نرم افزار فرم ساز مدیریت فرآیندها یا BPMS یکی از ضروری ترین نرم افزارهای یک سازمان به شمار می آید. این نرم افزار که به تازگی با نام iBMPS شناخته می شود. حرف i به نشانه هوش و ذکاوت است. آخرین نسخه های این نرم افزار با استفاده از هوش مصنوعی به یاری سامانه مدیریتی تجارت ها آمده است. این نرم افزار از سرعت پردازش بسیاری بالایی برخوردار بوده و از این رو فرایند های مدیریتی در سازمان را به بهترین شکل ممکن زیر نظر می گیرند. این نرم افزار به تعریف تجارت پرداخت و تمام فرایندها اتوماسیون و تحلیل اطلاعات موجود در تجارت کمک خواهد کرد. ما در ادامه به تمام قابلیت ها و ویژگی های منحصر به فرد این نرم افزار اشاره خواهیم کرد.
این نرم افزار نظم و انسجام بسیار چشمگیری را به سازمان یا تجارت شما می افزاید. از این نرم افزار برای شناسایی و بایگانی اطلاعات و افزایش سرعت پردازش تجارت ها مورد استفاده قرار می گیرد. نرم افزار فرم ساز مدیریت فرآیندها سرعت انجام کارها را در تجارت به میزان قابل توجهی افزایش می دهد. این نرم افزار قابلیت زیر نظر گرفتن تمام قسمت ها و بخش های تجارت را در اختیار شما قرار می دهد.
"تعریف" نرم افزار فرم ساز مدیریت فرآیندها
قبل از استخدام نیرو و یا پرداخت به ویژگی های جانبی تجارت نخستین استفاده از نرم افزار فرم ساز مدیریت فرآیندها خواهد بود. برای راه اندازی و استفاده از این نرم افزار در تجارت به این انجام اقداماتی نیاز خواهیم داشت. این نرم افزار بمانند هر نرم افزار دیگری برای آغاز به کار به تنظیماتی نیاز خواهد داشت. این نرم افزار باید با نیاز ها و اولویت های صاحبان تجارت در یک راستا قرار گرفته و انجام فرایند های مورد نظر در تجارت با سرعت بسیاری همراه کند.
صاحبان تجارت ها برای آنکه از نرم افزار فرم ساز مدیریت فرآیند ها نهایت استفاده را ببرند. قبل از هرکاری تعاریف مورد نظر خود را در سیستم پیاده سازی می کنند. این تعریف به سادگی در نرم افزار راه اندازی می شود. از این گذشته این نرم افزار قابلیت شبیه سازی را در اختیار صاحبان تجارت قرار می دهد. با استفاده این قابلی مدیران می توانند فرایند های مدیریتی متفاوتی را در نرم افزار راه اندازی کرده و سپس پس از انجام تنظیمات می توان خروجی تنظیمات انجام شده را به دقت مورد بررسی قرار داده و در صورت رضایت از نتایج خروجی می توان تنظیمات مورد نظر را به عنوان تعاریف استاندارد در نرم افزار فرم ساز مدیریت فرآیند ها ذخیره سازی کرد. با این کار تمام فرایندهای مدیریتی بر اساس استانداردهای تعریف شده در نرم افزار به انجام می شوند.
اتوماسیون در نرم افزار فرم ساز مدیریت فرآیندها
اصلی ترین جنبه در فرایندهای اتوماسیون و خودکارسازی شامل بارگذاری حجم اطلاعاتی است که به طور استاندارد هر روز توسط کارکنان مورد استفاده قرار می گیرند. با استفاده از این نرم افزار، تمام اقدامات لازم در راستای اتوماسیون بدون دخالت نیروی انسانی و بر اساس تعاریفی که در نرم افزار بارگذاری شده است به انجام می رسد. اتوماسیون اداری به سلسله ای از اقدامات و وظایف اطلاق می شود که هر روز بدون هیچ استثنایی و در زنجیره ای پشت سر هم به اجرا در می آید. برای آن که از قابلیت اتوماسیون نرم افزار نهایت استفاده را ببرید، لازم است تمام وظایف و فعالیت های تجارت را در نرم افزار تعریف کنیم. برای مثال تمام فرم هایی که در طول روز در تجارت یا سازمان مورد نظر مورد استفاده قرار می گیرند باید در سامانه این نرم افزار بهینه سازی شده باشند. با چنین ساز و کاری نرم افزار تمام رفتار های انسانی و فرم سازی های کارکنان را شبیه سازی کرده و بهترین خروجی را در اختیار مدیران تجارت قرار می دهد. اتوماسیون در پیشبرد کارها و ایجاد فرم های مورد نظر بسیار سودمند بوده و نتایج شگفت انگیزی را به وجود می آورند.
نرم افزار فرم ساز مدیریت فرآیندها برای تحلیل
نرم افزار فرم ساز مدیریت فرآیندها گزارش ها و امکانات متفاوت و منحصر به فردی را در اختیار مدیران قرار می دهد. نحوه اجرای روندهای مدیریتی با ذکر جزئیات و ویژگی های اختصاصی برای مدیران اجرایی قابل مشاهده خواهد بود. گزارش ها ارزشمندترین شاخص ها در بهینه سازی مدیریت سازمان ها هستند. این گزارش ها تحلیل هایی جامع را در مورد هر کدام از فعالیت های فردی در اختیار کاربر قرار می دهند. این گزارش ها اطلاعات کاملی از اجرا کننده نحوه اجرای فرمان مدیریتی و نوع پردازش را گردآوری می کنند.
این گزارش ها فرصت های بیشماری را در خصوص پیشرفت های یک فرایند خاص در اختیار مدیران قرار می دهند. از این گذشته تمام گزارش های مربوط به روز های گذشته نیز در این نرم افزار قابل مشاهده خواهد بود.
این نرم افزار میزان خطای انسانی را به حداقل رسانده است. چرا که گزارش ها بدون نیاز به نیروی انسانی و بدون مداخله افراد در نرم افزار گردآوری شده و تمام جزئیات لازم در مورد فرایندها در این گزارش ها گنجانده می شود.
ویژگی های نرم افزار فرم ساز مدیریت فرآیندها
این نرم افزار ویژگی های بسیار متنوعی را در اختیار کاربر قرار می دهد. از این رو مدیران در انجام پروژه های مدیریتی با سهولت بسیاری بخش های مختلف تجارت را زیر نظر خواهد گرفت. مدیران می توانند تعاریف مورد نظر خود را در نرم افزار وارد کرده و از نتایج نرم افزار بهره ببرند. این نرم افزار از معماری سرویس گرا بهره مند است. در این نرم افزار می توان جانشین برای کارتابل مدیریت کار را در سیستم اتوماسیون اداری تعیین کرد. از دیگر امکانات و ویژگی های این نرم افزار استفاده از قابلیت فراخوانی وب سرویس است با استفاده از این قابلیت می توان اطلاعات را از یک پایگاه داده دیگر فراخواند. در این نرم افزار می توان شرط های را نیز در تعاریف اولیه گنجاند. این نرم افزار برای برنامه نویسی از JavaScript پشتیبانی می کند. علاوه بر این موضوع می توان کتابخانه های JavaScript را در نرم افزار پیاده سازی کرده و به سادگی از آن بهره برد.
یکی دیگر از قابلیت های این نرم افزار فرایند شروع خودکار است که با استفاده از سیستم زمان بندی تعیین شده ممکن می شود. از این گذشته می توان با استفاده از قابلیت Export و Import فرم ها و فرایند ها متفاوت را از سیستم استخراج کرده یا در نرم افزار پیاده سازی کرد. این نرم افزار از تقویم فارسی و زبان فارسی پشتیبانی می کند. نرم افزار فرم ساز مدیریت فرآیندها به شدت واکنش گرا است. این نرم افزار به سادگی و از طریق تمام مرورگر ها مورد استفاده قرار می گیرد و برای آغاز به کار به هیچ مرورگر خاصی احتیاج ندارد. این نرم افزار را می توان در سیستم عامل های متفاوتی از قبیل ویندوز، لینوکس و غیره مورد استفاده قرار داد. این نرم افزار دارای ویژگی گزارش ساز است که امکانات فوق العاده ای را در اختیار کاربر قرار می دهد. در محیط این نرم افزار امکان ارسال و دریافت پیامک و ایمیل در سیستم اتوماسیون پیاده سازی شده است.
امکانات منحصر به فرد این نرم افزار
برای اشاره به امکانات نرم افزار فرم ساز مدیریت فرآیندها باید از یکپارچگی با اتوماسیون اداری شروع کنم. یکپارچگی و هماهنگی در بخش های متفاوت و متنوعی از این نرم افزار مشاهده می شود. مدیران می توانند به سادگی با اتکا بر هماهنگی میان اجزای تجارت و سازمان با استفاده از سیستم فراخوانی کاربران و چارت های سازمانی و گزارشات یکپارچه، کارتابل تحت وب جریان کار و تعیین جانشین در فرایند اتوماسیون از جمله ویژگی های منحصر به فرد این نرم افزار است.
یکی دیگر از ویژگی های منحصر به فرد این نرم افزار انعطاف پذیری بسیار بالای آن است. این نرم افزار به شدت واکنش گرا طراحی شده است. نرم افزار فرم ساز مدیریت فرآیندها به عنوان نرم افزار متن باز طراحی شده است. از این رو افراد می توانند به سادگی این نرم افزار را با توجه به قابلیت های مورد نیاز خود بهینه سازی کنند. این نرم افزار به دلیل باز بودن به شدت قابل سفارشی سازی و شخصی سازی است. هر تجارت و سازمانی می تواند با توجه به نیاز های مورد نظر خود تغییرات مطلوب را در این نرم افزار به وجود آورد. سازمان ها با توجه به سیاست ها و نیاز های منحصر به فرد خود اولویت ها و ویژگی های خاصی نیز خواهند داشت. این نرم افزار به خوبی شرایط را برای اعمال تغییرات مهیا کرده است.
بی نیازی از دانش برنامه نویسی
رهبران و مدیران اجرایی شاغل در تجارت ها و سازمان ها برای استفاده از این نرم افزار نیازی به آشنایی با مفاهیم برنامه نویسی نخواهند داشت. این افراد می توانند به سادگی و با کپی کردن اطلاعات در نرم افزار می توانند تنظیمات مورد نیاز خود را در نرم افزار به وجود بیاورند.
جانشین
مدیران و کاربرانی که از نرم افزار فرم ساز مدیریت فرآیندها استفاده می کنند، می توانند به سادگی و در کمترین زمان ممکن برای انجام فرایند های مربوط به خود در تاریخ مشخصی جانشین مشخصی را تعیین کرده و باقی کار را به سیستم اتوماسیون این نرم افزار واگذار کنند. در صورتی که مدیریت یا شخص مورد نظر در تاریخ مشخص شده در سازمان حضور پیدا نکند جانشین تعیین شده وظایف محوله را به انجام می رساند سیستم جانشین مورد نظر را از وظایف محوله آگاه خواهد کرد. تعیین جانشین در فرایند اتوماسیون از جمله ویژگی های منحصر به فرد این نرم افزار می باشد.
اجزای اصلی نرم افزار فرم ساز مدیریت فرآیندها
اولین قسمت این نرم افزار ابزار فرم ساز است. برخی از فرم های متداول در سازمان ها و تجارت ها فرم های مرخصی و یا فرم های مربوط به فرایند خرید و یا فرم های جانشینی است. از این گذشته هر سازمانی با توجه به فعالیت های خود فرم های متفاوتی را در نرم افزار فرم ساز مدیریت فرآیندها می گنجاند. این نرم افزار با سیستم مدیریت گردش کار فلوچارت حرکتی در اختیار مدیران اجرایی قرار می گیرد. از این گذشته این نرم افزار ابزار تعیین کننده پردازش را در خود گنجانده است. این پردازش ها ممکن است به صورت در داخل سیستم و یا خارج سیستم پیاده سازی شوند. در این بخش می توان از وب سرویس بهره برد و داده ها را به سادگی در سامانه متفاوت جابه جا کرد. ابزارهای گزارش ساز که از اجزای کلیدی این نرم افزار هستند گزارش ها و تحلیل های به دست آمده را از طریق نمایش و یا چاپ قابل استخراج خواهد بود. از دیگر اجزای تشکیل دهنده نرم افزار فرم ساز مدیریت فرایند ها می توان به ابزار داشبورد ساز که با توجه به نیاز های مورد نظر مدیران در قالب های گرافیکی مدیران امکانات مورد نیاز را در اختیار آن ها گذاشته می شود.
نرم افزار فرم ساز مدیریت فرآیندها انضباط بی نظیری را برای سازمان ها به ارمغان آورده است. این نرم افزار در کنار ویژگی های ممتاز و برازنده خود قابلیت های منحصر به فردی را نیز به همراه دارد. این نرم افزار تحلیل هایی را در خصوص شیوه های مدیریت فرایندهای مدیریتی متفاوت به مدیران مربوطه ارجاع خواهد داد و از این طریق آن ها درآمد در جریان نتایج روش های مدیریتی انتخابی قرار می دهد. این نرم افزار پس از ذخیره تعاریف مربوط به ساز و کار هر تجارت امکان شبیه سازی فرایند اعمال شده را در اختیار کاربر قرار می دهد. کاربر می تواند با مشاهده نتایج احتمالی به کارگیری فرایند مدیریتی مورد نظر خود تصمیم نهایی خود را اتخاذ کند. این نرم افزار دغدغه مدیران را برای مواقعی که در سازمان حضور ندارند نیز به کلیه دفع کرده است. مدیران می توانند با استفاده از ویژگی جانشینی فرد مشخصی را به عنوان جانشین خود مشخص کنند. در این صورت اگر مدیریت در تاریخ مشخصی در سازمان حضور نداشته باشد، نرم افزار وظایف جانشین را به او ابلاغ خواهد کرد. از این طریق سازمان از نبود مدیریت آسیب نخواهد دید. از این گذشته نظم موجود در انجام وظایف نیز بر هم نخواهد خورد. این نرم افزار ها خطای انسانی را به شدت کاهش داده تبادل اطلاعات را به شدت افزایش داده و در نتیجه کیفیت خروجی مدیران اجرایی و انجام فرایندهای مدیریتی به شدت افزایش خواهند داد.
