امروزه نام نرم افزار اتوماسیون در فیلد های متفاوت به وفور به گوش می رسد ، این تعدد استفاده از واژه اتوماسیون نشان دهنده محبوبیت و کارایی این قبیل از نرم افزار ها می شود. نرم افزارهای اتوماسیون به عنوان جدیدترین فناوری در نظر گرفته نمی شوند اما به عنوان تاثیر گذار ترین فناوری در عملکرد و مشاغل مطرح می شوند.
این نرم افزار های در دنیای کسب و کار امروزی کاربرد های متنوعی را به خود اختصاص داده اند. از جمله کاربردهای گسترده این نرم افزار ها می توان به استفاده در خرده فروشی ، عمده فروشی ، شرکت ها و غیره اشاره نمود. در واقع نرم افزارهای اتوماسیون امروزه به وفور توسط مردم مورد استفاده قرار می گیرد و این مساله نشان دهنده کارایی بالای این نرم افزار ها می باشد.
با گسترش و پیشرفت فناوری ها رهبران تجارت به جهت بهره برداری از نرم افزار قدم های تاثیر گذاری را برداشته اند و به صورت کلی شرکت های بسیاری در این زمینه تلاش می کنند تا به واسطه خودکار سازی به میزان بالایی بتوانند در بازار اتوماسیون جایگاه ویژه ای برای خود پیدا نمایند.
اگر بخواهیم از ماهیت تجاری سازی اتوماسیون چشم پوشی نماییم باید بگوییم زمانی که یک نفر می خواهد از سیستم سنتی خود به یک سیستم نوین همانند اتوماسیون مهاجرت نماید باید دلایل کافی داشته باشد به همین جهت به صورت غالب سوالاتی در رابطه با این سبک نرم افزار مطرح می شود که در ادامه به بررسی آن ها خواهیم پرداخت.
اتوماسیون چیست ؟
اتوماسیون به گردش کاری که بدون نظارت مداوم انسان و به صورت کاملا مستقل عمل نماید، گفته می شود. در واقع در اتوماسیون افراد نقش های مربوط به خود را خواهند داشت اما بسیاری از مراحل که توسط انسان ها در گذشته انجام می شده است به واسطه اتوماسیون حذف شده و کاملا خودکار انجام می شود.
در واقع اتوماسیون به عنوان یک کاتالیزور به ایفای نقش در یک سیستم می پردازد و بسیاری از کارهای زمان بر را در کوتاه ترین زمان ممکن انجام می دهد و در انجام این کارها به صورت کاملا مستقل عمل می نماید. البته باید بگوییم که نیروهای انسانی در عملکرد اتوماسیون کاملا نقش مستقیمی دارند و جایگاه های ویژه ای برای نیروهای انسانی در اتوماسیون تعریف می شود.
به عنوان مثال در یک اتوماسیون یک فرد مورد نیاز است که ثبت کالا ها ، قرارداد ها و غیره را انجام دهد. علاوه بر این به نیروی انسانی پشتیبانی IT و نیروهای متخصص دیگری نیاز است تا اتوماسیون به نحو احسنت فعالیت خود را انجام دهد.
در نهایت می توانیم بگوییم که در یک اتوماسیون اداری تنها نقش انسان ها متفاوت می شود و کارهایی که در گذشته به صورت سنتی انجام می گرفته است به سادگی توسط اتوماسیون انجام شده و در زمان صرفه جویی قابل توجهی صورت می گیرد.
اگر بخواهیم در رابطه با کاربرد های اتوماسیون صحبت کنیم باید بگوییم که یک نرم افزار اتوماسیون با توجه به ماهیت و شرکت سازنده دارای کاربرد های گسترده و پیچیده است. به صورت کلی یک اتوماسیون می توانید از الگوریتم های ساده تا الگوریتم های فوق پیشرفته را پوشش دهد و به واسطه این الگوریتم ها عملکرد کاربران را به صورت چشمگیری افزایش دهد.
به صورت کلی چه با استفاده از یک سیستم اتوماسیون و چه بدون استفاده از چنین امکانی بسیاری از شرکت ها در تلاش هستند تا جنبه های مهم کار خود را به صورت خودکار انجام دهند. این مسئله کاملا اهمیت اتوماسیون را می رساند.
چه چیزی در نرم افزار اتوماسیون به صورت خودکار انجام می شود؟
یکی از مهم ترین سوالاتی که در رابطه با این نرم افزار به صورت رایج مطرح می شود که در اتوماسیون چه اتفاقی می افتد یا به صورت کلی عملکرد یک اتوماسیون به چه گونه است. در پاسخ به این سوال باید بگوییم که عملکرد اتوماسیون کاملا اختصاصی بوده و بستگی به فعالیت تجاری دارد که درخواست اتوماسیون را می دهد.
اگر بخواهیم این مساله را به صورت گسترده تر مورد بررسی قرار دهیم باید بگوییم که یک شرکت یا سازمان بخش های متفاوتی را دارد. به عنوان مثال یک شرکت شامل بخش بازاریابی و فروش ، مالی و حسابداری ، پشتیبانی و غیره است. هر کدام از این بخش کارهای روتین و عادی را دارند که به صورت روزانه انجام می دهند . اتوماسیون با توجه به کارهای روزانه هر کدام از این بخش ها ، امکانی را ایجاد می نماید که کارهای روزانه به صورت خودکار انجام شود. در واقع اتوماسیون وظایف تکراری در یک کار را حذف می نماید.
همانطور که می دانید وظایف اداری و تکراری زمان قابل توجهی از اعضای یک تیم را به خود اختصاص می دهد و به همین جهت بسیاری از کارهای اساسی در یک سیستم زمان مناسب به خود را دریافت نمی کنند و به همین جهت پیشرفت در تیم ها محدود می شود.
علاوه بر این اتوماسیون گزارش گیری های خودکار و سریعی را به تیم مدیریت یک سازمان یا شرکت ارائه می نماید که به واسطه بررسی این گزارشات افراد تاثیر گذار در یک شرکت در می یابند که در کدام قسمت های سازمان ضعف هایی وجود دارد و چگونه می توان سرعت کار را افزایش داد .
اگر بخواهیم بخشی از مزایای یک اتوماسیون را مورد بررسی قرار دهیم باید بگوییم که به واسطه چنین نرم افزاری فرآیند ها ساده تر و کم ریسک تر می شود. در نهایت می توان گفت که مسئول فناوری اطلاعات یک شرکت قادر خواهد بود که مدل های مورد نیاز خود را بر اساس نیاز شرکت گسترش دهد.
این مسئله که شما بتوانید از اتوماسیون برای انجام کارهای خود استفاده کنید باعث می شود که پروژه های پیچیده شما در کمترین زمان ممکن و با کمترین ریسک انجام شود.
چرا شما باید از اتوماسیون استفاده نمایید؟
شاید هنوز ضرورت استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری برای شما قابل لمس نباشد و هنوز این سوال را بپرسید چه دلیلی برای استفاده از اتوماسیون است . در واقع باید بگوییم اگر شما از جمله کسانی هستید که به دنبال اتوماسیون برای شرکت و سازمان خود نیستید باید بگوییم که در آینده نزدیک قادر به رقابت با شرکت هایی که از امکاناتی همچون اتوماسیون استفاده می نمایند، نخواهید بود.
بر اساس گزارشات و تحقیقات صورت گرفته ، مشخص شده است شرکت ها و سازمان هایی که تا سال 2019 از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده نکرده اند 25 درصد کاهش مشتری را نسبت به رقبای خود که از امکانات این نرم افزارها استفاده نموده اند ، شاهده بوده اند.
به صورت کلی نرم افزار اتوماسیون مزیت های بیشماری را برای ارائه دهندگان این خدمت و مشتریان بهره مند از آن ایجاد می نماید. در واقع به واسطه استفاده از این امکانات سبب می شود که خدمات ارائه شده کیفیت بیشتری داشته باشد و امکان پاسخگویی نیز بهبود بیاید.
علاوه بر این شما با استفاده از امکانات نرم افزار قادر خواهید بود که هزینه شرکت یا سازمان خود را به صورت قابل توجهی کاهش دهید و در کنار این کاهش هزینه تجربه فروش و ارائه خدمات بهتری را از جانب مشتریان دریافت نمایید.
شما با استفاده از این قبیل نرم افزار ها از وفاداری بیشتر مشتریان بهره خواهید برد و به همین دلیل فروش یا ارائه خدمات شما رشد خواهد کرد. علاوه بر این اتوماسیون شرکت ها را قادر می سازد تا از فرصت ها استفاده نمایند و درآمد و پس انداز بیشتری داشته باشند.
چه زمانی نیاز به استفاده از نرم افزار اتوماسیون خواهید داشت ؟
اگر که شما ضرورت استفاده از نرم افزار اتوماسیون را درک کرده باشید ، این سوال برای شما پیش می آید که چه زمانی به جهت استفاده از این نرم افزار مناسب است. باید بگوییم موفقیت در استفاده از این سبک نرم افزار ها کاملا بستگی به زمانی دارد که صاحبان کسب و کار تصمیم می گیرند تا سیستم سنتی خود را تغییر دهند و تجربه نوینی را در سازمان خود داشته باشند.
هر اندازه که شما در زمان شک کنید و به جهت فکر کردن به منظور استفاده از این نرم افزار زمان استفاده را عقب بیندازید تنها هزینه خود را افزایش داده اید. در واقع شما به واسطه یک اتوماسیون قوی می توانید هزینه های نهفته خود را شناسایی کرده و تبدیل به بودجه نمایید. در واقع فرصت های پیشرفت یک کسب و کار در هزینه های نهفته قرار گرفته است .
شما به سختی می توانید به صورت سنتی تمام هزینه های غیر مستقیم خود را محاسبه کنید ، علاوه بر این مساله هر اندازه شرکت یا کسب و کار شما بزرگتر باشد ، هزینه های مستقیم نیز از پیچیدگی بیشتری برخوردار هستند و به همین دلیل زمان زیادی از متخصص ترین نیروهای شما را به خود اختصاص خواهند داد.
شما نمی توانید هزینه های جانبی و غیر مستقیم را پیش بینی نمایید . در واقع هزینه های غیر مستقیم همواره غیر قابل پیش بینی هستند اما اتوماسیون ها قادر خواهند بود به ساده ترین شکل ممکن هزینه های غیر مستقیم و مستقیم را پیش بینی نموده و به صورت آمار هایی دسته بندی شده به شما ارائه نمایند.
مزیت استفاده از نرم افزار اتوماسیون چیست ؟
شاید هزینه اتوماسیون ها به نظر شما کمی زیاد و غیر ضروری به نظر برسد اما باید بدانید که این سبک اتوماسیون ها به شما مزیت های قابل توجهی را ارائه می دهند که در نهایت متوجه می شوید که شما سرمایه گذاری نموده اید و هیچ هزینه ای در کار نیست.
موفقیت در مدیریت هزینه ها
کارآفرینان موفق به صورت کلی هزینه اتوماسیون را به عنوان یک سرمایه گذاری استراتژیک در نظر می گیرند. زمانی که شما هزینه ابتدایی اتوماسیون را انجام می دهید ، فعالیت های بعدی به صورت خودکار انجام می شود به همین جهت شما به نیروهای کار کمتری نیاز خواهید داشت و به همین جهت کاهش هزینه های اداری ، نگهداری و تعمیرات به حداقل میزان خود می رسند.
صرفه جویی در زمان
یکی از مهم ترین مزیت های نرم افزار اتوماسیون این است که در زمان شما صرفه جویی می شود. در واقع یک اتوماسیون فعالیت های روزمره را به ساده ترین شکل ممکن قابل انجام شده می نماید. به عنوان مثال دیگر نیاز نیست تا یک نیروی انسانی ساعت زیادی را به جهت تهیه گزارش استفاده نماید ، تنها با چند کلیک گزارش مورد نیاز شما آماده خواهد بود.
افزایش کارایی در گردش کار
کاهش هزینه ها و صرفه جویی در زمان سبب می شود تا گردش کار در شرکت یا سازمان کاملا بهینه شود. در واقع کارهای تکراری به صورت کامل به واسطه اتوماسیون از چرخه یک شرکت حذف می شود و کارمندان می توانند توجه خود را به سمت اصلی ترین فرایند های تجاری متمرکز نمایند و در نهایت شرکت را به نهایت میزان درآمد زایی برسانند.
دقت و انسجام در کار
یکی از مهمترین مشکلاتی که در روش های سنتی وجود دارد ، خطای انسانی است . در واقع انسان به صورت کلی خطا دارد . زمانی که حجم کاری سنگین باشد امکان خطا به مراتب بیشتر می شود. در واقع نرم افزار اتوماسیون سیستم را قادر می سازد تا بدون هیچ گونه خطایی و با دقت بی نظیری تمامی فرایند ها را انجام دهد. در نهایت شما می توانید از صحت آمار و کار مطمئن باشید.
کاهش نیروهای غیر ضروری
شما به واسطه استفاده از اتوماسیون دیگر نیاز به استخدام تعداد نیروهای زیادی برای انجام کارهای خود نخواهید بود . به عنوان مثال شما دیگر نیاز به کسی نخواهید داشت که آرشیو پرونده های شما را انجام دهد و تمامی پرونده ها به صورت اتوماتیک در اتوماسیون آرشیو می شوند و برای دسترسی به پرونده ها تنها کافیست که شماره پرونده را سرچ نمایید.
در واقع شما می توانید به واسطه اتوماسیون نیروهای حرفه ای را به جهت گسترش کسب و کار خود استخدام نمایید. به واسطه استخدام نیروهای حرفه ای قدرت شرکت شما به صورت چشمگیری افزایش پیدا می نماید و شما قادر خواهید بود تا به عنوان یکی از شرکت های قدرتمند در زمینه فعالیتی خود ادامه دهید.
استفاده از نرم افزار اتوماسیون در سراسر جهان به صورت گسترده با استقبال بی نظیری مواجه است .اگر که شما از امکانات اتوماسیون استفاده نمایید به صورت قطع یکی از برنده های کسب و کار خود در سال های اینده خواهید بود. این نرم افزار تغییرات چشمگیری در روند کاری شما ایجاد می نماید که در نهایت شما با کاهش چشمگیر هزینه های خود شاهد سوددهی بی نظیری خواهید بود.
جهت کسب اطلاعات بیشتر به سایت بیزینس سافت ور مراجعه نمایید.
