اتوماسیون اداری در واقع راهکاری برای مکاتبات درون سازمانی و گردش نامه هاست در حالی که BPMS برای مدلسازی و مدیریت فرآیندها طراحی شده است. عملکرد BPMS این است که به سازمان شما کمک میکند تا با تجزیه و تحلیل اتوماسیون، فرآیندهای کسب و کار خود را بهبود بخشد. مراحل عمده در BPMS عبارتند از: تجزیه و تحلیل، طراحی، پیاده سازی، اندازه گیری و بهبود مستمر فرآیند.
کاربردهای BPMS :
طراحی مدل فرآیند
طراحی و توضیح گرافیکی فرآیندهای کار و مراحل انجام آن
طراحی فرم
مکانی برای طراحی مکانیزم ورودی تا بتوان دادهها را ذخیرهسازی نموده و نمایش داد
طراحی مدل داده
تعیین نحوه ذخیره سازی داده های موجود در فرایندها و سیستم ها در دیتابیس
یکپارچه سازی
برقراری ارتباط با سایر نرم افزارها و فرآیندهای سازمان جهت تبادل داده ها در مراحل مختلف به طور ساختار یافته ارتباطات: سیستم ها و افراد باید بتوانند اطلاعاتی را که در حاشیه به روند اضافه شده است، ارسال کنند.
نگاهی تحلیلی به نرم افزار BPMS
اهداف اجرای سیستم ها
هدف از اجرای نرم افزار اتوماسیون اداری، ساماندهی و نظام بخشیدن به فرایندهای مرتبط با سازمان الکترونیکی دبیرخانه می باشد. واحدهایی که نیاز به مکاتبات داخلی با هم دارند و یا در فرایند تولید نامه صادره و یا ثبت نامه وارده و پیگیری آن درگیر هستند از آن استفاده می کنند. در صورتیکه هدف از اجرای نرم افزار BPMS، ساماندهی، اجرا و بهبود فرایندهای سازمانی می باشد که ممکن است برخی بسیار عمومی و برخی بسیار تخصصی باشند.
روش استقرار و اجرا
معمولا استقرار و اجرای نرم افزار اتوماسیون اداری طی یک برنامه از پیش تعیین شده با توجه به حدود و ثغور یک سازمان قابل ارائه خواهد بود. در صورتیکه استقرار یک نرم افزار BPMS با در نظر گرفتن حیطه نفوذ آن در سطح کل فرایندهای سازمانی متفاوت بوده و با توجه به پیچیدگی فرایند قابل ارائه خواهد بود.
کمیته راهبری و مدیریت سیستم متفاوت
کمیته راهبری نرم افزار اتوماسیون اداری معمولا شامل همکاران دبیرخانه و مسئولین دفاتر بوده در صورتیکه کمیته راهبری نرم افزار BPMS شامل زیر کمیته های تخصصی با اعضای مالکین فرایند و کمیته اصلی راهبری با هدف حفظ یکپارچگی زیر فرایندها می باشد.
آنالیز محتوایی فرایند
امکان آنالیز محتوایی فرایند در BPMS قابل انجام است در صورتیکه با توجه به متن محور بودن نرم افزار اتوماسیون اداری، محدود آنالیز در سطح متن بسیار محدود خواهد بود.
معمولا نرم افزار اتوماسیون اداری به عنوان یک استاندارد پکیج در بازار نرم افزار وجود دارد در صورتیکه نرم افزار BPMS به عنوان نرم افزار توسعه دهنده فرایند سازمانی با انعطاف پذیری بالا شناخته شده است. حتی در برخی از موارد دیده شده است خود فرایندهای مرتبط با نرم افزار اتوماسیون اداری در قالب نرم افزار BPMS پیاده سازی شده است.
باید توجه داشته باشید که اتوماسیون اداری راهکاری درباره گردش نامه‌ها ومکاتبات داخلی است و در مقابل آنBPMS نرم‌افزاری برای گردش فرم‌های سازمانی است که متناسب با فرآیندهای موجود در سازمان، طراحی شده‌اند. نامه‌ها ماهیتی غیراستاندارد با قابلیتی بسیار اندک در کنترل و پردازش دارند که به عامل انسانی برای ادامه گردش در ساختار اداری وابسته‌اند در صورتیکه فرم‌ها با ماهیت استاندارد، امکاناتی زیادی برای کنترل، پردازش و گزارش‌گیری دارند و با وجود هوشمندی ابزار BPMS بطور خودکار پس از تکمیل، به گردش در ساختار سازمانی ادامه می‌دهند.