نرم افزار پرسنلی و احکام پرسنلی یکی از ملزومات هر سازمان و اداره ای به شمار می آید. بدون استفاده از چنین نرم افزاری سازمان از نظم و کیفیت مناسبی برخوردار نخواهد بود. شاید در آغاز کار یک سازمان یا اداره نبود چنین نرم افزاری چندان احساس نشود. اما زمانی که سازمانی از بخش های مختلف و کارکنان بیشماری تشکیل شده باشد لزوم برخورداری از چنین نرم افزاری به شدت احساس می شود. این نرم افزار هسته اولیه سازمان را تشکیل می دهد. با استفاده از این نرم افزار تا حد زیادی در وقت و هزینه های سازمان صرفه جویی می شود. چنین نرم افزاری بدون نیاز به اتلاف نیروی انسانی بسیاری از اقدامات متداول و جاری سازمان را به انجام می رساند.
نرم افزار پرسنلی و احکام پرسنلی تمام اطلاعات پرسنلی را با دقت گردآوری کرده و در اختیار امور مالی قرار می دهد تا دیگر نیازی به محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل، آن هم به شیوه های قدیمی نباشد. بدون وجود چنین نرم افزاری محاسبه حقوق و دستمزد هر یک از کارکنان کار بسیار زمان گیر و طاقت فرسا بود. اما دیگه نیازی به صرف این میزان انرژی نخواهد بود. این نرم افزار با قابلیت های بی نظیر خود کیفیت و سرعت انجام امور سازمانی را به شدت افزایش داده است. این نرم افزار با سرعت پردازش بسیار بالا تمام اطلاعات پرسنلی کارکنان سازمان را در مجموعه ای منسجم و با دقت مثال زدنی بایگانی می کند. با وجود چنین ساز و کاری هیچ یک از اطلاعات کارکنان از قلم نیفتاده و در هیاهوی کارهای سازمانی پراکنده نمی شوند.
دستیابی به اهداف کارگزینی با استفاده از نرم افزار پرسنلی و احکام پرسنلی
این نرم افزار نوعی نرم افزار مدیریتی یکپارچه به شمار می آید. نیاز به نرم افزارهایی از این دست در سازمان های امروزی به شدت احساس می شود. نرم افزار های مدیریتی یکپارچه در پاسخ به نیاز های مدیران سازمانی به وجود آمدند. سازمان عموما اداراتی بسیار بزرگ هستند که شمار زیادی از افراد با تخصص ها متفاوت را در خود گنجانده اند. تعداد افراد در این سازمان ها به قدری زیاد است که شاید ریاست سازمان تمام افراد شاغل در سازمان را ملاقات نکرده باشد.
در چنین سازوکاری است که نیاز به برنامه مدیریتی منسجمی به شدت احساس می شود. مدیران سازمانی تحت هیچ شرایطی زمان کافی برای رسیدگی به حساب ها و امور پرسنلی را در اختیار نخواهد داشت. مدیران با وظایف سنگین و تصمیم گیری های حساسی روبرو هستند که به تمرکز و دقت بالایی نیاز دارد. اما شما به عنوان مدیر یک سازمان طبیعتا به دنبال راهی برای زیر نظر داشتن بخش های مختلف سازمان خود هستید. در یک سازمان هرروز فعالیت ها و اتفاقات متفاوتی در حال وقوع است. مدیریت باید از انجام وظایف و نحوه انجام وظایف اطلاع داشته باشد.
بیایید واقع بین باشیم هیچ مدیری قادر نخواهد بود تا در ضمن انجام وظایف و فعالیت های روزانه خود به تمام بخش های سازمانی مراجعه و اقدامات کارکنان را زیر نظر گرفته و در نهایت با مراجعه به امور مالی بر محاسبات مربوط به حقوق و مزایای کارکنان نیز نظارت داشته باشد. چنین کاری غیر ممکن است. از این رو نرم افزارهای مدیریت یکپارچه به شدت مورد استقبال مدیران قرار گرفته اند. این نرم افزار به چشم ها و گوش های مدیران تبدیل شدند تا جایی که دیگر رسیدگی به کارهای سازمانی بدون استفاده از چنین نرم افزارهایی غیر ممکن به نظر می رسد. نرم افزار پرسنلی و احکام پرسنلی یکی از این نرم افزارها است که با رسیدگی به اطلاعات پرسنلی تمام امور مربوط به پرسنل را مدیریت می کند.
کاربردهای نرم افزار پرسنلی و احکام پرسنلی
این نرم افزار با استفاده از یافته های علوم انسانی از شیوه ای مدیریتی بهره می برد که به شدت مورد توجه مدیران هستند. مدیران می توانند به سادگی و با بررسی اطلاعات موجود در این نرم افزار، مسیر فعالیت های آتی سازمان را ترسیم کنند. آن ها برای دستیابی به اهداف سازمانی نیازمند دسترسی به اطلاعات جامع و کاملی دارند. این نرم افزار با اطلاعات جامعی که در اختیار مدیران قرار می دهد دستیابی به آینده ای درخشان را به کلی ممکن ساخته است. از این گذشته استفاده از چندین نرم افزار برای ثبت و بررسی اطلاعات پرسنلی به شدت کاربرد دارد. مدیران می توانند با استفاده از چنین نرم افزاری به اطلاعات مربوط به هر یک از کارکنان دسترسی پیدا کنند.
تمام اطلاعات پرسنلی کارکنان از قبیل ماموریت ها، مرخصی ها، تشویقی ها، هدایا، سوابق درمانی و بیمه ای، دوره ای تخصصی آموزشی گذرانده شده، سوابق کاری، علایق و تمام اطلاعات پرسنلی کارکنان خود دسترسی داشته باشند. این نرم افزار به کمک مدیران اجرایی منابع انسانی سازمان ها آمده و کنترل امور را به دست آن ها می دهد این مدیران با صرف کمترین زمان ممکن می توانند به اطلاعات مورد نظر خود دسترسی پیدا کنند. مدیریت اطلاعات مربوط به هر کدام از پرسنل دیگر کار چندان دشواری نخواهد بود.
این نرم افزار با دسترسی به تمام اطلاعات پرسنلی افراد حقوق و دستمزد هر یک از کارکنان را به دقت محاسبه کرده و تمام نکات و ویژگی های منحصر به فرد مربوط به هر یک از کارکنان را به دقت در نظر خواهد گرفت. این نرم افزار با درنظر گرفتن میزان مرخصی هر یک از کارکنان حقوق و دستمزد مربوط به آن فرد را در نظر می گیرد. این نرم افزار با محاسبه دقیق حقوق هر یک از افراد فیش حقوقی پرسنل را صادر می کند. بدین ترتیب این نرم افزار با نگهداری اطلاعات مربوط به هرکدام از پرسنل انجام امور پرسنلی را به شدت افزایش می دهد.
امکانات پرسنلی در نرم افزار پرسنلی و احکام پرسنلی
این نرم افزار ویژگی های بیشماری را در اختیار کارکنان قرار می دهد. این نرم افزار از جمله نرم افزار های مدیریتی یکپارچه است. از این میان می توان به امکانات زیر اشاره کرد:
- سوابق کاری هر یک از پرسنل در نرم افزار قابل رویت خواهد بود.
- سوابق تحصیلی و دوره های آموزشی در این نرم افزار نگهداری می شود.
- تمام مدارک و سوابق پرسنلی به دقت طبقه بندی می شوند.
- وضعیت تاهل و افراد تحت تکفل هر کدام از پرسنل در نرم افزار قابل رویت هستند.
- امکان تهیه فایل پشتیبان به صورت دستی
- امکان جستجوی موارد مورد نظر
- استفاده از وب سرویس و ایجاد ارتباط با دیگر نرم افزارهای سازمانی
- مشخصات مربوط به محل تولد و اطلاعات شناسنامه ای افراد در نرم افزار گنجانده می شود.
- رسته، رتبه و رشته افراد مشخص خواهد شد
- شغل، سمت و چارت سازمانی افراد در این نرم افزار مشخص می شود.
- میزان و نوع حقوق دریافتی کارکنان در این نرم افزار گنجانده می شود.
- صدور حکم کارگزینی با در نظر گرفتن پست های سازمانی به انجام می رسد.
- این نرم افزار در یکپارچگی و هماهنگی با نرم افزارهای حضور و غیاب ها و سایر نرم افزارهای مدیریتی یکپارچه قرار دارد.
- مجموعه نرم افزار آفیس به خوبی در این نرم افزار قابل اجرا می باشد و تمام اطلاعات را می توان در قالب فایل های آفیس در نرم افزار بارگذاری و یا از آن استخراج کرد.
فقدان نرم افزار پرسنلی و احکام پرسنلی چه مشکلاتی را به وجود می آورد؟
یکی از اصلی ترین دغدغه های تمام سازمان ها و شرکت های بزرگ بایگانی و ذخیره اطلاعات مربوط به هر کدام از کارمندان است. نگهداری اطلاعات پرسنلی کارکنان و طبقه اطلاعات گردآوری شده از اهمیت بسیار بالایی برخوردار بوده و سرعت انجام کارها را به شدت افزایش می دهد. در این صورت اگر نرم افزار های مدیریتی یکپارچه ای برای ثبت این اطلاعات در سازمان ها وجود داشته باشد، مشکلات و درگیری های بسیاری را در مسیر دستیابی به اهداف سازمانی به وجود خواهد آورد. از جمله این اشکالات می توان به این موارد اشاره کرد:
- مدیران قادر به محاسبه حقوق و مزایای کارکنان بر اساس قوانین فرم پرسنلی در نرم افزار حقوق و دستمزد نخواهند بود.
- میزان دسترسی و کنترل اطلاعات پرسنلی بدون استفاده از این نرم افزار کاری سخت و زمان بر خواهد برد.
- امکان پشتیبانی از اطلاعات بایگانی وجود نخواهد داشت انجام چنین کاری نیازمند برنامه ریزی و صرف زمان زیادی خواهد بود.
- بدون استفاده از این نرم افزار امکان پردازش اطلاعات وجود نخواهد داشت.
- بدون حضور چنین نرم افزاری مدیران به برنامه نویسان متکی بوده و برای ساخت نرم افزار خود مدام در جستجوی یک برنامه نویس مناسب خواهد بود.
اهمیت استفاده از نرم افزار پرسنلی و صدور احکام پرسنلی
این نرم افزار از طراحی بسیار ساده ای برخوردار بوده و تمام ویژگی های مورد نیاز سازمانی را در خود گنجانده است. این نرم افزار با طراحی بسیار کامل خود بسیار کاربر پسند طراحی شده است. این نرم افزار کاملا تحت وب اجرا شده و امکانات بسیاری را در اختیار مدیران سازمانی قرار می دهد. این نرم افزار فیلد های اطلاعاتی منحصر به فردی را در خود گنجانده است و امکان تعریف فیلدهای اطلاعاتی متفاوت را نیز در اختیار مدیران قرار می دهد. مدیران می توانند با طراحی فرمول های محاسباتی برای تخصیص مزایا و احکام قرارداد پرسنلی از امکانات این نرم افزار بهره ببرند. طراحی فرم های چاپی و امکان انتخاب طرح های مورد نظر برای دریافت گزارش ها نرم افزار از دیگر ویژگی های این نرم افزار است. محیط نرم افزار تمامی ویژگی های مورد نیاز مدیران را در مجموعه ای زیبا و کاربر پسند در خود گنجانده است. موتورهای پردازش گر فرمول های محاسباتی حرفه ای و گزارش ساز قدرتمند ابزار های بسیار توانمندی را در اختیار مدیران سازمان ها قرار می دهند. با استفاده از این امکانات مدیران می توانند با توجه به نیازهای خود نظام های پرداخت و صدور احکام متفاوتی را به کار بگیرند.
نظام های پرداخت در نرم افزار پرسنلی و صدور احکام پرسنلی
برخی از نظام های پرداخت که در این نرم افزار پیاده سازی شده اند را در ادامه می خوانیم:
- نظام پرداخت هماهنگ
- طرح طبقه بندی مشاغل بر اساس شرکت ها، بیمارستان ها، ارگان ها و سازمان ها ....
- نظام امتیاز دهی بانکی
- نظام های خاص سازمانی و شرکتی متفاوت
- نظام مدیریتی خدمات کشوری
وب سرویس در نرم افزار پرسنلی و صدور احکام پرسنلی
یکی از اصلی ترین و مشخص ترین ویژگی های سازمان های امروزی استفاده از نرم افزار های مدیریتی یکپارچه است. نرم افزار پرسنلی نیز یکی از این نرم افزار های مدیریت یکپارچه به شمار می آید. نرم افزار فوق ویژگی های بسیار ارزشمندی را برای مدیران مجموعه به ارمغان می آورد. این نرم افزار در ارتباط مستقیم با سایر نرم افزار های مدیریتی سازمان در ارتباط است. تمام اطلاعات موجود در این نرم افزار در اختیار تمام بخش ها و نرم افزارهای مدیریتی قرار داده می شود. پرسنل سازمانی برای تکمیل اطلاعات پرسنلی خود می توانند از این نرم افزار بهره ببرند. اطلاعات پرسنلی با تمام نرم افزارهای منابع انسانی در میان گذاشته می شود.
پرسنل با مراجعه به این نرم افزار تمام اطلاعات مورد نیاز مدیریت را در نرم افزار درج می کنند. مدیران سازمانی نیز از گزارش ها و مقایسه های موجود در نرم افزار به بررسی اطلاعات موجود می پردازد. مدیریت می تواند با استفاده از این نرم افزار کارگزینی و صدور احکام را در تمام سازمان زیر نظر داشته باشد. این نرم افزار صدور احکام و قراردادهای پرسنلی را مشاهده کند و در صورتی که به اطلاعات جامع تری نیاز باشد، درخواست تکمیل اطلاعات را ارسال کند. این نرم افزار برای به اجرا در آمدن قوانین و مقررات سازمانی و کشوری به یاری مدیران می آید. این نرم افزار اطلاعات اسکن شده پرسنل را در اختیار سایر نرم افزارهای سازمان نیز قرار داده می شود.
این نرم افزار از جمله نرم افزارهای وب سرویس تلقی می شود. این نرم افزار با تمام نرم افزار های سازمانی در اشتراک بوده و اطلاعات پرسنلی را با دیگر بخش های سازمان به اشتراک می گذارند. تمام اطلاعات مربوط به پرسنل ها از سوابق کاری، سوابق تحصیلی، سوابق بیمه، دورهای آموزشی، وضعیت تاهل و غیره را در دسته بندی های مختلفی قرار می دهد. این نرم افزار از میزان زمان و هزینه مصرفی در سازمان می کاهد. اطلاعات مربوط به مرخصی ها، تشویقی ها، مزایا ، هدایا، وظایف و مسئولیت ها نیز در اختیار مدیران قرار داده می شود. این اطلاعات به مدیریت این امکان را می دهد که اقدامات لازم برای دستیابی به اهداف سازمانی را در نظر بگیرند. امور مالی و محاسبه های حقوق سازمانی نیز با استفاده از اطلاعات مالی پرسنل فیش حقوقی صادر شده توسط این نرم افزار را به اجرا درمی آورند.
جهت کسب اطلاعات بیشتر به سایت بیزینس سافت ور مراجعه نمایید.
