزرگ است. تعداد سطوح نرم افزار نیز به نیاز شرکت بستگی دارد. در حال حاضر نرم افزار حسابداری چند سطحی ایرانی دارای 4 تا 10 سطح می باشد. جدای از این، امکان نصب زیرسیستم ها و ماژول های مختلف در نرم افزار به ویژه برای شرکت های بزرگ یک ویژگی بسیار مهم محسوب می شود.این امر حجم کار و دردسر حسابداران را بسیار کاهش می دهد و امور حسابداری شرکت ها را یکپارچه تر می کند.
شاید بهتر باشد این ویژگی را به عنوان اولین و مهمترین ویژگی فهرست کنیم، اما از آنجایی که توانایی چند لایه ممکن است برای یک کسب و کار کوچک بسته به حجم کاری آنقدر مهم نباشد، در این دسته قرار می گیرد.

گزارش های مختلف

هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری، مهم است که به خاطر داشته باشید که این نرم افزار می تواند انواع گزارش های مورد نیاز را در اختیار شما قرار دهد. عملکردی که در نرم افزارهای خارجی بسیار رایج است اما متاسفانه در نرم افزارهای حسابداری ایرانی جدی گرفته نمی شود. شما باید گزارش های رایج مورد نیاز کسب و کار خود را درک کنید و در هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری، قابلیت های چنین گزارش هایی را در نظر بگیرید.

اگر یک جستجوی ساده در اینترنت داشته باشید، متوجه می شوید که اطلاعات مهم ترین ابزار در دنیای تجارت است که می تواند به مدیران کمک کند تا توانایی تصمیم گیری خود را بهبود بخشند و تصمیمات هوشمندانه و دقیق تری بگیرند. نرم افزار حسابداری باید بتواند گزارش های مورد نیاز سازمان را تهیه کرده و جایگاه سازمان را بهبود بخشد.اگر به تحقیقات انجام شده در این زمینه نگاه کنید، دلیل ورشکستگی بسیاری از سازمان ها در دو سال اول فعالیت خود، نبود اطلاعات کافی و تحلیل مناسب است. بنابراین، بسته به اهمیت اطلاعات، یک نرم افزار حسابداری مناسب باید گزارش های قانونی مانند گزارش خرید و فروش سه ماهه، ارزش افزوده و اظهارنامه مالیاتی را ارائه دهد تا حسابداران مجبور به ثبت این اطلاعات برای مدت قابل توجهی نباشند. البته استفاده از نرم افزار حسابداری به ارائه گزارش های دقیق تر و مفیدتر کمک می کند.

امکان تبدیل گزارش ها و اسناد به فایل های اکسل

به گفته بسیاری از حسابداران، اکسل همچنان پرکاربردترین نرم افزار حسابداری در جهان است. هنوز هم بسیاری از موسسات و سازمان ها می خواهند که گزارش های مالی آنها در قالب فایل اکسل باشد. اگر یک سند مالی دارای اکسل باشد، قطعاً می توان از آن در همه جا استفاده و ارجاع داد. توانایی تبدیل گزارش ها و اسناد مالی به اکسل، به عنوان یک ویژگی ساده فریبنده، هنوز در بسیاری از نرم افزارهای حسابداری وجود ندارد و در برخی به صورت محدود در دسترس است. اگر اغلب به گزارشات مالی در اکسل نیاز دارید، حتما باید این ویژگی را در نظر بگیرید.

سازگار با نرم افزار CRM

خوب است بدانید که نرم افزار حسابداری شرکت شما با نرم افزار CRM شرکت شما سازگار است. البته برخی از نرم افزارهای حسابداری موجود ایرانی زیرمجموعه نرم افزار CRM هستند. با این حال، اگر این دو یکسان نیستند، باید در نظر داشته باشید که باید سازگاری بسیار کمی بین آنها وجود داشته باشد.

امنیت بالا

شاید یکی از مهمترین معیارهای انتخاب نرم افزار حسابداری امنیت آن باشد. امنیت نرم افزار حسابداری را می توان به روش های مختلفی بررسی کرد. از یک طرف، اطلاعات مالی شما باید به اندازه کافی امن باشد تا از دسترسی افراد غیرمسئول جلوگیری شود. از طرفی ذخیره سازی اطلاعات شما باید با نهایت امنیت انجام شود.در حال حاضر، برخی از نرم افزارهای حسابداری مبتنی بر ابر هستند و اطلاعات خود را در آنجا ذخیره می کنند و امنیت مضاعفی را برای اطلاعات مالی شما فراهم می کنند.

قیمت مناسب

برای بنگاه های بزرگ به هیچ وجه نباید قیمت را در نظر گرفت و فقط امکانات لازم را در نظر گرفت. اما برای مشاغل کوچک، قیمت محصول بسیار مهم است. باید در نظر بگیرید که چه امکاناتی را در ازای مبلغی که می پردازید دریافت خواهید کرد.قیمت نرم افزارهای حسابداری در ایران بسیار متفاوت بوده و متناسب با یکدیگر نیستند. باید در نظر داشته باشید که قیمت بالاتر لزوما به معنای کیفیت بالاتر نیست و برند برخی از این نرم افزارها مسئول قیمت بالای آن است.

ادغام با سایر سیستم های حسابداری

مدارک حسابداری ثبت شده به تنهایی برای یک سازمان کافی نیست. سازمان ها فعالیت های زیادی از جمله کنترل عملیات چک، کنترل حساب های بانکی، انبارداری، خرید از تامین کنندگان، مدیریت فروش، محاسبه حقوق پرسنل و ... دارند که تمامی اطلاعات فوق در نهایت به تراز مالی سازمان تبدیل می شود. یکپارچه سازی سیستم های حسابداری به سازمان ها کمک می کند تا اطلاعات را به شیوه ای منسجم ثبت کنند. از این رو هیچ گونه تکراری وجود ندارد و جمع آوری اطلاعات به صورت سازمان یافته انجام خواهد شد.

به روز رسانی مستمر نرم افزار حسابداری

رعایت تغییرات و استانداردهای قانونی یکی از تعهدات نرم افزار حسابداری بازرگانی است. اگر قوانین مالیاتی و استانداردهای حسابداری تغییر کند، شرکت های ارائه دهنده نرم افزار باید بتوانند بدون نگرانی حسابداران در مورد تغییر قوانین و مقررات، به سرعت تغییراتی را در سیستم ایجاد کنند. حضور تیمی از کارشناسان مجرب در زمینه های برنامه نویسی نرم افزار، حسابداری و مدیریت مالی می تواند این اطمینان را برای کاربر نرم افزار (حسابدار) به ارمغان آورد.

رابط کاربری ساده

حسابداری فعالیتی است که بر روی اعداد و گرافیک تمرکز می کند، با این حال استفاده از ویژگی های بصری مانند نمودارهای جذاب بصری و ارائه گزارش ها، تحلیل حسابدار خوب را مناسب تر می کند.گزارش‌هایی که با فرمت تصویری مناسب به مدیران ارائه می‌شوند به دستیابی به تصویر واضح‌تری از کسب‌وکار کمک می‌کنند .

قابلیت توسعه نرم افزار حسابداری

اساساً مشاغل با امید به رشد و توسعه فعالیت می کنند. رشد سازمانی می تواند افزایش تعداد افراد، افزایش فروش و گردش مالی باشد. سازمانی با پنج کارمند ممکن است امور مالی خود را تنها با استفاده از یک سیستم حسابداری مدیریت کند. با افزایش تراکنش‌های مالی در آینده، موسسات باید سیستم‌های پرداخت و خزانه‌ها را افزایش دهند و شاید چند سال بعد، پرسنل افزایش پیدا کنند که نیاز به سیستم حقوق و دستمزد دارند.

این نمونه ها رشد کسب و کار و افزایش تقاضا برای عملکرد بسته را نشان می دهد. اگر نرم افزاری انتخاب شود که فقط به وضعیت فعلی کسب و کار پاسخ دهد،در آینده نزدیک به دلیل عدم تطابق با توسعه سازمان، نرم افزار کنار گذاشته خواهد شد. در این صورت باید هزینه خرید و آموزش نرم افزار جدید اختصاص یابد.بنابراین، شما باید فروشنده نرم افزاری را انتخاب کنید که در طول زمان به سازمان شما پاسخ دهد و ترکیب مناسبی از محصولات را ارائه دهد و حسابداران با رشد کسب و کار نگران تغییر نرم افزار نباشند.

پشتیبانی فنی و خدمات پس از فروش با کیفیت

پشتیبانی و خدمات پس از فروش که حسابداران می توانند به آن تکیه کنند یکی از ارزشمندترین اهداف یک شرکت نرم افزاری است. بسیاری از ارائه دهندگان نرم افزار فکر می کنند خدمات پس از فروش فقط برای نصب نرم افزار برای مشتریان است، اما اینطور نیست. شرکت‌هایی که نرم‌افزار حسابداری تولید می‌کنند باید به حسابداران برای پاسخگویی به سوالات خود آرامش خاطر بدهند،خریداران نرم‌افزار باید اطمینان داشته باشند که می‌توانند هر زمان و هر کجا که بخواهند مشکلات خود را حل کنند و متخصصان پشتیبانی نرم‌افزار پاسخ دهند و حل مشکلات مشتریان را مهم‌ترین مسئولیت خود بدانند. خدمات پس از فروش و پشتیبانی با کیفیت نیاز به زیرساخت قوی و رقابتی دارد تا سازمان ها بتوانند درخواست ها و مسائل مشتریان را به درستی مدیریت کنند. وجود خدمات مختلف از جمله پاسخگویی تلفنی، پاسخگویی آنلاین و آفلاین،تلفن گویا،مشاوره حضوری،تجهیزات آموزشی مناسب و ...همگی خدماتی با کیفیت مناسب هستند که یک سازمان تولید نرم افزار باید ارائه دهد.

سادگی و کاربر پسند بودن محیط نرم افزار حسابداری

یکی از بزرگترین عوامل موفقیت شرکتی مانند مایکروسافت کاربر پسند بودن و سادگی تولید نرم افزار است.افراد فقط با ابزارهایی مانند Word یا Powerpoint کار می کنند و به مرور زمان نحوه استفاده از ویژگی های چنین نرم افزارهایی را یاد می گیرند. نرم افزار حسابداری نیز از این قاعده مستثنی نیست.حسابداران باید بتوانند نرم افزار را به راحتی یاد بگیرند و به سرعت به تسلط کامل دست یابند.سادگی و کاربردی بودن نرم افزار یک ویژگی نادر است و اگر یک حسابدار بتواند این کار را انجام دهد، بهره وری بیشتر و استرس کمتری در کار خواهد داشت.

کلام آخر

البته انتظار این است که نرم افزار حسابداری تمام ویژگی های فوق را در بهترین شکل خود داشته باشد.بدیهی است که تمام این ویژگی ها را نمی توان در یک نرم افزار حسابداری یافت. بهترین کار این است که ویژگی های فوق را با توجه به شرایط کاری خود در اولویت قرار دهید و سپس بر اساس اولویت های خود انتخاب کنید. طبیعتا در این صورت گزینه های بیشتر و بهتری پیش روی شما خواهد بود. اگر همچنان احساس می کنید که در انتخاب نرم افزار حسابداری برای کسب و کار خود با مشکل مواجه هستید و برای سیستم سازی واحد حسابداری شرکت خود به کمک نیاز دارید، همین امروز با دایا تماس بگیرید و این کار را به کارشناسان ما بسپارید.