یکی از دشوارترین و پیچیده ترین محاسبات حقوق و دستمزد در دنیا، محاسبات حقوق در ایران است. به دلیل مسائل متنوع و قانونی مثل بیمه پرسنل و مالیات وقت بسیار زیادی در سازمان به آن تعلق می‌گیرد؛ که همواره احتمال بروز خطاهای انسانی در آن وجود دارد. جمع‌آوری اطلاعات کارکرد و محاسبه دقیق حقوق و مزایای پرسنل همراه مشکلات زیادی را به همراه دارد. عملیات مربوط به محاسبه حقوق و دستمزد همیشه از مهم‌ترین بخش‌های سازمان تلقی می‌شود و با توجه به حساسیت محاسبات و این که نباید هیچ‌گونه خطایی در حین محاسبه صورت گیرد. سازمان نیازمند استفاده از نرم‌افزاری است که بتواند علاوه بر دقت کافی، تغییرات بخش‌نامه‌های داخلی و قوانین حاکم را نیز اجرا نماید. استخدام و کارگزینی در تمام سازمان‌ها از مهم‌ترین قسمت‌های هر سازمان می‌باشد. رضایت پرسنل از حقوق و دستمزد دریافتی و همچنین پرداخت به موقع می‌تواند رضایت خاطرشان را فراهم کند و در عملکرد پرسنل تأثیر داشته و خروجی عملیاتی سازمان را پربازده‌تر نماید؛ در اینجا نرم‌افزار حسابداری با نام نرم افزار حقوق و دستمزد به یاری سازمان می‌رسد.
نرم افزار حقوق و دستمزد
اگر مدیران بتوانند یک نرم افزار ساده و دقیق که مناسب با نیازهای سازمان باشد را انتخاب کنند از این طریق می‌توانند کلیه امور پرسنلی و حقوق و مزایای را از ابتدای کار تا انتهای آن‌که پرداخت دستمزد باشد را انجام دهند. در آخر هم می‌توانند به کمک گزارش‌های حاصل از نرم افزار حقوق و دستمزد برای اهداف شرکت تصمیم‌گیری‌های لازم را انجام دهند.
چه کسانی می‌توانند از نرم افزار حقوق و دستمزد استفاده نمایند؟
کارخانه‌ها و کارگاه‌ها، فروشگاه‌ها، شرکت‌ها و مؤسسات، فروشگاه‌های کوچک و بزرگ، بیمارستان‌ها، ادارات مختلف، پیمانکاران و غیره. محاسبه حقوق و دستمزد منطبق با قانون کار و بیمه و مالیات بسیار خسته کننده و پیچیده می‌باشد که تمام استفاده کنندگان نرم افزار به‌راحتی می‌توانند از این محاسبات خسته کننده رهایی پیدا کنند. با تهیه نرم افزار حقوق و دستمزد تمام موارد مربوط به حقوق پرسنل و سنوات سالیانه، حضوروغیاب، مرخصی، عیدی و پاداش، بیمه و مالیات و... به صورت دقیق انجام خواهد شد.
مشخصات فنی نرم افزار حقوق و دستمزد
نرم افزار حقوق و دستمزد باید قابلیت نصب بروی تمامی ویندوزها را داشته باشد و محدودیت نصب نداشته باشد.
پایگاه داده نرم افزار باید طوری طراحی شده باشد که برای ذخیره و تبادل از اطلاعات زیاد و سرعت و امنیت داده‌ها مشکلی وجود نداشته باشد.
قابلیت چندکاربره را نیز داشته باشد.
بخش‌های مختلف نرم افزار حقوق و دستمزد شامل موارد زیر است:
بخش اطلاعات استخدامی پرسنل
تمام اطلاعات پرونده پرسنل و محتویات فرم‌های استخدام پرسنل به صورت کامل که شامل اطلاعات شناسنامه فرد الصاق عکس پرسنلى به پرونده پرسنل در سیستم و اطلاعات حساب بانکى شامل شماره حساب جهت واریز حقوق فرد، ثبت اطلاعات بیمه و مالیات مرتبط با فرد استخدام شده و کنترل‌های لازم جهت جلوگیرى از وارد شدن اطلاعات نادرست. امکان دسته بندى کردن پرسنل در سطوح و شاخه‌های مختلف سازمان.
بخش احکام کارگزینی و قرارداد کاری پرسنل
در نرم افزار حقوق و دستمزد امکان صدور حکم کارگزینی برای پرسنل و همچنین قرارداد کار منطبق بر طبقه‌بندی و گروه‌های شغلی استاندارد و وزارت کار با انواع طرح‌های استخدام رسمی و پیمانی، روزمزد و ساعتی و... وجود دارد. در قسمت تعیین مزد و مزایا ثبت به صورت قانونی یا دلخواه به همراه چاپ به صورت الگوهای مختلف امکان پذیر است.
صندوق پس‌انداز کارکنان و انواع وام‌های سازمان
در این نرم افزار انواع وام‌ها برای اعطاء به پرسنل طراحی شده است که اقساط آن ماهیانه به صورت اتوماتیک از حقوق کسر خواهد شد. در فیش حقوقی پرسنل اقساط کسر شده و اقساط باقیمانده درج شده و این قابلیت را به حسابدار می‌دهد تا انواع و اقسام صندوق‌های پس‌انداز را برحسب نیاز کارکنان و شرکت ایجاد کند.
پرداخت‌های میان‌دوره‌ای شامل مساعده وعیدی و پاداش کارکنان در نرم افزار حقوق و دستمزد
در نرم افزار حقوق و دستمزد امکان پرداخت مساعده و کسر آن از حقوق پرداختی کارکنان در همان ماه یا ماه‌های آینده وجود دارد همچنین شما می‌توانید برگه ثبت مساعده را چاپ نمایید.
امکان ایجاد کردن تعاریفی مانند پاداش میان دوره به همراه فیش و همچنین امکان تهیه لیستی که در آن پرداخت‌های میان دوره و مبالغی که برای کارکنان واریز شده و محاسبه اتوماتیک عیدی و پاداش با توجه به کارکرد وجود دارد.
امکان محاسبه کارکردها و مرخصی‌ها به صورت اتوماتیک در نرم افزار حقوق و دستمزد
در نرم افزار حقوق و دستمزد امکان ثبت تعداد روزهای کاری، مرخصی‌های روزانه و ساعتی و ...، غیبت پرسنل و ساعات اضافه کاری، محاسبه حق مأموریت و هرگونه کارکرد مرتبط با شرکت یا سازمان مربوطه وجود دارد. ضمناً شما می‌توانید در اغلب نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد کارکردهای پرسنل را از دستگاه حضوروغیاب به نرم افزار انتقال دهید.
فرمول‌های محاسباتی نرم افزار حقوق و دستمزد
اغلب نرم‌افزار حقوق و دستمزد امکان اضافه کردن تعداد نامحدودی فرمول‌های محاسباتی که برای کاربران قابل درک است را دارند و این مسئله موجب می‌شود شما هیچ محدودیتی برای محاسبه کارکرد پرسنل با فرمول‌های دلخواه خودتان نداشته باشید.
محاسبه حقوق و دستمزد ماهیانه پرسنل
امکان محاسبه حقوق و مزایای ماهیانه به صورت دقیق مطابق با فرمول و شرایطی که شما برای نرم افزار ثبت کرده‌اید و همچنین محاسبه اتوماتیک وار انواع بیمه پرسنل، مالیات‌های مرتبط، وام، حساب پس‌انداز و … مطابق با آخرین قوانین و شرایط دلخواه که توسط سازمان مربوطه برای نرم افزار تعیین شده است.
امکان ایجاد فیش حقوقی در انواع مختلف و فایل‌های واریز بانکی آن
با استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد امکان ایجاد انواع و اقسام فیش‌های حقوقی در اندازه‌های مختلف با عکس پرسنلی نیز فراهم می‌باشد. تهیه فایل بانکی واریز حقوق به حساب پرسنل به‌صورت اتوماتیک انجام می شود، نرم افزار شماره حساب کارکنان را استخراج می‌کند و با فرمت بانک لیست حقوق پرداختنی را در اختیارتان قرار می‌دهد.
امکان تهیه و تنظیم فایل مربوط به بیمه و مالیات
با کمک نرم افزار حقوق و دستمزد تمامی محاسبات مربوط به بیمه تأمین اجتماعی به آسانی و اتوماتیک انجام می شود. در رابطه با فایل امور مالیاتی هم با چند کلیک می‌توان اطلاعات مالیاتی را در فرمت‌ها و فایل‌های استاندارد سازمان مالیاتی مشاهده نمود و در بعضی نرم افزارها این اطلاعات با خواست شما برای اداره مربوطه ارسال می شود
مهم‌ترین کاربردهای نرم افزار حقوق و دستمزد
- امکان ایجاد نامحدود نام کارگاه، شرکت یا موسسه جهت انجام عملیات حسابداری مرتبط با حقوق و دستمزد
- وجود کلیه بخش‌های مرتبط با پرداخت، کسورات و مزایا و محاسبه آن‌ها با فرمول‌های دلخواه و اضافه کردن فرمول‌های مورد نیاز
- امکان ایجاد انواع جدول‌های مالیات و قوانین مالیاتی متناسب با نیازهای شرکت در نرم افزار حقوق و دستمزد
- امکان ثبت یادداشت مربوط به هر کدام از پرسنل جهت یادآوری در زمان معین
- صادر کردن سند حسابداری و لینک کردن آن به نرم‌افزارهای مالی
- امکان واردکردن اطلاعات ورود و خروج پرسنل از دستگاه‌های حضور و غیاب
- کاهش دادن عملیات تکراری و کنترل‌های پی در پی حساب‌ها و اتلاف زمان، بین حوزه اداری و حوزه مالی سازمان
5 دلیل مهم بودن نرم افزار حقوق و دستمزد
وقتی که یک شرکت یا سازمان هرروز گسترده‌تر می شود. نیروی انسانی و حفظ پرسنل کلیدی و استخدام افراد قابل در امور مختلف از دلایل بقای آن سازمان می‌باشد. دلایل خاصی وجود دارد که باید محاسبه حقوق و دستمزد دقیق باشد؛ این دلایل نشان دهنده اهمیت نرم افزار حقوق و دستمزد در سازمان‌ها است.
1- بیشترین هزینه‌های تجاری در راستای فعالیت سازمان است.
2- افزایش کیفیت کار و درآمد و سود بالای سازمان ارتباط مستقیم با نیروی انسانی دارد.
3- در سطح کلان جامعه، روی مسائل بسیاری در زمینه‌های مختلف اجتماعی، رفاهی و سیاسی تأثیر می‌گذارد.
4- هزینه‌های حقوق و دستمزد در شرکت‌های خدماتی یا طراحی تا 80 درصد کل هزینه‌های یک سازمان را شامل می‌شود.
5- در کارخانه جات صنعتی، حقوق و دستمزد بخش مهمی از هزینه که عموماً بین 10 الی 15 درصد هزینه‌های بهای تمام‌شده تولید کالا است را شامل می شود.
آیا استفاده از یک سیستم مکانیزه به‌جای سیستم دستی در محاسبه حقوق و دستمزد الزامی است؟
استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد الزامی نیست ولی آن چه ما را به سمت استفاده کردن از این نرم افزار سوق می‌دهد ساده بودن و دقت این نرم‌افزار است. نرم افزار حقوق و دستمزد علاوه بر ساده بودن کاربری باید توانایی انجام محاسبات پیچیده حقوق و دستمزد هر پرسنل را داشته باشد. انجام این محاسبات به صورت دستی بسیار وقت‌گیر است ضمناً ریسک خطای بالایی دارد. در طراحی نرم‌افزار حقوق و دستمزد باید امکان ایجاد انواع وضعیت‌های استخدام، انواع بیمه‌ها و انواع اضافات و کسورات، وجود داشته تا با تعریف این موارد دریافت فیش، لیست و گزارش‌های دقیق و قابل اتکا انجام شود.
جهت کسب اطلاعات بیشتر به سایت بیزینس سافت ور مراجعه نمایید.
