در تمامی کسب و کارها، مبحث مدیریت پروژه یک مبحث بسیار گسترده و مهمی است که باید توسط صاحبان کسب و کار و همچنین افراد یک سازمان یا مجموعه رعایت شود. در این راستا برای آن که امور در سازمان ها به بهترین شکل خود پیش برود، نرم افزار مدیریت پروژه توسط متخصصان و کارشناسان در این حوزه طراحی و ساخته شده است. به صورت کلی می توان اذعان داشت که به منظور راه اندازی کسب و کار و مدیریت امور و برنامه های روزمره و خاص سازمانی، به طور قطع نیازمند نرم افزار مدیریت پروژه خواهید بود.
امروزه نیز شرکت های بسیاری این نرم افزارها را طراحی کرده و در اختیار سازمان ها قرار داده اند به صورتی که شما عزیزان می توانید از آن ها برای انجام کارهای شرکت استفاده نمایید. برنامه ها و نرم افزارهایی که برای مدیریت پروژه و کنترل پروژه طراحی و ساخته شده اند، به بهبود عملکرد تیم و مدیریت تمام امور کاری کمک شایانی خواهند کرد. در این مقاله از وب سایت دایاوو قصد داریم تا به بررسی و تشریح نرم افزار مدیریت پروژه بپردازیم و اطلاعاتی را در این خصوص در اختیار شما عزیزان قرار دهیم. بنابراین برای کسب اطلاعات بیشتر تا انتهای این مطلب با ما همراه باشید.
تعریف نرم افزار مدیریت پروژه
برای آن که بتوانید با این نرم افزار آشنایی بیشتری داشته باشید، لازم است که کارکرد نرم افزار مدیریت پروژه را برای شما عزیزان تعریف کنیم. به صورت کلی نرم افزار مدیریت پروژه برنامه ای خاص است که به منظور آسان شدن کارهای تیمی و تمامی امور سازمان طراحی شده تا افرادی که در یک شرکت مشغول به کار هستند، بتوانند همکاری بهتر و موثرتری داشته باشند.
این نرم افزار خاص برای تمامی سازمان ها و شرکت ها از شرکت های کوچک و استارتاپی گرفته تا سازمان های بزرگ کاربرد دارد. برای انجام کارهای تیمی که به همکاری چندین نفر نیاز است، از این نرم افزار به منظور تکمیل کردن پروژه و به ثمر رساندن آن استفاده می شود. از جمله نکات بسیار مهمی که در خصوص نرم افزار مریت پروژه باید بدانید، به شرح زیر است:
- با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه سازمان شما می تواند وظایفی را به افراد تخصیص داده و یا چند مأموریت جدید را به آن ها بسپارد.
- اگر مدیر یک کسب و کار هستید و یا حتی کارمندی در شرکت هستید، با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه می توانید مهلت های زمانی که باید برای هر کار اختصاص داده شود را پیگیری کرده تا بدین ترتیب به این اطمینان برسید که آیا کارها به موقع انجام می شوند یا خیر.
- با استفاده از این نرم افزار می توان کل فرایند را از جایگاه مدیریت مرکزی کنترل نمایید.
- نرم افزار مدیریت پروژه برای کارکنان و مدیران بسیار کاربردی است به دلیل آن که به پیشرفت پروژه ها، دستیابی به اهداف تیمی و همچنین هماهنگ سازی وظایف مختلف کمک بسیاری خواهد کرد.
- یک نرم افزار مناسب و کاربردی برای مدیریت پروژه یک پکیجی از ابزارهای بسیار خاص را در اختیار درخواست کنندگان قرار می دهد که این امکان را برای آن ها فراهم می کند که منابع را توزیع، خروجی ها را کنترل، و حجم کار را مدیریت کنید
- نکته حائز اهمیت این است که استقلال امور هر کس و هر کارمند، یکی از بزرگ ترین و مهم ترین ویژگی های نرم افزار مدیریت پروژه به شمار می آید.
- شما نیز می توانید از نرم افزار مدیریت پروژه برای انجام وظایف مرتبط با پروژه ای بزرگ تر نیز بهره ببرید.
ویژگی های بسیار مهم نرم افزار مدیریت پروژه:
نرم افزار مدیریت پروژه از ویژگی های بسیار مهمی برخوردار است. از جمله ویژگی‌های بسیار مهم این نرم افزار کاربردی به شرح زیر می باشد:
- مدیریت پروژه های مختلف و متعدد
- تجزیه و تحلیل عملکرد تیم
- بررسی پیشرفت هر فرد یا کل تیم
- مرتب سازی پروژه ها با وظایف مربوط به هر فرد
- تقسیم پروژه‌ها در قالب وظایف متعدد
- تجزیه و تحلیل بهره وری
- ایجاد جدول زمانی
- برقراری ارتباط بین اعضای تیم
- راهبری کارکنان سازمان
- مدیریت کارایی استاد
- ایجاد تعادل میان پروژه ها و امور
- تقسیم اجزای پروژه
- گزارش گیری از اقدامات هر فرد یا هر کارمند
- ایجاد فضای مدیریتی برای خود و تاریخ سر رسید امور و کارها و ...
به صورت کلی می توان اذعان داشت که نرم افزار مدیریت پروژه، چیزی بالاتر از مدیریت وظایف و امور انجام شده است! به دلیل آن که این نرم افزار می تواند راه حل های بسیار کاربردی را در مقیاس هر پروژه پیش پای شما قرار دهد!
این نرم افزار بسیار قدرتمند در تمامی سازمان ها و شرکت ها مورد استفاده قرار می گیرد به صورتی که هیچ سازمانی در دنیا وجود ندارد که بدون این نرم افزارها بتواند به موفقیت های لازم و اهداف خود برسد. شما نیز به عنوان صاحب یک کسب و کار یا حتی کارمند یک شرکت، چه به دنبال راهی ساده برای سازمان دهی کارهای پروژه ای خودتان باشید و چه به دنبال سیستم درجه یک و قدرتمندی در سطح سازمانی باشید، باید یک نرم افزار عالی و کاربردی را انتخاب کرده تا با استفاده از ان امور خود را به نحو احسنت انجام دهید!
انواع نرم افزار مدیریت پروژه:
حال که در خصوص نرم افزار مدیریت پروژه با شما صحبت کردیم و ویژگی های مهم این نرم افزار را در اختیار شما قرار داده ایم، باید به بررسی انواع نرم افزار مدیریت پروژه (که تمامی نرم افزارهای دنیا در دسته ای از آن قرار می گیرند) را مورد بررسی قرار داده تا بدانید چه نرم افزاری برای کسب و کارتان مناسب می باشد. به صورت کلی انواع بسیار مختلفی از نرم افزار مدیریت پروژه در دنیا وجود داشته و دسته های مختلف ان به عمدتاً بر اساس محل نصب برنامه یا اندازه و میزان استفاده از برنامه موردنظر تقسیم بندی خواهند شد. در زیر به بررسی انواع نرم افزار مدیریت پروژه اشاره می کنیم:
نرم افزار مدیریت پروژه داخلی
یکی از انواع نرم افزارهای مدیریت پروژه، نرم افزارهای داخلی هستند که ویژگی های خاصی دارند. از این ویژگی ها می توان به صورت زیر اشاره داشت:
- این نرم افزار به صورت محلی در سرورهای سازمان نصب می گردد.
- در این نرم افزارها دسترسی شما به سیستم، صرفا به دستگاه های متصل به سرورهای داخلی تان محدود خواهد شد (به جز در شرایط خاص)
- از جمله انواع نرم افزار مدیریت پروژه داخلی می توان به جیرا (JIRA) و مایکروسافت پراجکت (Microsoft Project) اشاره داشت
نرم افزار مدیریت پروژه ابری
یکی دیگر از انواع نرم افزارهای مدیریت پروژه، نرم افزارهای ابری هستند. این نوع از برنامه ها به صورتی طراحی و ساخته شده اند که بر روی سرورهای ابری قرار بگیرند! از جمله نکاتی که درباره این نرم افزارهای ابری باید بدانید، به شرح زیر است:
- این نرم افزارها بر روی سرور ابری قرار می گیرند.
- کاربران و مشتریان سازمان شما می توانند در هر کجا که باشند، از طریق یک مرورگر تحت وب، به پروژه ها و امور مربوط به خود دسترسی داشته باشند.
- نرم‌افزار‌های مبتنی بر ابر همچنین می توانند شامل بعضی از نرم افزارهای مدیریت پروژه فردی نیز باشند.
- برخی از نرم افزارهای مدیریت پروژه از نوع داخلی، دارای نسخه های تحت وب نیز هستند.
- از جمله انواع نرم افزار مدیریت پروژه ابری می توان به ماندِی دات کام (monday.com)، رایک (Wrike)، آسانا (Asana)، پودیو (Podio)اشاره داشت.
نرم افزار مدیریت پروژه فردی
شایان ذکر است که دسته سوم از انواع نرم افزار مدیریت پروژه، نرم افزارهای مدیریتی فردی هستند. این نرم افزارها نیز با اهداف بسیار خاصی طراحی و ساخته شده اند از ویژگی های زیر برخوردار می باشند:
- نرم افزار مدیریت پروژه فردی برای افرادی مناسب است که نیاز محدودی به برنامه های مدیریت پروژه دارند.
- این نرم افزار برای افرادی که قصد دارند، پیش از شروع یک پروژه یا یک کار آن را به بهترین نحو ممکن بررسی و ارزیابی کنند، گزینه ای مناسب و کاربردی است.
- نرم افزارهای مدیریت پروژه فردی، تحت وب و کم حجم می باشند.
- برنامه های مدیریت پروژه فردی به اندازه‌ی سایر برنامه های کاربردی کامل تر نیستند و همچنین از امکانات متنوع و گسترده ای برخوردار نخواهند بود. اما به اندازه کافی برای افراد مختلف ساده و کاربردی و قابل فهم می باشد.
- یکی از مشهورترین نرم افزارهای مدیریت پروژه فردی نرم افزار ترلو (Trello) است.
نرم افزار مدیریت پروژه عمومی یا اِی پی آی باز
آخرین نمونه از نرم افزارهای مدیریت پروژه، نرم افزار مدیریت پروژه عمومی یا اِی پی آی باز می باشند. از جمله ویژگی های بسیار مهم این نرم افزارها به صورت زیر است:
- نرم افزارهای اِی پی آی باز این امکان را برای کاربران خود فراهم می نماید که بتوانند به نرم افزار موجود چیزی را بیافزایند
- نرم افزارهای اِی پی آی باز می توانند برای افرادی که برنامه مدیریتی مورد علاقه خود را پیدا کرده اند اما قصد دارند تا کمی مطابق با ترجیحات خود آن را تنظیم نمایند، گزینه مناسب و بسیار کاربردی است.
- این نوع از برنامه های مدیریت پروژه همچنین می‌توانند آزادی بیشتری در راه اندازی پروژه برای افراد به ارمغان بیاورند، به دلیل آن که افراد کاربر می توانند اجزای برنامه را متناسب با نیازهای تجاری خاص خود تنظیم نمایند.
- دو نمونه از مشهورترین نرم افزارهای اِی پی آی باز کلاریزان (Clarizen)، ترلو (Trello) پمی باشد.
کاربردها و مزیت های نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟
حال که در خصوص خود نرم افزارهای مدیریت پروژه اطلاعاتی را کسب کردید، باید کاربرد این نرم افزارها را نیز خدمت شما عزیزان شرح دهیم تا بتوانید با آن ارتباط بیشتری برقرار کنید و این نرم افزار را برای کسب و کار خود سفارش داده و از مزیت های بسیار مهم آن بهره مند گردید!
به صورت کلی باید بیان کرد که نرم افزارهای مدیریت پروژه، می توانند به امور بسیاری در خصوص مدیریت میانی رسیدگی نمایند و همچنین و برای نظارت بر شاخص های عملکرد کلی و مؤثر سازمانتان نقش بسیار حیاتی و مهمی را ایفا نمایند. شما به عنوان مدیر یک پروژه یا فردی که در یک سازمان مسئولیتی را بر عهده دارید، باید به این اطمینان برسید که پروژه های شما، که هریک به تنهایی یک سرمایه گذاری خاص محسوب می گردد، به بهترین شکل ممکن خود انجام می شوند! در ادامه به بررسی کاربردها و نحوه انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه می پردازیم تا بتوانید با این برنامه ارتباط بهتری برقرار کنید.
1)همکاری بسیار مناسب و کاربردی:
- نرم افزار مدیریت پروژه یک برنامه بسیار عالی برای سازمان ها و افرادی است که به صورت تیمی کار می کنند!
- با استفاده از این نرم افزار کاربران می توانند با یکدیگر در یک فضایی مشترک کار کنند بدون اینکه تمرکز کاری آن ها با خطر روبه‌رو گردد.
- رهبران هر تیم که در خصوص چندین امور بزرگ فعالیت دارند، نظارت همه جانبه ای بر پروژه های متعدد خود خواهند داشت.
- مدیران هر سازمان با استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه خواهند توانست بدون اثر منفی بر بهره وری اعضا، نظارت داشته و همه چیز را تحت کنترل داشته‌باشند
2)اشتراک گذاری اسناد:
- یکی از مزیت های بسیار مهم نرم افزار مدیریت پروژه، امکان اشتراک‌گذاری اسناد با سایر اعضای تیم و کار بر روی آن اسناد است.
- این مزیت و کاربرد این امکان را در اختیار شما قرار می دهد تا نرم افزارهای ذخیره سازی ابری شخص ثالث را در سیستم ادغام، کرده و همکاری از راه دور را سهل تر نمایید.
3)مدیریت مالی و هزینه ها:
- نرم افزارهای مدیریت پروژه امکانات گزارش دهی دقیقی را در اختیار کاربران خود قرار خواهند داشد.
- در این نرم افزارها قابلیت نمایش هزینه ها، شناسایی منابع هزینه های اضافی و ساده سازی زمان‌بندی تولید در نظر گرفته شده است.
4)گزارش دهی:
- نرم افزارهای مدیریت پروژه به کاربران خود این امکان را می دهد که قالب های گزارش خود را تنظیم نمایند.
- با استفاده از این نرم افزارها شما قادر خواهید بود تا داده هایی را که برای مجموعه ای از رویدادهای مهم به آن نیاز دارید، از نرم افزار دریافت کنید.
- گزارش دهی نرم افزار مدیریت پروژه برای شناسایی انواع شاخص کلیدی عملکرد (KPI) بسیار مفید کاربردی است.
5)سهولت در کاربرد و استفاده آسان:
- نرم افزارهای مدیریت پروژه دارای کاربری آسان و قابل فهم هستند
- هر کدام از نرم افزارهای مدیریت پروژه طراحی و رابط کاربری (UI) متفاوتی نسبت به یکدیگر دارند.
6)مستند سازی سهل تر:
- ارائه اسناد با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه آسان تر است.
- با استفاده از این نرم افزار قادر خواهید بود که از پروژه‌ها برای تحلیل و اجرای مجدد در آینده استفاده نمایید و همچنین راه حل های ارائه شده توسط تیم های قبلی را در پروژه های آینده نیز اعمال کنید.
سخن پایانی:
در این مقاله سعی کردیم تا در خصوص نرم افزار مدیریت پروژه اطلاعاتی را در اختیار شما عزیزان قرار دهیم. شما عزیزان نیز می توانید برای کسب اطلاعات بیشتر به وب سایت دایاوو مراجعه کرده و با کارشناسان و مشاوران در این خصوص مشورت نمایید.