مزایا و معایب اتوماسیون اداری

امروزه سیستم های اداری، سیستم های جهانی هستند که در ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات اهمیت بسزایی دارند. ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت بسزایی برخوردار است و رمز بقای سازمان ها و تداوم فعالیت های آن ها مجهز شدن این سازمان ا به ابزارهای ارتباطی است؛ یعنی سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات است. در این میان از دهه 1960 که جنبه های بیشتری از کاربرد و فعالیت های اداری و بازرگانی روبه گسترش بوده، وجود یک سیستم یکپارچه اداری مناسب که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات را دربرگیرد به وضوح احساس شد.حال در این مطلب قصد داریم به مزایا و معایب اتوماسیون اداری بپردازیم.

مزایا و معایب اتوماسیون اداری

 در نسل سوم ظهور تکنولوژی و امکان استفاده از اینترنت سیستم اتوماسیون اداری موجب طراحی و پیاده سازی نرم افزار اتوماسیون اداری با بالاترین کیفیت شد تا مدیران بتوانند در همه جا و هر زمانی از اطلاعات سازمان خود مطلع بشوند. در حال حاضر در سراسر دنیا و حتی ایران به دلیل قابلیت­ ها و مزایای فراوان وب، تمام نرم افزارهای اداری و سازمانی به جای سیستم عامل، به کامل ترین شکل با امکانات منحصر به فرد سیستم اتوماسیون اداری تحت وب می توانند تمام فرآیندهای سازمانی، پیگیری کارها، مکاتبات و … را با سرعت بالا و امنیت پاسخگو باشند.

 در ادامه بیشتر با مزایا و معایب اتوماسیون اداری آشنا خواهید شد. با توجه به رشد لحظه‌ای فناوری باید اتوماسیون اداری ایی را انتخاب کنیم که همواره پهلو به پهلوی گسترش فناوری گسترده‌تر شود و قابلیت بروزرسانی با سیستم‌های جدید را دارا باشد.

ایده آل پردازش دایا در کنار طراحی بروز، سیستم‌ اتوماسیون اداری خود را براساس مدیریت فرایندها نیز پیاده‌سازی می کند. این دو سیستم در کنار هم می توانند نیاز هر سازمان و شرکتی را پاسخگو باشند

مزایای اتوماسیون اداری :

• حذف قابل ملاحظه‎ای از مکاتبات کاغذی در سازمان

• انجام تمامی کارهای اداری در هر زمان و خارج از محل کار

• استفاده بهینه از زمان با عملیات خودکارسازی فرآیندهای اداری

• ثبت و نگهداری سوابق در حجم کمتر، ایمنی بالا و مراجعه‎ی آسان

• برداشته شدن دفاتر حجیم اندیکاتور از روی میزکار دبیرخانه

• به حداقل رسیدن توقف، اشتباه، تکرار و بیهوده‌کاری در عملیات ثبت اسناد و مدارک

• مدیریت متمرکز و ایجاد شفاف‎سازی در مراحل گردش اسناد

• پایش فعالیت های سازمان و تولید گزارش های متنوع مدیریتی

• مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان

• ردیابی امور و پیگیری به موقع مراحل کار

• ارباب رجوعان در هر لحظه می توانند با مشاهده آخرین اقدام انجام شده روی نامه، از پیشرفت کار مطلع گردند.

• ارباب رجوعان بدون نیاز به دوندگی در سازمان و مواجهه با کارکنان، از نواقص اسناد و مدارک پرونده خود آگاه شده و قادر به رفع آن ‌باشند.

• پیگیری نامه‌ها از طریق تلفن و یا اینترنت در راستای طرح تکریم ارباب رجوع

• تعامل الکترونیکی با سایر سازمان‎ها

• صرفه‌جویی در کاغذ و در نتیجه آن کمک به جلوگیری از قطع شدن درختان در راستای حفظ محیط زیست

در ادامه مطلب می خواهیم به مزایا و معایب اتوماسیون اداری تحت وب بپردازیم.

سیستم اتوماسیون اداری تحت وب چیست؟

این که در سازمانی از مدیریت تا پرسنل بپذیرند که روش ­های قدیمی پاسخگوی نیازهای امور اداری نیست و برای موفقیت و یکپارچگی اطلاعات باید از روش ­های جدید هم چون سیستم اتوماسیون اداری با کاربری وب استفاده نمایند چرا که موجب می شود شاهد مدیریت بهتر و نظم در کارهای خود بشوند. سازمان­ ها به راحتی می توانند شاهد حذف محدودیت­ های سخت افزاری و حذف کاغذ بازی باشند چرا که در سیستم اتوماسیون اداری تحت وب هیچ محدودیت زمانی و مکانی وجود ندارد و این خود مهمترین ویژگی تحت وب بودن اتوماسیون اداری می باشد و به راحتی می توان حتی خارج از ساعت کاری به انجام و بررسی کارهای اداری دسترسی داشت. تحت وب بودن سیستم اتوماسیون اداری به ساده ترین حالت ممکن در هر شرایطی و از همه جا به دلیل پرتابل بودن و خودکار سازی فرآیند مکاتبات اداری، موجب سرعت و تسهیل ثبت و دسترسی به بایگانی نامه ­ها می شود و در نهایت شاهد یک سیستم اتوماسیون اداری تحت وب منسجم با طراحی کارآمد و بهینه عملیات اداری خواهیم بود.

مزایای تحت وب بودن سیستم اتوماسیون اداری چیست؟

بررسی ­های انجام شده دراغلب شرکت­ ها نشان می دهد که با توجه به نیاز و استانداردهای هر سازمان سیستم اتوماسیون تحت وب جهت ارائه به موقع پاسخ به طرف­ های تجاری و غیرتجاری، و جهت تسهیل در مدیریت و دسترسی به مکاتبات موجب پیشرفت چندین برابری سازمان­ها شده است. 

در هر کجا که شما باشید تنها با دسترسی داشتن به اینترنت و رعایت اصول ایمنی به راحتی می توانید به پرتال اتوماسیون اداری خود دسترسی پیدا کند و از دیگر مزیت اتوماسیون اداری تحت وب بهره مند شوید. به طور کلی مزیت های اتوماسیون شامل موارد زیر می باشد

:

1. مدیریت اسناد و نامه­ های الکترونیکی

2. شماره دهی اتوماتیک اسناد

3. جستجوی پیشرفته بر اساس پارامترهای تعریف شده

4. یادآوری وظایف و جلسات

5. تعریف محدوده مجاز دسترسی و اجرای عملیات کاری

6. امکان دریافت و ارسال ایمیل

7. امکان تعریف امضاء دیجیتال بر اساس سطح دسترسی به نامه و …

مزایای اتوماسیون اداری تحت وب به طور مستقیم

مزایایی که روی نقدینگی شرکت تاثیر مستقیم دارند و قابل اندازه گیری می باشند و همچنین باعث صرفه جویی در زمان انجام کار و افزایش بازدهی خروجی می شود، جزء مزایای تحت وب سیستم اتوماسیون اداری محسوب می شوند و به صورت مستقیم در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب محسوب می شوند و به صورت مستقیم شامل مزایای زیر می باشد :

• افزایش کیفیت انتقال و ارتباط اطلاعات

• کاهش فعالیت ­های مازاد نظیر نگهداری و بایگانی اسناد

• کاهش فعالیت­ های غیر ضروری

• افزایش امنیت و صحت اطلاعات

• کنترل بهتر بر روی انجام کار با وجود تقسیم کار

• حداقل کار برای تبدیل اطلاعات به فرمت­ های تصویری و نوشتاری

• مدیریت  بهتر پرسنل به کمک امکاناتی نظیر گردهمایی و کنفرانس از راه دور

مزایای اتوماسیون اداری تحت وب به طور غیر مستقیم

بر خلاف بررسی نتایج کوتاه مدت در مزایای مستقیم سیستم اتوماسیون اداری تحت وب، مزایای اتوماسیون اداری بطور غیر مستقیم غیر کمی می باشد و نتایج سودآوری و رشد آن به صورت بلند مدت بررسی و موجب غنی شدن سازمان می شود. به طور کلی از مزایای غیر مستقیم سیستم اتوماسیون اداری تحت وب می توان اشاره کرد به :

• کاهش وابستگی جهت امور ارتباطی به سازمان­ های دیگر

• افزایش کنترل و نظارت بر انجام کار بین سازمانی

• مشاهده افزایش رضایت شغلی کارکنان

• ارائه خدمات در اسرع وقت و رضایت مشتریان

• افزایش رقابت و عکس العمل به فرصت ­ها و فشاره

• کاهش وابستگی به ادارات دیگر بابت چاپ، کپی و …

معایب اتوماسیون اداری

قطعا هنگامی که مریض شده اید و قبل از این که شروع به خوردن دارو کرده باشید، کنجکاو شده اید تا اطلاعاتی در مورد دارو و موارد استفاده دارو را مطالعه کنید و بر عکس  از بی ضرر بودن دارو باتعدادی عوارضی که ممکن است ایجاد کند روبرو شده اید. مزایا و معایب اتوماسیون اداری نیز به همین صورت است

.
هر اتوماسیون اداری تحت وب در کنار مزایایی که جهت بهبود و توسعه و رسیدن به اهداف سازمانی دارد ممکن است معایبی هم مانند نادیده گرفتن روابط انسانی و اجتماعی، پیچیدگی و سختی کار با سیستم و یا نداشتن آگاهی از مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری و عدم پذیرش کارکنان و مدیران از سیستم‌های مکانیزه را به دنبال داشته باشد.
در کنار مزایای اتوماسیون اداری تحت وب با امکان دسترسی و مدیریت به اطلاعات و گزارشات در هر زمان و مکانی، برخی از معایب اتوماسیون اداری نیز به شرح زیر است:

• کاهش امنیت و تخریب اطلاعات نرم‌ افزار اتوماسیون اداری

•  عدم پذیرش سیستم اتوماسیون اداری از طرف مدیران به دلیل نا آگاه بودن از مفاهیم و استفاده نرم افزار اتوماسیون اداری

•  نا دیده گرفته شدن برخی از روابط اجتماعی به علت مکانیزه شدن فعالیت‌های اداری

•  توجیه خطاهای انسانی با نسبت دادن اشتباهات به سیستم مکانیزه اداری و …

باید بدانید که طی بررسی های انجام شده در مورد اتوماسیون اداری، هر سیستمی ضمن مزایایی که برای بهبود و پیشرفت و رسیدن به اهداف سازمانی دارد، ممکن است مشکلات و چالش هایی را نیز ایجاد کند.

 انواع اتوماسیون اداری نیز از این موضوع مستثنی نیستند.با توجه به مزایا و معایب اتوماسیون اداری که به آنها پرداختیم. برخی از معایب اتوماسیون اداری در انواع اتوماسیون به شرح زیر می باشد

معایب انواع اتوماسیون اداری

•  ایجاد تغییراتی در محیط انسانی یا همان محیط کاری
•  خودکار فعالیت هایی که قبلاً توسط نیروی انسانی انجام می شده و در نتیجه برخی روابط اجتماعی در کارها در نظر گرفته نمی شود
•  کاربران بعد از خرید نرم افزاراتوماسیون اداری با سختی کار و پیچیدگی سیستمی رو به رو می شوند
•  کارکنان اشتباهات کاری خود را به کار با انواع اتوماسیون اداری نسبت می دهند
•  درکار با رایانه و استفاده از اتوماسیون اداری دچار مشکلات جسمانی می شوند
•  از نظر تخریب و دسترسی به اطلاعات انواع اتوماسیون، امنیت سیر نزولی دارد