شما با پشت سر گذاشتن برنامه های مختلف، به مرحله حساسی در تجارت خود رسیده اید و به دنبال سرمایه گذاری برای نرم افزار مدیریت پروژه هستید. اما با وجود بسیاری از نرم افزارهای مدیریت پروژه، انتخاب صحیح متناسب با نیازهای شما کمی سخت به نظر می آید.
نگران نباشید. چون ما در این مقاله قصد داریم در مورد بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه با شما سخن بگوییم. ویژگی های مورد نیاز برای نرم افزار مناسب، یکسان است و در ادامه به بررسی آنها می پردازیم.
چرا به نرم افزار مدیریت پروژه نیاز داریم؟
به عنوان یک مدیر پروژه، باید بدانید چه کاری و چه زمانی باید انجام شود. همچنین باید بدانید که هر یک از اعضای تیم روی کدام بخش کار می کنند. برنامه ریزی پروژه برای موفقیت تیم شما بسیار مهم است و انجام آن به صورت دستی یا با استفاده از اکسل و از طریق ایمیل یا پیام رسان روش کارآمدی برای انجام آن نیست و چالش های زیادی را ایجاد می کند.
وقتی از نرم‌افزار مدیریت پروژه استفاده می‌کنید، تمام اسناد و مکاتبات شما در یک مکان است، بنابراین تعیین وظایف و تعیین اولویت‌ها، پیگیری بهتر کار تیم خود و اطمینان از ادامه مسیر پروژه‌ها آسان است.
اکنون به مزایای اصلی استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه می پردازیم:
1- بهبود برنامه ریزی و زمان بندی
مدیران پروژه به راحتی می توانند یک برنامه مدیریت منسجم ایجاد کنند و وظایف را برای اطمینان از موفقیت پروژه اولویت بندی کنند. با نرم افزار مدیریت پروژه کارهایی مانند تخصیص منابع، شناسایی وابستگی ها و تعیین ضرب الاجل به راحتی در کمترین زمان ممکن انجام می شود.از آنجایی که یک شروع خوب پایه و اساس موفقیت پروژه است، همه نرم افزارهای مدیریت پروژه دارای ویژگی هایی هستند که به ساده سازی فرآیند برنامه ریزی و زمان بندی پروژه کمک می کنند.
2- همکاری بهتر
اعضای تیم پروژه معمولاً اعضای بخش های مختلف هستند که باید وظایف روزانه را انجام دهند و در جلسات به روز رسانی پروژه شرکت کنند. این شکاف ارتباطی می تواند منجر به تاخیرهای غیرضروری در پروژه ها شود و مشکلاتی را در جایی که منابع ارزشمند زیادی هدر می رود ایجاد کند.
یکی از مزایای بزرگ سیستم مدیریت پروژه این است که همکاری موثر بین اعضای تیم پروژه را بسیار ساده می کند. تمام مکاتبات خود را در یک مکان نگه دارید.
3- دورکاری
در دنیای مدرن، بسیاری از پروژه ها و اعضای تیم محدود به یک مکان ثابت نیستند. پرسنل پروژه ممکن است با تیم هایی از کشورهای مختلف کار کنند. در چنین مواقعی تنها نرم افزار مدیریت پروژه می تواند به مدیران کمک کند تا تیم خود را به بهترین شکل ممکن هدایت کنند.
4- وظایف را به درستی تعیین کنید
یکی از مشکلات رایج مدیران پروژه که تاثیر زیادی در کارایی و بهره وری اعضا دارد، توزیع صحیح و عادلانه وظایف بین اعضای تیم است.با نرم افزار مدیریت پروژه، مدیران به راحتی می توانند افرادی را که در حال حاضر در دسترس هستند و اوقات فراغت دارند، پیدا کرده و به آنها وظایف محول کنند.
چه کسی به نرم افزارهای مدیریت پروژه احتیاج دارد؟
ابتدا بایستی بگوییم که تنها شرکت های چند میلیون دلاری و شرکت های بزرگ نیستند که به نرم افزارهای مدیریت پروژه نیاز دارند. حقیقت این است که تمام سازمان ها و مشاغل از جمله استارت آپ ها و مشاغل آزاد نیز، قادر به استفاده از نرم افزارهای موجود هستند. اگر مدیریت شرکت یا پروژه ای را برعهده دارید که چندین مشتری یا کارهای پیچیده بسیاری برای انجام موجود است، بهتر است از این ابزار استفاده کنید.
چرا نرم افزار مدیریت پروژه مهم است؟
قبل از اینکه ویژگی های نرم افزاری خاص پروژه را بررسی کنیم، بهتر است به درک اهمیت نرم افزارهای مدیریت پروژه بپردازیم. نکته ای که وجود دارد این است که مدیریت پروژه بدون راه حل نرم افزاری، امکان پذیر است. با این حال، به روزرسانی دستی و انجام کارها فوق العاده ناکارآمد می شود. علاوه بر آن، خطر ارتکاب خطاها و اشتباهات را افزایش می دهد. در ادامه با مطالعه موارد ذکر شده، به اهمیت راه حل نرم افزاری پی می برید:
- ارائه آخرین و دقیق ترین نسخه دشوار و وقت گیر است.
- بارگیری همان صفحه گسترده، امنیت را به خطر می اندازد.
- ممکن است به روز رسانی موارد فراموش شود و تاخیر در پروژه را افزایش دهد.
واقعیت این است که عدم استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه، موجب ناکارآمدی و اتلاف وقت می شود. این موضوع در نهایت، تجارت و تحویل پروژه شما را تحت تاثیر قرار می دهد.
کدام از ویژگی های نرم افزار مدیریت پروژه مورد نیاز است؟
ویژگی های مورد نیاز در نرم افزارهای مدیریت پروژه، به عملکرد خاص شما بستگی دارد. به عنوان مثال، بهترین نرم افزار مدیریت پروژه، برای مشاغل آزاد با بهترین نرم افزار تجارت های دیگر یکسان نخواهد بود. با این وجود، هنگام شروع استفاده از نرم افزار، باید برخی از ویژگی ها را به خاطر داشته باشید. برخی از این موارد عبارتند از:
- قابلیت ذخیره و به اشتراک گذاری اسناد
- همکاری در زمان واقعی و امکان دسترسی به چندین نفر
- گزارش در زمان مناسب و با قابلیت تنظیم آنها
- ایجاد قالب و سفارشی سازی آنها
- برنامه ریزی و نظارت بر آن
- امکان کنترل زمان و نظارت بر پیشرفت و مدیریت هزینه و منابع
- قابلیت اتصال با سایر نرم افزارهای تجاری نظیر حسابداری و غیره
- تخصیص منابع و تعیین نقش
- شخصی سازی پروژه ها و فرآیندهای موجود در سازمان
- پیام فوری یا گپ تصویری در زمان مورد نیاز
- ارائه ابزار پایگاه داده جهت مستندسازی و دسترسی به فرآیندهای داخلی
نحوه انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت پروژه برای مشاغل کوچک
اکنون که برخی از ویژگی های این نرم افزار را می دانید، زمان آن فرا رسیده است که در مورد چگونگی انتخاب بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه در مشاغل کوچک سخن بگوییم.
به طور کلی، بهتر است با انجام تحقیقات و محدود کردن گزینه ها شروع به انتخاب نرم افزار مناسب تجارت خود کنید. برخی از نرم افزارها به راحتی حذف می شوند. زیرا ممکن است خارج از محدوده قیمت شما باشند یا ویژگی های مورد نیاز شما را ارائه ندهند.
هنگامی که گزینه های مختلف را حذف کردید، در رابطه با نرم افزار انتخاب شده، از خود سوال های زیر را بپرسید:
- آیا استفاده و یادگیری نرم افزار مورد نظر آسان است؟
- آیا تیم من واقعا از آن استفاده خواهد کرد؟
- آیا از ارتباطات و عوامل پروژه پشتیبانی می کند؟
- نرم افزار مدیریت پروژه انتخابی انعطاف پذیر است؟
- آیا قابل استفاده در چندین بخش مختلف است؟
- آیا سفارشی سازی گزارش ها را انجام می دهد؟
- آیا ارتباطات خارجی ایمن را امکان پذیر می کند؟
- آیا به نرم افزارهای دیگر گروه متصل می شود؟
- آیا گزینه انتخابی، به طور مرتب به روز رسانی می شود؟
البته با هر نرم افزار مدیریت پروژه، شما یک منحنی یادگیری خواهید داشت. به همین دلیل، باید به تیم خود برای یادگیری و کار با نرم افزار مربوطه زمان بدهید. بسیاری از ارائه دهندگان نرم افزارها، فرصتی را برای آزمایش این نرم افزار به شما و تیمتان می دهند. بنابراین بهتر است به خود موارد زیر را، یادآوری کنید:
- به طور دقیق، آنچه را که نیاز دارید در یک بستر مدیریت پروژه مشخص کنید.
- از گزینه های انتخابی اطمینان حاصل کنید و تحقیق لازم را انجام دهید.
- بهترین نرم افزار مدیریت پروژه را متناسب با کسب و کار خود انتخاب کنید.