به طور کلی راه اندازی یک کسب و کار فرآیند پیچیده ای است که هزینه های زیادی را به همراه دارد و استفاده از نرم افزارهای مدیریتی این شرایط را برای کنترل و مدیریت پیچیده ترین قسمت های فرآیند کسب و کار در اختیار شما قرار می دهد. علاوه بر این، این سیستم ها چندین امکان را برای برقراری ارتباط با افراد دیگر در اختیار شما قرار می دهند.
علاوه بر این، نرم افزار مدیریت به شما این امکان را می دهد که به طور کامل تغییرات هزینه کسب و کار خود را کنترل کنید و به نفع خود زمان بخرید.
اگر سیستمی که برای نحوه انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت پروژه خود استفاده می کنید با ابزارهای مناسب همگام سازی شده باشد، هزینه اضافی نخواهید پرداخت.امروزه مدیریت محدوده پروژه یکی از مهمترین ارکان هر سازمانی محسوب می شود. چابکی در فناوری اطلاعات، مدیریت کار از راه دور و مدیریت ریسک در مقایسه با پیش‌بینی‌های انجام شده در این زمینه، بیش از هر زمان دیگری اهمیت پیدا می‌کند.
با ما همراه باشید تا ویژگی های نرم افزار مدیریت عالی را درک کنید و بتوانید در کسب و کار خود به موفقیت بیشتری نسبت به قبل دست پیدا کنید. این مقاله برای صاحبان مشاغل و مدیرانی است که می خواهند بدانند برای مدیریت صحیح پروژه های تیمی به چه ویژگی هایی در یک سیستم مدیریت پروژه نیاز است و چه امکاناتی برای کار مورد نیاز است.ابتدا اجازه دهید به این سوال پاسخ دهیم که مدیریت پروژه چیست؟
در دنیای امروز، با رشد و گسترش کسب و کارها، مدیریت پروژه در سازمان ها و مؤسسات اهمیت بیشتری پیدا می کند. هر کسب و کاری باید در فرآیند مدیریت پروژه دارای تخصص و دانش باشد تا بتواند در سازمان خود مزیت رقابتی کسب کند. مدیریت پروژه شامل اصول و قواعدی است که نحوه شروع پروژه، نحوه اجرای آن و قوانین و برنامه های مورد نیاز برای اجرای آن را دیکته می کند. هر پروژه از ابتدا اهداف مشخصی دارد و مدیر پروژه با شناخت کامل ویژگی های پروژه و توانایی ها و قابلیت های تیم برای پیشبرد آن اهداف، برنامه های لازم را برای دستیابی به آنها تدوین می کند.
برای موفقیت، مدیران پروژه باید مسئولیت های زیادی مانند زمان ملاقات، برنامه ریزی و زمان بندی، مدیریت منابع، مدیریت بودجه و تجزیه و تحلیل گزارش را بر عهده بگیرند.
می توان گفت که حدود 77 درصد شرکت ها از سیستم های مدیریتی و 87 درصد شرکت های با عملکرد بالا از سیستم های مدیریت پروژه بهره می برند.
سیستم مدیریت پروژه چیست؟
یک سیستم مدیریت پروژه به مدیران پروژه در این زمینه کمک زیادی می کند و آنها را قادر می سازد تا وظایف مدیریتی را به بهترین شکل ممکن انجام دهند، از جمله برنامه ریزی برای شروع، نحوه اجرا و پایان.بنابراین، درک نحوه عملکرد نرم افزار مدیریت پروژه ضروری است. ابزارهای مدیریت پروژه شما را قادر می سازد تا برنامه ریزی کنید، درک کنید و در جریان کاری تیم خود شرکت کنید.
به طور کلی امکان برنامه ریزی، تعیین تکلیف و گزارش از ویژگی های اصلی نرم افزار مدیریت پروژه محسوب می شود. صاحبان مشاغل می توانند از ابزارهایی مانند چت داخلی یا ویژگی های پیام رسانی سیستم برای برقراری ارتباط با تیم های خود در مورد پروژه ها استفاده کنند. یک سیستم تعریف مدیریت پروژه که همکاری را بهبود می بخشد و گردش کار را ساده می کند و به شما امکان می دهد به راحتی فضای کاری خود را کاوش و پیمایش کنید، برای تیم شما مفید و مناسب است.
برای استفاده حداکثری از سیستم مدیریت پروژه، باید مطمئن شوید که سیستمی که انتخاب می کنید دارای ابزارها و ویژگی های مناسب است. با درک نیازهای تیم خود و نحوه عملکرد ویژگی های توصیف شده، می توانید مطمئن شوید که نرم افزار مدیریت پروژه مناسب را برای تیم خود انتخاب کنید. برای اطلاعات بیشتر در مورد آنچه در سیستم مدیریت پروژه باید به دنبال آن باشید، ادامه مطلب را بخوانید.به طور کلی، سیستم های مدیریت پروژه زیادی وجود دارد که به شما امکان می دهد فضای کاری خود را راحت تر مدیریت کنید.
اگر کسب و کار کوچکی دارید و به دنبال استفاده از بهترین نرم افزار های مدیریت کسب و کار برای کنترل دقیق امور کاری خود هستید، نرم افزار اتوماسیون اداری دایا نیاز شما را به خوبی رفع خواهد کرد و می توانید به راحتی از این نرم افزار استفاده کنید.
ویژگی های نرم افزار مدیریت پروژه
ابزارهای برنامه ریزی و مدیریت وظایف
راه های زیادی برای کنترل گردش کار تیم شما وجود دارد. ابزارهای تجسم مانند نمودارها، جدول‌های زمانی و تابلوهای کانبان به شما تصویر واضحی از وظایف و پروژه‌هایی که اعضای تیم شما انجام داده‌اند، روی آنها کار می‌کنند و کارهایی که هنوز انجام نشده است به شما می‌دهند. استفاده از ابزارهای برنامه ریزی و سازماندهی وظیفه شما باید آسان باشد زیرا آنها پایه و اساس مدیریت پروژه هستند و به شما این امکان را می دهند که وظایفی را به تیم خود اختصاص دهید و درک کنید که هر فرد برای رسیدن به اهداف تیم باید چه کاری انجام دهد.
ابزار همکاری تیمی
ابزارهای همکاری تیمی مخصوصاً در صورتی که مترجمان آزاد یا کارمندان از راه دور دارید مفید هستند. زیرا فضای دیجیتالی در اختیار شما قرار می‌دهد که در آن شما و تیمتان می‌توانید ایده‌ها و فایل‌ها را با یکدیگر به اشتراک بگذارید و درباره موضوعات بحث کنید. ابزارهای همکاری می توانند شامل تابلوهای گفتگو، سیستم های اشتراک گذاری فایل یا قابلیت های پیام رسانی باشند.ابزاری که در صورت ادغام در سیستم مدیریت کار شما می تواند عملکرد مدیریت را بهبود بخشد.
در واقع، به جای استفاده از یک ابزار پیام‌رسان عمومی مانند واتس‌اپ یا تلگرام یا حتی یک ابزار اختصاصی مانند اسلک، می‌توانید از خود سیستم به‌عنوان یک کل استفاده کنید، مثلاً با پیوست کردن فایل‌های مورد نیاز برای هر کار به همان کار، و داشتن مکالمات مرتبط مانند نظر دادن در همان کارت مربوط به یک کار، ردیابی و دسترسی به آن را بسیار آسان می کند و اعضای تیم هرگز گم نمی شوند. در واقع مدیریت یک سیستم مدیریت شغل است که همه این امکانات را فراهم می کند.
امکان برقراری ارتباط با سایر سیستم ها
تعامل با سایر برنامه ها گردش کار شما را ساده می کند، بنابراین نیازی به جابجایی بین چندین برنامه ندارید. با داشتن همه چیز در یک مکان برای سازماندهی و متصل نگه داشتن شما در زمان خود صرفه جویی کنید.
امکان گزارش در هر زمان
شما و تیمتان باید همیشه به‌روز باشید، با گزارش‌دهی سریع و فوری می‌توانید فوراً از پیشرفت پروژه، مهلت‌های از دست رفته یا هرگونه تغییر در پروژه‌های در حال انجام مطلع شوید و قبل از تبدیل شدن به مسائل جدی، مشکلات و کمبودهای موجود را برطرف کنید.
ردیابی و مدیریت زمان
زمانی که زمان پایان پروژه مشخص باشد، جایی برای زمان تلف شده وجود ندارد. دانستن اینکه تیم شما چقدر زمان صرف کارهای و پروژه های خاص می کند می تواند برای برنامه ریزی شما بسیار مفید باشد. ردیابی زمان یک ویژگی کلیدی است که می تواند به شما کمک کند تشخیص دهید کدام اعضای تیم به راهنمایی مدیریت بیشتری نیاز دارند. این ابزارها که اغلب ویژگی‌های مهم در نظر گرفته می‌شوند، سطح معینی از پیشرفت پروژه را برجسته می‌کنند و حتی به شما کمک می کنند ساعت های قابل پرداخت را محاسبه کنید و نوع کاری که کارگرانتان انجام می‌دهند را پیگیری کنید.
پس با انتخاب سیستم مدیریت کار که تمامی این امکانات را در اختیار شما قرار می دهد، می توانید بدون از دست دادن اطلاعات، روند پروژه را به صورت متمرکز رصد کنید و مطمئن شوید که چیزی را فراموش نکرده اید.یک سیستم مدیریت کار و پروژه قطعا نقش بسیار موثری در بهبود بازده کاری شما خواهد داشت. با گذشت زمان، حتی یک درصد افزایش در بهره وری می تواند تاثیر زیادی بر آینده یک شرکت داشته باشد.
نرم افزار اتوماسیون اداری
هدف از استانداردسازی فرآیندهای کسب و کار این است که آنها را مرتب نگه داریم تا هرکسی کارها را مطابق سلیقه خود انجام ندهد یا نیازی به تفکر و ابداع روش هایی برای انجام کارها نداشته باشد. نرم افزار اصلی مورد استفاده برای استانداردسازی فعالیت های اصلی سازمانی، نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار اتوماسیون مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) است که وظایف تکراری را تعریف، استاندارد و خودکار می کند. اما همواره بخشی از فعالیت سازمانی مانند مکاتبات اداری وجود دارد که اغلب از استانداردهای خاصی پیروی نمی کند و مبدا و مقصد آن مشخص نیست. اتوماسیون اداری یا اتوماسیون ارتباطی ابزاری برای سازماندهی و سیستماتیک کردن این فرآیندها است.
در واقع، در حالی که مکاتبات اداری مورد به مورد است و نیاز به مشارکت کاربر دارد، اتوماسیون اداری می تواند فرآیند ارسال و ردیابی آنها را استاندارد کند.از این نظر، تفاوت بین اتوماسیون اداری و BPMS در این است که عملکرد کارهای تکراری را بدون فرآیندهای منظم استاندارد می کند. این فعالیت ها ممکن است شامل تمام جلسات، ایمیل ها، مکالمات آنلاین و سایر ارتباطاتی باشد که به صورت استاندارد ارسال و ردیابی نمی شوند. بنابراین، کارکرد اصلی اتوماسیون اداری، سیستماتیک کردن فرآیند گردش نامه و روش های ردیابی است، به طوری که کاربران می توانند از برنامه های خاص برای ارسال و ردیابی نامه ها و بهبود کارایی استفاده کنند.
معیارهای مهم برای انتخاب نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار
نرم افزار BPM یک ابزار اتوماسیون است که به سازمان ها اجازه می دهد فرآیندهای تجاری خود را دیجیتالی کنند. با استفاده از این نرم افزار، سازمان ها می توانند مراحل مختلف فرآیند را ترسیم کنند و گردش کار را ساده کنند. این گردش کار توالی خاصی از عملیات را برای پرسنل مناسب فراهم می کند. به این ترتیب، همه افراد درگیر در این فرآیند می دانند که چه کاری انجام دهند. به عبارت دیگر، نرم افزار حسابداری پروژه ای فرآیندهای کسب و کار، فرآیندهای کسب و کار را برای بهبود عملکرد سازمانی و کاهش خطر تنگناها و ناکارآمدی ها پیاده سازی یا مدیریت می کند.پیاده سازی و به کارگیری نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار بسیار پیچیده تر از آن چیزی است که در ابتدا به نظر می رسد. به علاوه پروژه های BPM در یک سازمان بسته به میزان بلوغ سازمان از نظر فرآیندها می توانند از نظر زمان بندی و اجرا حالت های مختلفی داشته باشند.
برای اینکه با انتخاب عجولانه نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار با مشکلات بعدی مواجه نشوید، از آنجایی که شرکت های تولید کننده نرم افزار در بازار زیاد هستند، باید در هنگام انتخاب برنامه ریزی دقیقی انجام داد. بدون شک این تصمیم تا حدودی دشوار است زیرا با توجه به تنوع و تعداد پیمانکاران نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار، ویژگی های مهم در انتخاب پیمانکار شامل اطلاعات قیمت، اطلاعات توانایی های پیمانکار، فناوری های مورد استفاده پیمانکار و سیستم عامل های پشتیبانی شده، قابلیت ادغام نرم افزار با سایر نرم افزارهای سازمان اعم از متن باز یا غیر متن باز و موارد دیگری که باید بررسی شوند.
یکی از بهترین نرم افزارهای مدیریت کسب و کار ایرانی برنامه نرم افزار اتوماسیون اداری دایا است که مزایای زیادی برای شما دارد. با کمک این نرم افزار شرکت های مختلف می توانند برنامه ای هدفمند و دقیق برای کسب و کار خود تهیه کنند و به سوددهی بالایی دست یابند.
با کمک نرم افزار مدیریت کسب و کار و نرم افزار اتوماسیون اداری دایا می توانید تمامی جنبه های کسب و کار خود مانند تولید محصول، فروش و خدمات پس از فروش به مشتریان را به بهترین نحو مدیریت کنید. به این ترتیب نرم افزار مدیریت کسب و کار و نرم افزار اتوماسیون اداری دایا به شما کمک می کند تا مشکلات موجود در کسب و کار خود را شناسایی کرده و به موقع آنها را حل کنید.
یکی از مزیت های اصلی نرم افزار مدیریت کسب و کار و نرم افزار اتوماسیون اداری دایا این است که در صورت استفاده از آن دیگر نیازی به استفاده از نرم افزارهای دیگر نخواهید داشت. همچنین تمامی اطلاعات کسب و کار و مشتریان شما کاملا امن خواهد بود.
کلام آخر
لازم به ذکر است که مدیریت پروژه در سازمان ها و موسسات امری حساس و ضروری تلقی می شود و به روش های مختلفی انجام می شود. سیستم های مدیریت پروژه ای که بر روی پلتفرم های اینترنتی وجود دارند در این زمینه به خوبی عمل می کنند، اما نکته حائز اهمیت این است که این برنامه ها هیچ کارکردی جز مدیریت پروژه های تعریف شده ارائه نمی دهند، بنابراین باید با دقت انتخاب شوند.
عدم رعایت اصول مدیریت پروژه به معنای شکست برنامه های شماست. به دلیل بحران و مشکلاتی که در پروژه وجود دارد، به خاطر انجام هیچ کاری نیست، بلکه به این دلیل است که وقت گرانبهای خود را صرف کارهای غیر ضروری می کنید. بنابراین، شما باید اولویت ها را مدیریت کنید.