تبادل الکترونیکی مکاتبات (Electronic Correspondence Exchange) یا به اختصار ECE پروتکلی است که توسط شرکت های ارایه دهنده اتوماسیون اداری پیشنهاد داده شده و مورد استقبال قرار گرفته است. قبل از ایجاد این پروتکل شرکتهایی که از اتوماسیون اداری استفاده می کردند هنگام ارتباط با سازمان های خارجی مجبور بودند نامه هایی که میفرستند را تایپ کنند و نامه های دریافتی بصورت کاغذی بود و امکان ارتباط دیجیتال نداشتند. با تدوین پروتکل ECE این محدودیت رفع گردیده و این امکان بوجود آمد.
پروتکل تبادل الکتریکی مکاتبات که به شکل فایل های XLM آماده و مورد استفاده قرار میگیرد دارای اجزایی برای تبادل اطلاعات عمومی نامه ها می باشد. استفاده کننده ها از این پروتکل تهیه کنندگان و توسعه دهندگان نرم افزارهای اتوماسیون اداری می باشند.
براساس این پروتکل، علی رغم موانع موجود مانند روش های مختلف کدگذاری یا ساختارهای کاملا متفاوت بانک های اطلاعاتی، امکان ارسال بسته های اطلاعاتی و نامه فراهم می شود.سامانه مکاتباتی دریافت کننده، اطلاعات را شناسایی و متناسب با قابلیت های موجود در نرم افزار خود آنها را پردازش و در نهایت رسید دریافت نامه را به سامانه فرستنده ارسال می کند.
نسخه های جدید این پروتکل ویژگی هایی از جمله امضای دیجیتال، رمزنگاری نامه ها و امکان پیگیری مکاتبات را دارد.
7 اصل پروتکل ECE
1.فایل های XML با استاندارد Unicode مبادله می گردد و محتویات داده های رشته ای به دلیل عمومیت از کاراکترهای فارسی، عربی و انگلیسی استفاده خواهد شد.
2.جدا کننده رشته های حرفی ؛؛ تعریف شده است.
3.کلیه عناصر فرستنده و گیرنده ساختار مشابه دارند که شامل نام فرستنده و گیرنده ، نام واحدهای سازمانی هریک،نام و کد منحصر به فرد هر سازمان، نام و نام خانوادگی شخص فرستده و گیرنده،واحدهای هر سمت بصورت کامل و براساس ساختار سازمانی از واحد ارشد سازمان تا نام خود واحد و از چپ به راست بیان میشود و با ؛؛ از هم جدا میشوند.
4.Code ها در این پروتکل می توانند هر جا شامل شخص یا سازمان باشند، می توانند حامل یک کد تولید شده توسط سیستم نرم افزاری مبدا یا "کد ملی" یا "کد پستی" باشند به شرط آنکه در سیستم مبدا به صورت منحصر به فرد با آن کد قابل شناسایی باشند.
5.کلیه عناصری که مشخصه تاریخ را حمل می کنند از نوع داده ای DateTime بوده و قالب آن ها استاندارد ISO 8601 برای نمایش DateTime میباشد. در کنار این عنصر نحوه نمایش تاریخ در سیستم دبیرخانه مبدا نیز براساس یکی از مقادیر جلالی میلادی یا قمری مشخص میگردد.
6.در کلیه اجزاء فیلدی با نام Any تعبیه شده است که از نوع Any Attribute میباشد. از این فیلد برای توسعه استفاده در سیستمهای مختلف می توان استفاده نمود. به عبارت دیگر در صورتیکه نرم افزاری نیاز به ارسال و دریافت اطلاعاتی خاص به همراه سایر اطلاعات ذکر شده در این پروتکل را داشته باشد میتواند بدون اینکه خللی در ارتباطش با سیستم های دیگرمکاتبات ایجادنماید در ارتباط دو نسخه نصب شده در محلهای مختلف از نرم افزار خود از این استفاده نماید.
7.برای استفاده از این پروتکل فایلی تهیه و به گیرنده ارسال می گردد.گیرنده با دریافت آن و ثبت در سیستم محلی می بایست رسیدی که خود فایلی از نوع XML است آماده و به فرستنده ارسال کند.
معرفی بسترهای انتقال ECE
دو بستر عمومی انتقال:
1.پست الکترونیکی Email
عمومیت استفاده از این بستر به حدی است که میتوان از ذکر سایر شاخصهای آن مانند سهولت و ... پرهیز نمود. به هر صورت پست الکترونیکی بستری مناسب برای ارسال و دریافت محتوای تبادل الکترونیکی مکاتبات است.
برای استفاده از بستر پست الکترونیکی لازم است مراحل زیر انجام پذیرد:
ارسال:
1.آماده سازی فایل XML مربوط به ارسال و یا رسید دریافت
2.ایجاد یک نامه الکترونیکی با توجه به موارد ذکر شده در قسمت الزامات
3.اضافه نمودن فایل XML آماده شده به عنوان ضمیمه نامه
4.ارسال نامه الکترونیکی از طریق یک خادم نامه الکترونیکی
دریافت:
1.بررسی نشانی الکترونیکی به منظور دریافت نامه الکترونیکی جدید
2.دریافت نامه جدید
3.بررسی نامه به لحاظ مرتبط بودن با پروتکل تبادل الکترونیکی مکاتبات
4.استخارج ضمیمه XML مربوطه
5.بهره برداری از محتوای آن
2.شبکه پیام دولت
اخیرا ریاست جمهوری با ایجاد شبکه ای خصوصی بین خود و وزارت خانه های خود و سازمان های وابسته و راه اندازی سیستم نرم افزاری اتوماسیون اداری سعی کرده امکان ارسال و دریافت مکاتبات را الکترونیکی کند. این شبکه برای تبادل مکاتبات بین سازمانی استفاده میشود که هم امنیت اطلاعات را حفظ میکند و هم بسیار کاربردی است.