نرم افزار اتوماسیون اداری عبارتی ثقیل نیست که بهانه ای باشد تا روزها برای یادگیری آن زمان صرف شود. همچنین دوباره سازی و وعده های تغییرات داخلی که هیچ وقت انجام نمی گیرد هم نیست. پرسنل و سهام داران در ابتدای راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری شاید تردیدی نسبت به سیستم اتوماسیون اداری داشته باشند، که قابل درک است. تغییر در امور اداری سخت و دشوار است و در ابتدا ممکن است ترسناک به نظر برسد. اما وقتی پرسنل و مدیران متوجه چگونگی عملکرد کار سیستم اتوماسیون اداری بشوند و مزایای آن را درک کنند، بر ترس خود غلبه می کنند و قدم های ضروری را در راه رشد و توسعه برمی دارند.
هنگامی که سیستم اتوماسیون اداری در شرکت اجرا شود، حتی با وجود این که راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری می تواند رقابتی برد-برد برای پرسنل داخلی شرکت با هر ابعاد و زمینه ی فعالیت ایجاد کند عدم اعتماد و نداشتن اطلاعات کافی درباره ی نرم افزار اتوماسیون اداری در ابتدا وجود خواهد داشت.
نرم افزار اتوماسیون اداری و نحوه ی ایجاد توسعه ی آن درکسب و کار
سیستم اتوماسیون اداری روشی سیستمی است که گردش کار شرکت را کارآمد تر، موثر تر و سازگار تر می کند. موسسه ی نرم افزار اتوماسیون اداری بر این باور است که: ((تعریف، توسعه، و مدیریت یک شرکت باید به نحوی باشد تا سه اصل زیر را در خود جای دهد. اول آن که استراتژی واضحی داشته باشد. دوم، منابع دسته بندی شده داشته باشد و سوم آن که در امور روزانه ی خود منظم باشد)).
کارشناسان اتحادیه ی نرم افزار اتوماسیون اداری اصول دیگری را هم به این سه مورد اضافه کرده اند.
نرم افزار اتوماسیون اداری روشی قانونمند برای شناسایی، طراحی، اجرا، مستند سازی، اندازه گیری، مدیریت، و کنترل امور خودکار و غیر-خودکار برای رسیدن به اهداف شرکت در راستای اهداف استراتژیک سازمان است. سیستم اتوماسیون اداری با کمک فناوری سنجیده و حساب شده و رو به رشد، منجر به گرفتن نتایج دلخواه می شود و همچنین به ارزش کل مجموعه می افزاید و شرکت با سرعت بیشتری به اهداف تعیین شده می رسد. نرم افزار اتوماسیون اداری هر پروژه ای را بر اساس استراتژی شرکت پیش می برد. نرم افزار اتوماسیون اداری با تاثیر بر روی کل مجموعه با بهبودی در وضعیت فعالیت های آن در بخش، پروژه یا امور بین سازمانی کارآیی را افزایش می دهد.
طرز کار سیستم اتوماسیون اداری
سیستم اتوماسیون اداری به سه روش کار می کند. افقی، عمودی و خدمات کامل که هر یک را در ادامه شرح می دهیم:
افقی
روشی گسترده است و تمرکز آن روی توسعه ی امور جدید به کمک نرم افزار اتوماسیون اداری راه حل است.
عمودی
با روش عمودی قالب های تولید شده نسبت به اهداف خاص قابلیت ویرایش دارند.
خدمات کامل
همان طور که از اسم این روش مشخص است شامل بسیاری اما نه همه ی طبقه بندی های اصلی نرم افزار اتوماسیون اداری می شود.
چرخه ی نرم افزار اتوماسیون اداری
شامل طراحی، مدل سازی، اجرا سازی، مدیریت و بهینه سازی می شود.
طراحی
طراحی امور شامل کار با امور موجود یا آغاز امور جدید است. با نرم افزار اتوماسیون اداری هر روند وعملکرد آن را تجزیه و تحلیل و بررسی کرد و در قسمت هایی که به تغییرات نیاز است را در همان مرحله ی طراحی آن را مشخص ساخت و سپس به رفع آن پرداخت. نکته ی حائز اهمیت نرم افزار اتوماسیون اداری این است که چرخه ی امور پیش از اجرا سازی طراحی شده است و می توان گردش کار را با جزئیات مدیریت کرد. در شرکت ها به ساختن نمودار و جداول برای بررسی بهتر اعداد وارقام نیاز است که با نرم افزار اتوماسیون اداری به سهولت می توان به این نمودارها دسترسی داشت.
مدل سازی
هنگامی که مرحله ی طراحی انجام شود، مرحله ی مدل سازی آغاز می شود. در این مرحله تئوری های ارائه شده با نرم افزار اتوماسیون اداری مورد آزمون قرار می گیرد. در هر قسمتی که نیاز باشد تغییرات اعمال می شود. این تغییرات شامل منابع مالی یا دیگر موضوعاتی است که اثرات مهمی روی امور دارد. چنانچه اشکالی در امور نباشد مدیران و افراد مسئول آن را تایید می کنند اما اگر ایرادی داشته باشد یا موضوعی بنا بر توافق اعضا بخواهد تغییر کند، نرم افزار اتوماسیون اداری آن را انجام می دهد.
اجرا سازی
در این مرحله سیستم اتوماسیون اداری، امور را با دو زبان برنامه نویسی که یکی از آن ها زبان اجرایی و دیگری نرم افزار اتوماسیون اداری نمادین است، اتوماسیون سازی می کند. این دو زبان برای توسعه و اتوماسیون سازی میان کسب و کار و فناوری ایجاد شده اند. همچنین با سیستم اتوماسیون اداری، امور جدید را به سهولت می توان اتوماسیون سازی کرد. البته برای انجام تمام این فرایند ها به نیروی انسانی نیاز است. ادغام یکپارچه ی نیروی انسانی و نرم افزار اتوماسیون اداری باعث موفقیت در این امور می گردد.
مدیریت
کلیدی ترین قسمت سیستم اتوماسیون اداری، بخش مدیریت آن است. هر اموری باید کنترل شود تا درباره ی کیفیت نحوه ی عملکرد و اعمال تغییرات و بهتر کردن وضعیت تصمیمات لازم گرفته شود. تمامی این امور را در زمان کوتاه و یک باره بر اساس نیازهای کسب و کار، اطلاعات گردآوری شده می توان تغییر داد یا آن را بهبود بخشید.
بهینه سازی
چرخه ی دیگری که در سیستم اتوماسیون سازی وجود دارد، بهینه سازی است. همیشه نیز فضایی برای بهینه سازی نرم افزار اتوماسیون اداری وجود دارد، به ویژه هنگامی که وضعیت تغییر کند یا معیار جدیدی برای برآورده کردن اهداف اضافه می شود. مشکلات حل می شوند و فرصت های جدیدی به وجود می آیند. با نرم افزار اتوماسیون اداری می توان این نتایج ملموس ترند. همچنین طرز عملکرد نرم افزار اتوماسیون اداری به سهام داران اطمینان خواهد بخشید.
توسعه ی کسب و کار با سیستم اتوماسیون اداری
طبق شرایط لیمن، سیستم اتوماسیون اداری اهداف کسب و کار را در نظر می گیرد و سپس راهی برای موفقیت آن پیدا می کند. خلاصه ای از مزایای سیستم اتوماسیون اداری در زیر آورده ایم:
کاهش هزینه
روش های ناکارآمد زمان و پول را که منابع اصلی در هر شرکتی هستند، هدر می دهند و باعث می شوند تولید و ارائه ی خدمات دچار کندی شود.
انعطاف پذیری بالا و تسریع در روند امور
پروژه هایی که مدت زمان زیادی از تاریخی که قرار بود مختومه اعلام شوند، گذشته و پروژه هایی که باعث رسیدن شما به اهدافتان نمی شود، موارد این چنینی یعنی با ادامه دادن این پروژه ها نمی توانید در آینده به موفقیت برسید. نرم افزار اتوماسیون اداری در کنار شما خواهد بود تا بر این قبیل مشکلات فائق آیید.
ریسک کمتر
سیستم اتوماسیون سازی اداری با اتوماسیون سازی اموری که قبلا به صورت دستی انجام می شد و پر از خطاهای انسانی بود برای کاهش ریسک به کمک شما می آید.
تولید بیشتر
با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری، پرسنل انرژی خود را روی امور تولیدی متمرکز می کنند که نتیجه ی آن کمک به پیشرفت کلی مجموعه است. بدین صورت در زمان هم صرفه جویی شده است.
افزایش رضایتمندی کارکنان
شرکتی که کارکنان آن راضی باشند با سرعت بهتری توسعه می یابد. نرم افزار اتوماسیون اداری امکان کسب رضایتمندی از پرسنل را با حذف کارهای دستی و تکراری به شما می دهد.
تمرکز بر مشتری
هیچ شرکتی با بی توجهی به نیازهای مشتری هایش توسعه و رشد نیافته است. نرم افزار اتوماسیون اداری اطمینان راهی مطمئن برای توسعه است.
نتایج قابل اندازه گیری
از آن جایی که مدیریت بخش کلیدی نرم افزار اتوماسیون اداری است، می تواند نتایج امور، میزان موفقیت و توسعه ی به دست آمده را نشان دهد.
نتیجه گیری
نرم افزار اتوماسیون اداری، نرم افزاری واضح و شفاف است که می تواند نتایج به دست آمده در میزان کسب موفقیت را مشخص سازد. با چند روش می توان میزان موفقیت را سنجید. یکی از این روش ها نمودار است که به راحتی می توان از آن استفاده کرد.
امروزه نرم افزار اتوماسیون اداری راه حل مختلف بی شماری قرار دارد.
نرم افزار اتوماسیون سازی به شما امکان برقراری گردش کار بدون استفاده از صفحات گسترده، چارت و نمودار می دهد. استفاده ی درست از نرم افزار اتوماسیون اداری باعث می شود تولیدات را افزایش و هزینه ها را کاهش دهید.
برای کسب اطلاعات بیشتر به وب سایت بیزنس سافت ور مراجعه کنید.
منبع: وب سایت تالی فای