طبق ماده 6 قانون شرکتها، کلیه اشخاص حقیقی و حقوقی پس از ثبت شرکت جهت گزارش هزینه و درآمد خود به دفتر پلمپ نیاز دارند.
دفاتر پلمپ باید برای ثبت اظهارنامه مالیاتی ثبت شوند. در صورت امتناع شرکت از انجام این کار، توسط صاحب ملک جریمه می شود. یکی از مواردی که یک اداره به آن پلمپ نیاز دارد، ارائه اظهارنامه مالیاتی است. برای شرکت های بزرگی که ساختمان های اداری با رتبه پلمپ ندارند، در آینده با جریمه های هنگفتی از ملک مواجه خواهند شد.
علت نامگذاری دفتر به عنوان دفتر پلمپ به این دلیل است که کلیه صفحات این دفاتر در اداره مالیات و ثبت شرکت های پلمپ می باشد، بدین منظور کلیه شرکت ها در صورت داشتن کارکرد موظف به پرکردن و ارسال این دفاتر هستند، عدم دریافت، پر کردن و ارسال آن دفتر ها باعث تعلیق شرکت می شود، همچنین در صورت عدم فعالیت شرکت، برای اینکه عدم فعالیت آن به دارایی ها گزارش شود، باید دفتر های پلمپ خود را سفید یا خالی ارسال کنید. در ادامه همراه ما باشید.
پلمپ دفاتر
در هر صورت برای دفاتر پلمپ شرکت باید تدابیری اتخاذ شود تا شرکت در آینده با مشکل مواجه نشود، شرکت هایی که فعال بوده اند باید کلیه صورت های مالی خود را تهیه و به اداره ثبت شرکت ها ارائه دهند. همچنین شرکت هایی که در حوزه مورد نظر خود فعال نبوده اند، دفاتر خالی پلمپ خود را برای اثبات عدم فعالیت خود به اداره دارایی تحویل دهند. در سازمان امور مالیاتی یا ثبت شرکت فایل مورد نظر پلمپ در آن دفاتر می باشد.
اما برای دفاتر پلمپ دو اصل بسیار مهم است، روزنامه و دفتر کل که فرد باید آن اطلاعات را برای دفاتر پلمپ خود داشته باشد. در دفتر روزنامه یک جدول سود و زیان ساده و روزانه گرفته می شود و با توجه به آن مشخص می شود که شرکت در طول روز چقدر درآمد داشته است. اما تنها تفاوتی که در دفتر کل از این نظر وجود دارد، سود و زیان هفتگی شرکت است که برای شرکت ها بسیار مهم است.
برای دریافت کد اقتصادی باید برای دفاتر پلمپ اقدام کنید. این به اداره مالیات نشان می دهد که همه چیز شفاف است و هیچ تقلبی در کار نبوده است. پلمپ اگر دفاتر وکالت تمام نشده باشد جریمه می شوید. جریمه عدم ارسال دفاتر حدود 20 درصد مالیات است و میزان جریمه می تواند سالانه تغییر کند.
رویه ها و دستورالعمل ها برای دفاتر پلمپ (رویه ها و دستورالعمل ها برای دفاتر قانونی پلمپ)
صفحات دفتر های فوق باید دارای شماره سریال اعم از خط یا مترادف بوده و با نخ به هم متصل شوند. مسئول تمام صفحات آن را می شمارد و با مهر مخصوص ممهور می کند و تعداد صفحات را در ابتدا و انتها با نام و اطلاعات صاحب دفتر و پیوست ها و اعداد با تمام حروف و در دو طرف چاپ می کند. با مهر سربی ساخته شده توسط وزارت دادگستری پلمپ می کند. دفتر کپیه نیازی به پلمپ و ثبت ندارد.
تاجر موظف است گردش مالی خود را به نحو مناسب در دفاتر مذکور ثبت نماید. تراشیدن، تحریف و خالی ماندن بیش از حد صفحات طبق ماده 13 قانون تجارت ممنوع است. کارآفرین باید این دفتر ها را حداقل 10 سال نگه دارد.
چه زمانی برای دریافت مدارک اقدام کنم؟
مهلت پلمپ دفاتر
به منظور دریافت دفتر های پلمپ هر سال؛ باید سال قبل باشد؛ در واقع قبل از شروع سال مالی جدید؛ به دریافت دفاتر پلمپ ادامه داد. به عنوان مثال برای دریافت دفتر های پلمپ از سال 93 باید تا پایان اسفند 1394 به جز تمامی صفحات دفتر اقدام کنید. قبل از پایان سال مالی و نیاز به دفاتر جدید وجود دارد که در این صورت می توانند دفاتر جدید بگیرند.
اما آنچه برای شرکت ها بسیار مهم است این است که چه زمانی برای دفاتر پلمپ اقدام کنند. پاسخ به این سوال می تواند مدیران و هیئت مدیره شرکت را از سردرگمی نجات دهد، به همین دلیل لازم است ادامه این مقاله را با دقت مطالعه کنید.
دوره دریافت دفتر های پلمپ همیشه قبل از سال مالی جدید رخ می دهد. یعنی زمانی که سال تجاری جدید برای شرکت ها آغاز می شود، ورود به دفاتر تجاری پلمپ شرکت ضروری است. این شرایط برای کلیه شرکت هایی که تاسیس می شوند به منظور جلوگیری از مشکلات احتمالی و بروز مداخلات مالی ضروری است.
پلمپ دفاتر تجاری
مطابق ماده 6 قانون تجارت، هر کارآفرین به استثنای صنعتگران مکلف است دفاتر زیر را که به آن دفاتر تجارتی می گویند نگهداری و برای کسب و کار صحیح نزد خود نگاه دارد:
1. دفتر روزنامه
2. دفتر کل
3. دفتر دارایی
4. دفتر کپیه یا اندیکس
دفتر روزنامه
دفتری است که یک کارآفرین باید تمام کسب و کار خود اعم از مطالبات، بدهی ها، معاملات تجاری، تجارت با اوراق تجاری و به طور کلی کلیه فعالیت های مالی خود را بدون در نظر گرفتن نام و موقعیت و حتی وجوهی که برای هزینه ها استفاده می شود، ثبت کند. یک نفر تصمیم می گیرد در آن دفتر ثبت نماید.
دفتر کل
دفتری است که کارآفرین باید حداقل هفته ای یک بار تمام معاملات خود را از دفتر روزنامه استخراج کند و انواع مختلف را جدا کند و هر نوع را در صفحه ای جداگانه در آن دفتر ثبت کند.
دفتر امور مالی
دفتری است که هر ساله کارآفرین باید صورت جامع کلیه اموال منقول و غیرمنقول و بدهی ها و مطالبات سال قبل خود را ارائه و در آن دفتر امضا و بنویسد و این کار باید تا 25 فروردین ماه انجام شود.
مهمترین دلایل رد دفتر پلمپ
• ممکن است مواردی در شرکت مورد نظر وجود داشته باشد که در نهایت منجر به رد آن شود. بنابراین بهتر است اعضای مدیریت شرکت با این دلایل آشنا شوند تا این اشتباهات تکرار نشود.
• مورد اول استفاده از دفتر های سال قبل است و اگر چنین اشتباهی رخ دهد ابزار بلافاصله دفتر های پلمپ شما را رد می کند و تمام تلاش شما بی نتیجه می ماند.
• یکی دیگر از مواردی که بسیار حائز اهمیت است، ثبت اطلاعات جعلی اعضای شرکت و یا گزارش های مالی است. این مورد برای اداره ثبت ملک یا شرکت کاملا واضح است و بهتر است در مورد درج اطلاعات نادرست چنین اشتباهی صورت نگیرد.
• اگر شرکت شما در مناطق دیگر شعبه یا نمایندگی دارد، بهتر است اطلاعات مربوط به این شعب را ارائه دهید تا از رد دفاتر پلمپ خود جلوگیری کنید.
• خالی گذاشتن بیش از حد صفحات دلیل دیگری برای رد شدن توسط دفتر تجاری پلمپ است. سعی کنید تا حد امکان صفحات را خالی نگذارید زیرا اداره ثبت شرکت ها نسبت به این موضوع حساس است و ممکن است دفاتر پلمپ شما را به همین دلیل رد کند.
• بهتر است تمام فعالیت هایی که در دوره سال مالی قبل انجام داده اید را ثبت کنید.
• حذف یا از بین بردن محتوا می تواند دفتر های پلمپ شما را رد کند، بنابراین سعی کنید این اسناد مهم را جدا نگه دارید تا دفتر های پلمپ شما در این مورد ساده رد نشوند.
مراحل ثبت پلمپ دفاتر تجاری در پورتال ثبت شرکتها
دفتر ثبت شرکت دفاتر پلمپ
اولین قدم برای درخواست دفاتر تجاری پلمپ مراجعه به سامانه اداره ثبت شرکت ها به آدرس http://irsherkat.ssaa.ir (بخش دفاتر تجاری پلمپ) می باشد. اگر متقاضی دفاتر پلمپ یک شخص حقوقی است که در سازمان ثبت شرکت ها ثبت شده است، باید قسمت مشخص شده مربوط به شخص حقوقی را از قسمت اطلاعات متقاضی پلمپ (نوع متقاضی) انتخاب کند.
سپس تابعیت، شناسنامه، شماره تلفن ثابت و کد پستی شخص حقوقی را وارد سامانه نمایید. (توجه داشته باشید کلیه پیامک های مربوط به مراحل کاری به شماره تلفن همراه مشخص شده ارسال می گردد).
پلمپ دفاتر سال
در صورت نیاز کاربر به دفاتر ویژه پس از تکمیل مراحل درخواست و تایید نهایی در سامانه با پست مرکز استان یا شهرستان تماس گرفته و نسبت به تحویل دفتر اقدام نماید.
پرکردن قسمت ابتدای سال مالی و شروع سال مالی به این معناست که بر اساس سطوح تعیین شده در اساسنامه شخص حقوقی ثبت شده توسط سامانه، تاریخ ثبت شخصیت حقوقی و برنامه پلمپ مبنایی برای شروع سال تجاری، ماه و روز نیست.
پس از این مرحله باید نسبت به پر کردن «جزئیات آدرس محل دریافت دفتر پلمپ» اقدام کنید. متقاضیان محترم توجه داشته باشند که مدارک پلمپ پس از پلمپ به آدرس درج شده برای متقاضیان ارسال خواهد شد.
بنابراین لازم است در هنگام وارد کردن این داده ها دقت شود. (در حال حاضر این روش برای شهر تهران امکان پذیر است). در صورتی که شهر مورد نظر در گزینه های ارائه شده وجود نداشت، آن شهر هنوز به سامانه مذکور نپیوسته است. در این صورت متقاضیان باید به همان روش قبلی عمل کنند. در صفحه بعد باید اطلاعات مربوط به شخص حقوقی را بررسی و در صورت صحت اطلاعات بر روی گزینه بررسی اطلاعات شخص حقوقی کلیک کنید. در غیر این صورت با واحد ثبت نام مربوطه تماس بگیرید.
کاربرد اخذ دفاتر پلمپ
شاید بتوان گفت دفاتر پلمپ برای شرکت های مربوطه مفید است و می خواهیم در این مقاله به مهم ترین کاربردهای آن اشاره کنیم. در واقع مهمترین کاربرد این رویداد را می توان در جریان امور مالی شرکت ذکر کرد. شرکت‌های بزرگی که کار دفاتر پلمپ خود را انجام نداده‌اند، به احتمال زیاد در آینده با جریمه‌های اموال بزرگ مواجه خواهند شد که برای شرکتها راحت نیست. اما یکی دیگر از کاربردهای مرتبط با این رویداد را می توان برای دریافت کارت بازرگانی صادرات و واردات نام برد.
و این برای شرکت هایی که اساس کار خود را بر مبنای صادرات و واردات قرار می دهند بسیار مهم است، به همین دلیل لازم است این گونه شرکت ها بر اساس آماری که از سازمان امور مالیاتی دریافت کرده ایم نسبت به پلمپ دفاتر خود اقداماتی انجام دهند. جریمه های مالیاتی، که برای شرکت هایی که درآمد خوبی دارند خوب نیست زیرا برای پرداخت آن جریمه ها باید پول زیادی بپردازند. بنابراین بهترین حالت این است که دفتر های پلمپ خود را برای جلوگیری از جریمه ها ثبت کنید تا در معرض چنین جریمه هایی قرار نگیرید.
کاربرد دفاتر پلمپ
در حال حاضر بسیاری از شرکت های کوچک و متوسط نسبت به ثبت پلمپ دفاتر خود بی تفاوت هستند و این امر می تواند خطری جدی برای آنها محسوب شود، به خصوص برای سازمان هایی که کاملا از این موضوع و سنوات مالی پلمپ بی اطلاع هستند. این دفاتر بیش از حد شلوغ هستند و این امر می تواند پس از چند سال جریمه های بسیار بالایی را برای آنها به همراه داشته باشد که حتی می تواند شرکت را در معرض خطر ورشکستگی قرار دهد، بنابراین اگر نمی خواهید چنین رویدادی برای خود و مجموعه خود داشته باشید، بهتر است همه موارد را دنبال کنید. قوانین و مقررات مربوط به املاک و اداره ثبت شرکت که یکی از مهمترین آنها دفتر پلمپ است که شرکت را از پرداخت جریمه های مالی کلان نجات می دهد.
برای دریافت اطلاعات بیشتر در این زمینه و همچنین مشاوره و یا انجام ثبت نام دفتر پلمپ و سایر امور حقوقی شرکت خود می توانید با کارشناسان ما در این زمینه تماس بگیرید.
پیگیری دفاتر پلمپ ( پیگیری پلمپ دفاتر )
در مرحله بعد بر اساس اطلاعات وارد شده به کاربران شماره پیگیری اختصاص داده می شود. سپس محل تکمیل بیانیه را از لیست انتخاب کرده و اطلاعات یکی از اعضای هیئت مدیره را در سامانه وارد کنید. در مرحله بعد نام سایر اعضای هیئت مدیره را به همراه مشخصات مرتبط آنها مانند نام، نام خانوادگی، نام پدر، تاریخ تولد و ... وارد کنید و در نهایت با کلیک بر روی گزینه مرحله بعدی وارد مرحله بعدی شوید.
در این مرحله علاوه بر مشخص کردن عضو هیات مدیره، سمت اعضای هیات مدیره، مدت زمان محدود/نامحدود و تاریخ شروع فعالیت را در سیستم وارد کنید.
چگونه پلمپ ویرایش می کند
عدم تحویل دفاتر موجب جریمه 20% مالیات و در صورت امتناع از دفاتر 10% مالیات تعلق می گیرد.
در مرحله بعد وضعیت حق امضای اعضای هیئت مدیره و سپس سمت عضو هیئت مدیره را مشخص کنید. شکل دیگری به نام دفتری که فرد به دنبال آن است وجود دارد. در این مرحله نوع دفتر مورد نظر، دفتر کل و روزنامه و همچنین تعداد برگه های دفتر و تعداد جلدهای آن دفتر را وارد کنید. داده های وارد شده را ذخیره کنید پس از انجام مراحل بالا وارد صفحه ای برای تایید صحت داده ها می شوید. در این مرحله باید گزینه تایید اظهارنامه پلمپ و مدارک لازم را انتخاب کنید.
عدم ارسال دفاتر مشمول جریمه 20% مالیات و امتناع از ارسال دفاتر 10% مالیات می باشد.
سپس وضعیت حقوق امضای عضو هیئت مدیره و سمت عضو هیئت مدیره را مشخص کنید. فرم دیگری به نام دفتر های درخواستی شخص وجود دارد. در این مرحله نوع دفتر، دفتر و روزنامه مورد نظر شخص و همچنین تعداد صفحات و جلدهای دفتر را وارد کنید. اطلاعات وارد شده را ذخیره کنید.
اخرین کلام
پس از تکمیل اطلاعات در سامانه و انجام صحیح مراحل ثبت نام اینترنتی و کلیک بر روی پذیرش نهایی، باید اصل اظهارنامه پلمپ دفتر های مهر و امضا شده دریافتی از اینترنت را به همراه سایر مدارک که در زیر درج می شود به اداره ثبت ارسال نمایید. برای اینکه اداره پست اوراق پلمپ را به آدرسی که در سیستم وارد کرده اید ارسال کند.
پس از ارسال مدارک و دریافت کد رهگیری، روی گزینه پلمپ Edit کلیک کنید. در سامانه شماره پیگیری و تاریخ تحویل مدارک به پست را وارد کرده و در نهایت بر روی گزینه پذیرش نهایی کلیک کرده و وارد مرحله بعدی شوید.
پس از ارسال مدارک کارشناس حقوقی مدارک را بررسی می کند و پس از بررسی تایید بودن مدارک توسط کارشناس مربوطه (امکان پیگیری درخواست از طریق این سامانه) مجوز پرداخت دفترخانه و پلمپ آنها صادر می شود. در این صورت متقاضیان باید با مراجعه آنلاین به سامانه مبلغ تعیین شده را پرداخت کنند.