واحد حسابداری و مالی یکی از مهم‌ترین و حساس‌ترین واحد های هر سازمانی است که امروزه سازمان‌ها برای تسریع کار حسابداران، کاهش خطا در ثبت حسابداری، تنظیم راحت‌تر گزارش‌های قانونی و تحلیل دقیق‌تر شرایط مالی کسبوکار، نیازمند استفاده از نرم افزار حسابداری هستند.
نرم افزار حسابداری شرکتی باید خصوصیات و ویژگی های منحصر به فرد و کار آمدی داشته باشد تا حسابداران بتوانند با بکار گرفتن آن ها به راحتی و دقیق به ثبت دفاتر حساب شرکت و یا سازمانی بپردازند.
نرم افزار حسابداری شرکتی چیست؟
نرم افزار حسابداری شرکتی کلیه امور شرکت اعم از خرید، فروش، خزانه، حقوق و دستمزد را مدیریت می کند. امروزه اکثر شرکت ها از خدمات حسابداری بهره می برند. در شرکت‌های تولیدی، خدماتی، صنعتی و پیمانکاری از تکنیک‌های نوین حسابداری استفاده می شود که این موضوع باعث دگرگونی در زمینه‌ی بازرگانی و اقتصاد شده است. با ارائه‌ی اطلاعات و بهره‌گیری از روش‌های جدید تحولات شگرفی در شرکت‌های بازرگانی ایجاد شده است. همانطور که می دانید با گسترش سازمان ها و توسعه حجم مبادلات دیگر روش های سنتی جوابگوی نیاز کنترل منابع مالی شرکت نیستند. در نتیجه کامپیوتر نقش بسیاری در فرایندهای کنترل مالی دارد. به نرم افزاری که موجب تسهیل امور حسابداران در شرکت ها می شود، نرم افزار حسابداری شرکتی می گویند.
چرا بهتر است از برنامه نرم افزار حسابداری شرکتی استفاده کنیم؟
بهتر است بدانید که نرم افزار حسابداری که در شرکت ها استفاده می شود با نرم افزار حسابداری که در رستوران و فروشگاه استفاده می شود کاملا متفاوت است در واقع حسابداری شرکتی یک شاخه ویژه از حسابداری می باشد که به موضوعات حسابداری در شرکت ها می پردازد.
نرم افزار حسابداری شرکتی باعث می شود که مدیران با دقت و سرعت بالاتری کارشان را انجام بدهند در واقع گزارش های کامل و مداوم این نرم افزار موجب مدیریت بهتر شرکت می شود چرا که در تصمیم گیری های مالی تاثیر مثبتی دارد.
وظایف نرم افزار حسابداری شرکتی گرفتن صورت گردش وجوه، تحلیل نتایج مالی و حسابداری رویدادها است. علاوه بر این ها حقوق کارمندان، آماده سازی ترازنامه و حسابرسی نیز زیرمجموعه برنامه حسابداری شرکتی هستند. این نرم افزارها دید بهتری از هزینه فراهم می کنند
تفاوت های نرم افزارحسابداری شرکتی
امروزه تنوع نرم افزارحسابداری شرکتی در بازار زیاد است که هر یک دارای قابلیت‌های متنوعی برای کسب و کارهای مختلف هستند. در واقع می توان گفت که با وجود امکانات مختلف و قیمت‌های متفاوت، انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب برای مشتریان کمی دشوار شده است. با تمام این تفاوت‌ها نرم‌افزارحسابداری شرکتی روی پنج ماژول تولید می‌شوند.
- دفترکل
- حساب‌های دریافتی
- حساب‌های قابل پرداخت
- حقوق و دستمزد
- گزارش گیری
باید بدانید که اغلب نرم افزارهای حسابداری شرکتی دارای گزینه هایی برای دسترسی به موارد بالا هستند. بنابراین نرم افزار های حسابداری شرکتی می توانند به صورت جامع و عالی کارهای حسابداری شرکت ها را انجام دهند. به همین دلیل حسابداری در شرکت ها از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است.
ویژگی نرم افزار حسابداری شرکتی
سادگی و کاربر پسند بودن
یکی از عوامل موفقیت شرکت در تولید نرم افزار سادگی و قابل فهم بودن نرم افزار است در واقع نرم افزار حسابداری باید به گونه ای باشد که حسابدار بتواند به راحتی با نرم افزار کار کند و در کمترین زمان تسلط کافی به نرم افزار داشته باشد در واقع کاربردی بودن یک نرم افزار به حسابدار کمک می کند تا بتواند تنش های کاری اش را کاهش دهد و بهره وری را بالا ببرد.
ارائه گزارش های کاربردی و تحلیلی
یکی از ویژگی های نرم افزار حسابداری شرکتی ارائه گزارش های دقیق از صورت های مالی است. به گونه ای که بتوان به راحتی اطلاعات مربوط به حساب ها را تحلیل کرد. در واقع این ویژگی برای بسیاری از ادارات و سازمان ها از اهمیت زیادی برخوردار است. چرا که آن ها به دنبال نرم افزاری هستند که گزارش های مربوط به اظهارنامه مالیاتی، گزارش های خرید، ارزش افزوده و همچنین فروش فصلی را به خوبی ارائه دهد. این می تواند به این معنی باشد که یک نرم افزار حسابداری باید گزارش هایی را ارائه دهد که نیاز به زمان کمی داشته باشند. با تکیه‌بر تحلیل اطلاعات، توان تصمیم‌گیری مدیران افزایش پیدا می کند و می‌توانند آگاهانه‌تر و دقیق‌تر تصمیم بگیرند.
گرافیک مناسب
در واقع حسابداری که یک فعالیت متمرکز بر آمار و ارقام است نرم افزار حسابداری علاوه بر این که باید به شکل دقیق گزارش های مالی را ثبت کند، باید دارای ظاهری مناسب و جذاب باشد. این امر باعث می شود تا حسابداران به بهترین شکل ممکن اطلاعات را تحلیل نمایند. این به معنی آن است که می توان با تصاویری مانند نمودارها، گزارش ها اطلاعات را برای مدیران به صورت واضح تری نمایش داد. این کار به آسان تر شدن روابط بین مدیر و حسابداران کمک شایانی می کند.
به روز بودن نرم افزار
سازگار بودن با تغییرات قانونی و استانداردهای حسابداری از بایدهای نرم افزار حسابداری و مالی است. از آنجایی که قوانین مالیاتی، مقررات و شیوه های مالی در طول زمان تغییر می کنند، شرکت تولیدکننده نرم افزار باید به‌قدری توانایی داشته باشد که به‌سرعت تغییرات را در نرم افزار ایجاد کند تا حسابدار دغدغه‌ای بابت تغییرات قوانین و مقررات نداشته باشد. استفاده از نرم افزارهایی که به روزرسانی های سریع و کاربرپسند را دریافت می کنند، حیاتی است.
سازگاری با کسب و کار
در حوزه شغلی به دلیل تفاوت در نوع عملکرد و فعالیت های آن ها باید از راه حل های مخصوص به آن کسب و کار استفاده شود. این امر نیازمند این است که از نرم افزاری برای انجام حسابداری آن شرکت و یا سازمان استفاده شود، که در راستای همان فعالیت عمل کند. به عبارت دیگر می توان گفت که یک نرم افزار حسابداری باید با کار و فعالیت یک شرکت سازگار باشد.
اتوماسیون:
برای بسیاری از کسب و کارها، پشتیبانی از معاملات حسابداری ساده وظایف مدیریت مالی پایه فقط کافی نیست. بسیاری از شرکت ها نیاز به اتوماسیون کامل هزینه های کارمندان، حقوق و دستمزد و ورق های زمان دارند. بودجه شرکت ها و ادارات؛ درخواست های خرید و سایر فعالیت های پیچیده مالی.
امنیت:
یکی از مهم ترین ویژگی هایی که نرم افزار حسابداری بایستی داشته باشد امنیت است. چرا که تمامی اطلاعات مالی با ارزش و مهم مربوط به یک شرکت یا سازمانی در آن ثبت خواهد شد در صورتی که این ویژگی را نداشته باشد نه تنها کمکی به شرکت یا سازمان مربوطه نمی کند بلکه اثرات مخربی هم ممکن است برای آن ها ایجاد کند.
قابلیت گسترش:
اغلب کسب‌وکارها با هدف رشد و توسعه فعالیت می‌کنند. رشد در یک سازمان می‌تواند افزایش تعداد پرسنل، افزایش گردش مالی یا میزان فروش باشد. ممکن است سازمانی که چهار نفر پرسنل دارد صرفا با یک سیستم حسابداری بتواند فعالیت‌های مالی خود را مدیریت کند. اما در آینده که تراکنش‌های مالی رشد می‌یابد، سازمان باید سیستم دریافت و پرداخت اضافه کند، شاید هم تعداد پرسنل در عرض چند سال افزایش پیدا کند و نیازمند به سیستم حقوق و دستمزد باشد. این نمونه‌ها نشان‌دهنده‌ی رشد کسبوکار و افزایش نیازمندی به ویژگی‌های بسته‌ی نرم افزاری است. اگر نرم افزاری انتخاب کنید که صرفا پاسخ‌گوی وضعیت فعلی کسبوکار باشد، در آینده‌ی نزدیک این نرم افزار به‌دلیل ناسازگاری با رشد کسب و کار، کنار گذاشته می‌شود. در چنین وضعیتی، هزینه‌‌ی درخورتوجهی بابت خرید و آموزش نرم افزار جدید باید تخصیص یابد. پس باید تولیدکننده‌‌ی نرم افزاری را انتخاب کنید که با سبد محصولی مناسب، پاسخ‌گوی سازمان شما در گذر زمان باشد و حسابداران با گسترش کسبوکار نگرانی تغییر نرم افزار نداشته باشند.
قیمت نرم افزار متناسب با امکانات
در نظر داشته باشید قیمت محصولی که خریداری می کنید صرفا بابت نرم افزاری که تهیه می‌کنید نیست. تمامی موارد ذکر شده در هزینه‌های آتی سازمان شما تاثیرگذار هستند. در واقع نرم افزاری که قابلیت گزارش‌دهی ندارد، قدرت تحلیل به حسابدار و مدیر مالی شما نمی‌دهد، یادگیری و تسلط یافتن بر آن دشوار است، قابلیت گسترش مطابق با رشد سازمان شما را ندارد، کیفیت پشتیبانی فنی آن پایین است و… به‌طور جدی به کسبوکار شما آسیب می‌زند و هزینه‌های جبران‌ناپذیری بر سازمان شما وارد می‌کند.
پشتیبانی فنی
پشتیبانی و خدمات پس از فروشی که حسابداران بتوانند به آن اعتماد کنند، با ارزش ترین اهداف شرکت‌های نرم افزاری است. بسیاری از ارائه‌دهندگان نرم افزار، خدمات پس از فروش را صرفا نصب نرم افزار برای مشتری می‌دانند، اما واقعیت فراتر از این موضوع است؛ شرکتی که نرم افزارحسابداری تولید می‌کند باید خیال حسابداران را بابت پاسخ‌گویی به پرسش‌هایشان راحت کند، خریداران نرم‌افزار باید اطمینان داشته باشند که متناسب با نیازشان هر زمانی که بخواهند می‌توانند مسائل‌شان را برطرف کنند و کارشناسان پشتیبانی آن نرم افزار، باید پاسخ‌گویی و رفع مسئله مشتری را مهم‌ترین مسوولیت‌شان بدانند. خدمات پس از فروش و پشتیبانی با کیفیت، نیازمند زیرساختی قوی و رقابتی است تا سازمان بتواند به‌شکلی شایسته درخواست و مسئله مشتری را مدیریت کند. وجود خدمات متنوعی هم‌چون، پاسخ‌گویی تلفنی، پاسخ‌گویی آنلاین و آفلاین، تلفن گویا، مراجعه‌ی حضوری، تجیهزات مناسب آموزشی و… همگی از خدماتی هستند که با کیفیت مناسب توسط سازمان تولید کننده‌ی نرم افزار می‌بایست ارائه شوند.
