نرم افزار بهای تمام شده چه قابلیت هایی باید داشته باشد؟

اگر در یک کسب و کار تولیدی هستید، یکی از مهم ترین ویژگی هایی که باید در نرم افزار حسابداری انتخاب کنید، محاسبات هزینه است. در واقع، شاید شما به دنبال نرم افزاری مقرون به صرفه هستید که با بخش های مختلف نرم افزار حسابداری شما ادغام شود. صاحبان مشاغل و مدیران مالی همواره به دنبال نرم افزار حسابداری دقیق در بخش هایی هستند که بهای تمام شده کالا را محاسبه می کنند؛ زیرا قیمت تمام شده کالا (از مرحله تولید تا ارسال) عامل بسیار مهمی در پیشبرد اهداف واحد فروش است. البته هرچه قیمت تمام شده دقیقتر محاسبه شود و مقدار آن کمتر باشد، شرکت می تواند حاشیه سود بیشتری کسب کند.

عدم درک کل هزینه ها، یا حتی اشتباهات کوچک در محاسبات، می تواند منجر به عواقبی مانند از دست رفتن بودجه کارخانه و طبقات تولید شود؛ بنابراین نرم افزار حسابداری بهای تمام شده باید دارای وظایفی مانند تعریف فرمول و محاسبه مواد اولیه، نیروی کار، هزینه تجهیزات و هزینه های غیرمستقیم باشد. دقت محاسبات و سهولت استفاده نیز از دیگر ویژگی های مهم نرم افزار قیمت گذاری است. با ما همراه باشید تا به شما بگوییم نرم افزار حسابداری بهای تمام شده شما چه چیزی باید داشته باشد.

بهای تمام شده چیست؟

قیمت بهای تمام شده همانطور که از نام آن پیداست به قیمت کلی و هزینه ای تلقی می شود که یک محصول از مرحله تولید تا فروش برای شرکت به ارمغان می آورد. قیمت ها شامل هزینه مواد مصرفی (هزینه های مستقیم و غیرمستقیم تولید کالاهای فروخته شده)، مزایای پرداختی و دستمزد نیروی کار است. در نظر داشته باشید که هزینه های مربوط به بخش توزیع، فروش و هزینه های اداری در محاسبه بهای تمام شده در نظر گرفته نمی شود.

چرا به حسابداری بهای تمام شده نیاز داریم؟

همانطور که می دانید حسابداری بهای تمام شده بخشی از مدیریت حسابداری مالی هر سازمانی است. تاکنون برای محاسبه قیمت تمام شده به دو عنصر اصلی نیاز دارید:

• کارشناس: دانش کافی در زمینه مدیریت حسابداری و هزینه یابی برای شناسایی دقیق تولید، خدمات، محصولات و...
• نرم افزار حسابداری به طور خودکار هزینه های محصول را محاسبه می کند: کنترل ورودی و خروجی اطلاعات به جزئیات و زمان زیادی نیاز دارد که به سادگی با محاسبات دستی و استفاده از اکسل قابل حل نیست؛ بنابراین به یک نرم افزار گران قیمت نیاز خواهید داشت.

بدیهی است که هر چه نرم افزار بهای تمام شده دارای قابلیت بالاتر و مناسب تر باشد، فرآیندهای محاسباتی و مدیریت مالی و حسابداری تجاری بهینه تر خواهد بود.

ویژگی های نرم افزار حسابداری بهای تمام شده

نرم افزار مقرون به صرفه باید دارای ویژگی هایی باشد که با تغییرات بازار در حال تغییر امروزی سازگار باشد. شرکت‌های تولیدی و کسب‌وکارهای بزرگ و کوچک با تغییرات فوری ارز، مواد اولیه، ماشین‌آلات، نگهداری، لجستیک و غیره مواجه می‌شوند که تأثیر زیادی بر هزینه‌های سربار مستقیم و غیرمستقیم دارد.

در اینجا ویژگی هایی که نرم افزار خوب باید داشته باشد اهمیت خود را نشان می دهد. نرم افزار حسابداری بهای تمام شده به شما امکان می دهد تا با ساده سازی فرآیندهای پیچیده حسابداری و محاسبه خودکار هزینه ها تنها با چند کلیک، هزینه های محصول و هزینه های بخش تولید را محاسبه کنید.

برخی از ویژگی ها و عملکرد نرم افزار حسابداری بهای تمام شده:

• ارتباط بین ادارات مالی و تولیدی
• گزارش انحرافات و ثبت سربار، دستمزدها و نرخ مصرف مواد
• امکان محاسبه بهای تمام شده محصولات نیمه تمام
• نرخ های استاندارد قیمت تمام شده محصول را پیش بینی و تعریف کنید
• گزارش هزینه های ثابت و متغیر
• صدور خودکار سند حسابداری قیمت تمام شده
• شناسایی هزینه های مستقیم، هزینه های غیر مستقیم و...

پایگاه داده قدرتمند

یک نرم افزار بهای تمام شده خوب باید بتواند داده های شرکت را به درستی دریافت، پردازش و ذخیره کند. دقت عملیات قدرتمند پایگاه داده یکی از ویژگی هایی است که نرم افزار بهای تمام شده باید داشته باشد.

سطوح مختلف دسترسی

اطلاعات دپارتمان تولید متعلق به اطلاعات محرمانه و گرانبهای هر شرکت است، برای امنیت و سرعت بخشیدن به فرآیند بهتر است حقوق دسترسی مسئول هر قسمت از خط تولید محصول به فرآیند خودش محدود شود. هیئت مدیره یا مدیران تجاری نیز به پایگاه داده هر بخش دسترسی دارند و می توانند گزارش ها را دریافت و نظارت کنند.

انعطاف پذیری گزارش

نرم افزار بهای تمام شده یکی از بهترین نرم افزارهای حسابداری و مدیریت مالی است که امکان تهیه گزارش های مختلف را در اختیار کاربران قرار می دهد. این نرم افزار دارای ویژگی های گزارش دهی زیر است:

امکان طراحی گزارش های سفارشی:

کاربران می توانند با استفاده از فرمت ها، فیلترها، ستون ها، فرمول ها و نمودارهای مختلف، از گزارش ساز برای طراحی گزارش بر اساس نیازها و معیارهای خود استفاده کنند. این گزارش ها را می توان به صورت متنی، جدولی، گرافیکی و یا ترکیبی از این فرمت ها تهیه کرد.

امکان ذخیره و بازیابی گزارش های سفارشی:

کاربران می توانند گزارش های طراحی شده خود را با نام دلخواه خود ذخیره کرده و در صورت نیاز آنها را بازیابی کنند. این گزارش ها را می توان در لیست گزارش های سیستم یا گزارش های خاص مشاهده کرد.

امکان ویرایش و بهینه سازی گزارش های سفارشی:

کاربران می توانند گزارش های ذخیره شده را در هر زمان ویرایش کنند و تغییرات دلخواه را در آنها اعمال کنند. این تغییرات می تواند شامل تغییر قالب ها، فیلترها، ستون ها، فرمول ها یا نمودارها باشد.

امکان ارسال و چاپ گزارش های سفارشی:

کاربران می توانند گزارش های آماده شده خود را به صورتPDF، Excel، Word  یا ایمیل یا فرم چاپ ارسال کنند.

مزایای استفاده از حسابداری بهای تمام شده

توسعه و مدیریت کسب و کار برای دستیابی به سودآوری و کنترل حاشیه است. بهترین شرایط زمانی است که شرکت ها بتوانند در اسرع وقت سود و زیان محصولات خود را درک کنند و در مواقع بحران تصمیمات آگاهانه و بهتری بگیرند. نرم افزار حسابداری بهای تمام شده به این سمت می رود و به کسب و کارها امکان محاسبه و سود از کالاها، خدمات یا مشتریان را می دهد. در طی فرآیند قیمت گذاری نهایی، از برخی از مزایایی که در زیر به آنها اشاره می کنیم بهره مند خواهید شد.

فرآیند هزینه

در سیستم های نرم افزاری بهای تمام شده می توان بهای تمام شده محصولات و کالاها را محاسبه کرد. فرآیند تولید در نرم افزار هزینه به شرح زیر است:

فرمول ساخت

فرمول ساخت یا BOM درختی از مواد و قطعات مربوط به تولید یک محصول است. در این قسمت شما جدولی با مواد و قطعات و مشخصات آن ها شامل اندازه ها، شکل ها، مواد و ... استاندارد دارید که می توانید در هنگام فرمول سازی از آن ها استفاده کنید. علاوه بر این، مقدار هر یک از مواد در دستور غذا را می توان تعیین کرد.

پیش بینی تولید

این بخش به شما کمک می کند محصولاتی با فرمولاسیون جدید تولید کنید. در واقع اگر قصد تولید محصول جدیدی را دارید و نیاز به شناسایی مواد اولیه بر اساس موجودی ثبت شده در سیستم دارید، این قسمت از فرآیند نرم افزار بهای تمام شده به شما کمک خواهد کرد.

یکی از رایج ترین موارد استفاده واحدهای تولیدی، تهیه گزارش لحظه به لحظه از میزان مواد اولیه مورد نیاز برای تولید یک محصول است. در واقع با این امکان شرکت می تواند در هنگام دریافت و ثبت سفارش تولید مشتری، مقدار مواد مورد نیاز برای سفارش تولید را مشاهده کند.

پیش‌بینی بازده برای شناسایی مواد مورد نیاز برای تولیدات مختلف استفاده می‌شود و به کاربران کمک می‌کند تا بفهمند که اگر چندین محصول با فرمول‌بندی‌های متفاوت تولید شوند، به چه مواد خامی نیاز دارند. با توجه به وضعیت موجودی در سیستم، واحد خرید چه مقدار مواد باید خریداری کند؟

برنامه های پیش بینی تولید

• مقادیر مواد اولیه مورد نیاز برای تولید محصولات را مشاهده و گزارش دهید
• گزارش کمبود مواد اولیه مربوط به تولید محصول
• مواد اولیه مورد نیاز را می توان بر اساس دستور العمل های متعدد گزارش و مقایسه کرد

تعریف مواد جایگزین

در صورتی که مواد اولیه اصلی در انبار موجود نباشد و به دلیل افزایش موجودی، امکان خرید این مواد وجود داشته باشد، می‌توان مواد جایگزینی را نیز با نسبت‌های جایگزینی متناسب با ویژگی‌های این مواد برای مواد اولیه تعریف کرد که به دلیل افزایش قیمت و نبود موجودی به دلیل شرایط تحریمی و… وجود نداشت، از مواد جایگزین برای تولید محصول استفاده کرد.

سفارش تولید محصول

بخش اصلی سیستم سفارش کار نرم افزار بهای تمام شده، سفارش تولید محصول است. در واقع در این مرحله فرآیند تولید مشخص شده و عملیاتی مانند استخراج مواد اولیه، تولید محصول، محاسبه هزینه و ... انجام شده است.

صدور دستور خروج از انبار

در فرمول مواد اولیه برای تولید یک کالا مشخص می کنیم که باید از انبار (خارج از مصرف) خارج شود. ترخیص موجودی این مواد در فرآیند نرم افزار بهای تمام شده انجام می شود.

صدور رسید انبار

در این مرحله برای استفاده از اقلام مورد نیاز در فرآیند تولید، قبض انبار صادر می کنیم.

قیمت گذاری اسناد انبار

یکی از پرکاربردترین استراتژی‌ها در محاسبه هزینه‌های محصول، افزودن سود به بهای تمام شده کالاهای بخش تولید است. در سیستم نرم افزاری بهای تمام شده، قیمت تولید تخمین زده می شود و سود مورد نیاز محصول به قیمت اضافه می شود.

ویژگی های حسابداری بهای تمام شده

حسابداری هزینه ویژگی ها و عملکردهای ویژه ای را در اختیار شما قرار می دهد که با مدیریت مالی و نیازهای حسابداری شرکت شما مطابقت دارد. عبارتند از:

• امکان جمع آوری، انباشت و تخصیص هزینه ها بر اساس هر دو روش هزینه یابی سفارش کار و هزینه یابی مرحله ای بر اساس نوع فعالیت های سازمانی.
• امکان محاسبه هزینه ها بر اساس اطلاعات واقعی یا استاندارد
• امکان تعریف چندین سفارش تولید برای یک محصول در یک سال مالی
• امکان انتقال سفارشات محصول به سال بعد و محاسبه هزینه ها و هزینه های ساخت محصولات برای چندین سال مالی
• امکان تخصیص مواد مصرفی ریز و مقدار باقیمانده هر یک از مواد مصرفی در سال آینده
• امکان تعریف مراکز هزینه و خطوط تولید مختلف و گزارش مقادیر مواد مصرفی و محصولات تولیدی هر خط تولید.
• محاسبه نرخ دستمزد ساعتی مرکز هزینه بر اساس سال و ماه
• امکان ثبت و کنترل پسماند های عادی و غیر عادی
• قابلیت راه ‌اندازی مستقل از سیستم های دیگر
• توانایی پیش بینی قیمت کل یک محصول یا کالا بر اساس معیارها
• امکان تقسیم مرکز تولید به ایستگاه های کاری مختلف
• امکان گزارش قیمت کل محصول بر اساس مواد، دستمزد و سربار تولید
• امکان گزارش مصرف مواد مرجع و واقعی
• امکان گزارش انحرافات مصرف مواد در محصولات و مراکز تولید
• ثبت و صادرات همه گزارش ها در فرمت های Excel، Word، PDF، Rich Text، Tab Delimited Text
• محاسبه نقطه سر به سر فروش محصول و حاشیه سود
• امکان تعریف دستور العمل های تولیدی متعدد برای یک محصول
• امکان تخصیص هر حساب به مرکز هزینه بر حسب نوع سربار
• محاسبات و پیش بینی ها بر اساس معیارهای روش های مختلف در یک چارچوب زمانی

عوامل موثر بر محاسبه قیمت تمام شده

عوامل موثر برای محاسبه هزینه ها ساده هستند، اما آنچه محاسبه هزینه را دشوار می کند، تخصیص صحیح داده ها و هزینه ها است. به طور کلی هر هزینه ای که سازمان برای تولید محصول مورد نیاز که به انبار می رسد متحمل می شود باید در محاسبه بهای تمام شده لحاظ شود؛ بنابراین، اجزای اصلی محاسبه هزینه عبارتند از:

• هزینه مواد مصرفی
• هزینه های مستقیم حقوق و دستمزد
• سربار تولید

به طور کلی برای محاسبه صحیح قیمت تمام شده، وجود دو پارامتر زیر در محاسبه بهای تمام شده محصولات نهایی نقش اساسی دارد که این دو پارامتر هستند:

1. داده های سازمانی دقیق و قابل اعتماد
2. آیا زیرساخت مناسب برای انجام تجارت مربوط به اشتراک هزینه وجود دارد یا خیر؟
با دانش کافی و استفاده از نرم افزار حسابداری رایگان بهای تمام شده می توان هزینه های مربوط به تولید کالا را در کمترین زمان ممکن با بالاترین دقت محاسبه کرد.

چالش ها در محاسبه هزینه های سازمانی

بسیاری از مواقع هنگام خرید یک محصول، باید هزینه حمل و نقل را محاسبه کنید تا قیمت کامل محصول مورد نظر خود را دریافت کنید. این یکی از چالش ‌هایی است که ما هر روز با آن روبرو هستیم، اما در سازمان‌ های بزرگ، محاسبه بهای تمام شده یک پروژه می ‌تواند کار پیچیده‌ ای باشد، زیرا سازمان دارای محصولات و هزینه‌ های مستقیم و غیر مستقیم زیادی است که باید به درستی طبقه ‌بندی شوند. تخصیص مناسب محصولات سازمان مربوطه را قادر می سازد تا هزینه های مستقیم و غیرمستقیم را درک کند تا در نهایت بتوان اقدام به قیمت گذاری کرد. با استفاده از نرم افزار قیمت گذاری بهای تمام شده می توانید قیمت مناسبی را برای محصولات خود تعیین کنید. همچنین می توانید به راحتی سایر هزینه های سازمان خود را شناسایی کنید.

محاسبه قیمت تمام شده برای شرکت های تولیدی بسیار دشوارتر از سایر شرکت ها است. فرض کنید شما صاحب یک شرکت تولیدی هستید، علاوه بر هزینه کارکنان، ماشین آلات و مواد اولیه، باید هزینه های غیرمستقیم دیگری را نیز محاسبه کنید که انجام آن برای انسان ها باید سخت باشد؛ بنابراین توصیه می شود برای سهولت کار از نرم افزارهای مقرون به صرفه استفاده کنید.

نتیجه گیری

اکنون می توانید تصمیم بگیرید که آیا نرم افزار هزینه یا حسابداری هزینه برای شما مناسب است یا خیر. از طرفی کارکرد های مهم نرم افزار حسابداری بهای تمام شده از جمله گزارش هزینه های ثابت و هزینه های متغیر، صدور خودکار اسناد حسابداری بهای تمام شده، تعیین هزینه جداگانه هزینه های مستقیم و هزینه های غیرمستقیم و ... را گفتیم. مدیران برای برنامه ریزی و کنترل عملیات سازمان بر گزارش های حسابداری هزینه تکیه می کنند. نرم افزار حسابداری بهای تمام شده اطلاعات را بر اساس عملیات تولید واقعی ثبت شده پردازش می کند.