نرم افزار کنترل پروژه فرآیند جمع آوری و ارزیابی داده های مربوط به هزینه و زمان بندی برای اندازه گیری پیشرفت پروژه است. این شامل درک اهداف پروژه و تعریف معیارهایی است که به وسیله آن پیشرفت را می توان ارزیابی کرد، نظارت بر عملکرد کارکنان داشت و اقدامات اصلاحی در صورت نیاز برای اطمینان از اینکه پروژه در مسیر باقی می ماند، انجام داد. هدف اصلی کنترل پروژه این است که مدیر پروژه و حامی مالی را قادر سازد تا تصمیماتی را که از دانش و درک دقیق واقعیت برگرفته است، با هدف رسیدن به یک پروژه موفق اتخاذ کنند. از آنجا که کنترل یکپارچه پروژه برای اتخاذ تصمیمات مبتنی بر داده و واقعیت صورت می گیرد، لذا باید این موارد در هر مرحله از چرخه عمر پروژه اجرا شود. در اینجا می توانید از نرم افزار اتوماسیون اداری و حسابداری دایا برای فعالیت های خود استفاده کنید.
یک نرم افزار مدیریت پروژه خوب چیست؟
وقتی نوبت به اجرای کنترل پروژه می رسد، تیم شما ممکن است افکار و ایده های متفاوتی در مورد نحوه برخورد با مسائل داشته باشد. اینجاست که نرم افزار کنترل پروژه وارد می شود. طرح کنترل پروژه چارچوب یا مجموعه ای از دستورالعمل ها را در مورد نحوه کنترل پروژه ارائه می دهد. این شامل فرآیندها، سیستم ها و ابزارهای خاصی است که کنترل کننده پروژه از آن استفاده خواهد کرد.
- سیستم کنترل پروژه چیست؟
سیستم کنترل پروژه، شامل افراد، فرآیندها و ابزارهایی است که به شناسایی و انتقال معیارهای موثر جهت بهبود بهتر پروژه کمک می کنند. یک سیستم کنترل پروژه مانند یک رادار برای پروژه های شما است، بلافاصله پس از شناسایی خطر، شما از آن آگاه می شوید. کنترل پروژه فرایندی مهم و تاثیرگذار است، زیرا داده های مورد نیاز برای تصمیم گیری و موفقیت پروژه را فراهم می کند.
نرم افزار کنترل پروژه یک پروژه را در مسیر واقعی خود نگه می دارد. وقتی همه چیز کاملاً درست نیست و یک پروژه شروع به کنار رفتن می کند، کنترل ها به شما یک علامت هشدار اولیه ارائه می دهند تا بتوانید در سریع ترین زمان ممکن همه چیز را تنظیم کرده و سر و سامان دهید. پروژه ها به ندرت طبق برنامه پیش می روند. همه چیز به طور مداوم تغییر می کند، چه اعضای تیم، چه انتظارات مشتری یا پیچیدگی های پیش بینی نشده که بر برنامه های شما تأثیر می گذارد.
- آشنایی با سیستم کنترل پروژه
نحوه انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت پروژه اقداماتی هستند که شما به عنوان مدیر پروژه انجام می دهید و مستنداتی که برای حفظ پروژه های خود در مسیر خود استفاده می کنید. آنها مجموعه ای از ابزارها هستند که به شما کمک می کنند تا محصولات پروژه را با موفقیت تولید کنید. هدف یک سیستم کنترل پروژه، به حداقل رساندن شکاف بین برنامه ریزی پروژه و اجرای پروژه برای دستیابی به اهداف پروژه، یعنی هزینه، زمان و محتوا است. در عمل، بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه نظارت بر شاخص های عملکرد کلیدی پروژه، مانند هزینه و زمان‌بندی را دارد. با توجه به معیارهای گفته شده، کنترل پروژه می تواند به مدیران پروژه در پیش‌بینی مسائل و فرصت‌ها کمک کند.
به عنوان مثال، اگر پروژه شما جلوتر از برنامه زمان بندی شده و یا کمتر از قیمت تمام شده است، می توانید کمی بیشتر برای افزایش کیفیت هزینه کنید. اگر بودجه محدود به نظر می رسد، می توانید راه هایی را برای کاهش نقاط ضعف در سایر زمینه ها شناسایی کنید، مانند جایگزین کردن یک منبع هزینه کمتر برای تولید محصولات بهتر. نرم افزار اتوماسیون اداری و حسابداری دایا می تواند به شما در این زمینه کمک فراوانی کند.
مهم ترین مزایای استفاده از نرم افزار کنترل پروژه
در اینجا لیستی از 5 مزیت بزرگ استفاده از نرم افزار کنترل پروژه آورده شده است:
1 - استانداردسازی فرآیندها
برای اینکه بتوانید در امر رسیدگی به پروژه های مختلف، پاسخ ها را سریع و آسان بیابید، باید بدانید کجا را ببینید و بررسی کنید. حتی سازمان های بزرگی که مجبورند پروژه های متعددی را با هر اندازه ارائه کنند، هنوز به شدت به صفحات گسترده اکسل متکی هستند. مکان یابی داده های مناسب در میان تعداد زیادی صفحه گسترده می تواند زمان بر باشد. همچنین، مستلزم کارهای دستی زیادی است که حاشیه قابل توجهی برای خطاها و فرآیندهای قطع شده برای بودجه بندی پروژه، پیش بینی و اندازه گیری عملکرد باقی می گذارد.
استفاده از نرم افزار کنترل پروژه می تواند به شما در استانداردسازی فرآیندهای کاری، سازماندهی کلان داده ها، ذخیره اسناد خود در یک مکان متمرکز و موارد دیگر کمک کند. استفاده از یک مکان متمرکز، ایجاد الگوهایی با داده های خاص را امکان پذیر می سازد که به راحتی توسط هر پروژه جدید قابل استفاده مجدد باشد. این همچنین می تواند دسترسی آسان به هر عضو تیم را تسهیل کند و با به اشتراک گذاری اسناد، جدول زمانی و به روز رسانی وضعیت به همکاری درست بین کارکنان کمک کند.
2 – ارائه سیستم های یکپارچه
سفارشات خرید، زمان بندی، داده های پیشرفت و... ممکن است از چندین سیستم مختلف مانند سیستم های مالی، مدیریت پروژه آنلاین یا سیستم های ERP انجام شوند. تراز کردن داده ها، زمانی که از منابع مختلف می آیند، می تواند مشکل ساز باشد. یک پروژه نرم افزاری مناسب، امکان ادغام خروجی این سیستم ها را در یک ابزار موثر فراهم می کند و در زمان صرفه جویی می کند.
3 - سنجش عملکرد
نظارت مستمر برای ارائه عملکرد درست به تیم پروژه و ذینفعان امری حیاتی است. استفاده از نرم افزار کنترل پروژه این فرآیند را با استفاده از داده های ورودی برای تولید نمودار جریان نقدی، هزینه های فاز زمانی و ارائه معیارهای پروژه، ساده می کند. با این رویکرد پیشگیرانه، می توانید بدانید که چه کاری انجام شده است، چه کاری باید انجام شود و آیا اقدامات اصلاحی لازم است یا خیر. بنابراین، می توانید به راحتی از افزایش بودجه و عوامل دیگر جلوگیری کنید. با استفاده از نمایش گرافیکی نمودارها و معیارها، می‌توانید گزارش ها را بدون زحمت بازتولید کنید و شاخص های کلیدی عملکرد را به هیئت های مدیریت ارائه دهید.
4 - مدیریت تغییر
تغییرات در هر پروژه به دلیل عوامل داخلی یا خارجی رخ می دهد و می تواند در وضعیت های مختلف (پیش بینی شده، در انتظار، تایید، رد و غیره) باشد. هر زمان که تغییری صادر می شود باید دسته بندی و ثبت شود. تجزیه و تحلیل پروژه نیز باید انجام شود و در نهایت تغییر اعمال شده بر بودجه پروژه منعکس می شود. ثبت تغییرات در نرم افزار کنترل پروژه، هزینه اختصاصی مدیریت تغییر را آسان می کند و اثربخشی کنترل های پروژه را افزایش می دهد.
5 - برآورد هزینه و کنترل هزینه
برای کنترل مؤثر یک پروژه، به یک خط پایه محکم نیاز دارید که براساس آن بتوان پیشرفت را اندازه گیری کرد. این خط مبنا از طریق تخمین شکل می گیرد. اتصال تخمین هزینه و کنترل های پروژه در یک ابزار نرم افزاری، مدیریت داده ها را به حداقل می رساند و کارایی فرآیندهای کاری شما را افزایش می دهد. بنابراین، یک حلقه بازخورد ایجاد می شود، که در آن هزینه های تخمینی می توانند برای کنترل های پروژه مجدداً تنظیم شوند و اعداد واقعی می‌توانند به عنوان بازخورد برای افزایش دقت تخمین استفاده شوند.
کنترل پروژه در مقابل مدیریت پروژه
اکنون که کنترل پروژه را به عنوان مجموعه‌ای از ابزارها برای حفظ پروژه در مسیر خود تعریف کردید، ممکن است تعجب کنید که چگونه با مدیریت پروژه تفاوت دارد. تفاوت اصلی در اینجا این است که دامنه مدیریت پروژه بسیار گسترده تر است. مدیریت پروژه همچنین با مدیریت روابط ذینفعان و تولید محصولات با کیفیت مرتبط است. این موارد جزء لاینفک یک پروژه موفق هستند و بسیار فراتر از ردیابی عملکرد پروژه هستند.
آیا تفاوتی بین مدیر پروژه و کنترل کننده پروژه وجود دارد؟
در برخی از سازمان ها، کنترل کننده پروژه مانند دست راست مدیر پروژه است. کنترل کننده پروژه بیشتر بر معیارهای پروژه، ردیابی، کنترل ها و تجزیه و تحلیل متمرکز است، در حالی که یک مدیر پروژه بیشتر بر تیم پروژه، نحوه اجرای کار پروژه و کیفیت و مدیریت روابط با مشتریان و ذینفعان متمرکز است. به طور معمول، مدیران پروژه دیجیتال هم به عنوان مدیر پروژه و هم به عنوان کنترل کننده پروژه عمل می کنند.
- چرا کنترل پروژه مهم هستند
نرم افزار کنترل پروژه به شما در تصمیم گیری آگاهانه در مورد تعادل بهینه بین هزینه، برنامه و کیفیت کمک می کند
با نشان دادن عملکرد موثر و درست کارکنان، خطر خزش دامنه را کاهش می دهد.
به شما کمک می کند تا از هزینه های پیش بینی نشده جلو بیفتید
به شما این امکان را می دهد که برنامه های اضطراری را برای رسیدگی به واریانس های زمان بندی و یا چالش های تامین منابع، بررسی کنید.
به عنوان ابزاری برای مدیریت انتظارات ذینفعان در مورد نتایج پروژه عمل می کند.
ویژگی های کلیدی نرم افزار کنترل پروژه
ویژگی های کلیدی نرم افزار کنترل پروژه عبارتند از:
01. برآورد پروژه
برای اطمینان از موفقیت پروژه، مهم است که نه تنها پیشرفت زمان واقعی را دنبال کنید، بلکه محدودیت های پروژه را بر اساس عملکرد فعلی خود نیز تخمین بزنید. این می تواند به صورت پیش بینی بودجه باشد.
02. بودجه بندی
هزینه های خود را مدیریت کنید تا در بودجه برنامه ریزی شده باقی بمانید. هزینه ها را پیگیری کنید، هزینه های واقعی برای صورت‌حساب های مشتریان و پرداخت کارمندان را پیگیری کنید، هزینه های برنامه‌ریزی شده و واقعی را مقایسه کنید، بودجه را پیش‌بینی کنید و سلامت بودجه خود را تجزیه و تحلیل کنید.
03. تخصیص منابع
یکی دیگر از ویژگی های نرم افزار کنترل پروژه این است که به تخصیص منابع خود بپردازید. اطمینان از اینکه افراد مناسب روی وظایف درست کار می کنند، امیری حیاتی و تاثیرگذار است. با استفاده از نمودار مناسب، از کار بیش از حد یا کم کاری کارکنان خود اجتناب کنید. ابزارهای برتر مدیریت پروژه همچنین به تعیین کار بر اساس حجم کار و در دسترس بودن کارمندان کمک می کنند.
04. همکاری
همکاری یعنی، نگه داشتن تمام ذینفعان پروژه در یک مجموعه. همکاری بدون زحمت یک جنبه ضروری از ابزار مدیریت پروژه آنلاین است. ابزارهای همکاری مجازی مانند چت، جلسات وب و انجمن ها از ویژگی های عالی هستند.
05. مدیریت کیفیت
همیشه بهترین کار خود را با مدیریت مداوم نرم افزار کنترل پروژه خود انجام دهید. قابلیت های ردیابی و حل مشکل به این امر کمک زیادی می کنند.
06. مدیریت پروژه
تطبیق نیروی کار، مشتریان و بررسی ساختار سازمانی یک ابزار مهم است که می‌توانند به شما در مدیریت پروژه رایگان کمک کنند. که در اینجا نرم افزار اتوماسیون اداری و حسابداری دایا به شما در ارائه بهترین عملکرد کمک شایانی می کند.
07. مدیریت ریسک
افراد همچنین از نرم افزار کنترل پروژه برای مقابله با عدم قطعیت در تخمین مدت زمان هر کاری استفاده می کنند.
جنبه های مختلف نرم افزار کنترل پروژه دایا
نرم افزار اتوماسیون اداری و حسابداری دایا برای تعریف، برنامه ریزی، اجرا و تکمیل پروژه همه جانبه ایجاد شده اند. این نرم افزار در حقیقت به کل چرخه عمر پروژه شما کمک شایانی می کند. همانطور که قبلاً گفتیم، استفاده از کنترل ها با توجه به نیازهای پروژه متفاوت خواهد بود، اما کنترل پروژه، جنبه های مهم سیستم مدیریت پروژه شما را بررسی، سازماندهی و البته کنترل می کند:
1. توسعه استراتژی پروژه شما. تعریف روش هایی که استفاده از نرم افزار و نتایج پروژه را بهبود می بخشد
2. برنامه ریزی، توسعه، به روز رسانی و نگهداری آن
3. برآورد هزینه های پروژه، مهندسی و کنترل هزینه ها و ارزیابی ارزش پروژه
4. مدیریت ریسک ها. ارزیابی و تجزیه و تحلیل ریسک های پروژه، و فهرست بندی ریسک های گذشته و نحوه اجتناب از خطرات آتی
5. برنامه زمانی به دست آمده و مدیریت ارزش به دست آمده، شامل ساختارهای شکست کاری و سازمانی
6. کنترل اسناد پروژه
7. تشخیص زمان بندی پروژه و هزینه ها با روش های ارزیابی ارائه شده
8. نظارت و ارزیابی بر کیفیت مواد عرضه شده
9. ادغام همه جانبه عناصر کنترل و سایر حوزه های مدیریت پروژه
سخن پایانی
در مجموع نرم افزار کنترل پروژه می تواند در امر تسهیل سازی پروژه شما به شما و کارمندانتان در حین کار کمک فراوانی کند.