نرم افزار مدیریت مستندات BPMS یکی از انواع سیستم های اتوماسیون اداری است که به یاری مدیران سازمان ها و شرکت ها آمده است. با روی کار آمدن سیستم های اتوماسیون اداری روند کارها به کلی تغییر پیدا کرده است در گذشته تمام امور و فعالیت های سازمانی با صرف هزینه و زمان زیادی توسط نیرو های انسانی به انجام می رسید. اما با روی کار آمدن سیستم های اتوماسیون اداری دیگر نیازی به صرف این میزان نیروی مازاد نخواهد بود. مدیران سازمانی قادر هستند نیروهای سازمانی خود را در بخش های مورد نظر خود به کار بگیرند. اتوماسیون اداری نظم را برای سیستم های اداری و سازمانی فراهم کرده است.
نرم افزار مدیریت مستندات BPMS
نرم افزار مدیریت مستندات BPMS نیز در راستای تسهیل امور به یاری سازمان ها آمده است. این نرم افزار کاربرد ها و امکانات منحصر به فردی را در اختیار سازمان ها، ادارات و شرکت ها قرار می دهد که مدیریت و نگهداری از مستندات سازمانی را میسر کرده است. از این گذشته این نرم افزار امکانات ویژه ای را برای مدیریت نقشه های فنی و فرم های سازمانی را در اختیار مدیران سازمانی قرار می دهد. امنیت بالای این نرم افزار آن را به گزینه بسیار مناسبی برای مدیریت مستندات تبدیل کرده است. تعریف ساختار بایگانی، دسته بندی و تگ بندی مستندات، بارگذاری حجم زیادی از مستندات، جستجوهای پیشرفته و ارائه گزارش های متنوع برخی از ویژگی های این نرم افزار به شمار می آیند. در ادامه با ما همراه باشید تا با این نرم افزار کارآمد بیشتر آشنا شوید.
اهمیت نرم افزار مدیریت مستندات BPMS
یکی از اصلی ترین دغدغه های مدیران سازمانی از دست دادن اطلاعات و مستندات سازمانی است و در گذشته سازمان ها با وجود صرف هزینه فراوان به شدت به جهت خطای انسانی متحمل خسارت می شدند. اطلاعات بسیاری در پروسه نگهداری از اسناد سازمانی از دست می رفت. با روی کار آمدن سیستم اتوماسیون اداری این مشکل تا حد زیادی برطرف شده است. با استفاده از این نرم افزار دیگر هیچ یک از اسناد و فایل های آرشیو شده در سازمان، مفقود و مخدوش شده و هموار در دسترس مدیریت قرار دارند و امنیت بالای این نرم افزار نگهداری از اسناد مهم و کلیدی سازمانی را به خوبی فراهم کرده است.
آرشیو و بایگانی اسناد آن هم در قالبی منسجم و متمرکز آرزوی دیرینه مدیران سازمانی بوده است. فایل ها و اطلاعات در کنار اسناد به خوبی در این نرم افزار ها طبقه بندی و نگهداری می شوند. نرم افزار مدیریت مستندات BPMS این امکان را به وجود آورده اند که اسناد مهم سازمانی در کنار اطلاعات و فایل های آرشیوی در نهایت امنیت در فضای یک نرم افزار گنجانده شوند. از این رو مدیران بدون نیاز به صرف زمان زیادی قادر خواهند بود اطلاعات و اسناد مورد نظر خود را در کمترین زمان ممکن از این نرم افزار استخراج کرده و به کار بگیرند.
چرا نرم افزار مدیریت مستندات BPMS؟
پاسخ به این سوال در عین سادگی می تواند بسیار مشکل باشد. در یک کلام باید گفت، این نرم افزار تمام نیاز های سازمان و شرکت شما را پوشش خواهد داد و فضایی برای نگهداری اسناد و اطلاعات در اختیار شما می گذارد. اما اگر به دنبال پاسخ مفصل تری هستید باید به این موارد اشاره کنم.
طراحی بسیار کاربر پسند. نرم افزار مدیریت مستندات BPMS یکی از موفق ترین نرم افزارهای آرشیو بایگانی اطلاعات در سازمان ها به شمار می آید. این نرم افزار تاثیرات قابل توجهی بر مدیریت اسناد سازمانی، سازماندهی اطلاعات سازمانی، به وجود آوردن پایگاه اطلاعات و بایگانی مدارک در سازمان ها و شرکت های متفاوت داشته است. این نرم افزار نتیجه سال ها تجربه، تجزیه و تحلیل ساختار سازمانی و انتخاب فناوری بهینه است. در نتیجه تجربه بسیار متفاوتی را برای مدیران سازمانی به ارمغان آورده است. چرا که شیوه کار و دسترسی به اسناد به ساده ترین و کاربردی ترین شکل ممکن انجام شده و جستجو و بارگذاری اسناد را بسیار ساده کرده است.
بارگذاری تحت وب سرویس، این نرم افزار ارتباط سازنده و کارآمدی را با دیگر نرم افزارهای مدیریتی برقرار کرده و در نتیجه تبادل اطلاعات و اسناد را بی نهایت آسان کرده است. این نرم افزار به عنوان قلب اطلاعات سازمانی و مرکز نگهداری تمام اسناد و فایل های سازمان به شمار می آید. اطلاعات، فایل ها و اسناد تمام نرم افزارهای سازمان به این نرم افزار ارجاع داده می شوند. نرم افزارهای حسابداری، بازرگانی داخلی و خارجی، نرم افزار اموال فیزیکی و ثابت، نرم افزار عقد قرار ها، نرم افزار پرسنلی و احکام پرسنلی، اتوماسیون اداری و تمام نرم افزارهای مدیریتی یکپارچه در ارتباط مستقیم با این نرم افزار قرار دارند.
پیکره فنی بسیار کاربردی با سرعت پردازش بسیار بالا. نرم افزار مدیریت مستندات BPMS این نرم افزار با امکانات و قابلیت ها بی نظیر خود وظیفه مدیریت و بایگانی اسناد سازمانی را برعهده دارد. در بخش مدیریت اسناد این نرم افزار، انواع فرم های سازمان به خوبی تعریف شده و چرخه تولید، تایید و نگهداری سوابق به درستی مشخص می شود. سپس بایگانی اسناد با تعریف پیکره آرشیو اسناد و امکانات جستجو و طبقه بندی اطلاعات به بهترین شکل ممکن به انجام می رسد. از این گذشته این نرم افزار با توجه به میزان عمر مفید اسناد و اطلاعات از انباشته شدن اطلاعات غیر ضروری اجتناب می کند.
قابلیت های نرم افزار مدیریت مستندات BPMS
این نرم افزار همگام با سرعت و دقت پردازش بالا قابلیت های بی شماری داشته و مدیریت اسناد سازمانی را به گونه ای متفاوت به انجام می رساند. در ادامه با برخی از قابلیت های این نرم افزار آشنا خواهیم شد. این نرم افزار امکان تعریف نگهداری از اسناد در قالب درختواره های نگهداری از اسناد میسر کرده است. در این نرم افزار امکان دسترسی به سطوح دسترسی متفاوتی ممکن شده است. برای مثال می توان بر اساس مشاهده و ایجاد، ویرایش حذف و مدیریت دسترسی سطح دسترسی را تعریف کرد.
از این گذشته امکان ویرایش، ابطال، تایید دریافت، ویرایش، پارامتر ها، عطف به سند و مشاهده سوابق سند در نرم افزار به وجود آمده است. امکان جستجو در پوشه های اسناد بر اساس موضوع ،تاریخ و وضعیت سند فراهم شده است. قابلیت تعریف نوع محتوی اسناد بر اساس متن، تاریخ به تفکیک میلادی با شمسی اعداد اعشاری ،اعداد صحیح فراهم شده است. امکان تغییر وضعیت پیش نویس ها، اسناد در انتظار تایید و تایید در نرم افزار وجود دارد. امکان ذخیره سازی سوابق نسخه های مختلف یک سند. قابلیت مشاهده تاریخچه تغییرات سند. قابلیت افزودن، حذف و جایگزینی فایل ها در اسناد وجود دارد. قابلیت انتقال پوشه ها به خوبی فراهم شده است.
مزایای نرم افزار مدیریت اسناد
این نرم افزار مزایای بیشماری را برای سازمان ها به ارمغان می آورند اما به طور اختصاری می توانیم به مزایای زیر اشاره کنیم:
مستندات و اطلاعات به صورت سازمانی و یا شخصی آرشیو می شود:
با وجود چنین امکانی تمام کاربران و مدیران سازمانی به امکانات آرشیو اطلاعات و اسناد دسترسی خواهند داشت. از این گذشته اطلاعات ذخیره شده در هر زمان و در هر مکانی قابل دسترسی خواهند بود. از این گذشته امکان تعریف پیکره آرشیو مستندات نیز فراهم شده است. این ویژگی امکان تعریف امکانات تکمیلی با ساختار قابل تعریف برای انواع اسناد و مدارک فراهم شده است.
امکان کنترل میزان دسترسی افراد و اشتراک گذاری اطلاعات فراهم شده است:
بستر مناسبی برای به وجود آوردن پورتال سازمانی فراهم شده است. چند نفر از کارمندان می توانند در کنار یکدیگر یک سند را تکمیل کنند. مستندات و اطلاعات سازمانی با استفاده از سطح و نوع دسترسی میسر شده است. امکان ذخیره اطلاعاتی که توسط مولد اطلاعات تولید شده اند میسر شده است. امکان ویرایش و اعمال تغییرات در فایل ها نیز وجود دارد.
امکان دسترسی سریع و جستجوی محتوای مورد نظر:
این ویژگی امکان بایگانی ویرایش ها و نسخه های قدیمی را فراهم کرده است. در این نرم افزار امکان جستجوی اسناد با استفاده از کلید واژه های تعریف شده نیز وجود دارد. از این گذشته می توان از فیلد های اطلاعات تکمیلی برای گزارش گیری به روز قابل استفاده است
تفاوت های سیستم اتوماسیون اداری با نرم افزار مدیریت مستندات BPMS
اتوماسیون اداری تنها با هدف تسهیل ثبت و دسترسی به مکاتبات و وظایف انجام شده مورد استفاده قرار می گیرد. این نرم افزار مدیریت مستندات از سوی دیگر مکاتبات فنی سازمان را در ساختاری جامع تر طبقه بندی می کند. گونه های متنوعی از مستندات در نرم افزار مدیریت مستندات وجود دارد.
امکان جستجوی فایل های مرتبط با مدارک و اسناد در نرم افزار اتوماسیون اداری موجود ندارد. اما در نرم افزار مدیریت مستندات امکان جستجوی اسناد و مدارک مهیا شده است.
در این نرم افزار امکان مشاهده، نمایش و عدم نمایش و وضعیت ویرایش فیلد های اطلاعاتی را در نرم افزار گنجانده شده است. در این نرم افزار داشبورد های مطابق با نیاز های کاربر گنجانده شده است . فرم های موجود در نرم افزار مرتبا به روز رسانی شده و نیاز کاربران در نرم افزار مدیریت مستندات وجود دارد. سیستم اتوماسیون اداری در راستای کاهش مصرف کاغذ روی کار آمده و به مدیران سازمانی اجازه می دهند که بر تمام بخش های سازمان نظارت داشته باشند. اما نرم افزار مدیریت مستندات BPMS از طرف دیگر نیاز به بایگانی ها که فضای بسیار زیادی را در سازمان به خود اختصاص می دادند از بین برده و این بایگانی ها به کلی از فضای سازمان ها رخت بسته اند.
این نرم افزار تبدیل خب بایگانی های الکترونیکی شده اند که همواره و در تمام مکان ها در اختیار مدیران سازمانی قرار داشته و از این گذشته از امنیت بسیار بالایی برخوردار هستند. در این نرم افزار اسناد و مدارک به صورت طبقه بندی شده در اختیار مدیران قرار می گیرند. سیستم اتوماسیون اداری مدیریت اجرای فعالیت های سازمانی را بر عهده داشته و نرم افزار مدیریت مستندات BPMS مدیریت بایگانی الکترونیکی سازمان را بر عهده دارند.
کاربرد های نرم افزار مدیریت مستندات BPMS
نرم افزار مدیریت مستندات سابقه تمام اسناد و مدارک گذشته سازمان را در خود نگهداری کرده و دسترسی مدیران به این اطلاعات را بی اندازه آسان کرده است. در این نرم افزار این امکان در اختیار مدیران سازمانی قرار داده شده است که برای کدگذاری اسناد از فرمول های منحصر به فرد استفاده شود. مدیران می توانند محل اجرای این کدهای را بر اساس نیاز های سازمانی خود مشخص کنند. در ادامه به برخی از موارد پر کاربرد کد گذاری های اختصاصی اشاره خواهیم گرد.
1.کدگذاری اسناد:
اسناد و مدارک اصلی ترین محتوای این نرم افزار به شما می آید. از این رو قابلیت کدگذاری این اسناد و مدارک از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. مدیران سازمان می توانند فرمول های کدگذاری انتخابی خود را برای اسناد به کار ببرند. در این کدگذاری ها خصوصیات مورد نظر مدیران سازمانی گنجانده خواهد شد. در این کد ها می توان اطلاعاتی از قبیل تاریخ ایجاد، عنوان سند، بخش ایجاد کننده سند ،تاریخ اعتبار سندو ... را گنجاند. در این صورت پس از ایجاد هر سند جدید کد های مربوط به سند در ذخیره سازی آن اعمال می شود. بدین ترتیب مدیران سازمانی می توانند در ادامه به سادگی با استفاده از کدگذاری ها و کلمات کلیدی اسناد مورد نظر خود را جستجو کنند.
2.شماره گذاری نامه ها:
با استفاده از این قابلیت نامه های اداری ثبت شده در شرکت بر اساس نام ارسال کننده، گیرنده، تاریخ- ارسال، موضوع نامه و ... کد گذاری می شود.
3.کد گذاری خدمات و محصولات:
با استفاده از این نرم افزار مدیران سازمانی برای جستجو و ذخیره سازی محصولات و خدمات خود از کد های دستوری سفارشی بهره ببرند.
4.تعیین تاریخ برای نگهداری اسناد:
برخی از اسناد سازمانی عمر مفید مشخصی در سازمان داشته و پس از مدت طولانی دیگر مورد استفاده قرار نمی گیرند. از این میان می توان به برخی از فرم های استخدامی و اداری و همینطور قانون نامه و نامه نگاری های خاص اشاره کرد. با وجود این نرم افزار اسناد و مدارکی از این قبیل به در زمان تعیین شده از سامانه حذف شده و زحمت جستجوی مدیران را به حداقل می رساند. در گذشته این نامه ها و فرم های تاریخ گذشته برای سالیان دراز در بایگانی ها می ماند و فضای بسیاری را اشغال می کرد.
نرم افزار مدیریت مستندات BPMS به عنوان یکی از انواع نرم افزار های مدیریت یکپارچه در سیستم اتوماسیون ادارای مورد استفاده قرار می گیرد. این نرم افزار تمام اسناد و مدارک و اطلاعات سازمانی را در خود گنجانده و به خوبی از این اطلاعات استفاده می کند. امنیت نگهداری از اطلاعات در این نرم افزار ها از کیفیت بسیار بالایی برخوردار است. از این رو مدیران سازمانی از این نرم افزار ها به شدت استقبال کرده اند. این نرم افزار ها جایگزین مناسبی بر یا بایگانی های گذشته هستند. با روی کار آمدن این نرم افزار ها دقت و سرعت نگهداری از اسناد به شدت بالا رفته است. از این گذشته مدیران سازمانی قادر هستند اسناد و مدارک سازمانی را بر اساس کدگذاری های مورد نظر خود ذخیره کرده و در هر زمان و هر مکانی به سادگی و تنها با مراجعه به این نرم افزار به تمام سوابق اسناد و مدارک سازمانی دسترسی پیداکنند.
