10 علت که نشان می دهد سازمان شما به نرم افزار اتوماسیون اداری نیاز دارد
همان‌گونه که می‌دانید سازمان‌هاتشکیل شده از افرادی هستند که در راستای اهداف و سیاست های سازمان با همدیگر همکاری نموده و هرکدام وظایف خود را چه بصورت فردی و چه بصورت گروهی با یکدیگر هماهنگ نموده تا در نهایت بهترین نتیجه حاصل شود.
حال در هر سازمان برای اینکه افراد بتوانند با یکدیگر تعامل بهتری داشته و وظایف و کارهای روزانه خود را به بهترین شکل مدیریت کنند؛ نیازمند ابزاری هستند که این نیازها در آن دیده شده باشد. سیستمی که از طریق آن افراد و نیروهای سازمان بتوانند در عین همکاری با هم، به راحتی کارها و امور محوله خود را مدیریت کنند. در واقع این ابزار باید به گونه‌ای باشد که باعث افزایش کارایی و هم‌افزایی درون سازمان شود. بطوری که گروه‌های سازمان با همدیگر بهتر تعامل داشته باشند و امور سازمان بهتر انجام گیرد.
در این مقاله سعی داریم تا به نشانه‌هایی بپردازیم که در صورت مشاهده این نشانه‌ها در سازمان بهتر است به فکر تهیه ابزاری برای مدیریت بهتر افراد و کارهای سازمان خود باشید. شاید اطلاع از کاربرد اتوماسیون اداری در سازمان به شما در تصمیم گیریتان کمک کند.
۱- کارها فراموش می شوند.
از جمله عارضه‌های بزرگی که امروزه سازمان‌ها به آن دچار هستند این ست که کارها به فراموشی سپرده میشود و در صورت عدم وجود ابزار مدیریتی مناسب پس از مدتی بسیاری از کارهای تعریف شده و مصوبات تایید شده در لابه‌لای امور روزمره سازمان بدست فراموشی سپرده میشود و یا از طرفی افراد سازمان منتظر انجام کار از سوی دیگر اعضای سازمان هستند. در نتیجه همواره کارها با تاخیر انجام می‌شوند.
در چنین مواقعی وجود ابزاری که بتوان در هر زمان و در هر مکانی به راحتی کارها را به صورت رسمی در آن تعریف و به افراد مختلف در سازمان ارجاع داد و برای هر کار به صورت جداگانه نیز یادآور تنظیم کرد ضروری است.
سازمان‌ها به کمک ابزارهای موجود در نرم‌افزار اتوماسیون اداری دایا و فرایندهای در آن می‌توانند تمامی این موارد را طریق نسخه وب آن با کامپیوترهای شخصی و سایر پلتفرم‌های موجود در هر زمانی تعریف نموده و کارهای خود را به بهترین نحو ممکن مدیریت نمایند. حتی برای هر کار موعد انجام کار و یادآوری تنظیم نمایند تا پیش از موعد و یا در موعدی مقرر به آنها یادآوری‌های لازم داده شود تا کارها به موقع انجام شده و سوابق و روند کارها را بتوان به راحتی پیگیری نمود.
همچنین از کاربردهای اتوماسیون اداری قابلیت گزارش‌گیری از روند انجام کارها و تاخیرات در این نرم‌افزار است که ابزاری بسیار مناسب برای مدیران سازمان بوده تا به راحتی و در کوتاه‌ترین زمان ممکن در جریان انجام کارها قرار گیرند. همچنین شما می توانید در بخش مدیریت امور، امور محوله به هر فرد را در کارتابل آنها وارد کرده و برای پیگیری امور محوله زمان تعیین کنید.
۲- نیاز مداوم به حضور فیزیکی افراد در واحدها برای پیگیری کارها
اگر شما هم در سازمانتان با این مشکل مواجه هستید که بصورت مداوم باید به افراد و واحدهای مختلف سر زده و وضعیت پروژه‌ها و کارهای مختلف را حضوراً و به صورت فیزیکی پیگیری کنید؛ می‌توانید به راحتی با ابزار اتوماسیون اداری این دغدغه خود را رفع کنید و بدون نیاز به حضور فیزیکی در واحدها و حتی در سازمان امور مربوطه را پیگیری نمائید و در جریان اقدامات صورت گرفته قرار بگیرید.
برای مثال شما در یک جلسه کاری بیرون از سازمان حضور دارید و در همان لحظه یکی از کارهای مهمی که می‌بایست پیگیری نمائید را با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری خود مشاهده می‌کنید. همانجا در جریان پیشرفت و وضعیت فعلی کار موردنظر قرار گرفته و از آخرین اقدامات صورت گرفته بر روی آن مطلع می‌شوید. حتی می‌توانید به افراد مختلف کار را ارجاع دهید و یا از آنها نتیجه را درخواست نمائید و آن را به صورت آنلاین پیگیری نمائید.
۳- عدم دسترسی به موقع به اطلاعات موردنیاز
از جمله موارد دیگری که در بسیاری از سازمان‌ها شاهد آن هستیم عدم دسترسی راحت و به موقع به اطلاعات است.
معمولاً اطلاعات در سازمان‌ها بر روی سیستم‌های شخصی افراد یا بصورت برگه‌های کاغذ و موجود در پوشه‌ها و زونکن‌های بایگانی شده و یا به صورت‌های دیگر مرسوم از جمله لوح‌های فشرده، فلش دیسک‌ها و یا سایر حافظه‌های ذخیره‌سازی شده است. در بسیاری از مواقع یافتن اطلاعات موردنظر در میان آنها و در یک زمان مناسب امر دشواری است و مدیران و افراد سازمان در اکثر مواقع با این مشکل دست و پنجه نرم می‌کنند. حتی برخی مواقع دسترسی سریع به برخی اطلاعات بسیار ضروری است ولی به دلایل ذکر شده این امکان وجود ندارد و بنابراین سازمان دچار ضررهای سنگین و غیرقابل جبران میشود.
رفع این نیاز یکی از مهمترین کاربرد های اتوماسیون اداری است. این نرم‌افزار ابزاری است که بوسیله آن سازمان‌ها می‌توانند به راحتی نامه‌ها، اسناد، قراردادها، صورتجلسات و بسیاری از اطلاعات دیگر را بصورت کاملاً اصولی ذخیره نمایند و در کوتاه‌ترین زمان ممکن به راحتی به آن دسترسی داشته باشند.
۴- دسترسی سخت از راه دور به اطلاعات
شاید برای شما نیز پیش آمده باشد که در خارج از سازمان باشید و به اطلاعات خاصی در سازمان نیاز داشته باشید. برای مثال در مسافرت، سفر کاری، مرخصی، ماموریت، خارج از کشور و… باشید و نیاز به اطلاعات یک قرارداد خاص داشته باشید و یا نیاز به اطلاعات پرونده یکی از افراد سازمان در ساعات غیراداری و از منزل باشید. در این مواقع دسترسی و یافتن اطلاعات موردنیاز خارج از سازمان حتی ممکن است بسیار حیاتی باشد. ولی به دلیل عدم استفاده از ابزار مناسب برای نگهداری اطلاعات این امکان را از شما سلب می‌کند. شاید مهمترین کاربرد اتوماسیون اداری این است که شما از راه دور و در هر زمانی به راحتی می‌توانید به اطلاعات موردنیاز خود حتی از طریق گوشی تلفن همراه‌تان دسترسی پیدا کرده و نیازتان را برطرف نمائید.
۵- عدم دسترسی به اطلاعات کاری در صورت در دسترس نبودن شخص مسئول
فرض کنید شما به عنوان مدیر سازمان در یک روزی کاری و حتی در یک روز تعطیل در سازمان حضور دارید و به اطلاعات یک نامه خاص و یا یک قرارداد خاص نیاز دارید. چون شما در جریان آن نامه نبوده‌اید و یا نسخه‌ای از آن نامه یا آن قرارداد ندارید؛ باید حتماً شخص مسئول و مرتبط به آن نامه یا قرارداد در سازمان حضور داشته باشد تا بتواند اطلاعات مورد نیاز شما را در اختیارتان قرار دهد در کل شما محتاج حضور همیشگی افراد هستید و این امر شما و افراد مسئول را دل سرد و آزرده خاطر می کند. در برخی مواقع نمی‌توان انتظار داشت افراد سازمان همواره در دسترس باشند و ممکن است به هر دلیلی از جمله مبتلا شدن به بیماری، مسافرت، ماموریت خارج سازمان و… فرد موردنظر در دسترس نباشد. در این مواقع نیز دسترسی به اطلاعات موردنیاز امکان‌پذیر نخواهد بود و یا بسیار دشوار و زمان‌بر است. نرم‌افزار اتوماسیون اداری براساس سطح دسترسی افراد می‌تواند این قابلیت را در اختیار مدیران قرار دهد که جستجوی درون سازمانی داشته و حتی به نامه‌هایی که در جریان آن قرار نداشته‌اند دسترسی پیدا کرده و اطلاعات موردنیاز خود را بدون نیاز به حضور شخص خاصی در سازمان بدست آورند.
۶- بالا بودن استرس کاری
برخی مواقع دستوری توسط مدیران و یا افراد بالاسری در سازمان صادر میشود که ما مسئول پیگیری و حل آن مسئله هستیم. اما بدلیل برخی مشکلات و مسائل پیش‌بینی نشده ممکن است ما نتوانیم در موعد مقرر کار محول شده را به سرانجام برسانیم. در این میان شاید حتی نتوانیم به مدیران و افراد مسئول دسترسی داشته باشیم که به آنها مشکلات و مسائل پیش آمده را گزارش کنیم. در چنین مواقعی معمولاً تمامی تقصیرات متوجه شخص ما میشود و مدیران ما را مقصر انجام نشدن کار مربوطه می‌دانند.
ابزارهای اتوماسیون کسب‌وکار مانند اتوماسیون اداری به ما کمک می‌کنند تا از این اضطراب در سازمان خود بکاهیم و در همان زمان مشکلات و مسائل به وجود آمده را بصورت مستدل در سیستم ثبت و گزارش کنیم تا بتوانیم به راحتی از خود دفاع نمائیم. در واقع یکی از کاربرد های نرم‌افزار اتوماسیون اداری کاهش اضطراب زمانی در سازمان است.
۷- جبهه‌گیری و ایجاد تنش میان مدیران و افراد سازمان