همه کسب وکارها با رشد و توسعه خود دستخوش تغییر می شوند و این احتمال وجود دارد که در هر مرحله هر کسب وکار مشخصی، پروژه‌ای را انجام دهد، خواه ارائه یک سیستم فناوری اطلاعات جدید، کاهش اتلاف در زنجیره تامین یا توسعه یک پروژه جدید باشد. بسیاری از پروژه های تجاری می توانند امور پیچیده و طولانی داشته باشند که ماه ها ادامه یابد و منابع گران بهای زیادی را به خود اختصاص دهد. بنابراین، درک مدیریت پروژه به رهبران کسب و کار کمک می کند تا همه چیز را در مسیر خود نگه دارند و از تاخیرهای طولانی و پرهزینه جلوگیری کنند، لذا در اینجا به منظور آشنایی بیشتر با 7 اصل مهم که مدیران پروژه های موفق رعایت می کنند لازم است ادامه مطلب را بررسی کنید.
بررسی 7 اصل مهم که مدیران پروژه های موفق رعایت می کنند
در حالی که مدیریت پروژه بر عهده یک مدیر پروژه است که افراد مختلف، تخصص و منابع را به منظور ارائه پروژه به کار گیرد، لذا در اینجا برخی از روش های مدیریت پروژه از پیش تعریف شده وجود دارد که به آنها اطلاع می دهد که چه کاری انجام دهند و به آنها کمک می کند تا همه عناصر متفاوت را پیگیری کنند. هفت اصل که در این رویکرد قرار دارد به اندازه کافی منعطف هستند تا در پروژه های مختلف با هر اندازه و در هر صنعتی اعمال شوند، و این مواردی است که در این راهنمای کوتاه بررسی خواهد شد.
1. توجیه کسب و کار
در بررسی7 اصل مهم که مدیران پروژه های موفق رعایت می کنند باید بدانید که همه پروژه ها نه تنها در آغاز، بلکه در طول اجرا باید از لحاظ عملکردی برای افراد قابل بازگو باشد. این ممکن است در اصل ساده به نظر برسد، اما زمانی که تأثیر تغییر رویدادها، بازارها، برنامه های مدیریتی و استراتژی شرکتی در حال تحول را در نظر بگیرید، واقعیت توجیه و بازگوکردن یک پروژه در بلندمدت کمی چالش برانگیزتر می شود. یکی دیگر از مشکلات همیشگی که توجیه تجاری را تهدید می کند، خزش دامنه است. این اغلب ناشی از اهداف تعریف نشده است که منجر به تخصیص نادرست منابع و بازه های زمانی بسیار خوش بینانه می شود. مزایا و پیشرفت باید به وضوح در طول چرخه عمر پروژه توسط کمیته راهبری تعریف شود تا از مشارکت پایدار و خرید از طرف حامیان مالی شرکت و سهامداران اطمینان حاصل شود.
2. بررسی آموخته های پروژه های قبلی
سابقه، یک اصل مهم در روش شناسی مدیریت پروژه است زیرا کمکی قدرتمند در ارزیابی ریسک است. بنابراین، تمام برنامه ریزی پروژه باید با بررسی «لاگ های یادگیری» پروژه های قبلی آغاز شود. این گزارش ها مناطق بالقوه دشواری در حین کار را برجسته می کنند و به تنظیم مقیاس های زمانی واقعی، ارزیابی ریسک و اجتناب از اشتباهات گذشته کمک می کنند. همه پروژه ها باید به نوبه خود گزارشی را در طول عمر پروژه و پس از آن حفظ کنند و محیطی از ارزیابی عملکرد و تجزیه و تحلیل آن را ایجاد کنند.
3. نقش ها و مسئولیت های روشن
در بررسی7 اصل مهم که مدیران پروژه های موفق رعایت می کنند باید بدانید که مهم است که نقش ها و مسئولیت ها در یک سلسله مراتب کاملاً مشخص از ابتدای پروژه تعیین شوند.
به طور کلی این نقش ها در یکی از چهار گروه قرار می گیرند: سطح شرکت (ذینفعان و مدیریت ارشد)، سطح هیئت مدیره پروژه (اغلب به عنوان "کمیته راهبری" نامیده می شود)، سطح مدیر پروژه، سطح تیم. درک بهتر نقش ها، اطمینان حاصل می کند که اطلاعات به افراد مناسب می رسد، هیچ شکاف یا همپوشانی در کار روزانه پروژه وجود ندارد و همه می دانند که به چه کسانی گزارش می دهند. سلسله مراتب به درستی تعریف شده همچنین چارچوبی را برای استفاده بهتر از منابع ایجاد می کند.
4. مدیریت در تمامی مراحل
اگر پروژه ها به مراحل مشخصی تقسیم شوند که باید در مرحله برنامه ریزی طرح ریزی شوند، می توانند بهتر درک، تجزیه و تحلیل و مدیریت شوند. این مراحل گرد هم می آیند تا نوعی نقشه راه را ایجاد کنند که به کمیته راهبری پروژه یک دید کلی در سطح بالایی از پیشرفت پروژه ارائه می دهد. پروژه های بزرگ می تواند شامل مراحل بسیار پیچیده و طولانی باشند. با حفظ این نمای کلی و سطح بالا، مدیر پروژه (PM) می تواند پیشرفت کلی پروژه را کنترل کند و جدول های زمانی خزش و لغزش دامنه را به موقع شناسایی کند تا اقدامات کاهشی انجام دهد.
5. بر اساس استثنا مدیریت کنید
در بررسی7 اصل مهم که مدیران پروژه های موفق رعایت می کنند باید بدانید که اگر همه اعضای تیم پروژه بدانند که چه کاری انجام می دهند و پروژه به درستی برنامه ریزی شده باشد آنگاه همه می توانند بدون نیاز به مداخله منظم و "مدیریت خرد" به کار خود ادامه دهند.
6. تمرکز بر محصول
وقتی در مورد یک «محصول» در مدیریت پروژه صحبت می کنیم، منظور ما در واقع نتیجه نهایی در مقایسه با خود کار است. با در نظر گرفتن این موضوع، مدیریت پروژه باید روی محصول باشد و متمرکز بر کار نباشد. محصولات باید به وضوح با هدف، معیارهای کیفیت، فرمت و ترکیب و ... تعریف شوند.
7. شفاف، مؤثر و آگاهانه ارتباط برقرار کنید
ارتباطات پایه و اساس موفقیت یک پروژه را تشکیل می دهد. به این ترتیب، اصول مدیریت پروژه رایگان بعدی بر تهیه یک برنامه ارتباطی قوی متمرکز است. طرح ارتباطی ایده آل باید بین ارتباطات همزمان و ناهمزمان تعادل ایجاد کند. اولی با تعاملاتی هم چون، پیام رسانی فوری سروکار دارد، در حالی که دومی به برقراری ارتباط حتی زمانی که یکی از طرفین در دسترس نیست، از طریق ایمیل، سروکار دارد.
نکات مهم در بررسی 7 اصل مهم که مدیران پروژه های موفق رعایت می کنند
در بررسی7 اصل مهم که مدیران پروژه های موفق رعایت می کنند باید بدانید که مدیران پروژه باید اصول مدیریت پروژه را بدون توجه به بخشی که در آن کار می کنند، سبک کارشان و ویژگی های یک پروژه خاص رعایت کنند. اگرچه برخی از نکات ظریف متفاوت است، اما اصول مدیریت پروژه در همگی یکسان است. یک پروژه ممکن است با چالش های زیادی روبرو شود و تنها راه حل آن، تکمیل پروژه با موفقیت، آشنایی با اصول و تکنیک های مدیریت پروژه است. قبل از شروع به یادگیری اصول مختلف مدیریت پروژه، اجازه دهید برخی از پیش نیازهای اولیه برای تکمیل موفقیت آمیز یک پروژه را بررسی کنیم.
افراد درگیر در پروژه باید درک کنند که همه باید در جهت اهداف مرتبط با پروژه یکسان کار کنند.
اعضای تیم پروژه باید دارای مهارت ها و تجربه مدیریت پروژه مناسب باشند.
همه اعضای تیم باید برای دستیابی به نتایج پروژه تلاش کنند.
در یک محیط پروژه، تمام اصول و تکنیک های مدیریت پروژه باید برای دستیابی به اهداف و مقاصد پروژه، صرف نظر از محدودیت ها، به کار گرفته شوند. اصول مدیریت پروژه به مدیر پروژه کمک می کند تا جدول زمانی، محدوده پروژه و بودجه را تعیین کند.
-اصول و تکنیک های مدیریت پروژه
1. تمرکز بر محصولات
در بررسی7 اصل مهم که مدیران پروژه های موفق رعایت می کنند باید بدانید که مدیران پروژه بدون شک باید روی محصول یا نتیجه کلیدی یک پروژه تمرکز کنند. با این حال، این کار تنها با یک برنامه، بودجه و برنامه مشخص پروژه قابل انجام است. در طول اجرای یک پروژه، ممکن است درخواست های اضافی از طرف ذینفعان وجود داشته باشد، اما اصول مدیریت پروژه ایجاب می کند که مدیر پروژه باید مراقب تأثیر آن بر برنامه و بودجه پروژه باشد.
2. چشم انداز و ماموریت
هر پروژه ای باید چشم انداز و ماموریت روشنی داشته باشد. چشم انداز ایده ای گسترده و فراگیر برای آینده است و با روحیه موفقیت آمیز افراد آمیخته است. این به اعضای تیم دلیلی می دهد که در عین متحد بودن ، مشارکت خوبی در حین کار داشته باشند. چشم انداز شکل نوشتاری یک پروژه است. آنچه را که پروژه در نظر دارد برای دستیابی به آن مشخص کند و معیارها را تعیین می کند. از سوی دیگر، چشم انداز مشخص می کند که هدف اساسی سازمان چیست. با تمرکز بر زمان حال، مشتری و فرآیندهای حیاتی را تعریف می کند و سطح عملکرد را برای هر یک از اعضای تیم تعیین می کند.
3. اهداف تجاری
در بررسی7 اصل مهم که مدیران پروژه های موفق رعایت می کنند باید بدانید که پروژه ها تنها در صورتی موفق می شوند که اهداف مشخصی داشته باشند. تعیین اهداف و مقاصد پروژه یک اصل اساسی مدیریت پروژه آنلاین است زیرا به شما کمک می کند تا مقصد را شناسایی کنید و نقشه راه را برای رسیدن به آنجا ترسیم کنید. داشتن اهداف و مقاصد بد تعریف شده منجر به از دست دادن مشتریان می شود. اهداف و مقاصد مشخص ، نتایج مثبتی را به همراه خواهد داشت.
بسیاری از اصطلاحات اهداف و مقاصد را به عنوان مترادف استفاده می کنند. برای اطمینان از تکمیل موفقیت آمیز یک پروژه، مهم است که این دو را از هم متمایز کنیم. اهداف، آرزوهای گسترده تری را تعریف می کنند، در حالی که مقاصد، گام های خاصی هستند که برای رسیدن به اهداف مورد نیاز است. مهم است که اطمینان حاصل شود که هم اهداف و هم مقاصد خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، واقع بینانه و محدود به زمان هستند.
4. استانداردهای تعاملی
یکی دیگر از اصول مهم مدیریت پروژه، ایجاد استانداردهای شفاف تعامل است. این به معنای وضع قوانینی است که در طول اجرای پروژه باید رعایت شود. به عنوان مثال، اعضای تیم پروژه چه کسانی هستند؟ جلسات چند وقت یکبار برگزار می شود؟ چه کسی از جلسه یادداشت برداری می کند و صورتجلسه را توزیع می کند؟ مدیران پروژه باید از برنامه‌ریزی به تنهایی خودداری کنند، زیرا منجر به عدم مشارکت می شود. درست است که مدیر پروژه باید بر برنامه ریزی نظارت کند، اما همه اعضای تیم باید درگیر باشند و رویکرد باید مشارکتی باشد.
5. بودجه بندی
در بررسی7 اصل مهم که مدیران پروژه های موفق رعایت می کنند باید بدانید که اصول و تکنیک های مدیریت پروژه حکم می کند که یک پروژه همیشه باید در یک بودجه مشخصی باقی بماند. هر پروژه باید بودجه مشخصی داشته باشد تا بتواند بر اساس آن به اهداف خود برسد.
حفظ اصول مهم توسط مدیران پروژه
قطعاً طیف وسیعی از اصول مدیریت پروژه وجود دارد. با این حال، بسیاری از آن ها حیاتی تلقی می شوند و هر پروژه ای صرف نظر از اندازه باید بر اساس آنها شکل گیرد. در اینجا مروری بر چندین مورد می شود:
1. هدف پروژه
در بررسی7 اصل مهم که مدیران پروژه های موفق رعایت می کنند باید بدانید که این قطعاً به عنوان مهم ترین و اصلی ترین اصول مدیریت پروژه در نظر گرفته می شود. اینجاست که شما جهت پروژه و شتاب انجام وظایف را دریافت می کنید. از روی اهداف، می توانیم متخصصان مناسب برای کار، نوع منابع مورد نیاز و بسیاری از عوامل مهم دیگر را تعیین کنیم. این اصل آنچه را که پس از تکمیل پروژه انتظار می رود، توصیف می کند. لازم به ذکر است که یک هدف معمولاً قابل اندازه گیری و همچنین مشخص است. علاوه بر این، باید بتواند بودجه، کیفیت و زمان را برآورده کند. اکثر اهداف معمولاً بر اساس مخفف SMART هستند.
قابل اندازه گیری = هدف دارای کمیت خاص است
دست یافتنی = باید دست یافتن به آن راحت باشد
واقع گرایانه = عملا باید بر اساس زمان، پول و تخصص تیم باشد
به موقع = باید تاریخ تکمیل مشخصی وجود داشته باشد
2. سهامداران پروژه
ذینفعان، منافعی در موفقیت پروژه دارند. این شامل هر کسی یا گروهی از افراد است که ممکن است تحت تأثیر هر فعالیت یا نتیجه پروژه قرار گیرند. همه ذینفعان تمایل دارند فرهنگ های تقریبا مشابهی را به اشتراک بگذارند. برای مثال:
• ارتباط
• تصمیم گیری
• مذاکرات
3. رویکرد مدیریت پروژه
در بررسی7 اصل مهم که مدیران پروژه های موفق رعایت می کنند باید بدانید که این اصل بر اساس روشی است که مدیریت پروژه در آن انجام می شود. روش مشخص شده، به تعیین اثربخشی و کارایی پروژه کمک می کند. مدیران پروژه معمولاً از روش های مختلفی برای انجام این کار استفاده می کنند. برای انتخاب بهترین روش:
• سادگی و پیچیدگی پروژه را درک کنید
• سرنخی از انعطاف پذیری و سختی محیط کار داشته باشید
• اهداف و مقاصد سازمان خود را درک کنید
سخن پایانی
در بررسی7 اصل مهم که مدیران پروژه های موفق رعایت می کنند باید بدانید که الزامات یک پروژه درحقیقت نمای کلی از آنچه انتظار می رود انجام شود، را ارائه می دهد. به همین جهت معمولا اهداف ذینفعان و همچنین منابع موجود همواره با هم هماهنگ هستند.